Zaległy urlop na żądanie – do kiedy trzeba wykorzystać według stanowiska GIP?

Zgodnie z art. 168 Kodeksu pracy pracodawca musi udzielić pracownikowi niewykorzystanego urlopu wypoczynkowego najpóźniej do 30 września kolejnego roku kalendarzowego. Chociaż przepis podaje, że ta zasada nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie, nie wszyscy pracodawcy postępują zgodnie ze stanowiskiem GIP (Głównego Inspektoratu Pracy). Co się dzieje z zaległymi „enżetkami”? Czy niewykorzystany urlop na żądanie z 2022 roku trzeba wziąć do 30 września 2023 roku?

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przepada?

Nie, nie przepada. Niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok kalendarzowy, ale jako zwykły urlop wypoczynkowy. Nawet jeśli pracownik nie skorzysta z maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie w 2023 roku, to nie zyska 8 dni „enżetek” w 2024 roku.

Co ważne, jeśli pracownik nie skorzysta ani razu z urlopu na żądanie, ale weźmie 20 czy 26 dni urlopu, które mu przysługuje w danym roku kalendarzowym, to na kolejny rok nie przejdzie ani jedna „enżetka”. Dzieje się tak, ponieważ urlop na żądanie jest „pobierany” z puli urlopu wypoczynkowego.

Do kiedy trzeba wykorzystać zaległy urlop na żądanie?

O ile zaległy urlop wypoczynkowy należy wykorzystać do 30 września, o tyle ten termin nie dotyczy części zaległego urlopu, która była niewykorzystanym urlopem na żądanie. Tę kwestię wyjaśnił GIP (Główny Inspektorat Pracy).

Elektroniczne wnioski o urlopy, ewidencja czasu pracy i kalendarz nieobecności w jednym miejscu?

Zobacz, jak platforma kadrowo-płacowa TribePerk wesprze Cię we wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, ułatwi zarządzanie wnioskami i przyspieszy naliczanie wynagrodzeń za okresy nieobecności pracowników! 🚀

 

Sprawdź

Pismo GIP z 2008 roku

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 7 kwietnia 2008 roku (GIP GPP-110-4560-170/08/PE) dotyczy terminu udzielania pracownikom zaległego urlopu na żądanie. Co istotne, pismo podaje nie 30 września, tylko 31 marca jako datę graniczną. Wynika to z faktu, że wcześniejszy termin obowiązywał do końca 2011 roku. Niemniej pozostałe informacje mają zastosowanie do dziś.

Ze stanowiska wynika, że jeśli pracodawca nie udzieli zaległego urlopu na żądanie jako urlopu wypoczynkowego do 30 września, nie naruszy obowiązku wynikającego z art. 168 k.p.

Ponadto GIP podkreślił, że pracownik, który nie wykorzysta ani jednego dnia urlopu na żądanie w danym roku kalendarzowym, nie może domagać się dwukrotnie większej puli w kolejnym roku. Niewykorzystane „enżetki” nie przepadają, ale przechodzą na kolejny rok jako „normalne” dni urlopu. Można je zaplanować – łącznie z bieżącym urlopem wypoczynkowym – do 31 grudnia.

Pismo GIP z 2012 roku

Pismo Głównego Inspektoratu Pracy z 30 sierpnia 2012 roku (GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP) dotyczy najpóźniejszego terminu, w którym pracownik powinien rozpocząć zaległy urlop wypoczynkowy.

GIP przytoczył przepisy Kodeksu pracy. W piśmie możemy przeczytać, że według art. 168 k.p. pracodawca musi udzielić pracownikowi urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 k.p., czyli według planu urlopów lub po porozumieniu z pracownikiem, najpóźniej do 30 września następnego roku kalendarzowego. Ta reguła nie dotyczy urlopu udzielanego zgodnie z art. 167² Kodeksu pracy, czyli urlopu na żądanie. Zwróć też uwagę, że art. 163 § 1 k.p. stanowi, że plan urlopu nie obejmuje „enżetek”. To potwierdza ich wykluczenie z art. 168 k.p.

Przykład

Firma, w której pracuje Basia, nie ustala planu urlopów na podstawie art. 163 § 1¹ Kodeksu pracy. Pracodawca nie jest do tego zobowiązany, bo w przedsiębiorstwie nie działa zakładowa organizacja związkowa. Niemniej szef stara się, aby pracownicy planowali co najmniej 7-dniowe urlopy z dużym wyprzedzeniem, dzięki czemu unika ewentualnych problemów wskutek nakładających się nieobecności. Basia wykorzystała urlop od 1 do 14 sierpnia 2022 roku (10 dni) oraz pojedyncze dni wolne (łącznie 8 dni, w tym 3 dni urlopu na żądanie). Zaległy urlop wypoczynkowy Basi obejmuje 8 dni, przy czym powinna wykorzystać:

• 7 dni do 30 września 2023 roku (pochodzą z puli urlopu wypoczynkowego),
• 1 dzień do 31 grudnia 2023 roku (pochodzi z puli urlopu na żądanie).

Co zrobić, kiedy pracownik nie chce wziąć 14 dni urlopu za jednym razem?

Chociaż z art. 162 Kodeksu pracy wynika, że pracodawca musi udzielić pracownikowi co najmniej 14 dni nieprzerwanego wypoczynku, to PIP ma odmienne zdanie.

Zobacz, czy 14 dni urlopu jest naprawdę obowiązkowe

Niewykorzystany urlop na żądanie a zmiana pracy w ciągu roku kalendarzowego

Kiedy pracownik zmienia miejsce zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego, dotychczasowy pracodawca musi obliczyć urlop proporcjonalny, aby sprawdzić, czy osobie odchodzącej z firmy należy się urlop w okresie wypowiedzenia bądź ekwiwalent pieniężny. Wykorzystany urlop na żądanie wpisuje się w ust. 6 pkt 2 nowego wzoru świadectwa pracy. Dzięki tej informacji kolejny pracodawca wie, ile urlopu na żądanie przysługuje nowo zatrudnionej osobie.

Przykład

31 lipca wypada ostatni dzień zatrudnienia Elizy w aktualnej firmie, w której pracowała od 4 lat. Pracowniczce przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Eliza wzięła urlop od 11 do 14 kwietnia, od 1 do 14 maja (8 dni bez 1 i 3 maja, czyli dni ustawowo wolnych od pracy) oraz 1 dzień urlopu na żądanie 23 czerwca. To oznacza, że łącznie wykorzystała 13 dni urlopu wypoczynkowego.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu na miesiąc

2,16 dnia urlopu × 7 miesięcy = 15,12 dnia urlopu ≈ 16 dni urlopu za 7 miesięcy zatrudnienia w aktualnej firmie

16 dni – 13 dni = 3 dni

Pracodawca Elizy powinien jej udzielić 3 dni urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia (np. 27, 28 i 31 lipca) lub wypłacić ekwiwalent pieniężny. U kolejnego pracodawcy Eliza będzie mogła wykorzystać 10 dni urlopu wypoczynkowego, w tym 3 dni urlopu na żądanie.

Czy urlop na żądanie pobiera się z puli bieżącego, czy zaległego urlopu wypoczynkowego?

Z jednej strony – urlop na żądanie, którego pracownik nie wykorzystał w zeszłym roku kalendarzowym, przekształcił się w zaległy urlop wypoczynkowy, który można w tej maksymalnie 4-dniowej części wykorzystać do 31 grudnia bieżącego roku.

Jeśli pracownik będzie potrzebować urlopu na żądanie, to pracodawca prawdopodobnie udzieli go z bieżącej puli urlopowej (20 lub 26 dni w przypadku pełnego etatu), a nie zaległej. Pośrednio wynika to z art. 167² k.p., który stanowi, że pracodawca udziela na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym. Ten przywilej jest związany z bieżącym urlopem, do którego pracownik nabywa prawo 1 stycznia danego roku według art. 153 § 2 k.p.

Z drugiej strony – z orzecznictwa (wyrok SN z 9 maja 2013 roku, sygn. akt II PK 199/12) wynika, że Kodeks pracy jasno ustala kolejność wykorzystywania urlopu – najpierw zaległy, a potem bieżący. Pracownikowi, który zgłasza chęć wykorzystania urlopu na żądanie, jest obojętne, czy 1 dzień urlopu zostanie odjęty od bieżącej puli, czy od zaległej puli.

Czy wiesz, że pracownik, który zgłasza, że bierze „enżetkę”, musi poczekać na odpowiedź pracodawcy?

Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę nie mogą udzielić sobie same urlopu na żądanie, jeśli pracodawca np. nie odpowie na SMS-a.

Dowiedz się, kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie