Jak wyliczyć wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy?

Aby obliczyć wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, musisz przeanalizować, z jakich elementów składa się wynagrodzenie Twojego pracownika. Niektóre składniki są stałe, czyli wypłacane bezwzględnie co miesiąc, a niektóre – zmienne, czyli wypłacane po spełnieniu pewnych warunków. Musisz zwrócić uwagę również na terminy wypłat czy nieobecności urlopowicza we wcześniejszych miesiącach. Sprawdź, jak krok po kroku obliczyć wynagrodzenie pracownika na urlopie.

1. Stałe i zmienne składniki w wynagrodzeniu urlopowym
2. Składniki wynagrodzenia, które nie wchodzą do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop
3. Premia regulaminowa i uznaniowa w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego
4. Jak określić podstawę wymiaru wynagrodzenia za urlop?
   1. Krok 1, opcja 1 – podlicz zmienne składniki wynagrodzenia z 3 miesięcy
   2. Krok 1, opcja 2 – podlicz zmienne składniki wynagrodzenia z maksymalnie 12 miesięcy
   3. Krok 1, opcja 3 – nieobecność pracownika a podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego
   4. Krok 1, opcja 4 – krótki okres zatrudnienia a wynagrodzenie urlopowe
   5. Krok 2 – oblicz wynagrodzenie za godzinę pracy
   6. Krok 3 – oblicz wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy
5. Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop na przełomie miesięcy?
6. Jak obliczyć wynagrodzenie urlopowe, kiedy pracodawca zmodyfikuje zmienne składniki wynagrodzenia?
7. Dodatkowe pytania o wynagrodzenie urlopowe
   1. Kilka umów z tym samym pracodawcą a wynagrodzenie urlopowe
   2. Wynagrodzenie za urlop w pierwszym miesiącu pracy
   3. Termin wypłaty wynagrodzenia urlopowego

Stałe i zmienne składniki w wynagrodzeniu urlopowym

Wynagrodzenie za pracę składa się ze stałych i zmiennych składników. Stałe składniki pensji to np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek funkcyjny i dodatek stażowy. Wynoszą tyle samo w każdym miesiącu, co maksymalnie upraszcza obliczanie wynagrodzenia urlopowego. Pracownik otrzyma taką samą wypłatę – niezależnie od liczby dni urlopu wypoczynkowego.

Przykład nr 1

Honorata zarabia 7510 zł brutto. Pracowniczka nie otrzymuje żadnych dodatków. Jeśli uda się na urlop wypoczynkowy od 1 do 14 maja 2023 roku, dostanie taką samą wypłatę – pomimo 2-tygodniowej nieobecności. Gdyby pracodawca Honoraty korzystał z usług płacowych w TribePerk, pracowniczka zgłosiłaby urlop na intuicyjnej platformie kadrowo-płacowej online.

Kiedy przełożony zaakceptowałby urlop wypoczynkowy Honoraty, dni wolne pojawiłyby się we wspólnym kalendarzu nieobecności. Te dane zostałyby automatycznie uwzględnione w module płacowym, który ułatwia i przyspiesza naliczanie wynagrodzeń.

Przykład nr 2

Honorata wybiera się na kolejny urlop wypoczynkowy od 14 do 18 sierpnia 2023 roku. Pracodawca przyznał jej ok. 10% podwyżki, dzięki której pracowniczka będzie zarabiać 8300 zł brutto od sierpnia. Wynagrodzenie urlopowe Honoraty powinno bazować na pensji po podwyżce, mimo że zostanie wypłacona do 10 września. Stałe składniki wynagrodzenia uwzględnia się w stawce należnej w miesiącu wykorzystywania urlopu.

Jeśli pracownik otrzymuje nie tylko stałe składniki wynagrodzenia, ale także zmienne za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, np.

• wynagrodzenie za dobowe i średniotygodniowe nadgodziny,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach nocnych,
• wynagrodzenie za pracę w godzinach ponadwymiarowych (w przypadku niepełnoetatowców), 
• prowizje,
• premie regulaminowe wypłacane za miesiące, w których pracownik spełnia kryteria określone w przepisach wewnątrzzakładowych.

pracodawca musi obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego.

Jakie składniki wynagrodzenia nie wchodzą w skład podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

Zgodnie z § 6 rozporządzenia urlopowego podstawa wymiaru wynagrodzenia urlopowego nie uwzględnia:

1. jednorazowych lub niepowtarzających się wypłat za spełnienie określonego zadania lub za określone osiągnięcie,
2. wynagrodzenia za czas gotowości do pracy i przestoju, który nie powstał wskutek winy pracownika,
3. nagród jubileuszowych,
4. wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy i innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy,
5. ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy,
6. dodatkowego wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego,
7. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia wskutek choroby zakaźnej,
8. kwoty wyrównania do wynagrodzenia za pracę do wysokości minimalnej płacy,
9. nagród z zakładowego funduszu nagród, dodatkowego wynagrodzenia rocznego, należności z tytułu udziału w zysku bądź nadwyżce bilansowej,
10. odpraw pieniężnych, emerytalnych, rentowych,
11. wynagrodzenia i odszkodowania za rozwiązanie stosunku pracy.

Ponadto zmienne składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, np. za kwartał, pół roku lub rok, nie wchodzą do podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop. Pomija się także wynagrodzenie z dodatkiem za średniotygodniowe nadgodziny, jeśli pracownika obowiązuje okres rozliczeniowy dłuższy niż 1 miesiąc.

Czy premia wchodzi w skład podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

To zależy, czy pracownik otrzymał premię uznaniową, czy premię regulaminową.

• Premia uznaniowa, która de facto jest nagrodą, nie ma charakteru roszczeniowego. Sąd Najwyższy w wyroku z 20 lipca 2000 roku (sygn. akt I PKN 17/00) orzekł, że premia uznaniowa nie jest składnikiem wynagrodzenia za pracę i co za tym idzie – nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego.
• Premia regulaminowa jest przyznawana pracownikowi, który spełnił warunki określone w przepisach wewnątrzzakładowych. Sąd Najwyższy w wyroku z 22 września 2000 roku (sygn. akt I PKN 33/00) podkreślił, że premia, która jest wypłacana co pewien czas, jest świadczeniem periodycznym, więc nie wyklucza się jej z podstawy wymiaru wynagrodzenia za urlop według § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego. W uzasadnieniu możemy przeczytać, że analizowana premia była zbliżona do prowizji, którą bierze się pod uwagę w obliczaniu wynagrodzenia za urlop. SN podkreślił, że świadczenie periodyczne można wypłacać za okresy o różnej długości. To nie zaprzecza powtarzalności premii.

👉 Jeśli pracodawca przyznał pracownikowi premię przed urlopem bezpłatnym, musi ją wypłacić w tym okresie, nawet jeśli nie ponosi innych kosztów zatrudnienia.

Jak obliczyć podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego?

Teoretycznie – wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy można obliczyć w zaledwie 3 krokach.

W praktyce okazuje się, że ustalenie okresu, za który trzeba zsumować wypłacone zmienne składniki wynagrodzenia, zależy od kilku okoliczności. Dlatego wyróżniamy aż 4 warianty w 1. kroku.

Kiedy ustalisz podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego za okres właściwy dla danego pracownika, wystarczy:

• podliczyć godziny przepracowane w przyjętym okresie,
• podzielić podstawę wynagrodzenia urlopowego przez tę liczbę godzin,
• pomnożyć otrzymaną stawkę godzinową przez liczbę godzin urlopu.

Krok 1, wariant 1 – zsumuj zmienne składniki wynagrodzenia za 3 miesiące

Zmienne składniki wynagrodzenia, które przysługują za okresy nie dłuższe niż 1 miesiąc, uwzględnia się w łącznej wysokości wypłaconej (!) pracownikowi w ciągu 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład

Plan urlopów przewiduje, że pracownik uda się na 14-dniowy urlop w sierpniu. Które miesiące trzeba przeanalizować pod kątem zmiennych składników wynagrodzenia?

1. Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 10. dnia kolejnego miesiąca, czyli z tzw. przesunięciem, to oznacza, że weźmiesz pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia za kwiecień, maj i czerwiec, wypłacane (!) odpowiednio do 10 maja, 10 czerwca i 10 lipca. Aby obliczyć wynagrodzenie za godzinę w następnym etapie, musisz wziąć pod uwagę godziny przepracowane w kwietniu, maju i czerwcu, nie w maju, czerwcu i lipcu.
2. Jeśli pracownik otrzymuje wynagrodzenie do 30. dnia tego samego miesiąca, czyli bez przesunięcia, to oznacza, że weźmiesz pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia za maj, czerwiec i lipiec, wypłacone (!) odpowiednio do 30 maja, 30 czerwca i 30 lipca. Obliczając wynagrodzenie godzinowe w kolejnym etapie, weźmiesz pod uwagę godziny przepracowane w maju, czerwcu i lipcu.

Krok 1, wariant 2 – zsumuj zmienne składniki wynagrodzenia za maksymalnie 12 miesięcy

Wysokość zmiennych składników wynagrodzenia może się znacząco wahać, np. kiedy pracownik nie przepracuje ani 1 nadgodziny, a w kolejnym miesiącu otrzyma wysoką premię regulaminową. W tej sytuacji można wziąć pod uwagę łączną wysokość zmiennych składników, którą pracownik otrzymał w ciągu nie więcej niż 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu.

Przykład

Załóżmy, że pracownik wyrusza na urlop na narty w styczniu 2023 roku. Jeśli zmienne składniki wynagrodzenia za październik, listopad i grudzień 2022 roku diametralnie się różnią, możesz wziąć pod uwagę okres aż od stycznia do grudnia 2022 roku.

Krok 1, wariant 3 – zsumuj zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w najbliższych miesiącach

Co zrobić, jeśli pracownikowi nie przysługiwało wynagrodzenie zmienne przez:

• cały okres przyjęty do ustalenia podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego,
• krótszy okres, ale obejmujący pełny miesiąc kalendarzowy lub pełne miesiące kalendarzowe?

Według § 11 ust. 1 rozporządzenia urlopowego uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi przysługiwały zmienne składniki wynagrodzenia.

Co ważne:

• przepisy nie określają, jak daleko można się cofnąć w poszukiwaniu zmiennego wynagrodzenia,
• omija się miesiące, w których pracownik nie przepracował ani jednego dnia, np. wskutek choroby czy urlopu. Brak zmiennych składników wynagrodzenia przez brak nadgodzin czy niespełnienie kryteriów uprawniających do otrzymania premii regulaminowej nie oznacza, że należy pominąć taki miesiąc.

Przykład

Załóżmy, że pracownik wykorzystał 5 dni urlopu w grudniu 2022 roku.

Pracodawca powinien ująć zmienne składniki wypłacone do 10 września, 10 października i do 10 listopada, czyli należne za okres od sierpnia do października. Niestety, od 1 do 31 października pracownik chorował, za co otrzymał wynagrodzenie chorobowe (wcześniej nie wykorzystał ani jednego dnia L4). Nie otrzymał zmiennych składników za ten miesiąc w listopadzie, więc pracodawca powinien cofnąć się o 1 miesiąc i uwzględnić w obliczeniach zmienne wynagrodzenie wypłacone w sierpniu, czyli za lipiec.

Gdyby pracownik otrzymywał wynagrodzenie do ostatniego dnia miesiąca, za które przysługuje, pracodawca uwzględniłby w obliczeniach zmienne składniki wypłacone do 31 sierpnia, 30 września i 30 listopada – należne za sierpień, wrzesień i listopad.

Krok 1, wariant 4 – zsumuj zmienne składniki wynagrodzenia za okres przepracowany przez pracownika zatrudnionego krócej niż 3 lub 12 miesięcy

Jeśli nowo pracownik chciałby wykorzystać chociaż 1 dzień urlopu w początkowym okresie zatrudnienia, trzeba wziąć pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia za okres faktycznie przepracowany, np. 2 miesiące kalendarzowe poprzedzające miesiąc wystąpienia urlopu.

Krok 2 – oblicz stawkę za godzinę pracy

Kiedy znasz już podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, musisz ją podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie przyjętym do obliczeń. Chodzi o liczbę godzin, w których pracownik wykonywał pracę, a nie wynikających z wymiaru czasu pracy w danym miesiącu.

Przykład

Pełnoetatowiec powinien przepracować 176 godzin we wrześniu 2022 roku. Załóżmy, że był nieobecny przez kilka dni z powodu choroby, ale pracował również w godzinach nadliczbowych. W tej sytuacji pracodawca powinien:

• odjąć przechorowane godziny od 176 godzin,
• dodać godziny nadliczbowe (jeśli obowiązuje 1-miesięczny okres rozliczeniowy).

Krok 3 – oblicz wynagrodzenie urlopowe

Otrzymaną kwotę (stawkę za 1 godzinę pracy) pomnóż przez liczbę godzin, które pracownik przepracowałby zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby nie korzystał z urlopu.

Przykład

Monika wzięła urlop wypoczynkowy od 19 do 23 grudnia 2022 roku. Jej wynagrodzenie zasadnicze, wypłacane do 10. dnia miesiąca kalendarzowego po miesiącu, za które przysługuje, wynosi 6000 zł brutto. Oprócz niego Monika otrzymała:

• premię regulaminową – po 500 zł brutto wypłacone we wrześniu, październiku i listopadzie,
• wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny – po 800 zł brutto wypłacone we wrześniu, październiku i listopadzie.

500 zł × 3 + 800 zł × 3 = 3900 zł 

176 godzin (sierpień) + 176 godzin (wrzesień) + 168 godzin (październik) = 520 godzin

8 godzin (nadgodziny sierpniowe) + 10 godzin (nadgodziny wrześniowe) + 9 godzin (nadgodziny październikowe) = 27 godzin

504 + 27 godzin = 547 godzin

3900 zł : 547 godzin = 7,13 zł

5 dni urlopu wypoczynkowego w grudniu × 8 godzin = 40 godzin

40 godzin × 7,13 zł = 285,20 zł 

6000 zł + 800 zł + 285,20 zł = 6285,20 zł

Monika powinna otrzymać 7085,20 zł brutto za grudzień i 500 zł premii regulaminowej, jeśli spełni kryteria określone w przepisach wewnątrzzakładowych.

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop na przełomie miesięcy?

Jeśli pracownik będzie wykorzystywał urlop na przełomie miesięcy, nie trzeba ustalać podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego aż dwukrotnie. W tym przypadku bierze się pod uwagę miesiące poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu, nawet jeśli jego pierwszy dzień wypadłby np. 30 czerwca 2023 roku.

Przykład

Ewa ma zaplanowany urlop od 30 czerwca 2023 roku do 12 lipca 2023 roku. Urlop zaczyna się w czerwcu, więc pracodawca Ewy powinien określić jej wynagrodzenie urlopowe, biorąc pod uwagę zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w marcu, kwietniu i maju. Obliczona stawka godzinowa będzie wspólna dla 1 dnia urlopu w czerwcu i 8 dni urlopu we wrześniu.

Co kluczowe, urlop na przełomie miesiąca powinien być kontynuowany bez ani jednego dnia przerwy bądź z przerwą wypadającą dni wolne dla pracownika (np. sobotę, niedzielę, święta). Gdyby Ewa wzięła wolne 30 czerwca i dopiero od 4 lipca do 12 lipca 2023 roku, pracodawca musiałby ustalić oddzielne podstawy wynagrodzenia urlopowego dla tych okresów, bo Ewa przepracowałaby 1 lipca (piątek).

Jak obliczyć wynagrodzenie za urlop, kiedy zmienią się zmienne składniki wynagrodzenia?

Zmienne składniki wynagrodzenia za okres, na podstawie którego ustala się podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, mogą się zmienić, np. zmaleć lub wzrosnąć, zanim pracownik rozpocznie urlop lub w miesiącu wykorzystywania urlopu. Ewentualnie pracodawca może zrezygnować z przyznawania składnika, dodać nowy składnik lub zastąpić dotychczasowy składnik innym. Do tych przypadków odnosi się § 10 rozporządzenia urlopowego, które nakazuje ponowne ustalenie podstawy wymiaru – z uwzględnieniem tych modyfikacji.

Przykład

Grzegorz wziął od urlop od 14 do 18 listopada 2022 roku. W tym samym miesiącu pracodawca przyznał Grzegorzowi podwyżkę. To oznacza, że ustalając podstawę wynagrodzenia za urlop, należy przeliczyć składniki zmienne wypłacone w sierpniu, we wrześniu oraz w październiku, na które wpływa zmiana wynagrodzenia zasadniczego, np. wynagrodzenie za nadgodziny. Nie ma znaczenia, że były obliczane na podstawie wcześniej obowiązującej pensji. Grzegorz nie może być stratny, dlatego trzeba je przeliczyć z uwzględnieniem nowego wynagrodzenia.

Dodatkowe pytania o podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego