Urlop uzupełniający – kiedy należy się pracownikowi?

Jeśli pracownik na pełnym etacie osiągnie 10-letni staż pracy w ciągu roku kalendarzowego, to pracodawca, u którego jest zatrudniony, musi zwiększyć jego wymiar urlopu wypoczynkowego – z 20 do 26 dni w roku kalendarzowym. W niektórych przypadkach pracownik zyska tzw. urlop uzupełniający. Jak określić, kiedy upływa 10 lat stażu pracy? Co zrobić, jeżeli pracownik nie zdąży wykorzystać urlopu uzupełniającego, zanim skończy się rok?

Czym jest urlop uzupełniający?

Zgodnie z art. 158 Kodeksu pracy urlop uzupełniający należy się pracownikowi, który wykorzystał urlop wypoczynkowy przysługujący mu w danym roku kalendarzowym, a potem uzyskał prawo do urlopu w wyższym wymiarze. To oznacza, że urlop uzupełniający jest różnicą między niższym wymiarem urlopu (20 dniami wg art. 154 § 1 pkt 1 k.p.) a wyższym (26 dniami wg art. 154 § 1 pkt 2 k.p.). Wynosi 6 dni dla pełnoetatowców. Oczywiście w przypadku niepełnego etatu te wartości zmniejszają się proporcjonalnie, np. do 10 i 13 dni dla pracownika na 1/2 etatu, co daje 3 dni urlopu uzupełniającego.

Zwróć uwagę, że art. 158 k.p. mówi o pracowniku, który wykorzystał urlop wypoczynkowy za dany rok kalendarzowy. Czy to oznacza, że jeśli pracownik nie zużyje całej dostępnej puli, zanim jego staż pracy wyniesie 10 lat, to nie będzie mu przysługiwało uzupełnienie?

Otóż pracodawca przyzna tej osobie dodatkowe dni urlopu, ale wtedy nie nazwiemy ich urlopem uzupełniającym. Ewentualnie powiemy, że jest niecelowy, jak podaje Państwowa Inspekcja Pracy. Z punktu widzenia pracownika – w obu przypadkach zyskuje większy wymiar urlopu.

W naszym poradniku – dla uproszczenia – w każdym przykładzie mówimy o urlopie uzupełniającym.

Przykład

Ignacy wykorzystał 16 dni z 20 urlopu wypoczynkowego: 1 dzień w lutym, 2 dni w kwietniu, 3 dni w maju i 10 dni w lipcu. Pozostałe 4 dni planuje wykorzystać w listopadzie. Jednak już 5 października staż pracy Ignacego wyniesie 10 lat, więc pracodawca zwiększy wymiar urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni. Pracownik zyska dodatkowe 6 dni wolnego, ale nie nazwiemy ich urlopem uzupełniającym, ponieważ nie został spełniony warunek o wykorzystaniu całego wymiaru za dany rok kalendarzowy z art. 158 k.p.

Pracownik nie musi składać wniosku o urlop uzupełniający. Przyznanie go jest obowiązkiem pracodawcy. Kiedy osoba zatrudniona zechce wykorzystać dodatkowe dni wolne, złoży wniosek o urlop wypoczynkowy.

Czy urlop uzupełniający może przekształcić się w zaległy urlop wypoczynkowy?

Nie ma znaczenia, czy pracownik nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego na początku, w połowie czy pod koniec roku.

Jeśli nie zdąży wykorzystać dodatkowych dni urlopowych do końca roku kalendarzowego, bo:

10 lat stażu pracy minie na kilka dni przed końcem roku,
pracodawca odmówi udzielenia urlopu wypoczynkowego ze względu na szczególne potrzeby, np. nagłe braki kadrowe,
będzie niezdolny do pracy przez dłuższy czas wskutek choroby,

urlop uzupełniający przejdzie na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy.

Jak obliczyć urlop uzupełniający dla pracownika na niepełnym etacie?

Osoba zatrudniona na niepełny etat na podstawie umowy o pracę ma prawo do urlopu uzupełniającego. Trzeba go przeliczyć proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, np. 1/2 etatu. Co ważne, jeśli obliczenia dadzą niepełny dzień, zaokrągla się go w górę.

Przykład

Anita pracuje na 2/3 etatu. Zgodnie z art. 154 § 2 k.p. pracodawca oblicza wymiar urlopu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Jako podstawę przyjmuje wymiar z art. 154 § 1 pkt 1 k.p., czyli 20 dni, bo staż pracy Anity nie przekracza 10 lat. Pracowniczka wykorzystywała do tej pory 14 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym (przepisy zobowiązują do zaokrąglenia niepełnego dnia w górę). Kiedy Anita osiągnie 10 lat stażu pracy, zyska większy wymiar urlopu wypoczynkowego. Jeśli założymy, że „10-lecie” wypadnie 9 października 2023 roku, a Anita wykorzysta wcześniej 14 dni, pracodawca przyzna jej urlop uzupełniający w wymiarze 4 dni (26 dni – 20 dni = 6 dni urlopu uzupełniającego na pełnym etacie, 6 dni × 2/3 etatu = 4 dni urlopu uzupełniającego na niepełnym etacie).

Wymiar czasu pracy	Wymiar urlopu wypoczynkowego na niepełnym etacie w przypadku stażu pracy krótszego niż 10 lat	Wymiar urlopu wypoczynkowego na niepełnym etacie w przypadku stażu pracy wynoszącego co najmniej 10 lat	Wymiar urlopu uzupełniającego na niepełnym etacie
1/2	10 dni	13 dni	3 dni
1/3	7 dni	9 dni	2 dni
1/4	5 dni	7 dni	2 dni
2/3	14 dni	18 dni	4 dni
3/4	15 dni	20 dni	5 dni
7/8	18 dni	23 dni	5 dni

Czy urlop uzupełniający liczy się proporcjonalnie do okresu zatrudnienia?

Tak, jeśli osoba, której lada moment upłynie 10 lat stażu pracy, nie przepracuje całego roku kalendarzowego w danym przedsiębiorstwie, to pracodawca musi obliczyć urlop uzupełniający w wymiarze proporcjonalnym.

Przykład

Weronika odeszła od pracodawcy 31 marca, ponieważ zawarła umowę o pracę na czas określony z inną firmą. Umowa obowiązuje od 1 kwietnia do 30 września, a 1 sierpnia minie 10 lat stażu pracy.

20 dni : 12 miesięcy = 1,66 dnia za 1 miesiąc

3 miesiące × 1,66 dnia = 4,98 dnia ≈ 5 dni urlopu u pierwszego pracodawcy

6 miesięcy × 1,66 dnia = 9,96 dnia ≈ 10 dni urlopu u kolejnego pracodawcy

26 dni – 20 dni = 6 dni urlopu uzupełniającego

6 dni : 12 miesięcy = 0,5 dnia urlopu

0,5 dnia × 2 miesiące (sierpień i wrzesień) = 1 dzień urlopu uzupełniającego dla Weroniki po osiągnięciu 10 lat stażu pracy

Urlop uzupełniający w okresie wypowiedzenia

Załóżmy, że pracownik nabywa prawo do wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego, ale tuż przed odejściem z obecnej pracy. W takiej sytuacji pracodawca nalicza urlop uzupełniający, tylko proporcjonalnie do okresu zatrudnienia. Pracownik albo korzysta z urlopu w okresie wypowiedzenia, albo otrzymuje ekwiwalent pieniężny za niewykorzystane dni urlopu.

Przykład

Ostatni dzień zatrudnienia Andrzeja wypadł 31 sierpnia. O ile pracownikowi przysługiwało 20 dni urlopu wypoczynkowego, o tyle 21 sierpnia minęło 10 lat stażu pracy, co uprawniło Andrzeja do wyższego wymiaru urlopu, czyli 26 dni. W związku z tym pracodawca musiał obliczyć urlop proporcjonalny, uwzględniając nie 20 dni, ale 26 dni jako podstawę.

Czy pracownik może wykorzystać cały urlop, a potem się zwolnić?

Tak, o ile pracodawca zaakceptuje wszystkie wnioski urlopowe. Pracownik, który się zwolni po wykorzystaniu całego urlopu w trakcie roku, nie będzie winny żadnej rekompensaty finansowej pracodawcy.

Sprawdź, co zrobić, kiedy pracownik wykorzysta za dużo urlopu

Czy pracownik może skorzystać z urlopu uzupełniającego awansem, czyli zanim osiągnie 10 lat stażu pracy?

Nie, pracodawca nie może udzielić pracownikowi urlopu, do którego nie zdążył nabyć prawa. Nie ma znaczenia, że strony umowy o pracę nie zamierzają jej rozwiązywać, więc osoba zatrudniona z pewnością osiągnie 10-letni staż pracy. Jak rozważaliśmy w artykule o urlopie wypoczynkowym w pierwszej pracy w życiu, pracownik, który nie ma urlopu do wykorzystania, a potrzebuje dni wolnych, może skorzystać z np. urlopu bezpłatnego.

Teoretycznie pracodawca może zwiększyć wymiar urlopu wypoczynkowego (przepisy wewnątrzzakładowe mogą być korzystniejsze od ustawowych przywilejów pracowniczych). Praktycznie – gdyby pracodawca przyznał dodatkowe dni urlopu tylko jednemu pracownikowi, postąpiłby na tyle wybiórczo, że naraziłby się na zarzuty o dyskryminację.

Co ważne, urlop uzupełniający należy uwzględnić w planie urlopów.

Po pierwsze – samo wpisanie wyższego wymiaru urlopu wypoczynkowego do kalendarza nieobecności pracowników nie równa się udzieleniu wolnego. Osoba zatrudniona powinna złożyć wniosek przed wyjazdem na wakacje.

Po drugie – ważne, aby z planu nie wynikało, że pracownik wykorzysta 26 dni, zanim minie 10 lat stażu pracy. Wtedy pracodawca nie udzieli urlopu uzupełniającego awansem.

Udostępnij artykuł