Jak ustalić wynagrodzenie za część miesiąca? Zobacz, jak rodzaj nieobecności pracownika wpływa na obliczenia

Jeśli Twój pracownik będzie nieobecny, musisz obliczyć wynagrodzenie, które przysługuje mu za przepracowaną część miesiąca, nawet kiedy opuści tylko 1 dzień pracy. Na sposób obliczeń wpływa rodzaj nieobecności, np. choroba lub urlop. Zobacz, którą metodę zastosować, kiedy pracownik nie będzie pracować z różnych przyczyn w ciągu miesiąca, przerwie okres wyczekiwania lub przepracuje wymaganą liczbę godzin, zanim zachoruje.

1. Jak obliczyć wynagrodzenie za przepracowane dni, kiedy pracownik chorował?
2. Jak obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca, w którym pracownik był nieobecny z przyczyn innych niż choroba?
   1. Nieobecność wskutek urlopu bezpłatnego
   2. Nieobecność wskutek rozwiązania umowy o pracę w trakcie miesiąca
   3. Zatrudnienie w trakcie miesiąca
3. Jak obliczyć wynagrodzenie dla pracownika, który chorował i był nieobecny z innych przyczyn?
   1. Nieobecność wskutek choroby i urlopu okolicznościowego
   2. Nieobecność wskutek choroby i różnych urlopów
4. Jak obliczyć wynagrodzenie za 1 dzień pracy?
5. Jak obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca dla chorego pracownika, któremu nie przysługuje świadczenie chorobowe?
6. Jak obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca dla pracownika w systemie równoważnego czasu pracy?

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, w którym pracownik był nieobecny wskutek choroby

Jeśli chcesz obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca dla pracownika, który:

• otrzymuje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej,
• był niezdolny do pracy wskutek choroby,
• otrzymywał świadczenie chorobowe opisane w art. 92 Kodeksu pracy,

musisz kierować się § 11 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (Dz.U. 2017 poz. 927).

1. Podziel miesięczną stawkę wynagrodzenia przez 30. Nie ma znaczenia, czy miesiąc, w którym pracownik chorował, ma 28, 29, 30 czy 31 dni.
2. Otrzymaną kwotę pomnóż przez liczbę dni wpisanych w zwolnieniu lekarskim.
3. Pomniejsz wynagrodzenie za cały miesiąc, odejmując od niego obliczoną kwotę za okres choroby.

Zgodnie z § 11 ust. 2 rozporządzenia tak samo oblicza się wynagrodzenie za część miesiąca dla pracownika, któremu za okres nieobecności należy się zasiłek przewidziany w:

• przepisach o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa,
• przepisach o ubezpieczeniu społecznym z tytułu wypadków przy pracy i chorób zawodowych.

Do tych świadczeń zalicza się np.:

• zasiłek chorobowy,
• zasiłek opiekuńczy,
• zasiłek wyrównawczy,
• zasiłek macierzyński,
• świadczenie rehabilitacyjne.

Przykład

Malwina zarabia 8000 zł brutto. Przebywała na zwolnieniu lekarskim od 16 do 25 maja 2022 roku z powodu choroby. Pracowniczce należy się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (od 1 do 15 maja i od 26 do 31 maja, czyli 21 dni) oraz świadczenie chorobowe (od 16 do 25 maja, czyli 10 dni).

8000 zł : 30 = 266,67 zł

266,67 zł × 10 = 2666,70 zł

8000 zł – 2666,70 zł = 5333,30 zł

Malwina otrzyma 5333,30 zł brutto za przepracowaną część miesiąca i świadczenie chorobowe.

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk przyspiesza i ułatwia naliczanie wynagrodzeń za okresy, w których pracownicy chorują. System pobiera informacje o zwolnieniach lekarskich z PUE ZUS i uwzględnia L4 w module płacowym. Listy płac generuje się kilkoma kliknięciami – bez żmudnego przepisywania danych z różnych źródeł.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, w których pracownik był nieobecny z innych przyczyn niż choroba

Aby obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca dla pracownika, który:

• dostaje wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej,
• był niezdolny do pracy wskutek innych przyczyn niż choroba, np. urlopu bezpłatnego, urlopu okolicznościowego, urlopu wypoczynkowego czy nieusprawiedliwionej nieobecności,

postępuj zgodnie z § 12 ust. 1 rozporządzenia w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (Dz.U. 2017 poz. 927).

1. Podziel miesięczną stawkę wynagrodzenia przez liczbę godzin do przepracowania w miesiącu, w którym pracownik był nieobecny.
2. Pomnóż otrzymaną kwotę przez liczbę godzin nieobecności pracownika.
3. Odejmij wynik od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc.

Według § 12 ust. 2 rozporządzenia identycznie oblicza się wynagrodzenie za część miesiąca w przypadku, w którym okres zatrudnienia rozpoczął lub zakończył się w trakcie miesiąca.

Przykład nr 1 – urlop bezpłatny

Dominik, który pracuje na pełny etat i zarabia 7500 zł brutto, skorzystał z 3 dni urlopu bezpłatnego w grudniu 2022 roku. Wymiar czasu pracy w tym miesiącu wyniósł 168 godzin.

7500 : 168 = 44,64 zł

3 dni × 8 godzin = 24 godziny

44,64 zł × 24 godziny = 1071,36 zł

7500 zł – 1071,36 zł = 6428,64 zł

Dominikowi należy się 6428,64 zł brutto za przepracowaną część miesiąca.

Przykład nr 2 – rozwiązanie umowy o pracę w trakcie miesiąca

Dzięki rozwiązaniu umowy o pracę za porozumieniem stron Marianna ustaliła z pracodawcą, że ostatni dzień zatrudnienia wypadnie 24 marca 2023 roku (piątek). To oznacza, że Mariannie będzie należało się wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca (od 1 do 23 marca). Pracowniczka zarabia 8000 zł brutto na pełnym etacie, a wymiar czasu pracy w marcu 2023 roku to 184 godziny. Nie będzie pracować od 27 do 31 marca, co daje 5 dni roboczych (od poniedziałku do piątku).

8000 zł : 184 = 43,38 zł

5 dni × 8 godzin = 40 godzin

43,48 zł × 40 godzin = 1739,20 zł

8000 zł – 1739,20 zł = 6260,80 zł

Marianna otrzyma 6260,80 zł za przepracowaną część miesiąca.

Przykład nr 3 – zatrudnienie w trakcie miesiąca

Zuzanna, zatrudniona na miejsce Marianny, zaczyna pracę w poniedziałek, 27 marca 2023 roku. To oznacza, że pracodawca musi obliczyć wynagrodzenie za część miesiąca – w tym przypadku to 5 dni roboczych.

8000 zł : 184 = 43,38 zł

5 dni × 8 godzin = 40 godzin

43,48 zł × 40 godzin = 1739,20 zł

Przy tej samej stawce miesięcznej Zuzanna otrzyma 1739,20 zł brutto za pracę w marcu.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, w którym pracownik był nieobecny z powodu choroby oraz innych przyczyn

Jeśli pracownik był niezdolny do pracy z powodu choroby, a pozostałe nieobecności wynikały z innych przyczyn, musisz wziąć pod uwagę zarówno § 11 ust. 1, jak i § 12 ust. 1 rozporządzenia. Kwoty, które obniżają wynagrodzenie, oblicza się zgodnie z przepisami dotyczącymi danej nieobecności.

Przykład nr 1 – choroba i urlop okolicznościowy

Hanna chorowała od 14 do 18 listopada 2022 roku. 30 listopada wzięła urlop okolicznościowy. Pracowniczka zarabia 9000 zł brutto na pełny etat. Wymiar czasu pracy w listopadzie 2022 roku to 160 godzin.

1. Aby sprawdzić, jaką kwotę należy odjąć od 9000 zł brutto za okres L4, musisz podzielić tę kwotę przez 30 dni, co da 300 zł za 1 dzień. Następnie mnożysz ją przez 5 dni, co daje 1500 zł za okres zwolnienia lekarskiego.
2. Aby obliczyć, jaka kwota „przepada” za urlop okolicznościowy, podziel wynagrodzenie Hanny przez liczbę godzin do przepracowania w listopadzie. To daje 56,25 zł za godzinę i 450 zł za 1 dzień pracy (8 godzin).
3. Dodaj obie kwoty i pomniejsz wynagrodzenie o uzyskaną sumę (1950 zł). Hanna powinna otrzymać 7050 zł brutto za przepracowaną część miesiąca. Oczywiście urlop okolicznościowy jest płatny i wynagrodzenie za 30 listopada należy obliczyć zgodnie z przepisami.

Przykład nr 2 – choroba, urlop ojcowski i urlop na żądanie

Kornel otrzymywał przebywał na L4 od 3 do 9 października 2022 roku. Za ten okres należy mu się wynagrodzenie chorobowe. Od 24 do 30 października przebywał na urlopie ojcowskim, za który przysługuje mu zasiłek macierzyński. 31 października wziął urlop na żądanie. Ile zarobi Kornel poza świadczeniami przysługującymi za wymienione okresy, skoro jego wynagrodzenie zasadnicze wynosi 6500 zł brutto?

6500 zł : 30 = 216,67 zł

7 dni zwolnienia lekarskiego + 7 dni urlopu ojcowskiego = 14 dni nieobecności

14 dni × 216,67 zł = 3033,48 zł

6500 zł – 3033,48 zł = 3466,62 zł

6500 zł : 168 = 38,69 zł za godzinę pracy w październiku 2022 roku

8 godzin (urlop na żądanie) × 38,69 zł = 309,52 zł

3466,62 zł – 309,52 zł = 3157,10 zł

Kornelowi należy się 3157,10 zł brutto za przepracowaną część miesiąca. Wynagrodzenie za dzień wolny na żądanie oblicza się jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy.

Jak obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, jeśli pracownik był obecny tylko 1 dzień?

Załóżmy, że pracownik pracował tylko 31 października 2022 roku, a przez resztę miesiąca chorował. Gdybyśmy chcieli obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, czyli tylko 1 dzień, zgodnie z § 11 ust. 1 rozporządzenia, okazałoby się, że… pracownikowi nie należy się zapłata za 31 października. Przyjmijmy, że stałe miesięczne wynagrodzenie wynosi 5000 zł brutto.

5000 zł – [(5000 zł : 30) × 30] = 0 zł

Ze stanowiska Głównego Inspektoratu Pracy w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia za 1 dzień wykonywania pracy (GPP-87-4560-64/09/PE/RP) wynika, że takie działanie zaprzeczałoby art. 80 k.p., według którego za pracę wykonaną należy się wynagrodzenie. Zdaniem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej (pismo z 3 grudnia 2009 r.) należy:

• podzielić miesięczną stawkę wynagrodzenia w stałej wysokości przez liczbę godzin przypadających do przepracowania w miesiącu,
• pomnożyć wynagrodzenie za godzinę pracy przez liczbę godzin przepracowanych.

Pracownik powinien przepracować 168 godzin w październiku 2022 roku.

5000 zł : 168 godzin = 29,76 zł

29,76 zł × 8 godzin = 238,08 zł

Pracownikowi należy się świadczenie chorobowe i 238,08 zł brutto za 1 przepracowany dzień w październiku. Kto płaci za L4? Jeśli pracownik wykorzystał tylko te 30 dni zwolnienia lekarskiego w 2022 roku, powinien otrzymać wynagrodzenie chorobowe od pracodawcy. Od 34. dnia nieobecności wskutek choroby należałby się zasiłek finansowany przez Fundusz Ubezpieczeń Społecznych.

Jak obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca, jeśli pracownik chorował, ale nie przysługiwało mu świadczenie chorobowe ze względu na okres wyczekiwania?

Co do zasady, pracownik zyskuje prawo do świadczenia chorobowego po okresie wyczekiwania, czyli 30 dniach ubezpieczenia chorobowego – bez żadnej przerwy. Istnieją przypadki, w których okres wyczekiwania nie obowiązuje lub wlicza się do niego poprzednie okresy ubezpieczenia, ale na potrzeby tego przypadku załóżmy, że pracownik przechorował część miesiąca, zanim nabył prawo do świadczenia. W tej sytuacji nie można zastosować ani § 11, ani § 12 rozporządzenia.

W artykule „Nietypowe sytuacje. Wynagrodzenie za pracę w stawce miesięcznej” w „Inspektorze Pracy” nr 12 (454) z 2020 roku możemy przeczytać, że według pisma Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 lipca 2017 roku w tym przypadku należy:

• podzielić wynagrodzenie określone stawką miesięczną w stałej wysokości przez liczbę godzin do przepracowania w danym miesiącu,
• pomnożyć wynagrodzenie za 1 godzinę pracy przez liczbę godzin przepracowanych przez pracownika.

Przykład

Martyna zaczęła pracę 1 sierpnia 2022 roku. Niestety, zanim upłynął okres wyczekiwania, pracowniczka zachorowała. L4 obejmowało okres od 8 do 16 sierpnia. Martyna powinna przepracować 176 godzin, za co otrzymałaby 7000 zł brutto, ale przechorowała 6 dni roboczych, czyli 48 godzin pracy (15 sierpnia to dzień ustawowo wolny od pracy), za które nie przysługuje jej świadczenie chorobowe.

7000 zł : 176 godzin = 39,77 zł

176 godzin – 48 godzin = 128 godzin

39,77 zł × 128 godzin = 5090,56 zł

Martynie należy się 5090,56 zł brutto za przepracowaną część sierpnia.

Wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca a nieobecność chorobowa pracownika w systemie równoważnego czasu pracy

System równoważnego czasu pracy pozwala na wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12 godzin. „Nadmiar” jest zwracany albo w dniach wolnych, albo w krótszych dniach pracy. To oznacza, że pracownik może przepracować cały wymiar czasu pracy w miesiącu, zanim zachoruje i uda się na L4. W tym przypadku pracownikowi należy się pełne miesięczne wynagrodzenie – niezależnie od nieobecności dowolnego rodzaju.

Przykład

Marek musiał przepracować 176 godzin we wrześniu 2022 roku. Dzięki systemowi równoważnego czasu pracy Marek pracował po 10 godzin przez 14 dni roboczych i po 12 godzin przez 3 dni robocze. W efekcie przepracował 176 godzin w krótszym okresie – w 17 dni roboczych zamiast 22. Gdyby Marek zachorował i udał się na L4 od 26 do 30 września, otrzymałby pełne wynagrodzenie za ten miesiąc, ponieważ przepracował wcześniej cały wymiar czasu pracy.