Jak wyznaczyć podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i obliczyć świadczenie dla pracownika?

Chociaż zasiłek chorobowy jest finansowany ze środków FUS, przepisy zobowiązują pracodawcę do wypłaty tego świadczenia w niektórych przypadkach. Kiedy zasiłek chorobowy jest wypłacany przez pracodawcę, a kiedy przez ZUS? Jak obliczyć podstawę wymiaru zasiłku chorobowego i wysokość świadczenia za okres niezdolności pracownika do pracy?

1. Kto ma prawo do zasiłku chorobowego?
2. Zasiłek chorobowy a obowiązkowe ubezpieczenie chorobowe
3. Zasiłek chorobowy a dobrowolne ubezpieczenie chorobowe
4. Kto wypłaca zasiłek chorobowy?
5. Okres niezdolności do pracy a zasiłek chorobowy
6. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego
7. Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a minimalne wynagrodzenie
8. Podstawa zasiłkowa a niepełny rok zatrudnienia
9. Podstawa zasiłkowa a niepełny miesiąc zatrudnienia
10. Jak obliczyć zasiłek, jeśli pracownik usprawiedliwił wcześniejsze nieobecności?
11. Jak obliczyć zasiłek, jeśli pracownik nie usprawiedliwił wcześniejszych nieobecności?
12. Składniki wynagrodzenia a zasiłek chorobowy
13. Jak obliczyć zasiłek chorobowy – podsumowanie
14. Dodatkowe pytania
    • Kiedy nie trzeba obliczać podstawy zasiłku na nowo?

Prawo do zasiłku chorobowego a ubezpieczenie chorobowe i okres wyczekiwania

Zasiłek chorobowy to świadczenie, które przysługuje za okres niezdolności do pracy osobom podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu – dobrowolnie lub obowiązkowo.

Co ważne, musi minąć określona liczba dni nieprzerwanego (!) ubezpieczenia chorobowego (tzw. okres wyczekiwania), zanim osoba ubezpieczona zyska prawo do zasiłku chorobowego.

• 30 dni – w przypadku ubezpieczonych obowiązkowo,
• 90 dni – w przypadku ubezpieczonych dobrowolnie.

Okres wyczekiwania obejmuje także wcześniejsze okresy ubezpieczenia chorobowego, jeśli przerwa między nimi była krótsza niż 30 dni lub powstała wskutek urlopu bezpłatnego, urlopu wychowawczego bądź odbywania czynnej służby wojskowej.

Przykład

Ostatni dzień zatrudnienia Malwiny w firmie A wypadł 10 czerwca. Rozpoczęła pracę w innej firmie 4 lipca, co oznacza, że gdyby zachorowała w pierwszym miesiącu pracy, przysługiwałoby jej wynagrodzenie chorobowe lub zasiłek chorobowy (w zależności od stopnia wykorzystania limitu dni wynagrodzenia chorobowego). W tym przypadku okres wyczekiwania obejmuje wcześniejsze zatrudnienie, ponieważ przerwa była krótsza niż 30 dni.

Ponadto okres wyczekiwania nie dotyczy:

• pracowników z co najmniej 10-letnim stażem pracy, podczas którego podlegali obowiązkowemu ubezpieczeniu chorobowemu,
• osób objętych ubezpieczeniem chorobowym w ciągu 90 dni od ukończenia szkoły, uzyskania dyplomu ukończenia studiów wyższych lub zakończenia kształcenia w szkole doktorskiej,
• osób ubezpieczonych, które uległy wypadkowi w drodze do pracy lub z pracy,
• posłów i senatorów, którzy przystąpili do ubezpieczenia chorobowego w ciągu 90 dni od zakończenia kadencji,
• funkcjonariuszów Służby Celnej, którzy przyjęli pracę w jednostce organizacyjnej KAS.

Zasiłek chorobowy z obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego

Obowiązkowym ubezpieczeniem chorobowym są objęci nie tylko pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę, ale także:

• członkowie rolniczej spółdzielni produkcyjnej,
• członkowie spółdzielni kółek rolniczych,
• osoby odbywające służbę zastępczą.

Zasiłek chorobowy z dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego

Dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym jest objęta:

• osoba wykonująca pracę na podstawie umowy agencyjnej, umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług,
• osoba współpracująca z osobą wykonującą umowę z wyżej wspomnianych,
• niania pracująca na podstawie umowy uaktywniającej,
• osoba prowadząca pozarolniczą działalność lub współpracująca z osobą prowadzącą taką działalność,
• osoba duchowna.

Kiedy pracodawca wypłaca zasiłek chorobowy, a kiedy ZUS?

To, kto jest płatnikiem zasiłku chorobowego, jest uzależnione od liczby pracowników i zleceniobiorców zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego do 30 listopada lub w późniejszym okresie. W drugim przypadku pracodawca ustala liczbę ubezpieczonych według stanu na pierwszy miesiąc takiego zgłoszenia.

• Zgłaszasz nie więcej niż 20 ubezpieczonych – ZUS wypłaca zasiłek chorobowy. Twój obowiązek to złożenie odpowiedniego wniosku o zasiłek dla pracownika (druk Z-3) lub zleceniobiorcy (druk Z-3a) w ZUS.
• Zgłaszasz co najmniej 21 ubezpieczonych – Ty wypłacasz zasiłek chorobowy zgodnie z art. 61 ust. 1 pkt 1 ustawy zasiłkowej. Jedynie w przypadku osób, które mają prawo do zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia, np. po rozwiązaniu umowy o pracę, zasiłek wypłaca ZUS.

W liczbie ubezpieczonych nie uwzględnia się osób na urlopach bezpłatnych i wychowawczych. Jeśli liczba osób zgłoszonych do ubezpieczenia chorobowego zmieni się w 2023 roku, nie wpłynie to na wcześniejsze ustalenie płatnika.

Przykład

30 listopada 2022 roku Tomasz zgłosił 18 pracowników objętych ubezpieczeniem chorobowym. To oznacza, że od 1 stycznia 2023 roku ZUS będzie płatnikiem zasiłków chorobowych. Jeśli firma Tomasza zatrudni kilka osób na podstawie umowy o pracę lub pozyska kilku zleceniobiorców na podstawie umowy zlecenia w marcu 2023 roku, płatnik składek się nie zmieni. Tomasz nie będzie wypłacał zasiłków chorobowych, mimo że ubezpieczonych będzie więcej niż 20. Płatnik zmieni się dopiero w kolejnym roku kalendarzowym, oczywiście jeśli firma utrzyma większą liczbę pracowników i zleceniobiorców.

Co ważne, istotna jest liczba osób ubezpieczonych, a nie fakt, czy pracodawca już odprowadził składki za listopad lub inny miesiąc, w którym zgłosił pracowników i/lub zleceniobiorców do ubezpieczenia chorobowego. W obu przypadkach Fundusz Ubezpieczeń Społecznych finansuje zasiłek chorobowy, a płatnik składek tylko ustala prawo do zasiłku i wypłaca świadczenia. Pracodawca lub zleceniodawca rozlicza wypłacony zasiłek chorobowy, przelewając odpowiednio zmniejszone składki na ubezpieczenia społeczne.

👉 Dowiedz się, kto płaci za L4 pracownika. Przeanalizowaliśmy różne scenariusze – w tym L4 podczas ciąży, po wypowiedzeniu i po ustaniu zatrudnienia.

Zasiłek chorobowy a okres niezdolności do pracy

Zasiłek chorobowy jest finansowany ze środków Funduszu Ubezpieczeń Społecznych od 34. dnia niezdolności do pracy w danym roku kalendarzowym. Jeśli pracownik ukończy 50 lat, zasiłek chorobowy przysługuje mu już od 15. dnia niezdolności do pracy. Ta zmiana zaczyna obowiązywać w roku kalendarzowym następującym po roku, w którym pracownik skończył 50 lat. Do 33. i 14. dnia niezdolności do pracy pracodawca wypłaca wynagrodzenie chorobowe z własnych środków.

Przykład

50 urodziny Ksawerego wypadają 4 stycznia 2023 roku. Ksawery będzie mógł wykorzystać 33 dni wynagrodzenia chorobowego w 2023 roku, po czym może liczyć na zasiłek chorobowy. Limit zmniejszy się do 14 dni dopiero w 2024 roku. Wtedy od 15. dnia niezdolności do pracy Ksawerego ZUS będzie finansował zasiłek chorobowy.

👉 Przeczytaj, kto wypłaca świadczenie chorobowe dla pracownika na L4 na przełomie roku.

Jak wyznaczyć podstawę wymiaru zasiłku chorobowego?

Art. 36 ust. 1 ustawy zasiłkowej podaje, że podstawę wymiaru zasiłku chorobowego oblicza się na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia, które zostało wypłacone pracownikowi za 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy. Przeciętne miesięczne wynagrodzenie należy pomniejszyć o 13,71%. To łączna wartość składek na ubezpieczenie społeczne, które są finansowane przez pracownika, ale potrącane i odprowadzane przez pracodawcę.

Przykład

Przeciętne miesięczne wynagrodzenie pracownika niezdolnego do pracy to 6570 zł brutto. Podstawa zasiłku wynosi 5669,25 zł (6570 zł – 13,71%). 

Dzienny wymiar zasiłku chorobowego stanowi 1/30 podstawy zasiłkowej. Nie jest istotne, czy miesiąc ma 30, czy 31 dni, a może 28 lub 29 dni jak luty.

100% tej kwoty otrzymują pracownicy niezdolni do pracy z powodu:

• choroby w okresie ciąży,
• wypadku w drodze do pracy lub z powrotem,
• badań lekarskich odbytych w związku z kandydowaniem na dawcę komórek, tkanek i narządów,
• zabiegu pobrania tych komórek, tkanek, narządów.

W przypadku „zwykłej” choroby, w tym zakaźnej, pracownikowi przysługuje 80% dziennego wymiaru zasiłku chorobowego.

Przykład

Wspomnianą podstawę w wysokości 5669,25 zł należy podzielić przez 30, aby otrzymać dzienny wymiar zasiłku chorobowego w wysokości 188,98 zł. Pracowniczka w ciąży, która zachorowała, otrzyma 100% tej kwoty za każdy dzień niezdolności do pracy. Z kolei pracowniczka, która otrzymała zwolnienie lekarskie z powodu grypy, otrzyma 80% tej kwoty za każdy dzień choroby, czyli 151,18 zł.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a minimalne i przeciętne wynagrodzenie

Minimalna podstawa zasiłkowa jest ograniczona minimalnym wynagrodzeniem, a maksymalna podstawa zasiłkowa po ustaniu tytułu ubezpieczenia chorobowego – przeciętnym wynagrodzeniem ogłaszanym dla celów emerytalnych.

Najniższa podstawa zasiłku chorobowego dla pełnoetatowca na umowie o pracę musi równać się co najmniej najniższej krajowej, którą pomniejsza się o 13,71%. To oznacza, że minimalna podstawa zasiłkowa będzie wynosić 3011,52 zł od 1 stycznia 2023 roku do 30 czerwca 2023 roku i 3106,44 zł od 1 lipca 2023 roku do 31 grudnia 2023 roku. Oczywiście podstawę zasiłkową przelicza się proporcjonalnie dla pracowników zatrudnionych na niepełny etat.

Najwyższą podstawę zasiłku chorobowego za okres po wygaśnięciu tytułu ubezpieczenia chorobowego ustala się miesięcznie, zaczynając od 3. miesiąca kwartału kalendarzowego, na okres 3 miesięcy. Pod uwagę bierze się 100% przeciętnego wynagrodzenia z wcześniejszego kwartału. W III kwartale 2022 roku wyniosło 6.480,67 zł – to maksymalna podstawa wymiaru zasiłku chorobowego od 1 grudnia 2022 roku do 28 lutego 2023 roku.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a niepełny rok zatrudnienia

Do tej sytuacji odnosi się art. 26 ust. 2 ustawy zasiłkowej. Jeśli pracownik jest niezdolny do pracy przed upływem 12 miesięcy zatrudnienia w danej firmie, w obliczeniach uwzględnia się wynagrodzenie wypłacone za pełne miesiące kalendarzowe.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a niepełny miesiąc zatrudnienia

Art. 37 ustawy zasiłkowej omawia ten przypadek. Jeżeli niezdolność do pracy powstała przed upływem pełnego miesiąca zatrudnienia w danej firmie, pod uwagę bierze się wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby przepracował cały miesiąc.

Co istotne, podstawę wymiaru zasiłku chorobowego można wyznaczyć na 3 sposoby.

1. Podstawą wymiaru zasiłku chorobowego dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości jest równa wynagrodzeniu miesięcznemu podanemu w umowie o pracę lub innym akcie, na podstawie którego dana osoba została zatrudniona.
2. W przypadku wynagrodzenia zmiennego i przepracowania co najmniej 1 dnia w miesiącu, w którym powstała niezdolność do pracy, należy najpierw podzielić osiągnięte wynagrodzenie przez liczbę przepracowanych dni, a potem pomnożyć tę kwotę przez liczbę dni pracy wynikającą z harmonogramu pracownika.
3. Jeżeli pracownik nie osiągnął żadnego wynagrodzenia, podstawę stanowi kwota zmiennych składników wynagrodzenia w przeciętnej miesięcznej wysokości, która została wypłacona w miesiącu niezdolności do pracy innym pracownikom – na identycznym lub zbliżonym stanowisku w tej samej firmie.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a nieobecności usprawiedliwione

Jeżeli w analizowanym okresie pracownik nie osiągnął wynagrodzenia wskutek nieobecności usprawiedliwionych, należy:

• wykluczyć z obliczeń miesiące, w których pracownik przepracował mniej niż 50% obowiązującego go czasu pracy,
• uzupełnić zgodnie z art. 37 ust. 2 ustawy zasiłkowej wynagrodzenie z miesięcy, w których pracownik przepracował minimum 50% obowiązującego go czasu pracy.

Co zrobić w sytuacji, w której pracownik przepracował mniej niż 50% czasu pracy z przyczyn usprawiedliwionych w każdym miesiącu okresu, którego potrzebujesz do ustalenia podstawy zasiłkowej? Zgodnie z art. 38 ust. 3 należy wziąć te miesiące pod uwagę – trzeba uzupełnić wynagrodzenie zgodnie z art. 37 ust. 2 tej ustawy.

Podstawa wymiaru zasiłku chorobowego a nieobecności nieusprawiedliwione

Nieco inaczej postępuje się w przypadku nieobecności nieusprawiedliwionych w okresie niezbędnym do obliczenia podstawy zasiłkowej. Wynagrodzenie za miesiące z nieobecnościami nieuzasadnionymi uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego, ale bez uzupełniania. Jeśli w danym miesiącu wystąpiły nieobecności usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, można uzupełnić wynagrodzenie tylko za dni uzasadnionej absencji.

Składniki wynagrodzenia w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego

Co do zasady, podstawa wymiaru zasiłku chorobowego uwzględnia składniki wynagrodzenia, od których odprowadza się składkę chorobową, czyli nie tylko wynagrodzenie zasadnicze, ale także:

• wynagrodzenie za nadgodziny, pracę w nocy, urlop,
• dodatek funkcyjny i stażowy,
• premie i nagrody, które są przyznawane na podstawie indywidualnych wyników pracownika.

Oczywiście istnieją wyjątki od tej reguły. Od niektórych składników wynagrodzenia odprowadza się składkę chorobową, ale nie są one uwzględniane w podstawie zasiłkowej. To m.in. ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy oraz składniki wynagrodzenia, które są wypłacane w całości pracownikowi, kiedy pobiera zasiłek chorobowy, np. dodatki, nagrody i premie. Uwaga – te składniki uwzględnia się w podstawie wymiaru zasiłku wypłacanego przez ZUS za okres po ustaniu zatrudnienia.

W skład podstawy zasiłku nie wchodzą też świadczenia, które są wypłacane pracownikowi niezależnie jego indywidualnego wkładu pracy, np. premie przyznawane na podstawie wyników osiągniętych przez cały zespół sprzedażowy.

Jak obliczyć i kiedy wypłacić zasiłek chorobowy – podsumowanie

1. Ustal podstawę wymiaru zasiłku chorobowego. Uwzględnij konieczne składniki wynagrodzenia, sprawdź długość okresu zatrudnienia pracownika i ewentualne nieobecności w analizowanym okresie.
2. Ustal dzienny wymiar zasiłku chorobowego. Zweryfikuj, czy pracownikowi należy się 100% tej kwoty, czy 80% ze względu na przyczynę nieobecności.
3. Pomnóż otrzymaną kwotę przez liczbę dni niezdolności do pracy. Otrzymasz zasiłek chorobowy, który należy wypłacić pracownikowi wraz z wynagrodzeniem za dany miesiąc (o ile jest należne). Art. 64 ust. 1 ustawy zasiłkowej podaje, że zasiłek wypłaca się nie później niż w ciągu 30 dni od wyjaśnienia ostatniej okoliczności w celu ustalenia prawa do zasiłku.
4. Jeśli płatnik nie wypłaci zasiłku w przepisowym terminie, pracownikowi będą należały się odsetki.

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk przyspiesza i ułatwia naliczanie świadczeń chorobowych – zarówno wynagrodzeń, jak i zasiłków. System jest zintegrowany z PUE ZUS.

Dzięki temu automatycznie pobiera zwolnienia lekarskie pracowników, które są uwzględniane w kalendarzu nieobecności i module płacowym.

Listy płac generuje się kilkoma kliknięciami, co zmniejsza ryzyko błędów, o które wcale nie jest trudno – zwłaszcza podczas manualnego zbierania danych i ich przepisywania do programu kadrowo-płacowego. Dzięki czytelnym paskom płac pracownicy nie mają wątpliwości, jakie składniki złożyły się na ich wynagrodzenie za miesiące, w których chorowali.

Dodatkowe pytania o zasiłek chorobowy