Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – kto musi go utworzyć? Odpisy, świadczenia i rozliczenia

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, który jest obowiązkowy dla niektórych pracodawców, umożliwia gromadzenie środków na szeroko pojętą działalność socjalną na rzecz osób zatrudnionych, w tym wypłatę świadczeń pieniężnych i rzeczowych. Kto musi utworzyć ZFŚS? Ile wynoszą odpisy na ZFŚS, czyli kwoty, które należy przelewać na oddzielny rachunek bankowy, w 2023 roku?

Czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Środki gromadzone w ramach Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych pokrywają m.in.:

• działalność socjalną na rzecz osób uprawnionych do korzystania z Funduszu, w tym udzielanie finansowej i rzeczowej pomocy materialnej,
• dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych, czyli np. ogrodów działkowych, ośrodków kolonijnych, obiektów sportowo-rekreacyjnych, sanatoriów,
• tworzenie zakładowych żłobków, przedszkoli oraz innych form wychowania przedszkolnego.

Zgodnie z art. 2 pkt 5 ustawy o ZFŚS osobami uprawnionymi do korzystania z Funduszu są:

• pracownicy i ich rodziny,
• byli pracownicy (emeryci i renciści) oraz ich rodziny,
• inne osoby, którym pracodawca przyznał prawo do korzystania ze świadczeń socjalnych z ZFŚS w regulaminie, np. zleceniobiorcy.

Zautomatyzuj naliczanie wynagrodzeń!

Zapomnij o zbieraniu danych rozproszonych w różnych źródłach, a niezbędnych do naliczenia płac. Zleć obsługę kadr i płac TribePerk, aby zyskać dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która zastąpi Ci papierowy obieg wniosków urlopowych, ewidencję czasu pracy w arkuszu kalkulacyjnym i wysyłkę setki załączników e-mailami do biura rachunkowego.

 

Sprawdź

Kto musi utworzyć Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Obowiązek utworzenia ZFŚS zależy od liczby pracowników w przeliczeniu na pełne etaty na 1 stycznia danego roku i formy prowadzenia działalności gospodarczej. Liczba zatrudnionych osób nie ma znaczenia jedynie w przypadku jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, dla których Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest obligatoryjny.

Liczba zatrudnionych pracowników w przeliczeniu na pełne etaty	Wpływ zakładowej organizacji związkowej na utworzenie Funduszu	Przepisy wewnątrzzakładowe dotyczące Funduszu	Dodatkowe uwagi
Co najmniej 50 pracowników na 1 stycznia danego roku	Nie dotyczy; ZFŚS jest obowiązkowy	Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy	Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz
Co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników na 1 stycznia danego roku	Tak, pracodawca tworzy Fundusz na wniosek zakładowej organizacji związkowej	Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania, jeśli pracownicy nie są objęci układem zbiorowym pracy	Układ zbiorowy pracy lub regulamin wynagradzania mogą dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz lub postanawiać, że Fundusz nie będzie utworzony
Mniej niż 50 pracowników na 1 stycznia danego roku	Nie dotyczy; pracodawca decyduje, czy utworzy ZFŚS lub wypłaci świadczenia urlopowego. Oba rozwiązania są nieobowiązkowe	Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 pracowników (bez przeliczania na pełne etaty!) nie ma obowiązku utworzenia układu zbiorowego pracy i regulaminu wynagradzania	Pracodawcy nieobjęci układem zbiorowym pracy i niezobowiązani do wydania regulaminu wynagradzania informują pracowników o nieutworzeniu ZFŚS i niewypłacaniu świadczenia w sposób przyjęty w firmie. Jeżeli obowiązuje jeden z dokumentów, należy umieścić w nim tę informację

Jak ustalić regulamin ZFŚS?

Co do zasady, regulamin ZFŚS ustala pracodawca z zakładową organizacją związkową lub reprezentatywnymi zakładowymi organizacjami związkowymi, z których każda zrzesza co najmniej 5% pracowników zatrudnionych w danym przedsiębiorstwie. Gdyby jednak związki zawodowe nie przedstawiły wspólnego stanowiska w ciągu 30 dni od przekazania regulaminu ZFŚS przez pracodawcę, to on sam ustala jego treść, oczywiście po rozpatrzeniu odrębnych stanowisk związków zawodowych. Zgodnie z art. 8 ust. 2 ustawy o ZFŚS pracodawca, u którego nie działają zakładowe organizacje związkowe, uzgadnia regulamin z pracownikiem, którego wybrały inne osoby zatrudnione, aby reprezentował ich interesy.

Czy każdy pracodawca wypłaca wczasy pod gruszą?

Nie, ponieważ wczasy pod gruszą to dofinansowanie do wypoczynku, które jest finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. ZFŚS nie jest obowiązkowy dla każdego pracodawcy. Ci, którzy nie utworzą go dobrowolnie, mogą wypłacać świadczenie urlopowe.

Poznaj zasady wypłacania wczasów pod gruszą

Ile wynosi odpis na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Coroczny odpis podstawowy na ZFŚS nalicza się w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Co ważne, nie chodzi o realną liczbę zatrudnianych pracowników, która może się zmieniać w ciągu roku kalendarzowego. Tę przeciętną liczbę można obliczyć aż na 3 sposoby, ponieważ ustawa o ZFŚS nie podaje jednej metody. W efekcie pracodawca musi porównać oszacowane zatrudnienie z rzeczywistym i skorygować odpis na ZFŚS na koniec roku kalendarzowego.

1 lipca 2023 roku zmieniła się kwota, na podstawie której ustala się wysokość odpisów na ZFŚS – wzrosła z 4434,58 zł do 5104,90 zł. Podstawą naliczenia odpisów na ZFŚS w I półroczu 2023 roku było przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w II półroczu 2019 roku. W II półroczu 2023 roku – przeciętne wynagrodzenie miesięczne w II półroczu 2021 roku. 

Można powiedzieć, że pracodawca wpłaca odpisy na rachunek ZFŚS w „systemie ratalnym”. Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy o ZFŚS odpisy przekazuje się na rachunek Funduszu do 30 września danego roku kalendarzowego, przy czym co najmniej 75% równowartości odpisów przelewa się do 31 maja. Pracodawcy, którzy ustalili i przelali odpisy na ZFŚS na podstawie kwoty bazowej obowiązującej w I półroczu 2023 roku, muszą wziąć pod uwagę zaktualizowaną podstawę i przekazać II ratę odpisów w wyższej wysokości.

Kto otrzymuje świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych?

Jak wspomnieliśmy, regulamin ZFŚS ustala osoby, które są uprawnione do korzystania z Funduszu. Zanim pracodawca przyzna im świadczenie w określonej wysokości, musi przeanalizować ich sytuację materialną, rodzinną i życiową. To oznacza, że świadczenia z ZFŚS są zróżnicowane. Nie stosuje się zasady „wszystkim po równo”. Dla porównania – pracodawca mógłby wypłacić premie uznaniowe ze środków obrotowych firmy, przydzielając każdemu pracownikowi taką samą kwotę. Jeśli zdecydowałby się na wypłatę premii na święta z Funduszu, musiałby wziąć pod uwagę indywidualne sytuacje pracowników, aby na ich podstawie zróżnicować premie świąteczne.

Pracodawca ocenia sytuację danej osoby na podstawie – co najmniej – jej oświadczenia. Aby mieć pewność, że oświadczenie jest zgodne z prawdą, może zażądać zaświadczeń o sytuacji materialnej, rodzinnej i życiowej (w tym zdrowotnej) tej osoby. Co ważne, tak zebrane dane osobowe są przetwarzane przez okres niezbędny do:

• przyznania ulgowej usługi, świadczenia lub dopłaty z Funduszu,
• ustalenia ich wysokości,
• dochodzenia praw lub roszczeń przez pracownika lub inną osobę uprawnioną do skorzystania z Funduszu.

Art. 8 ust. 1d ustawy o ZFŚS zobowiązuje pracodawcę do przeglądu wymienionych danych osobowych co najmniej raz w roku kalendarzowym. W praktyce dane przegląda się na koniec roku kalendarzowego, ustalając, czy trzeba je dalej przechowywać, czy można je usunąć.

Ile wynosi zwolnienie podatkowe w przypadku świadczeń z ZFŚS?

Art. 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określa przychody zwolnione z podatku dochodowego, w tym różne świadczenia wypłacane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych dla pracowników.

Lista obejmuje:

• zapomogi wypłacane z tytułu indywidualnych zdarzeń losowych, klęsk żywiołowych, długotrwałej choroby lub śmierci,
• świadczenia z tytułu pobytu dzieci w żłobkach, przedszkolach lub klubach dziecięcych,
• wartość świadczeń pieniężnych i rzeczowych (z wykluczeniem bonów, talonów oraz innych znaków uprawniających do ich wymiany na towary lub usługi) sfinansowanych w całości (!) z ZFŚS. Obowiązuje limit 1000 zł na pracownika w roku podatkowym, przy czym został zwiększony do 2000 zł do 31 grudnia 2023 roku,
• dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, który zorganizował podmiot prowadzący działalność w tym zakresie. Zwolnienie obejmuje nielimitowaną dopłatę do m.in. kolonii, obozów, wczasów, zimowisk, pobytu w sanatorium, placówce leczniczo-sanatoryjnej, rehabilitacyjno-szkoleniowej, leczniczo-opiekuńczej oraz przejazdów związanych z wypoczynkiem i pobytem na leczeniu.

Czy bony na święta są opodatkowane i ozusowane?

Vouchery, które wymienia się na towary i usługi, są opodatkowane, nawet jeśli pracodawca sfinansuje je w całości ze środków zgromadzonych w ramach ZFŚS. Niemniej ich wartość nie wlicza się do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne.

Sprawdź, jak rozliczyć bony świąteczne dla pracowników

Jak wspomnieliśmy, limit świadczeń pieniężnych i rzeczowych sfinansowanych w całości z ZFŚS i zwolnionych z podatku dochodowego wynosi 2000 zł zamiast 1000 zł do 31 grudnia 2023 roku. Zmiana wynika z art. 52l pkt 3 ustawy o pdof, który zwiększył limit zwolnienia przedmiotowego w okresie od 2020 roku do końca roku podatkowego następującego po tym, w którym odwołano stan epidemii ogłoszony z powodu COVID-19. Dla przypomnienia – stan epidemii odwołano 16 maja 2022 roku, więc wyższy limit zwolnienia świadczeń z ZFŚS z podatku dochodowego obowiązuje do końca 2023 roku.