Na czym polega wynagrodzenie ryczałtowe? Sprawdź, jak stosować ryczałt za nadgodziny i pracę w nocy

Wynagrodzenie ryczałtowe pozwala na uproszczone rozliczanie się za m.in. pracę w godzinach nadliczbowych i nocnych. Ryczałt stosują także zleceniodawcy i zamawiający dzieła, którzy podpisują umowy cywilnoprawne z wykonawcami. O czym musisz pamiętać, ustalając wynagrodzenie ryczałtowe w umowie o pracę, umowie zleceniu i umowie o dzieło? Dowiedz się, na jakie ważne szczegóły zwracają uwagę orzeczenia sądowe.

1. Wynagrodzenie ryczałtowe a wynagrodzenie zasadnicze w umowie o pracę
2. Rodzaje ryczałtu dla pracowników
3. Wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych
   1. Jak obliczyć wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny?
   2. Jak obliczyć wynagrodzenie ryczałtowe, kiedy pracownik przepracuje mniej lub więcej nadgodzin?
   3. Jak limit nadgodzin wpływa na ryczałt?
   4. Czy można wypłacać ryczałt za nadgodziny pracownikowi, który pracuje hybrydowo?
   5. Ryczałt za nadgodziny a ewidencja czasu pracy
4. Wynagrodzenie ryczałtowe w Kodeksie cywilnym
5. Dodatkowe pytania o wynagrodzenie ryczałtowe
   1. Czy wysokość ryczałtu musi być taka sama w każdy miesiącu?
   2. Czy ryczałt zalicza się do podstawy chorobowej lub urlopowej?

Wynagrodzenie ryczałtowe w umowie o pracę

Wynagrodzenie ryczałtowe może podwyższać wynagrodzenie zasadnicze w stawce miesięcznej lub godzinowej, które wpisano do umowy o pracę. Uwaga – ryczałt nie może zastąpić płacy zasadniczej. Jest tylko jej uzupełnieniem – i na dodatek szacunkowym. Pracodawca określa kwotę zbliżoną do wynagrodzenia, które miałoby zrekompensować pracownikowi np. nadgodziny czy wydatki poniesione w celach służbowych.

W orzeczeniu Sądu Najwyższego (sygn. akt I PKN 707/99) możemy przeczytać, że wynagrodzenie nazwane „ryczałtowym” w umowie o pracę i przysługujące za miesiąc pracy traktuje się jako wynagrodzenie w stawce miesięcznej.

Rodzaje ryczałtu dla pracowników

Ryczałt dzieli się na:

1. płacowy (wynagrodzeniowy) – zastępuje wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w godzinach nadliczbowych lub nocnych,
2. rekompensacyjny – pokrywa wydatki, które ponoszą pracownicy, załatwiając sprawy związane z pracą, np. podczas delegacji lub używając samochodu niebędącego własnością pracodawcy do celów służbowych. Ryczałt ułatwia rozliczanie podróży służbowych, pokrywając m.in. koszt noclegów, dojazdów komunikacją miejską oraz innymi środkami transportu publicznego. Wydatki objęte ryczałtem nie wymagają dokumentowania.

Oczywiście pracodawcy mogą stosować inne ryczałty rekompensacyjne, których nie przewiduje prawo pracy.

Wynagrodzenie ryczałtowe za pracę w godzinach nadliczbowych

Art. 151¹ § 4 Kodeksu pracy stanowi, że pracownicy, którzy stale pracują poza zakładem pracy, mogą otrzymywać ryczałt za nadgodziny – zamiast wynagrodzenia z dodatkiem. Wysokość ryczałtu musi odpowiadać przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych i nie może okazać się niższa od wynagrodzenia z dodatkiem obliczonego według przepisów, ponieważ wtedy pracownik byłby poszkodowany. Analogicznie ustala się ryczałt za pracę w nocy (art. 151⁸ § 2 k.p).

Stawki można określić np. w regulaminie wynagradzania lub umowach o pracę. Pracodawca ustala, czy ryczałt jest jednakowy dla wszystkich pracowników, czy różni się w zależności od stanowisk. Ponadto warto pamiętać, aby zaktualizować ryczałt, kiedy pracownik otrzyma podwyżkę.

Jak obliczyć wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny?

Pracodawca założył, że pracownicy mogą przepracować nie więcej niż 12 godzin nadliczbowych w dni robocze w miesiącu. Z wymiaru czasu pracy wynika, że trzeba przepracować od 152 godzin do 184 godzin w jednomiesięcznym okresie rozliczeniowym. Załóżmy, że pracownicy zarabiają 6000 zł brutto, co jest podstawą do obliczenia wynagrodzenia z dodatkiem za nadgodziny.

6000 zł : 184 godziny (wymiar czasu pracy w marcu 2023 roku) = 32,61 zł

32,61 zł × 12 = 391,32 zł („normalne” wynagrodzenie za nadgodziny)

32,61 zł × 50% = 16,31 zł (wartość dodatku za nadgodziny)

16,31 zł × 12 = 195,72 zł

195,72 zł + 391,32 zł = 587,04 zł

Ile wynosi wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny w kwietniu 2023 roku, w którym trzeba przepracować 152 godziny?

6000 zł : 152 godziny (wymiar czasu pracy w kwietniu 2023 roku) = 39,48 zł

39,48 zł × 12 = 473,76 zł („normalne” wynagrodzenie za nadgodziny)

39,48 zł × 50% =  19,74 zł (wartość dodatku za nadgodziny)

19,74 zł × 12 = 236,88 zł

236,88 zł + 473,76 zł = 710,64 zł

Jeśli pracodawca ustaliłby ryczałt w wysokości 600 zł brutto, musiałby go wyrównywać w miesiącach, w których pracownikom przysługiwałoby wyższe ustawowe wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny, oczywiście jeśli przepracowaliby założoną liczbę nadgodzin.

Obsługa kadr i płac w TribePerk obejmuje m.in. ustalanie comiesięcznych wynagrodzeń ryczałtowych dla pracowników raportujących pracę w godzinach nadliczbowych lub godzinach nocnych. Ustalamy, czy pracownik powinien otrzymać stałą stawkę, czy podwyższoną ze względu na wyższy niż przewidziany wymiar czasu pracy. Kiedy obliczymy wynagrodzenia, otrzymasz dostęp do listy płac na platformie online, a Twoi pracownicy – do czytelnych pasków płacowych.

Ryczałt a większa lub mniejsza liczba przepracowanych nadgodzin

1. Jeśli pracownik przepracuje więcej nadgodzin, niż założono, pracodawca powinien podwyższyć ryczałt. Zgodnie z orzeczeniem Sądu Najwyższego (sygn. akt. III PZP 15/71) pracownik może domagać się dopłaty do ryczałtu, gdyby wymiar czasu pracy okazał się wyższy niż zakładany podczas ustalania stawki ryczałtowej.
2. Jeżeli pracownik przepracuje mniej godzin nadliczbowych, niż założył pracodawca, nie można wypłacić pracownikowi niższego ryczałtu. Proporcjonalne obniżenie ryczałtu jest dopuszczalne tylko wtedy, gdy pracownik jest nie wykonuje pracy, np. wskutek choroby. Pracodawca powinien wtedy obliczyć wynagrodzenie za przepracowaną część miesiąca.

Ryczałt a limit nadgodzin

Ustalając ryczałt za nadgodziny, pracodawca musi pamiętać, aby nie przekraczać ustawowych limitów:

• 8 godzin nadliczbowych na tydzień,
• 150 godzin nadliczbowych na rok,
• 416 godzin nadliczbowych na rok w przypadku zwiększenia limitu liczby godzin nadliczbowych, przy czym po odjęciu wymiaru urlopu wypoczynkowego maksymalny limit nadgodzin maleje do 376 godzin (dla pracowników korzystających z 26 dni urlopu) lub 384 godzin (dla pracowników mających 20 dni urlopu).

Wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny w pracy hybrydowej

W orzecznictwie sądowym (sygn. akt III PK 44/09) podkreślono, jak można źle zinterpretować wymóg „stałej” pracy poza zakładem pracy. To wcale nie oznacza, że pracownik ma pracować w ten sposób „bez przerwy” czy „wyłącznie”. Zdaniem Sądu Najwyższego pracownik może pracować częściowo w zakładzie pracy i częściowo poza nim. Wystarczy, że okresy pracy poza zakładem są planowane i powtarzają się. W sprawie, której dotyczy ten wyrok, powód otrzymywał ryczałt za godziny nadliczbowe, mimo że pracował przez 3 godziny dziennie w siedzibie oddziału spółki.

Wynagrodzenie ryczałtowe za godziny nadliczbowe a ewidencja czasu pracy

Według art. 149 § 2 k.p. pracodawca nie musi ewidencjonować godzin pracy pracowników, którzy otrzymują ryczałt za nadgodziny lub pracę w nocy. Wyrok Sądu Najwyższego z 19 maja 2004 roku (sygn. akt I PK 630/03) potwierdza tę możliwość, ale tylko w przypadkach, w których pracodawca ma trudności z precyzyjną kontrolą przepracowanych godzin nadliczbowych. Taki problem pojawia się, kiedy np. pracownik stale pracuje poza zakładem pracy lub jest objęty zadaniowym systemem pracy.

Niemniej w przypadku sporu z pracownikiem lepiej dysponować pełną ewidencją czasu pracy, która może odgrywać rolę dowodu przemawiającego na korzyść pracodawcy. Teoretycznie można by ustalić na tyle wysoki ryczałt, który pokryje wszystkie nadgodziny, nawet te nieprzewidziane. W praktyce – mniejsza liczba godzin nadliczbowych niż założona będzie oznaczała stratę finansową dla pracodawcy, który będzie zobligowany do wypłacenia pełnego ryczałtu.

Zasady wynagrodzenia ryczałtowego w Kodeksie cywilnym

Wynagrodzenie ryczałtowe można zastosować zarówno w umowie zleceniu, jak i umowie o dzieło. Co do zasady, ryzyko ustalenia zaniżonego wynagrodzenia ponosi wykonawca. Niemniej w szczególnych przypadkach można albo zwiększyć kwotę ryczałtu, albo rozwiązać umowę. Jeśli wykonawcy dzieła lub zlecenia uda się je zrealizować tak, aby ponieść niższe koszty lub poświęcić mniej czasu, zamawiający nie może obniżyć wynagrodzenia.

Zgodnie z art. 632 § 1 Kodeksu cywilnego wynagrodzenie ryczałtowe nie zmienia się na żądanie strony przyjmującej zamówienie, nawet jeśli w chwili zawarcia umowy strony nie mogły ustalić realnego rozmiaru lub kosztów prac. Niemniej istnieje wyjątek, który pozwala albo na zwiększenie ryczałtu, albo rozwiązanie umowy. Według art. 632 § 2 k.c. sąd może tak zadecydować, jeśli doszło do zmiany stosunków, której strony nie mogły przewidzieć i wskutek której wykonawca poniósłby rażącą stratę.

Jeżeli daną umowę zlecenie obowiązuje minimalna stawka godzinowa w 2023 roku, ustalony ryczałt nie zwalnia zleceniodawcy z wyrównania wynagrodzenia w sytuacji, w której stawka godzinowa okazuje się niższa od ustawowego minimum.

Dodatkowe pytania o wynagrodzenie ryczałtowe