Zadaniowy czas pracy – jak go wprowadzić, ewidencjonować i rozliczać?

Co do zasady, w systemie zadaniowego czasu pracy pracodawca wyznacza zadania pracownikowi, który zajmuje się nimi w wybranych przez siebie godzinach. O ile zadaniowy system pracy ma zalety dla obu stron, o tyle budzi pewne wątpliwości, np. w kwestii godzin nadliczbowych, nieobecności pracownika w biurze czy uzgadniania czasu potrzebnego do zrealizowania zadań.

1. Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?
   1. Jakie zadania wykonuje się w ramach zadaniowego czasu pracy?
   2. Porozumienie z pracownikiem w kwestii zadaniowego czasu pracy
   3. Ewidencja czasu pracy w systemie zadaniowym
2. Rozkład czasu pracy w systemie zadaniowym
   1. Praca w godzinach wyznaczonych przez pracodawcę w zadaniowym czasie pracy
3. Jak wprowadzić system zadaniowego czasu pracy?
4. Jak często pracodawca musi ustalać zadania dla pracownika w systemie zadaniowym?
5. Godziny nadliczbowe w zadaniowym czasie pracy
   1. Kiedy pracownik może zgłosić uzasadnione nadgodziny w systemie zadaniowym?
6. Dodatkowe pytania o zadaniowy system czasu pracy
   1. Kiedy system zadaniowy czasu pracy jest pozorny?
   2. Czy porozumienie z pracownikiem musi mieć formę pisemną?
   3. Czy „zadaniowy” pracownik może pracować w weekend?
   4. Czy można pracować w systemie zadaniowym na pół etatu?
   5. Czy można połączyć system zadaniowy z równoważnym?

Na czym polega zadaniowy system czasu pracy?

Zgodnie z art. 140 Kodeksu pracy system zadaniowego czasu pracy można zastosować ze względu na rodzaj, organizację albo miejsce wykonywania pracy.

Pracodawca – po porozumieniu z pracownikiem – ustala, ile czasu pochłoną powierzone mu zadania. Musi uwzględnić wymiar czasu pracy, który wynika z norm określonych w art. 129 k.p. Co do zasady, pracownik decyduje, kiedy realizuje zadania. 

Przypominamy, że czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy w maksymalnie 4-miesięcznym okresie rozliczeniowym.

Nie wiesz, czy możesz wdrożyć zadaniowy system czasu pracy w firmie? Masz wątpliwości co do jego rozliczania? Pomożemy Ci! Świadczymy usługi kadrowe i rozwijamy zautomatyzowaną platformę kadrowo-płacową TribePerk, która ułatwia ewidencjonowanie nieobecności pracowników i przyspiesza naliczanie wynagrodzeń.

Jakie zadania można wykonywać w ramach zadaniowego czasu pracy?

Osoby, które pracują w zadaniowym czasie pracy, wykonują zwykle zadania, które nie ani wymagają ani zaangażowania innych pracowników, ani ścisłej współpracy z pracodawcą. Ponadto pracownik „zadaniowy” może pracować w innych godzinach niż godziny otwarcia firmy, np. sprzątając biura czy projektując grafiki do kampanii reklamowych.

„Monitor Prawa Pracy” (nr 4/2018) powołuje się na wyrok Sądu Najwyższego z 24 września 2009 roku (sygn. akt II PK 72/09). SN orzekł, że prace w systemie zadaniowym są prowadzone nierytmicznie i poza kolektywną pracą skooperowaną. Warto jeszcze dodać, że według wyroku Sądu Najwyższego z 13 października 2016 roku (sygn. akt III APa 7/16) zadania powinny być skonkretyzowane, powtarzające się i zamknięte. Dzięki temu łatwiej określić czas ich wykonania.

Oczywiście pewne zadania mogą się powtarzać (np. przygotowanie wizualizacji łazienki dla klienta firmy projektującej wnętrza), ale czas potrzebny do ich wykonania może się różnić (np. ze względu na wymagania klienta). W tę charakterystykę wpisują się też inne prace koncepcyjne i kreatywne.

Czy porozumienie z pracownikiem w kwestii czasu potrzebnego do wykonania zadań w systemie zadaniowym jest konieczne?

Zwróć uwagę, że ustawodawca wskazuje, że pracodawca najpierw porozumiewa się z pracownikiem, a potem wyznacza czas realizacji zadań. To „porozumienie” należy rozumieć jako konsultację, czyli niezobowiązujące zasięgnięcie opinii, a nie konieczność ustalenia czasu wykonywania zadań z pracownikiem.

Jak możemy przeczytać w wyroku Sądu Najwyższego z 5 lutego 2008 roku, „porozumienie” to nie „uzgodnienie” (sygn. akt II PK 148/07). Pracodawca ma prawo do ustanowienia zadaniowego systemu czasu pracy pomimo braku porozumienia. A gdyby powstał spór? Pracodawca musi udowodnić, że pracownik mógł zrealizować powierzone zadania w granicach norm czasu pracy określonych w art. 129 k.p.

Ewidencja nieobecności w zadaniowym czasie pracy

Pracownicy objęci zadaniowym czasem pracy są zwolnieni z ewidencji przepracowanych godzin. Dotyczy ich tylko tzw. skrócona bądź uproszczona ewidencja czasu pracy, w której zapisuje się nieusprawiedliwione i usprawiedliwione nieobecności.

Ponadto „zadaniowcy” zachowują różnorodne uprawnienia, np. prawo do urlopu wypoczynkowego, zwolnienia lekarskiego z tytułu choroby czy innych usprawiedliwionych absencji. W takich sytuacjach pracodawca powinien zredukować liczbę zadań do wykonania. Nieobecny pracownik nie powinien ich nadrabiać po powrocie do pracy, ponieważ to oznaczałoby, że musi odpracować nieobecność.

Kto układa rozkład czasu pracy w systemie zadaniowym?

Pracodawca nie ma obowiązku sporządzenia rozkładu czasu pracy w systemie zadaniowym.

Jak możemy przeczytać w art. 129 § 4 pkt 2 k.p., jeśli pracodawca:

• w porozumieniu z pracownikiem ustali, ile czasu potrzeba do wykonania zadań,
• weźmie przy tym pod uwagę wymiar czasu pracy wynikający z normy dziennej i średniotygodniowej,

pracownik może ustalić rozkład czasu pracy.

Z jednej strony – od pracownika zależy, czy każdego dnia przepracuje tę samą liczbę godzin, czy we wtorek mniej, a w czwartek – więcej. Ustala także czas trwania i liczbę przerw. Z drugiej strony – przepisy nie dają stuprocentowej swobody.

O ile pracownik nie musi pracować jak przeciętna osoba na pełnym etacie, czyli od 9:00 do 17:00 od poniedziałku do piątku, o tyle musi się wywiązać z przydzielonych zadań w okresie rozliczeniowym, np. w ciągu 1 miesiąca czy 3 miesięcy, lub w innym wyznaczonym terminie, np. zaplanować budżet na reklamy online do 10. dnia miesiąca.

Czy pracodawca może wymagać obecności pracownika w konkretnych godzinach w zadaniowym systemie czasu pracy?

Pracodawca zachowuje prawo do wyznaczenia rozkładu czasu pracy, zwłaszcza jeśli uzasadnia to jej rodzaj, np. wykonywanie obowiązków przez przedstawiciela handlowego. Trzeba też podkreślić, że pracodawca może wymagać od pracownika, aby wykonał pewne zadanie w konkretnym dniu, o konkretnej godzinie. To oznacza, że osoba zatrudniona w zadaniowym systemie może pracować zdalnie w dowolnych godzinach, ale musi uczestniczyć w codziennych spotkaniach online, np. od 11:00 do 11:30. Poza tym krótkim wycinkiem zachowuje dowolność w organizacji swojej pracy.

Sąd Najwyższy w uzasadnieniu wyroku z 5 lipca 2017 roku podał: „System zadaniowego czasu pracy umożliwia pracownikowi swobodę w organizowaniu swojego czasu pracy, mianowicie pracownik sam decyduje, kiedy rozpoczyna i kończy pracę, jednakże nie zwalnia go to z obowiązku świadczenia pracy w miejscu wskazanym przez pracodawcę” (sygn. akt II PK 202/16).

Przykład

Jeśli pracodawca ustali, że project manager powinien spotkać się z klientem w biurze 14 kwietnia w godzinach od 13:00 do 16:00, pracownik nie może odmówić, powołując się na zadaniowy czas pracy. W tym przypadku pracodawca nie narusza przepisów o systemie zadaniowym. Nie narzuca pracownikowi godzin wykonywania zadań, a wymaga jego obecności ze względu na uzasadnioną potrzebę.

Jeżeli project manager celowo nie przyjdzie do biura, naruszy obowiązki pracownicze, tym bardziej jeśli odbije się to negatywnie na relacji między klientem a firmą. W efekcie pracodawca może nawet rozwiązać umowę o pracę z niesubordynowanym pracownikiem – bez wypowiedzenia. Gdyby nieobecność na zaplanowanym spotkaniu była spowodowana np. chorobą, project manager powinien ją usprawiedliwić.

Jak wprowadzić zadaniowy czas pracy?

Zgodnie z art. 150 § 1 k.p. system czasu pracy ustala się w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub obwieszczeniu, jeśli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym lub nie musi przygotować regulaminu. W firmie, w której działa zakładowa organizacja związkowa, obowiązują konsultacje z nią.

Pracodawca, który wprowadzi zadaniowy system czasu pracy na podstawie przepisów wewnątrzzakładowych, nie musi uzyskać zgody pracownika. Jeśli w firmie funkcjonuje już taki akt wewnątrzzakładowy, można sporządzić aneks, który wprowadzi system zadaniowy dla wszystkich lub wybranych pracowników.

O ile informacji o zadaniowym czasie pracy nie trzeba wpisywać do umowy o pracę, o tyle zadania wykonywane w tym systemie powinny być w niej uwzględnione. Pracodawca musi pamiętać, że jeśli wpisze postanowienie o zadaniowym czasie pracy do umowy, zmiana systemu będzie wymagała albo podpisania aneksu przez pracownika, albo przekazania mu wypowiedzenia zmieniającego.

Na jak długo i z jakim wyprzedzeniem ustala się zakres obowiązków w systemie zadaniowym?

Chociaż przepisy nie określają, z jakim wyprzedzeniem i jak często pracodawca powinien ustalać zadania i czas potrzebny do ich zrealizowania, nie można ich zlecać w sposób doraźny. Nie jest dopuszczalna sytuacja, w której pracownik każdego poranka dowiaduje się, co będzie musiał zrobić danego dnia. Ponadto zakres zadań powinien być określony w umowie o pracę.

Załóżmy, że firma stosuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy. Pracodawca może przygotować zakres zadań z góry na cały miesiąc i wyznaczyć terminy realizacji poszczególnych obowiązków, np. raportu dla klienta firmy. Pracownik powinien wykonać zadania w określonym czasie, pracując do 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy. Co ważne, przełożony nie narzuca podwładnemu godzin wykonywania pracy, tylko rozlicza z wykonania zadań.

Zadaniowy czas pracy a godziny nadliczbowe

Co do zasady, nadgodziny nie występują w zadaniowym systemie czasu pracy. Pracownik powinien wykonać zadania w ramach normy dobowej i średniotygodniowej określonej w art. 129 § 1 k.p. Załóżmy, że pracownik powinien opracować 40 kart produktowych w sklepie internetowym w tygodniu. Jeśli to zadanie można obiektywnie wykonać w ciągu 40 godzin, a pracownik czasami poświęca na nawet do 50 godzin, to nie uzyska wynagrodzenia z dodatkiem za godziny nadliczbowe. W tej sytuacji przyjmie się, że czas pracy wydłużył się z powodu winy pracownika, a nie zaniżonej estymacji.

Kiedy godziny nadliczbowe są uzasadnione w zadaniowym czasie pracy?

Oczywiście istnieją wyjątki, w których pracownik może domagać się wynagrodzenia z tytułu godzin nadliczbowych, mimo że pracuje w systemie zadaniowym.

1. Stopniowe rozszerzanie obowiązków pracownika. Przyjmijmy, że musi nie tylko opracowywać karty produktowe, ale też odpowiadać na pytania klientów w social mediach. Gdyby okazało się, że pracownik nie wyrabia się z realizacją nowych zadań w dotychczasowym wymiarze czasu pracy, powinien otrzymać wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny.
2. Pracodawca zleci pracownikowi zadania, których nie można obiektywnie wykonać w ramach norm z 129 § 1 k.p. Załóżmy, że pracodawca zacząłby wymagać od pracownika, aby w tym samym czasie opracował nie 40 kart produktowych, ale np. 60. O ile pracownik przygotowałby np. 5 kart produktów więcej, będąc wysoce efektywnym, o tyle nie wyrobiłby się z aż 20 dodatkowymi kartami w 40 godzin. Zlecenie pracownikowi zadań, których nie może wykonać w normalnym czasie pracy, traktuje się jako polecenie świadczenia pracy w godzinach nadliczbowych (wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach, 27 października 2016 roku, sygn. akt III AUa 192/16).

Dodatkowe pytania o zadaniowy czas pracy