Urlop w pierwszym roku pracy – kiedy i jak obliczyć pierwszy urlop wypoczynkowy dla osoby, która wcześniej nie pracowała?

Pracodawcy zatrudniający np. absolwentów studiów wyższych, którzy nigdy wcześniej nie pracowali na podstawie umowy o pracę, muszą pamiętać o szczególnych zasadach dotyczących przyznawania urlopu wypoczynkowego. Nabywanie prawa do tzw. urlopu cząstkowego obowiązuje w całym roku kalendarzowym, w którym dana osoba podjęła pracę po raz pierwszy, a nie tylko w trakcie pierwszego zatrudnienia. Wyjaśniamy, czym się różni nabywanie prawa do urlopu z dołu od nabycia prawa do urlopu z góry.

1. Kiedy pracownik nabywa prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego?
2. Jak odliczać miesiąc pracy, aby poprawnie naliczyć urlop cząstkowy?
3. Czy pracownika zmieniającego zatrudnienie w roku kalendarzowym, w którym zaczął pierwszą pracę, obowiązuje urlop cząstkowy?
4. Czy pracodawca musi zaokrąglać urlop cząstkowy w górę dla pracownika, który zaczął pierwszą pracę w życiu?
5. Czym skutkuje zaokrąglanie wymiaru urlopu wypoczynkowego w górę w roku kalendarzowym, w którym pracownik zaczął pierwszą pracę?
6. Czy pracodawca musi zaokrąglić wymiar urlopu wypoczynkowego dla nowo zatrudnionej osoby na niepełny etat?
7. Ile wynosi wymiar urlopu wypoczynkowego w pierwszej pracy na pełny i niepełny etat?
8. Czy pracownik może wziąć urlop w pierwszym miesiącu pierwszej pracy w życiu?
9. Jak urlop bezpłatny w pierwszym roku pracy wpływa na urlop wypoczynkowy naliczany z dołu?
10. Czy urlop na żądanie jest możliwy w pierwszym miesiącu pracy?
11. Jak udzielić urlopu wypoczynkowego na przełomie roku?
12. Czy pracodawca musi wypłacić ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w pierwszej pracy?

Kiedy pracownik uzyskuje prawo do pierwszego urlopu wypoczynkowego?

Jeśli zatrudnisz osobę, która nigdy wcześniej nie pracowała na podstawie umowy o pracę, będziesz jej naliczać tzw. urlop cząstkowy. To, jak określać wymiar urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, w którym ta osoba zaczęła pierwszą pracę, podaje art. 153 § 1 Kodeksu pracy.

Według niego pracownik nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego po upływie każdego miesiąca pracy. Po tym okresie nowo zatrudniona osoba może wykorzystać 1/12 wymiaru urlopu przysługującego za cały rok kalendarzowy. To oznacza 1,66 dnia za każdy miesiąc pracy.

Skąd się wzięło 1,66 dnia urlopu?

Pierwszą pracę zaczynają m.in. absolwenci szkół wyższych. Zgodnie z art. 155 § 1 pkt 6 k.p. ukończenie szkoły wyższej odpowiada 8 latom zatrudnienia. Pracodawca musi je wliczyć do okresu pracy wpływającego na wymiar urlopu wypoczynkowego. Co istotne, okresy nauki się nie sumują. Jeśli pracownik ukończył średnią szkołę ogólnokształcącą (równą 4 latom okresu pracy) i szkołę wyższą (równą 8 latom okresu pracy), jego staż urlopowy wynosi 8 lat, nie 12 lat.

Według art. 154 § 1 pkt 1 k.p. wymiar urlopu wypoczynkowego dla pracownika, który jest zatrudniony krócej niż 10 lat, wynosi 20 dni w roku kalendarzowym.

20 dni : 12 miesięcy = 1,666 dnia ≈ 1,66 dnia lub 1,67 dnia za każdy miesiąc pracy

👉 Usługi kadrowo-płacowe TribePerk obejmują dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która m.in. określa wymiar urlopu wypoczynkowego dla każdego pracownika. Urlop cząstkowy nalicza się automatycznie. Co więcej, nowo zatrudniona osoba wie, kiedy może złożyć wniosek o urlop, ponieważ widzi jego wymiar w swoim profilu i na etapie składania wniosku.

„Miesiąc pracy” a urlop cząstkowy

Po pierwsze – „miesiąc pracy” w kontekście naliczania urlopu cząstkowego interpretujemy jako „miesiąc zatrudnienia”, nie „przepracowany miesiąc”. Jeśli pracownik zachoruje i dostanie L4, okres zwolnienia lekarskiego zaliczy się do stażu urlopowego.

Po drugie – zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 19 grudnia 1996 roku (sygn. akt I PKN 47/96) art. 112 Kodeksu cywilnego nie stosuje się w przypadku okresów, od których zależy nabycie uprawnień pracowniczych. Według art. 112 k.c. termin oznaczony w miesiącach kończy się z upływem dnia, który datą lub nazwą odpowiada początkowi tego terminu.

Uzasadnienie wyroku podaje, że:

(…) odrzucono stosowanie reguły z art. 112 KC do stosunków pracy. Sąd Najwyższy stwierdził, że okres pracy powinien być ustalony przy uwzględnieniu potocznego sposobu liczenia terminów, a więc bez sięgania do tej swoistej reguły. W prawie pracy ustanowione są bowiem odrębne od cywilnych zasady liczenia terminów (okresów).

Ponadto możemy przeczytać:

(…) pracownik nabywa prawo do nagrody jubileuszowej w dniu bezpośrednio poprzedzającym dzień, który nazwą lub datą odpowiada dniowi, w którym pracownik podjął zatrudnienie.

To oznacza, że osoba, która podjęła pierwszą pracę w życiu 1 lipca, nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego nie 1 sierpnia, tylko 31 lipca. Kolejny urlop cząstkowy zyska odpowiednio 31 sierpnia, 30 września, 31 października itd. Gdyby pracownik zaczął pracę 5 lutego, pracodawca naliczyłby 1,66 dnia urlopu 4 marca, mimo że luty ma 28 dni (29 dni co 4 lata).

Zmiana zatrudnienia w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwszą pracę, a urlop cząstkowy

Jeżeli pracownik zmieni miejsce zatrudnienia w ciągu roku kalendarzowego, w którym zaczął pierwszą pracę, kolejny pracodawca również będzie naliczać urlop cząstkowy. Gdyby pracownik odszedł z firmy, zanim upłynie pełny miesiąc pracy, nie nabędzie prawa do kolejnego urlopu cząstkowego, ale ten okres zatrudnienia nie przepadnie. Następny pracodawca uwzględni go w stażu urlopowym.

Przykład

Kornel podpisał pierwszą umowę o pracę na okres od 1 marca 2023 roku do 31 sierpnia 2023 roku. Nabył prawo do urlopu cząstkowego 31 marca, 30 kwietnia i 31 maja. Pracodawca dobrowolnie zaokrąglił 1,66 dnia urlopu do 2 dni urlopu.

Pracownik zyskałby kolejne dni wolne 30 czerwca, 31 lipca i 31 sierpnia, ale odezwał się do niego rekruter z innej firmy, proponując zatrudnienie na lepszych warunkach. W związku z tym strony umowy o pracę rozwiązały ją za porozumieniem stron 20 czerwca. W efekcie Kornelowi zabrakło 10 dni zatrudnienia, aby zyskać kolejny urlop cząstkowy.

Pracownik zacznie nową pracę już 1 lipca i nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu już 20 lipca. Dlaczego?

W tej sytuacji wystąpiła przerwa w zatrudnieniu, więc przyjmuje się, że miesiąc pracy równa się 30 dniom. 10 dni zatrudnienia u pierwszego pracodawcy i 20 dni zatrudnienia u drugiego pracodawcy daje 30 dni zatrudnienia, tym samym – prawo do urlopu cząstkowego.

Czy pracodawca musi zaokrąglić wymiar urlopu wypoczynkowego w górę dla pracownika, który zawarł pierwszą umowę o pracę?

Pracodawca nie musi zaokrąglić 1,66 dnia urlopu za każdy miesiąc pracy do pełnego dnia w górę, ale może. Prawo pracy dopuszcza takie rozwiązanie, bo jest korzystne dla pracownika. Jedyne, o czym musisz pamiętać, idąc na rękę nowo zatrudnionej osobie, to kontrolowanie wymiaru urlopu wypoczynkowego w skali roku. Jeśli założymy, że zaokrąglisz urlop cząstkowy w górę, naliczysz pracownikowi 2 dni urlopu z upływem każdego miesiąca pracy.

12 miesięcy × 2 dni = 24 dni urlopu

Tymczasem osobie, która podjęła pierwszą pracę na pełny etat w życiu, należy się nie więcej niż 20 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym.

W teorii – Kodeks pracy określa minimalny wymiar urlopu, więc pracodawca mógłby udzielić osobie zatrudnionej więcej dni wolnego, niż wynika z przepisów. W praktyce – oferując taki przywilej tylko nowemu pracownikowi, mógłby się narazić na zarzuty o dyskryminację ze strony innych zatrudnionych, którym przysługuje wyłącznie kodeksowy urlop.

Skutki zaokrąglania 1,66 dnia urlopu w górę w pierwszym roku pracy

Co zrobić, kiedy będziesz przyznawać pracownikowi 2 dni urlopu za każdy miesiąc pracy, a osoba zatrudniona wykorzysta cały dostępny urlop wypoczynkowy przed końcem roku kalendarzowego?

Jeżeli założymy, że pierwsza umowa o pracę obowiązuje od 1 stycznia do 31 grudnia, a pracodawca zaokrągla 1,66 dnia urlopu do 2 dni urlopu za każdy miesiąc pracy, pracownik nabędzie prawo do 20 dni urlopu już po upływie października. W takim przypadku pracodawca nie powinien naliczać urlopu za listopad i grudzień. Niemniej pracownik mógłby skorzystać z urlopu wypoczynkowego pod koniec roku, gdyby nie wykorzystał całej dostępnej puli w poprzednich miesiącach.

Jeśli wyczerpałby limit, pracodawca mógłby przyznać mu dodatkowe dni wolne lub uznać nieobecność za usprawiedliwioną i płatną, o ile nie wpisywałaby się w inne uprawnienia wynikające z Kodeksu pracy. W obu przypadkach szef musi uważać, aby pozostali pracownicy nie poczuli się zdyskryminowani, np. przez odmowę dodatkowego dnia urlopu, mimo że taki uzyskała osoba, która pracuje w firmie krócej niż oni.

Zaokrąglanie urlopu dla osoby, która podjęła pierwszą pracę w życiu, ale na niepełny etat

Istnieje jeden wyjątek w kwestii zaokrąglania urlopu do pełnego dnia w górę dla osoby, która podjęła pierwsze zatrudnienie.

Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. pracodawca ustala urlop proporcjonalny dla osoby, którą zatrudni w niepełnym wymiarze czasu pracy, np. na 1/2 czy 3/4 etatu. Niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia. Ten przepis dotyczy także osób, które podpisały pierwszą umowę o pracę w życiu. To oznacza, że osobie zatrudnionej na np. 2/3 etatu przysługuje 14 dni urlopu wypoczynkowego w skali roku, nie 13,33 dnia. Tę wartość dzielimy przez 12 miesięcy, co daje 1,16 dnia urlopu po każdym przepracowanym miesiącu. Uwaga – pracodawca nie ma obowiązku zaokrąglać w górę tej wartości. Ta zasada pozostaje bez zmian.

Ile urlopu należy się pracownikowi w pierwszej pracy na pełny i niepełny etat?

Jak już wspomniano, pracownikowi, który podjął pracę na pełny etat po pierwszy raz w życiu, przysługuje 20 dni urlopu wypoczynkowego za cały rok kalendarzowy. Pracodawca nalicza 1,66 dnia urlopu po upływie każdego miesiąca pracy.

Jak to wygląda w przypadku pracowników niepełnoetatowych?

Wymiar czasu pracy	Wymiar urlopu wypoczynkowego obliczony proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy (mniej niż 10 lat zatrudnienia)	Urlop cząstkowy  naliczany po upływie każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie* (wymiar dzienny)	Urlop cząstkowy naliczany po upływie każdego miesiąca pracy w roku kalendarzowym, w którym podjęto pierwsze zatrudnienie* (wymiar godzinowy)
1/2 etatu	10 dni	0,83 dnia	6,64 godziny ≈ 6 godzin i 38 minut
1/3 etatu	7 dni	0,58 dnia	4,64 godziny ≈ 4 godzin i 38 minut
1/4 etatu	5 dni	0,41 dnia	3,28 godziny ≈ 3 godziny i 17 minut
1/5 etatu	4 dni	0,33 dnia	2,64 godziny ≈ 2 godziny i 38 minut
2/3 etatu	14 dni	1,16 dnia	9,28 godziny ≈ 9 godzin i 17 minut
3/4 etatu	15 dni	1,25 dnia	10 godzin
Pełny etat	20 dni	1,66 dnia	13,28 godziny ≈ 13 godzin i 17 minut**

Czy pracownik może wziąć urlop w pierwszym miesiącu pierwszej pracy w życiu?

Co do zasady, nie. Pracownik podejmujący pierwszą pracę w życiu nabywa prawo do urlopu wypoczynkowego dopiero po upływie miesiąca pracy. To oznacza, że w jego trakcie nie przysługuje mu ani 1 dzień wolnego. Jednak czy pracodawca może udzielić urlopu nowo zatrudnionej osobie awansem (zaliczkowo)? Nie, ponieważ zgodnie z art. 161 k.p. pracodawca udziela urlopu pracownikowi, kiedy ten nabędzie do niego prawo.

Istnieją natomiast inne rozwiązania w tej sytuacji:

1. pracownik składa wniosek o urlop bezpłatny, który nie zależy od stażu urlopowego czy okresu zatrudnienia w danej firmie,
2. pracodawca kwalifikuje nieobecność jako usprawiedliwioną i płatną,
3. pracodawca udziela pracownikowi dodatkowego dnia urlopu na podstawie porozumienia lub aktu wewnątrzzakładowego, który zwiększa wymiar urlopu wypoczynkowego dla wszystkich pracowników.

Jak urlop bezpłatny w pierwszym miesiącu pracy wpływa na prawo do urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z art. 174 § 2 k.p. pracodawca pomija okres urlopu bezpłatnego, określając okres pracy, który wpływa na wymiar urlopu wypoczynkowego. Dzieje się tak, ponieważ urlop bezpłatny zawiesza stosunek pracy. To oznacza, że osoba, która podjęła pierwszą pracę w życiu i bierze urlop bezpłatny w pierwszym miesiącu zatrudnienia, uzyska prawo do urlopu wypoczynkowego w późniejszym okresie. Ten termin przesunie się o liczbę dni urlopu bezpłatnego.

Przykład

Maja rozpoczęła pracę po raz pierwszy w życiu 1 lipca. O ile normalnie uzyskałaby prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego po upływie miesiąca pracy, czyli 31 lipca, o tyle wykorzystała 5 dni urlopu bezpłatnego w pierwszym miesiącu pracy. W efekcie zyska 1,66 dnia urlopu dopiero 4 sierpnia. W przypadku takiej przerwy w świadczeniu pracy przyjmuje się, że miesiąc pracy ma 30 dni. Gdyby Maja w trakcie urlopu bezpłatnego pracowała dla innej firmy, te 5 dni należałoby uwzględnić w okresie pracy i przyjąć, że pracowniczka zyska prawo do 1,66 dnia urlopu 31 lipca.

Urlop na żądanie w pierwszym miesiącu pracy – możliwy czy nie?

Nie, ponieważ urlop na żądanie uwzględnia się w puli urlopu wypoczynkowego. Pracownik podejmujący pierwszą pracę w życiu nabywa prawo do „enżetek” dopiero po upływie miesiąca pracy. Od pracodawcy zależy, czy zaokrągli 1,66 dnia urlopu do 2 dni, czy nie.

Jak udzielić pierwszego urlopu wypoczynkowego na przełomie roku?

Jeżeli dana osoba zacznie pierwszą pracę w życiu 1 grudnia, nabędzie prawo do 1,66 dnia urlopu wypoczynkowego dopiero 31 grudnia. To oznacza, że nie zdąży go wykorzystać w całości do końca roku kalendarzowego, zwłaszcza jeśli pracodawca dobrowolnie zaokrągli ten wymiar do 2 dni.

Załóżmy, że pracownik bierze 1 dzień urlopu 31 grudnia. 1 stycznia jest dniem ustawowo wolnym. Gdyby pracownik chciał skorzystać z urlopu wypoczynkowego już 2 stycznia, mógłby odebrać 0,66 dnia (lub 1 dzień) wolnego z poprzedniego roku, ponieważ ta pula stałaby się zaległym urlopem wypoczynkowym.

Co ważne, art. 153 § 2 k.p. stanowi, że pracownik nabywa prawo do kolejnych urlopów w każdym kolejnym roku kalendarzowym. Urlop jest naliczany z góry, czyli już 1 stycznia pracownik nabywa prawo do pełnej puli urlopowej. W tym przypadku – 20 dni.

Czy za niewykorzystany urlop w pierwszej pracy należy się ekwiwalent pieniężny?

Tak, jeśli pracownik nie wykorzysta przysługującego mu urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia. Co prawda zgodnie z art. 167¹ k.p. pracodawca może udzielić urlopu pracownikowi w okresie wypowiedzenia, nie potrzebując jego zgody, ale strony umowy mogą ustalić, że osoba zatrudniona będzie pracować do dnia rozwiązania umowy, a za niewykorzystany urlop wypoczynkowy otrzyma ekwiwalent.