Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę w trakcie roku – jak poinformować pracowników? Jak wpływa na rozliczanie płac?

Zgodnie z art. 85 § 2 Kodeksu pracy comiesięczne wynagrodzenie za pracę wypłaca się z dołu, czyli po upływie miesiąca pracy, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. Ten artykuł daje pracodawcom dużą swobodę w określeniu terminu wypłaty wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych. Co więcej, mogą go zmieniać w trakcie roku kalendarzowego. Wystarczy, aby pamiętali o poinformowaniu pracowników i konsekwencjach podatkowo-składkowych.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń – wcześniejsza czy późniejsza data?

Pracodawca ma prawo do wyznaczenia wcześniejszej lub późniejszej daty wypłaty wynagrodzenia za pracę. Ważne, aby termin był stały, ustalony z góry i wypadał co najmniej raz w miesiącu. To oznacza, że pracownicy mogą dwukrotnie dostać wynagrodzenie w tym samym miesiącu wskutek zmiany terminu, np. 10 października (za wrzesień) i 31 października (za październik). Niestety, mniej korzystne rozwiązanie zakłada, że odstęp między wynagrodzeniami wyniesie niemal 1,5 miesiąca. Stanie się tak, kiedy pracodawca przesunie termin wypłaty wynagrodzenia na późniejszy. Wtedy pracownicy otrzymają wynagrodzenie np. 31 października (za październik) i dopiero 10 grudnia (za listopad).

Warto pamiętać, że pracodawca wypłacający wynagrodzenie przed zakończeniem miesiąca, za które jest należne, musi się liczyć z niezdolnością do pracy pracownika, która wystąpi w ostatnich dniach miesiąca – rozliczonych już jako przepracowane. Jak wspomnieliśmy w poradniku o korekcie listy płac, nie trzeba jej przygotowywać w tym przypadku. Pracodawca ma prawo do pomniejszenia kolejnego wynagrodzenia o różnicę między „normalnym” wynagrodzeniem a świadczeniem chorobowym za okres zwolnienia lekarskiego.

Zgodnie z art. 87 § 7 Kodeksu pracy wynagrodzenie pomniejsza się o kwoty wypłacone w poprzednim terminie za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. Odpłatne L4 oznacza, że pracownikowi należy się wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy – w zależności od liczby dni zwolnień lekarskich w danym roku kalendarzowym.

Zautomatyzuj rozliczanie wynagrodzeń!

Dzięki pełnej obsłudze kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zyskasz dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, z której będziesz pobierać przygotowane przez nas listy płac, a Twoi pracownicy – czytelne paski płacowe. Intuicyjna, przyjazna platforma zastąpi Ci e-mailowy i papierowy obieg dokumentów.

Sprawdź

Jak zmienić termin wypłaty wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych?

To zależy od tego, w jakim dokumencie uwzględniono termin wypłaty wynagrodzenia. Akt wewnątrzzakładowy, który wskazuje datę wypłaty wynagrodzeń, wpływa na moment wejścia zmiany w życie i sposób poinformowania pracowników.

Informacja o warunkach zatrudnienia i umowa o pracę

Według art. 29 § 3 pkt 1 lit. m k.p. pracodawca podaje czas, częstotliwość, miejsce i termin wypłaty wynagrodzenia za pracę w elektronicznej lub papierowej informacji o warunkach zatrudnienia, jeśli nie ustalił regulaminu pracy. Tej daty nie trzeba wskazywać w umowie o pracę, aczkolwiek można. Art. 29 § 1 pkt 3 k.p., który określa treść umowy o pracę, wymienia jedynie wysokość wynagrodzenia z podziałem na składniki.

Pracodawca, który zmienia termin wypłaty wynagrodzenia, musi zaktualizować informację o warunkach zatrudnienia na podstawie art. 29 § 3(3) k.p. Ten przepis zobowiązuje pracodawcę do niezwłocznego poinformowania pracownika o zmianie warunków pracy i płacy wskazanych w art. 29 § 3 k.p. Pracownik musi się dowiedzieć o zmianie najpóźniej w dniu, w którym zacznie go dotyczyć.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia w umowie o pracę nie wymaga złożenia wypowiedzenia zmieniającego. Termin wypłaty wynagrodzeń nie należy do istotnych warunków pracy i płacy, które są wymienione w art. 29 § 1 k.p., w przeciwieństwie do np. wymiaru czasu pracy. Jak możemy przeczytać w piśmie Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-471-4560-26/09/PE/RP), termin wypłaty wynagrodzenia jest informacją organizacyjną i porządkową. Nie jest istotne, czy pracownicy uznają zmianę za chwilowo lub stale niekorzystną. Niemniej warto podpisać aneks do umowy o pracę, nawet jeśli zmiana wyniknie z regulaminu pracy.

Regulamin pracy

Zgodnie z art. 104 § 1 k.p. regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Art. 104¹ § 1 pkt 5 k.p. zobowiązuje pracodawcę do ujęcia czasu, częstotliwości, miejsca i terminu wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy. Niemniej musisz wiedzieć, że regulamin pracy nie jest obowiązkowy dla każdego pracodawcy. Co do zasady, nadrzędnym dokumentem jest układ zbiorowy pracy.

Jeżeli zatrudniasz:

• minimum 50 pracowników – regulamin pracy jest obligatoryjny, chyba że jego treść zastępują postanowienia układu zbiorowego pracy;
• mniej niż 50 pracowników – regulamin pracy jest opcjonalny. Postanowienia układu zbiorowego pracy mogą go zastąpić;
• minimum 20 pracowników, ale mniej niż 50 pracowników – regulamin pracy jest obowiązkowy, o ile zakładowa organizacja związkowa złoży wniosek o jego utworzenie. Mimo to można regulamin można zastąpić układem zbiorowym pracy.

Zgodnie z art. 104³ § 1 k.p. regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty przez pracodawcę. Każda modyfikacja regulaminu musi „odczekać” 2 tygodnie. To oznacza, że pracodawca musi zaplanować zmianę terminu wypłaty wynagrodzeń z odpowiednim wyprzedzeniem.

Układ zbiorowy pracy

To, czy zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia w układzie zbiorowym pracy będzie wymagała złożenia wypowiedzeń zmieniających umowy o pracę, zależy od jej charakteru.

Zgodnie z art. 241¹³ § 1 k.p. korzystniejsze postanowienia zastępują dotychczasowe warunki umowy o pracę. Jeżeli nowe postanowienie w układzie zbiorowym pracy jest mniej korzystne dla pracowników, to pracodawca musi wypowiedzieć warunki umów o pracę na podstawie art. 241¹³ § 2 k.p. Ten przypadek dotyczy przesunięcia terminu wypłaty wynagrodzenia z np. ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego na 10. dzień kalendarzowy następnego miesiąca.

Regulamin wynagradzania

Jeżeli Twoi pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy i nie masz obowiązku utworzenia regulaminu pracy, możesz ogłosić regulamin wynagradzania, w którym podasz termin wypłaty wynagrodzenia. Zmiany w regulaminie wynagradzania wchodzą w życie po upływie 2 tygodni od podania tej informacji do wiadomości pracowników (art. 77² § 6 k.p.).

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzeń a rozliczenie wynagrodzenia

W zależności od tego, czy pracodawca zmieni termin wypłaty wynagrodzenia na późniejszy, czy na wcześniejszy, pracownik może otrzymać wynagrodzenia za 11 lub 13 miesięcy w ciągu roku podatkowego.

Jak rozliczyć 1 brakujący miesiąc lub 1 nadmiarowy miesiąc?

• 13 wynagrodzeń w ciągu roku – w miesiącu, w którym pracownik dwukrotnie otrzyma wynagrodzenie, pracodawca odliczy pojedyncze koszty uzyskania przychodów i pojedynczą kwotę zmniejszającą podatek. Sumę za 12 miesięcy uwzględni w PIT-11. Pracownik nie może wpisać kosztów należnych za 13 miesięcy w zeznaniu rocznym, bo przepracował 12 miesięcy (zakładamy, że nie miał przerwy w zatrudnieniu).
• 11 wynagrodzeń w ciągu roku – pracownik nie otrzyma wynagrodzenia w jednym miesiącu (np. dostanie wynagrodzenie za październik w tym samym miesiącu, ale za listopad – dopiero w grudniu. Pracodawca nie może naliczyć ani podwójnych kosztów uzyskania przychodów, ani podwójnej kwoty zmniejszającej podatek, aby „nadrobić” miesiąc, w którym nie wypłacił wynagrodzenia. Informacja PIT-11 będzie zawierać kwoty należne za 11 miesięcy, czyli realnie zastosowane. Niemniej pracownik uwzględni koszty należne za 12 miesięcy w zeznaniu rocznym.

Zmiana terminu wypłaty wynagrodzenia za pracę a ZUS

Jeżeli pracodawca przesunie termin wypłaty wynagrodzenia z ostatniego dnia miesiąca na 5. dzień następnego miesiąca kalendarzowego, pracownicy nie otrzymają wynagrodzeń w 1 miesiącu. Wtedy należy złożyć tzw. zerowy raport RCA, ponieważ pracodawca nie naliczy składek ZUS za dany miesiąc. W odwrotnym przypadku, czyli po przesunięciu terminu wypłaty wynagrodzenia z 5. dnia miesiąca następnego miesiąca kalendarzowego na ostatni dzień miesiąca, pracodawca złoży raport RCA z podwójnymi składkami. Pracownicy otrzymają podwójne wynagrodzenie w 1 miesiącu.

Czy pracodawca może wypłacić wynagrodzenie we wcześniejszym terminie i nie zmienić go w przepisach wewnątrzzakładowych?

Tak, potwierdza to pismo Głównego Inspektora Pracy z 21 grudnia 2021 roku (GIP-GBI.0701.134.2021.2). Według tego stanowiska prawo pracy nie zakazuje wypłaty wynagrodzenia w terminie, który poprzedza termin wskazany w regulaminie pracy lub innym dokumencie. Niemniej przepisy wewnątrzzakładowe powinny określać stały termin wypłaty wynagrodzenia, niezależnie od tego, czy pracodawcy zdarza się wcześniej przelewać pensje na konta pracowników, czy nie.

Warto podkreślić, że zgodnie z art. 282 § 1 pkt 1 k.p. wykroczeniem przeciwko prawom pracownika jest niewypłacenie wynagrodzenia za pracę w ustalonym z góry terminie. Ten artykuł dotyczy sytuacji, w której pracodawca spóźnia się z wypłatami. Grozi za to kara grzywny od 1000 zł do 30 000 zł, a pracownik, który regularnie otrzymuje wynagrodzenie po terminie, może rozwiązać umowę o pracę bez wypowiedzenia, czyli w trybie natychmiastowym.