Urlop w okresie wypowiedzenia – czy pracodawca musi go udzielić?

Niezależnie od tego, czy Twój pracownik zechce rozwiązać umowę o pracę, czy Ty wręczysz mu wypowiedzenie, zachowa prawo do urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia lub ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Czy pracodawca może narzucić pracownikowi urlop na wypowiedzeniu? Co zrobić, kiedy udzieli urlopu zwolnionej osobie, a potem okaże się, że jest potrzebna w firmie? Wyjaśniamy również, jak zaplanować urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia, aby nie kolidował z innymi uprawnieniami pracownika, np. dniami wolnymi na poszukiwanie pracy.

Czy pracodawca może narzucić pracownikowi urlop w okresie wypowiedzenia umowy o pracę?

Tak, zgodnie z art. 167¹ Kodeksu pracy pracownik jest zobowiązany do wykorzystania urlopu wypoczynkowego udzielonego przez pracodawcę w okresie wypowiedzenia. Przepis zakłada jednostronne wyznaczenie terminu urlopu przez pracodawcę, który nie potrzebuje ani wniosku pracownika, ani jego zgody. Dzięki temu rozwiązaniu można uniknąć wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za niewykorzystany urlop. Co ważne, wymiar urlopu w okresie wypowiedzenia oblicza się proporcjonalnie – według zasad opisanych w art. 155¹ k.p. Oczywiście przeliczeniu nie podlega zaległy urlop wypoczynkowy.

Ile urlopu wypoczynkowego nalicza się za 1 miesiąc kalendarzowy?

To zależy od wymiaru urlopu przysługującego pracownikowi na cały rok kalendarzowy. Jeśli staż pracy jest krótszy niż 10 lat, pracownikowi na pełnym etacie należy się 20 dni urlopu w ciągu roku, co daje 1,66 dnia urlopu miesięcznie. Osoby, które osiągnęły 10-letni staż pracy, mają prawo do 26 dni urlopu, co daje 2,16 dnia urlopu miesięcznie.

Sprawdź zasady obliczania urlopu proporcjonalnego w różnych przypadkach

Przykład

28 sierpnia 2023 roku Kamil złożył wypowiedzenie umowy o pracę. Pracownik był objęty 1-miesięcznym okresem wypowiedzenia, więc ostatni dzień zatrudnienia wypadł 30 września. Kamil wykorzystał 13 dni urlopu wypoczynkowego. Nie miał zaległej puli z 2022 roku. Przysługiwało mu 26 dni urlopu w roku kalendarzowym.

26 dni urlopu : 12 miesięcy = 2,16 dnia urlopu

2,16 dnia urlopu × 9 miesięcy = 19,44 dnia urlopu ≈ 20 dni urlopu

20 dni urlopu – 13 dni urlopu = 7 dni urlopu

Kamil mógł wziąć 7 dni urlopu w okresie wypowiedzenia, np. 21 i 22 września oraz od 25 do 29 września. U kolejnego pracodawcy będzie miał prawo do 6 dni urlopu wypoczynkowego.

Czy urlop na wypowiedzeniu jest płatny? Jeśli tak, to kiedy?

Tak, pracownik musi otrzymać wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia. Pracodawca wypłaci tę kwotę łącznie z wynagrodzeniem za przepracowaną część miesiąca. Osobę, która odchodzi z firmy, obowiązuje ten sam termin wypłaty wynagrodzenia, co innych pracowników.

Wyjątkiem jest tylko ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop, który należy wypłacić w ostatnim dniu zatrudnienia, ponieważ wtedy pracownik nabywa do niego prawo. Niestety, pracodawcy często postępują niezgodnie ze stanowiskiem PIP (Państwowej Inspekcji Pracy), wypłacając ekwiwalent razem z wynagrodzeniem za dany miesiąc.

Jeżeli ostatni dzień okresu wypowiedzenia wypada ostatniego dnia miesiąca, pracownik poczeka na ekwiwalent za urlop wypoczynkowy nawet 10 dni. Ten odstęp może być dłuższy w sytuacji, w której pracownika obowiązuje np. dwutygodniowy okres wypowiedzenia, a umowa o pracę rozwiązuje się na początku miesiąca.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na wypowiedzeniu?

Tak, wniosek o urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia nie jest wiążący dla pracodawcy, który może go albo całkiem odrzucić, albo zaproponować inny termin urlopu. Ponadto w tej sytuacji ma zastosowanie art. 164 § 2 k.p., który umożliwia przesunięcie terminu urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy, w tym ryzyko zakłócenia toku pracy wskutek nieobecności pracownika. Oczywiście takie komplikacje mogą sprawić, że pracownik nie zdąży wykorzystać całego przysługującego mu urlopu w okresie wypowiedzenia, więc pracodawca będzie zobowiązany do wypłaty już wspomnianego ekwiwalentu.

Szczególne potrzeby pracodawcy mogą uniemożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia

Szczególną potrzebą pracodawcy, która usprawiedliwia odmowę urlopu, jest np. nagły brak pracowników wskutek zwolnień lekarskich w sezonie grypowym.

Przeczytaj, kiedy pracodawca może odrzucić wniosek o urlop wypoczynkowy

Przykład

Kamil miał wykorzystać urlop w okresie wypowiedzenia – 21 i 22 września oraz od 25 do 29 września 2023 roku. Ostatnie tygodnie pracy w firmie poświęcił na onboarding pracownika, który miał go zastąpić na stanowisku samodzielnego specjalisty. Niestety, nowo zatrudniona osoba otrzymała lepszą ofertę pracy od konkurencji i rozwiązała umowę o pracę. Z racji krótkiego okresu próbnego obowiązywał ją zaledwie 3-dniowy okres wypowiedzenia. Pracodawca odwołał urlop Kamila, argumentując, że w tej niespodziewanej sytuacji nie ma pracownika, który mógłby zająć się klientem firmy. Poza tym nie da rady zrekrutować innej osoby, która i tak nie zdążyłaby przejść procesu wdrożenia. Kamil otrzymał ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop.

Czy pracownik może wykorzystać urlop bezpłatny w okresie wypowiedzenia?

Tak, pracownik ma prawo do złożenia wniosku o urlop bezpłatny w dowolnym momencie zatrudnienia, zwłaszcza kiedy potrzebuje dni wolnych, a nie dysponuje już zwykłym urlopem. O ile pracodawca może odrzucić wniosek o urlop bezpłatny ze względu na np. brak rzetelnego zastępstwa za pracownika, o tyle nie może uargumentować odmowy niewykorzystanym urlopem wypoczynkowym. To oznacza, że pracownik mógłby się udać na urlop bezpłatny w okresie wypowiedzenia i uzyskać ekwiwalent pieniężny za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Ile może trwać urlop bezpłatny?

Przepisy nie określają ani minimalnej, ani maksymalnej długości urlopu bezpłatnego. To oznacza, że pracownik objęty 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia mógłby wziąć urlop bezpłatny na cały kwartał, oczywiście za zgodą pracodawcy. Stosunek pracy byłby zawieszony, więc pracodawca nie ponosiłby żadnych kosztów – w tym składek ZUS.

Poznaj zasady wnioskowania i udzielania urlopu bezpłatnego

Czy można wziąć urlop na żądanie w okresie wypowiedzenia?

Tak, o ile pracownik nie wykorzystał 4 dni urlopu na żądanie we wcześniejszym okresie zatrudnienia. Jeśli tak się stało, a przyczyna nieobecności wpisuje się w inne uprawnienia pracownicze, może skorzystać z np. bezpłatnego urlopu opiekuńczego lub zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej. Ponadto ma prawo do złożenia wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw osobistych. Ten czas można odpracować, ale nie trzeba.

Pracownik nie może sam sobie udzielić „enżetki”

Pracownik, który chce wziąć urlop na żądanie, musi uzyskać zgodę pracodawcy. Wysłanie SMS-a z wiadomością o nagłej nieobecności nie jest wystarczające, aby nie pojawić się w pracy i nie ponieść żadnych konsekwencji. Jedną z nich jest nawet zwolnienie dyscyplinarne.

Dowiedz się, kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie

Urlop wypoczynkowy na wypowiedzeniu a nowa praca

Co do zasady, nie istnieją przepisy, które zabraniałyby pracownikowi na urlopie wypoczynkowym w okresie wypowiedzenia podjęcia zatrudnienia w innym przedsiębiorstwie. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, w której bieżąca umowa o pracę zawiera postanowienia o zakazie konkurencji obowiązującym w okresie zatrudnienia. Nawet jeśli umowa nie zawiera zakazu konkurencji, pracownik powinien pamiętać, że pracodawca ma prawo do odwołania go z urlopu wypoczynkowego ze względu na szczególne potrzeby.

Można powiedzieć, że wtedy powstaje podwójny problem.

Po pierwsze – pracownik nie może odmówić dotychczasowemu pracodawcy powrotu z urlopu do pracy.

Po drugie – jest zobowiązany do świadczenia pracy na rzecz nowego pracodawcy.

Co prawda Kodeks pracy umożliwia np. wydłużenie umowy o pracę na okres próbny o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika, niezależnie od tego, czy jest płatna, czy niepłatna. Niemniej nie da się ukryć, że „zniknięcie” nowo zatrudnionej osoby, która ma zobowiązania wobec poprzedniego pracodawcy w okresie wypowiedzenia, nie jest korzystne dla obu stron.

Aby uniknąć takiego konfliktu, warto rozważyć np. zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy lub skrócenie okresu wypowiedzenia umowy o pracę.

Wypowiedzenie umowy na okres próbny a urlop wypoczynkowy

W teorii – pracownikowi zatrudnionemu na okres próbny przysługuje urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia. W praktyce – wykorzystanie tych dni wolnych nie zawsze jest możliwe. Kiedy?

Przykład nr 1

Umowa o pracę na okres próbny rozwiązuje się w wyznaczonym terminie. Chociaż jedna ze stron nie chce jej przedłużyć, nie musi składać wypowiedzenia czy uargumentować zamiaru zakończenia współpracy. Pracownik otrzyma ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Przykład nr 2

Pracodawca zawarł umowę na okres próbny z osobą, która nigdy wcześniej nie pracowała na podstawie umowy o pracę. W efekcie przysługuje jej urlop cząstkowy naliczany z dołu, czyli 1,66 dnia po upływie każdego miesiąca pracy (2 dni po dobrowolnym zaokrągleniu w górę). Umowa obowiązywała od 1 czerwca do 31 sierpnia. Pracownik wykorzystał 2 dni urlopu w lipcu (uzyskane 30 czerwca) i 2 dni urlopu na początku sierpnia (uzyskane 31 lipca). Złożył wypowiedzenie 8 sierpnia. 2-tygodniowy okres wypowiedzenia rozpoczął się 13 sierpnia (w niedzielę) i skończył 26 sierpnia (w sobotę). Pracownik nie nabył prawa do kolejnych 2 dni urlopu cząstkowego, które uzyskałby 31 sierpnia.

Przykład nr 3

Pracownik wykorzystał 26 dni urlopu wypoczynkowego, zanim złożył wypowiedzenie w trakcie roku kalendarzowego. Pracodawca nie mógł zażądać żadnej rekompensaty w związku z wykorzystaniem urlopu ponad proporcjonalny wymiar. Pracownik podpisał umowę na okres próbny z kolejnym pracodawcą. Niestety, nie przysługuje mu już ani 1 dzień urlopu wypoczynkowego do końca roku, niezależnie od liczby miejsc zatrudnienia.

Okres wypowiedzenia na przełomie roku a urlop wypoczynkowy

O ile okres wypowiedzenia liczony w miesiącach zaczyna się pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca, o tyle okres wypowiedzenia w dniach czy tygodniach rozpoczyna swój bieg w dzień, który niekoniecznie inicjuje nowy miesiąc. Na potrzeby artykułu skupimy się na urlopie wypoczynkowym w 2-tygodniowym okresie wypowiedzenia, który obejmuje pracowników zatrudnionych krócej niż 6 miesięcy. W tym czasie można nawet „uzbierać” urlop cząstkowy.

Załóżmy, że 18 grudnia 2023 roku pracownik złoży wypowiedzenie umowy o pracę. Obowiązuje go 2-tygodniowy okres wypowiedzenia. Rozpocznie się 24 grudnia (w niedzielę; nie ma znaczenia, że to Wigilia) i zakończy się 6 stycznia 2024 roku (w sobotę; nie ma znaczenia, że to święto Trzech Króli). Umowa o pracę na czas nieokreślony obowiązywała od 1 sierpnia 2023 roku.

Rozważmy 2 przypadki:

pracownika, który podjął pierwszą pracę w życiu,
pracownika, który pracuje na podstawie umów o pracę od kilku lat.

Osobie, która nigdy wcześniej nie pracowała na podstawie umowy o pracę, przysługiwałoby maksymalnie 10 dni urlopu wypoczynkowego za okres od 1 sierpnia do 31 grudnia. To wymiar urlopu po dobrowolnym zaokrągleniu 1,66 dnia urlopu za miesiąc pracy do 2 dni. Zauważ jednak, że prawo do ostatnich 2 dni urlopu uzyskałaby dopiero 31 grudnia, więc nie zdążyłaby ich wykorzystać w 2023 roku. Przeszłyby na kolejny rok jako zaległy urlop. Można by go wykorzystać w okresie wypowiedzenia (od 2 do 4 stycznia, czyli w dni robocze).

Gdybyśmy mieli do czynienia z pracownikiem, który ma do dyspozycji 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym, musielibyśmy wiedzieć, ile dni wykorzystał u poprzedniego pracodawcy. Zgodnie z zasadami obliczania urlopu proporcjonalnego wychodzi, że powinien wziąć maksymalnie 16 dni (2,16 dnia urlopu × 7 miesięcy = 15,12 dnia urlopu ≈ 16 dni urlopu). U kolejnego pracodawcy mógłby wykorzystać 10 dni urlopu do 31 grudnia 2023 roku. Załóżmy, że strony zaplanują 3 dni bieżącego urlopu od 27 do 29 grudnia i kolejne 3 dni już zaległego (!) urlopu od 2 do 5 stycznia. W efekcie pracownikowi zostaną 3 dni zaległego urlopu, za który powinien otrzymać ekwiwalent.

Urlop wypoczynkowy na wypowiedzeniu a zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy

Zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy przez cały okres wypowiedzenia wyklucza udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikowi. Jeżeli pracodawca nie chce wypłacać ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, powinien najpierw obliczyć urlop proporcjonalny i sprawdzić, ile dni okresu wypowiedzenia obejmie. Na pozostałe może udzielić zwolnienia z obowiązku świadczenia pracy. Tak samo należy postąpić w kwestii dni wolnych na poszukiwanie pracy.

Umowa o pracę rozwiąże się na mocy porozumienia stron. Czy pracownikowi przysługuje zwolnienie z obowiązku świadczenia pracy?

Co do zasady, nie. Warto jednak pamiętać, że pracodawca może postąpić tak, aby pracownik odniósł większe korzyści niż wynikające z Kodeksu pracy.

Sprawdź, kogo można zwolnić z obowiązku świadczenia pracy

Urlop wypoczynkowy w okresie wypowiedzenia a zwolnienie lekarskie

Zgodnie z art. 165 pkt 1 k.p. pracownik, który nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie, także w okresie wypowiedzenia, z powodu czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby, powinien wykorzystać ten urlop w późniejszym czasie. Zwolnienie lekarskie sprawia, że pracodawca jest zobligowany do przesunięcia terminu urlopu. Jeśli nie będzie to możliwe ze względu na koniec okresu zatrudnienia, wypłaci ekwiwalent pieniężny. Tak samo należy postąpić, kiedy L4 wskutek choroby przerwie urlop wypoczynkowy pracownika.

Co ważne, zwolnienie lekarskie na chore dziecko nie przerywa urlopu wypoczynkowego. Rodzic w trakcie urlopu nie wykonuje pracy, więc może zająć się dzieckiem, nie tracąc prawa do wypoczynku i wynagrodzenia urlopowego. Wówczas nie otrzyma zasiłku opiekuńczego.