Jak wystawić rachunek do umowy zlecenia? Pobierz wzór (PDF, DOCX)

Chociaż przepisy prawa nie zobowiązują zleceniobiorców do wystawiania rachunków do umów zleceń, przedsiębiorcy traktują te dokumenty jako podstawy do rozliczeń, a nawet dowody wypłaty wynagrodzeń. Sprawdź, co powinien zawierać rachunek do umowy zlecenia. Jak możesz go wygenerować kilkoma kliknięciami?

1. Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia – zleceniodawca czy zleceniobiorca?
2. Wzór rachunku do umowy zlecenia
3. Czy rachunek do umowy zlecenia trzeba odręcznie podpisać?
4. Generator rachunku do umowy zlecenia na platformie TribePerk
5. Rachunek do umowy zlecenia a PIT-2 w 2023 roku

Kto wystawia rachunek do umowy zlecenia?

Zarówno zleceniodawca, jak i zleceniobiorca może wystawić rachunek do umowy zlecenie, przy czym przedsiębiorca może się tym zająć w imieniu zleceniobiorcy i podesłać mu dokument do podpisania. Warto uwzględnić tę kwestię w umowie, aby uniknąć nieporozumień na etapie rozliczeń. Jeżeli umowa zlecenie nie precyzuje, która strona odpowiada za wystawienie rachunku, zleceniobiorca może się tego podjąć, ale dopiero na żądanie zleceniodawcy. Pamiętaj, że prawo nie uzależnia wypłaty wynagrodzenia zleceniobiorcy od wystawienia rachunku.

Co ważne, wystawienie rachunku do umowy zlecenie jest nieobowiązkowe. Przedsiębiorca może rozliczyć się ze zleceniobiorcą, uwzględniając jego wynagrodzenie na liście płac.

Co powinien zawierać rachunek do umowy zlecenia?

• Dane identyfikujące umowę – numer i datę zawarcia.
• Dane zleceniobiorcy i zleceniodawcy.
• Wynagrodzenie brutto (przed odliczeniem składek i zaliczki na podatek dochodowy) i netto (do wypłaty).
• Informację, czy zleceniobiorca (podatnik) złożył wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy przez zleceniodawcę (płatnika). Jeśli zaliczka jest pobierana, wskaż jej wysokość i podstawę opodatkowania.
• Składki finansowane przez zleceniobiorcę – co do zasady, umowa zlecenie jest oskładkowana, chyba że zleceniobiorcą jest np. osoba ucząca się do 26. roku życia. Niektóre wyjątki opisaliśmy w artykule o kosztach zatrudnienia pracownika w 2023 roku. Rachunek do umowy zlecenia powinien zawierać składki ZUS, które są potrącane przez zleceniodawcę z wynagrodzenia zleceniobiorcy. Przedsiębiorca może ująć na rachunku składkę zdrowotną i sumę składek społecznych lub podać oddzielnie wszystkie składki (chorobową, emerytalną, rentową i wypadkową – o ile trzeba je opłacić). Druga opcja, zwłaszcza jeśli uwzględnia wartości procentowe, jest czytelniejsza dla zleceniobiorcy, który nie będzie miał wątpliwości, skąd wynika kwota do wypłaty.
• Koszty uzyskania przychodu.
• Oświadczenie zleceniobiorcy potwierdzające wypłatę wynagrodzenia w gotówce. Jeśli zleceniodawca przeleje wynagrodzenie na konto bankowe zleceniobiorcy, numer rachunku można wskazać w umowie zlecenie.

Jeśli zleceniobiorca jest uczestnikiem PPK, rachunek do umowy zlecenia powinien zawierać również stawki wpłat podstawowych i dodatkowych.

Zleceniodawca może uwzględnić na rachunku także opis wykonanych usług i stawkę jednostkową lub godzinową oraz dopisek potwierdzający zrealizowanie usługi zgodnie z warunkami umowy. Niemniej te informacje można podać na protokole zdawczo-odbiorczym.

Jak wspomnieliśmy w artykule o minimalnej stawce godzinowej obowiązującej w 2023 roku, strony umowy powinny określić, ile godzin zleceniobiorca przeznaczy na zrealizowanie zlecenia. Jeżeli umowa nie będzie zawierać takich ustaleń, zleceniobiorca powinien podsumować liczbę przepracowanych godzin i przesłać tę informację zleceniodawcy, zanim wystawi rachunek.

Czy zleceniobiorca i zleceniodawca muszą podpisywać odręcznie rachunek?

Przepisy prawa nie zobowiązują strony umowy zlecenia do odręcznego podpisania rachunku, zwłaszcza jeśli przekazują go sobie w formie elektronicznej. Co innego, kiedy wypłacasz zleceniobiorcy wynagrodzenie w gotówce. O ile w przypadku przelewu dysponujesz potwierdzeniem z banku, o tyle w przypadku płatności gotówkowej przyda Ci się oświadczenie potwierdzające odbiór wynagrodzenia przez zleceniobiorcę. Tym samym zyskasz dowód podczas ewentualnego sporu.

Generator rachunku do umowy zlecenia

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk z generatorem rachunków do umów o dzieło i umów zlecenia ułatwia rozliczanie się obu stronom.

Wystarczy, że zleceniodawca przypisze umowę zlecenie do zleceniobiorcy w systemie. W pierwszej kolejności ustalasz:

• rodzaj umowy, 
• stawkę (miesięczną lub godzinową), 
• datę płatności,
• wynagrodzenie brutto,
• procent kosztów uzyskania przychodów.

Następnie odpowiadasz na pytania, klikając „Tak” lub „Nie”. Pytania dotyczą m.in. udziału w PPK, statusu studenta, innych umów (np. umów o pracę), wynagrodzenia minimalnego (np. osiąganego w Twojej firmie lub u innego pracodawcy), zerowego PIT-u czy dobrowolnej składki chorobowej.

W drugim kroku wpisujesz numer umowy zlecenia, określasz termin obowiązywania i zakres pracy. Ponadto możesz wgrać załączniki z dysku lub zaimportować wcześniej stworzone szablony.

I to wszystko – podobnie postępujesz w przypadku osób zatrudnionych na umowę o pracę bądź samozatrudnionych. Dane z umów cywilnoprawnych, umów o pracę czy kontraktów B2B są automatycznie pobierane do modułu płacowego, który przyspiesza comiesięczne naliczanie wynagrodzeń. Nie tracisz czasu na przepisywanie danych i nie martwisz się, że popełnisz błąd, naliczając różne składniki pensji.

Zleceniobiorca loguje się na własne konto, a następnie kilkoma kliknięciami wystawia rachunek do umowy zlecenia, co eliminuje ryzyko pomyłek. Niezależnie od tego, czy korzystasz z pełnej obsługi kadrowo-płacowej w TribePerk, czy samodzielnie naliczasz wynagrodzenia za pomocą platformy, nie płacisz dodatkowo za wygenerowanie rachunku do umowy zlecenia.

Co ważne, czytelny pasek płacowy pokazuje, z czego wynika wynagrodzenie za wybrany okres.

Rachunek do umowy zlecenie a PIT-2 w 2023 roku

Pamiętaj, że od 1 stycznia 2023 roku zleceniobiorca może złożyć PIT-2, czyli oświadczenie o m.in. stosowaniu pomniejszenia zaliczki na podatek dochodowy, u maksymalnie 3 płatników.

Zaliczka z tytułu umowy zlecenia zostanie pomniejszona o:

• 300 zł, jeśli zleceniobiorca złoży PIT-2 tylko u 1 zleceniodawcy,
• 150 zł, jeśli zleceniobiorca złoży PIT-2 u 2 zleceniodawców,
• 100 zł, jeśli zleceniobiorca złoży PIT-2 u 3 zleceniodawców.

Te same zasady dotyczą osoby, która jest zatrudniona na podstawie umowy o pracę w jednej firmie i ma przychód z tytułu umowy zlecenia w innej firmie. W tym przypadku zarówno pracodawca, jak i zleceniodawca mogą pomniejszyć zaliczkę o 150 zł (łącznie – 300 zł).

Ponadto zleceniobiorca będzie mógł zrezygnować z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu.