Wypowiedzenie umowy e-mailem – skuteczne, ale wadliwe?

Kiedy Twój pracownik wykonuje pracę z domu, odpoczywa na urlopie lub regeneruje się na zwolnieniu lekarskim, może wypowiedzieć umowę o pracę e-mailem. To dopuszczalne rozwiązanie, zwłaszcza że L4 uniemożliwia pracownikowi stawienie się w firmie – ZUS mógłby wówczas podważyć zasadność zwolnienia. Również pracodawca może złożyć wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem. Wyjaśniamy, o czym trzeba pamiętać, aby wypowiedzenie e-mailowe było nie tylko skuteczne, ale też pozbawione wad, na które można powołać się w sądzie pracy.

Forma wypowiedzenia umowy o pracę według Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 30 § 3 Kodeksu pracy oświadczenie pracodawcy i pracownika o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia powinno nastąpić na piśmie. Co ważne, to wcale nie oznacza, że jedna ze stron nie może złożyć wypowiedzenia drogą e-mailową. Owszem, ma taką możliwość, której prawo pracy nie zakazuje. Niemniej powinna dopilnować obowiązku wynikającego z Kodeksu cywilnego.

Od podpisu wypowiedzenia umowy o pracę wysłanego e-mailem zależy, czy będzie wadliwe, czy nie

Wydaje się, że wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem jest banalne.

Skoro Kodeks pracy wymaga formy pisemnej, wystarczy wypełnić wzór, wydrukować, podpisać i zeskanować, prawda? Niestety, nie. Takie wypowiedzenie będzie skuteczne, ale wadliwe.

To oznacza, że okres wypowiedzenia umowy o pracę zacznie swój bieg, np. 1-miesięczny, ale jeśli strona, która otrzyma wypowiedzenie, zwróci się do sądu pracy, oświadczenie może zostać uznane za wadliwe. Można tego uniknąć, opatrując wypowiedzenie umowy o pracę kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Podpis z certyfikatem kwalifikowanym jest traktowany jak podpis własnoręczny.

Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 24 sierpnia 2009 roku (sygn. akt I PK 58/09), treść oświadczenia woli w postaci elektronicznej można sporządzić w różny sposób, np. odręcznie, ale należy je opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Jeśli strona wypowiadająca umowę o pracę podpisze oświadczenie, ale potem je sfotografuje lub zeskanuje i wyśle e-mailem, to nie będziemy mieli do czynienia z oryginalnym podpisem własnoręcznym, tylko odtworzonym za pomocą np. skanera. W efekcie obowiązek złożenia oświadczenia na piśmie, o którym mowa w art. 30 § 3 k.p., nie zostaje spełniony. Takie wypowiedzenie wywołuje skutek prawny, ale można je zakwestionować w odwołaniu do sądu pracy. Pracownik, który otrzyma wadliwe wypowiedzenie, może albo zostać przywrócony do pracy, albo otrzymać odszkodowanie na podstawie art. 45 § 1 k.p.

Wypowiedzenie umowy o pracę na spotkaniu ze zdalnym pracownikiem

Jeżeli pracownik lub pracodawca składa wypowiedzenie umowy o pracę w godzinach pracy, może połączyć się z odbiorcą – albo przez telefon, albo przez wideokonferencję – i poinformować ustnie o wypowiedzeniu umowy, a chwilę później wysłać e-maila z oświadczeniem z podpisem kwalifikowanym. W treści wiadomości można napisać: „W związku z naszą rozmową w dniu XX.XX.XXXX o godz. XX:XX przesyłam wypowiedzenie…”. Uwaga – samo okazanie oryginalnego (papierowego) wypowiedzenia podczas wideokonferencji nie spełnia warunku z art. 30 § 3 Kodeksu pracy.

Nie musisz wdrażać pracy zdalnej w firmie, aby Twoi pracownicy mieli prawo do home office’u

Kodeks pracy umożliwia wszystkim pracownikom składanie wniosków o pracę zdalną okazjonalną, czyli 24 dni pracy z domu lub innego miejsca w ciągu roku kalendarzowego.

Sprawdź, na czym polega praca zdalna okazjonalna

E-mail z wypowiedzeniem wysłany poza godzinami pracy a początek biegu okresu wypowiedzenia umowy o pracę

Według art. 61 § 2 k.c. oświadczenie woli w formie elektronicznej uznaje się za złożone innej osobie z chwilą, gdy wprowadzono je do środka komunikacji elektronicznej tak, żeby druga strona mogła się zapoznać z treścią oświadczenia. Tłumacząc z prawniczego na nasze – wypowiedzenie umowy o pracę wysłane jako załącznik w e-mailu można uznać za skutecznie złożone w momencie, w którym odbiorca będzie mógł się zapoznać z jego treścią. Co ważne, udowodnienie, że wypowiedzenie wysłane drogą elektroniczną doszło do adresata, np. pracownika, w sposób, który umożliwił mu odczytanie wiadomości, leży po stronie nadawcy, np. pracodawcy.

Zwróć uwagę, że mówimy o „możliwości zapoznania się z oświadczeniem”, a nie o „zapoznaniu się z oświadczeniem”. Jaka jest różnica?

Jeśli przedsiębiorstwo jest czynne od 8:00 do 20:00 w dni robocze, to pracownik, który wyśle wypowiedzenie e-mailem o 21:00 w piątek, może uznać, że zostało skutecznie złożone najwcześniej o 8:00 w poniedziałek. Gdyby poniedziałek był dniem ustawowo wolnym od pracy, wypowiedzenie można by uznać za skutecznie złożone dopiero we wtorek.

Żądanie potwierdzenia wiadomości w e-mailu z wypowiedzeniem umowy o pracę

Warto, aby nadawca e-maila z wypowiedzeniem umowy o pracę ustawił żądanie potwierdzenia odczytania wiadomości przez odbiorcę. Dzięki tej funkcji adresatowi wyświetla się powiadomienie – np. w formie pop-upu w zależności od programu pocztowego – o tym, że nadawca oczekuje na potwierdzenie odczytania e-maila. Niestety, to rozwiązanie nie gwarantuje potwierdzenia dla nadawcy, ponieważ odbiorca może odrzucić tę opcję i tym samym odmówić wysyłki powiadomienia.

W uzasadnieniu wyroku Sądu Okręgowego z 27 października 2016 roku (sygn. akt VI Ga 312/16) możemy przeczytać, że należyta wykładnia art. 61 § 2 k.c. zakłada po pierwsze – rozróżnienie między złożeniem oświadczenia woli a otrzymaniem go, po drugie – możliwość zapoznania się z oświadczeniem przez adresata bez zbędnej zwłoki.

Sam fakt porozumiewania się stron drogą e-mailową nie oznacza, że mają całodobowo czuwać, czy dostają ważne wiadomości. Oświadczenie woli uznaje się za skutecznie złożone w momencie, w którym odbiorca powinien sprawdzić swoją skrzynkę, a nie w momencie wysłania.

Czy warto zwolnić pracownika z obowiązku świadczenia pracy?

Jeśli złożysz wypowiedzenie pracownikowi, możesz go zwolnić z obowiązku świadczenia pracy do końca okresu wypowiedzenia, chociażby ze względu na konieczność przekazania sprzętu służbowego nowo zatrudnionej osobie.

Sprawdź, czym skutkuje zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy

Czy wypowiedzenie umowy o pracę muszą podpisać obie strony?

Wypowiedzenie umowy o pracę to jednostronne oświadczenie woli, czyli takie, które nie wymaga zgody drugiej strony, aby było skuteczne. Tym samym odbiorca pisma nie musi go podpisywać – wystarczy czytelny podpis osoby, która składa wypowiedzenie.

Jeśli umowa rozwiązuje się na mocy porozumienia stron, czyli obustronnego oświadczenia woli, a strony wybiorą formę pisemną, to dokument musi zawierać oba podpisy – pracownika i pracodawcy. Warunki określone w porozumieniu, np. wcześniejszy termin rozwiązania umowy, muszą zaakceptować obie strony.

Czy można rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron e-mailem?

Tak, co więcej, możesz rozwiązać umowę o pracę na mocy porozumienia stron, komunikując się z pracodawcą lub pracownikiem nawet SMS-ami. Jak to możliwe? Otóż wspomniany art. 30 § 3 k.p., który narzuca formę pisemną oświadczenia o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia, nie dotyczy porozumienia stron. To oznacza, że można je zawrzeć nawet ustnie. Niemniej lepiej podsumować warunki porozumienia w formie pisemnej, np. w e-mailu. Dzięki temu obie strony dysponują dowodem w razie ewentualnego konfliktu. W tym przypadku kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest obligatoryjny. Nie trzeba nawet wydrukować porozumienia i podpisać go odręcznie, aby przesłać skan drugiej stronie.

Wyjątkiem jest tylko przypadek, w którym umowa o pracę stanowi, że można ją rozwiązać wyłącznie w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Wówczas porozumienie stron zawarte np. w treści e-maila czy ustnie nie będzie wystarczające.

Nie istnieje „wypowiedzenie umowy za porozumieniem stron”!

„Wypowiedzenie umowy za porozumieniem stron” to błędna konstrukcja. Wynika z połączenia wypowiedzenia (jednostronnego oświadczenia woli) i porozumienia (dwustronnego oświadczenia woli), które są odrębnie opisane w przepisach. Art. 30 § 1 pkt 1 k.p. podaje, że umowę o pracę można rozwiązać na mocy porozumienia stron, a art. 30 § 1 pkt 2 i 3 k.p. – przez oświadczenie jednej ze stron z zachowaniem okresu wypowiedzenia lub bez zachowania okresu wypowiedzenia. W drugim przypadku mamy do czynienia z rozwiązaniem umowy w trybie natychmiastowym, co może nastąpić zarówno z winy pracodawcy, jak i pracownika.

Jak przechowywać wypowiedzenie złożone e-mailem, jeśli pracodawca prowadzi dokumentację papierową?

Zgodnie z art. 94⁸ § 2 k.p. pracodawca może zmienić postać dokumentacji pracowniczej z elektronicznej na papierową. Wystarczy, że wydrukuje wypowiedzenie z e-maila i opatrzy oświadczenie podpisem (lub zrobi to osoba upoważniona przez pracodawcę), który potwierdzi zgodność wydruku z elektronicznym oryginałem. W takim przypadku nie trzeba przechowywać tego samego wypowiedzenia w wersji elektronicznej.

Niemniej ze stanowiska MRPiPS z 8 lutego 2019 roku wynika, że pracodawca może przechowywać dokumentację pracowniczą zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej, czyli w sposób mieszany. Czy to oznacza, że pracodawcy mogą np. prowadzić elektroniczne akta osobowe, ale papierową ewidencję czasu pracy, czy dokonywać rozłamu także w obrębie jednej dokumentacji, np. akt osobowych?

Takie elastyczne podejście do dokumentacji pracowniczej jest dopuszczalne zarówno przez resort, jak i przez GIP (Główny Inspektorat Pracy). Niemniej pamiętaj, że jeśli zdecydujesz się na przechowywanie części C akt osobowych w formie tradycyjnej, to nie gromadź wybranych wypowiedzeń w wersji elektronicznej, a innych – w wersji papierowej.

Teoretycznie akta osobowe niektórych pracowników mogą mieć formę papierową, a pozostałe – elektroniczną. Praktycznie – brak ujednoliconej dokumentacji zwiększa ryzyko błędów. Ponadto może spowalniać, a nawet utrudniać procesy kadrowo-płacowe, np. przygotowanie świadectw pracy, kiedy trzeba wyszukiwać informacje w różnych źródłach.

Czy umowę zlecenie można rozwiązać z dnia na dzień?

Tak, nawet jeśli strony umowy zlecenie ustaliły okres wypowiedzenia. Niestety, jeśli za nagłym rozwiązaniem umowy nie stoi ważny powód, strona, która ją zrywa, poniesie odpowiedzialność finansową.

Dowiedz się, jak wypowiedzieć umowę zlecenie, aby nie narazić się na karę