Kryteria zwolnienia mikroprzedsiębiorcy z PPK

Ustawa o Pracowniczych Planach Kapitałowych umożliwia zwolnienie mikroprzedsiębiorcy z PPK. Niemniej wystarczy albo utracić status mikrofirmy, albo zatrudnić pracownika, który zechce dołączyć do programu, aby zawarcie umowy o zarządzanie PPK i umowy o prowadzenie PPK stało się wymagalne. Co musisz wiedzieć o PPK mikroprzedsiębiorcy, aby nie narazić się na kary za zaniedbanie ustawowych obowiązków?

Definicja podmiotu zatrudniającego w ustawie o PPK
Definicja mikroprzedsiębiorcy w ustawie Prawo przedsiębiorców
Warunki, które musi spełnić mikroprzedsiębiorca, aby uzyskać zwolnienie z PPK
Czy mikroprzedsiębiorca zwolniony z PPK jest objęty autozapisem?
Kiedy mikrofirma traci zwolnienie z PPK?
1. Utrata statusu mikroprzedsiębiorcy a terminy podpisania umów PPK
2. Zgłoszenie nowego pracownika do PPK
Dodatkowe pytania o PPK mikroprzedsiębiorcy

Podmiot zatrudniający wg ustawy o PPK a status mikroprzedsiębiorcy

Chociaż podmiot zatrudniający w rozumieniu ustawy o PPK może być mikroprzedsiębiorcą, to nie każda mikrofirma jest zobligowana do wdrożenia PPK.

Art. 2 ust. 1 pkt 21 ustawy o PPK definiuje podmiot zatrudniający, który nalicza, potrąca i odprowadza wpłaty do PPK, jako m.in. pracodawcę w rozumieniu art. 3 Kodeksu pracy czy zleceniodawcę w stosunku do osób, które wykonują pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług. W poradniku o wpłatach PPK dla zleceniobiorców przeanalizowaliśmy, kiedy można odprowadzać wpłaty do PPK z wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia.

Aby poznać definicję mikroprzedsiębiorcy, trzeba zerknąć do art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców. Do tego przepisu odwołuje się art. 13 ust. 1 pkt 1 lit. a-b ustawy o PPK, dotyczący wyłączenia niektórych podmiotów zatrudniających spod regulacji ustawowej.

Kto ma status mikroprzedsiębiorcy?

Status mikroprzedsiębiorcy ma przedsiębiorca, który spełniał łącznie poniższe warunki w co najmniej 1 roku z 2 ostatnich lat obrotowych:

zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników,
jego roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz z operacji finansowych nie przekroczył równowartości w złotych 2 milionów euro lub sumy aktywów bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.

Zgodnie z art. 7 ust. 4 ustawy Prawo przedsiębiorców w przypadku firmy działającej krócej niż rok bierze się pod uwagę dane za ostatni okres, który udokumentował przedsiębiorca.

Kiedy mikroprzedsiębiorca nie musi stosować ustawy o PPK?

Art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK określa kluczowy warunek zwolnienia mikrofirmy z PPK. Jeśli wszystkie osoby zatrudnione u mikroprzedsiębiorcy złożą deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, to pracodawca nie musi wdrażać PPK. Co istotne, ten przepis dotyczy osób zatrudnionych w wieku od 18 do 54 lat. Pracownicy w wieku od 55 do 69 lat nie muszą składać deklaracji o rezygnacji, ponieważ mogą zostać zapisani do PPK wyłącznie na swój wniosek, nie „z automatu”.

Podsumowując, mikroprzedsiębiorca jest zwolniony z PPK, kiedy:

osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat złożyły deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK,
osoby zatrudnione 55+ nie złożyły wniosku o dołączenie do PPK.

Oczywiście – istnieje pewien „haczyk”.

Czy mikroprzedsiębiorca musi wdrożyć PPK w związku z autozapisem?

Wspomniane deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK nie obowiązują bezterminowo. Wygasają, kiedy zbliża się termin tzw. autozapisu do PPK, czyli wznowienia dokonywania wpłat do PPK za osoby zatrudnione w wieku od 18 do 54 lat. Aktualne deklaracje obowiązują tylko do 28 lutego 2023 roku, o czym każdy pracodawca – także mikroprzedsiębiorca – musi przypomnieć pracownikom. Ustawa o PPK nakłada taki obowiązek informacyjny na podmioty zatrudniające.

Autozapisy do PPK odbywają się co 4 lata, a najbliższy wypada 1 kwietnia 2023 roku. Potem – 1 kwietnia 2027 roku, 1 kwietnia 2031 roku itd. Jeśli zatrudnieni przez mikroprzedsiębiorcę dalej nie będą chcieli oszczędzać w PPK, będą musieli ponownie złożyć deklaracje o rezygnacji – najwcześniej 1 marca 2023 roku.

Mikroprzedsiębiorca, który nie otrzyma takich deklaracji przed wypłatą wynagrodzeń w marcu, będzie musiał naliczyć i pobrać wpłaty do PPK. Następnie w okresie od 1 do 17 kwietnia przeleje środki na rachunki uczestników PPK. Uwaga – nawet jeśli tylko 1 osoba zatrudniona nie złoży deklaracji o rezygnacji, mikroprzedsiębiorca będzie musiał wdrożyć PPK w firmie. Gdyby zdarzyło się, że pracodawca pobierze i naliczy wpłaty, a pracownik zrezygnuje z PPK, zanim wpłaty zostaną przelane na jego rachunek w instytucji finansowej, trzeba skorygować listę płac z PPK.

Kiedy mikroprzedsiębiorca musi wdrożyć PPK?

Mikroprzedsiębiorca może stracić prawo do zwolnienia z PPK nie tylko w okresie autozapisów, ale również:

kiedy utraci status mikrofirmy,
gdy chociaż 1 osoba zatrudniona zechce oszczędzać w ramach PPK.

Utrata statusu mikroprzedsiębiorcy

Kiedy mikroprzedsiębiorca przestanie spełniać kryteria określone w art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, utraci zwolnienie z PPK. Wtedy przedsiębiorca musi wdrożyć PPK – niezależnie od tego, czy osoby zatrudnione zechcą przystąpić do programu, czy nie. Pracodawca musi zawrzeć:

umowę o zarządzanie PPK na co najmniej 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK,
umowę o prowadzenie PPK do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym minie 90 dni od dnia utraty zwolnienia.

Przedsiębiorca nie płaci za zawarcie tych umów. Koszty PPK dla pracodawcy to przede wszystkim wpłaty finansowane przez podmiot zatrudniający.

Pracownik mikroprzedsiębiorcy chce zacząć oszczędzać w PPK

Załóżmy, że nowo zatrudniony pracownik chce wpłacać pieniądze do PPK.

Mikroprzedsiębiorca może zawrzeć umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia, najpóźniej – do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynie 90 dni zatrudnienia.

Z kolei umowę o zarządzanie PPK trzeba zawrzeć na 10 dni roboczych przed zawarciem umowy o prowadzenie PPK. Jeśli osoba zatrudniona, która wcześniej zrezygnowała z PPK, złoży wniosek o dokonywanie wpłat, okres na zawarcie umowy o prowadzenie PPK należy odliczać od dnia złożenia tego wniosku.

Dodatkowe pytania o PPK mikroprzedsiębiorcy

Podmiot zatrudniający nie jest mikroprzedsiębiorcą, ale wszystkie osoby zatrudnione złożyły deklarację o rezygnacji z PPK. Czy w takim wypadku trzeba podpisać umowę o zarządzanie PPK?

Tak, przedsiębiorca musi zawrzeć umowę o zarządzanie PPK, nawet jeśli żadna osoba zatrudniona nie chce zostać uczestnikiem PPK. Wyjątkiem są tylko mikroprzedsiębiorcy, którzy nie muszą podpisywać tej umowy, jeżeli wszyscy zatrudnieni zrezygnują z PPK. Pamiętaj, że nawet kiedy 1 osoba zgłosi chęć uczestnictwa w programie, trzeba dopełnić wszystkich formalności wynikających z ustawy o PPK.

Nowo zatrudniony 38-letni pracownik nie złożył deklaracji o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK, więc mikroprzedsiębiorca powinien zawrzeć umowę o prowadzenie PPK i umowę o zarządzanie PPK. Niestety, nie zrobił tego, a pracownik odszedł po kilku miesiącach. Pozostali nie chcą oszczędzać w PPK. Jakie są konsekwencje tej sytuacji?

Zwolnienie z PPK, określone w art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK, ma zastosowanie, kiedy mikroprzedsiębiorca aktualnie spełnia kryterium (wszystkie osoby zatrudnione zrezygnowały z PPK). Jeśli pracownik, który chciał zostać uczestnikiem PPK, odszedł z firmy, mikroprzedsiębiorca ponownie kwalifikuje się do zwolnienia z PPK, więc nie musi podpisywać żadnych umów. Niestety, ponosi odpowiedzialność za m.in. brak zawartych umów (art. 107 pkt 1 ustawy o PPK) i nieodprowadzanie wpłat do PPK (art. 107 pkt 2 ustawy o PPK) w ubiegłych miesiącach. Za niedopełnienie tych obowiązków grozi kara grzywny od 1000 zł do 1 000 000 zł, a byłemu pracownikowi przysługuje rekompensata według Kodeksu cywilnego. Ponadto podmiot zatrudniający, który nie zawarł umowy o zarządzanie PPK w ustawowym terminie, podlega karze grzywny w wysokości 1,5% funduszu wynagrodzeń w danej firmie w poprzednim roku obrotowym.

Mikroprzedsiębiorca jest zwolniony z PPK, ale otrzymał wezwanie od PFR do zawarcia umowy o zarządzanie PPK. Co powinien zrobić?

PFR (Polski Fundusz Rozwoju) nie wie, czy podmiot zatrudniający, który nie zawarł umowy o zarządzanie PPK, jest zwolniony z tego obowiązku zgodnie z art. 13 ust. 1 pkt 1 ustawy o PPK. W związku z tym mikroprzedsiębiorca, który dostanie wezwanie od PFR, musi na nie odpowiedzieć, przekazując, że spełnia kryteria uprawniające do skorzystania ze zwolnienia.

Udostępnij artykuł