Urlop na żądanie – zasady dla pracodawców i pracowników

Z jednej strony – urlop na żądanie to tylko kilka dni nieobecności w roku, których nie trzeba w żaden sposób usprawiedliwiać. Z drugiej strony – nagła nieobecność pracownika może postawić pracodawcę w trudnej sytuacji. Co mówią przepisy Kodeksu pracy? Jakie są zasady zgłaszania i udzielania urlopu na żądanie? Czy nowelizacja ustawy, która wprowadzi zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej, wpłynie na „enżetkę”?

1. Limit urlopu na żądanie w roku kalendarzowym a liczba umów i wymiar czasu pracy
2. Czy niewykorzystany urlop na żądanie przepada, czy przechodzi na kolejny rok?
3. Wniosek o urlop na żądanie
4. Kiedy trzeba zgłosić urlop na żądanie?
5. Urlop na żądanie a urlop wypoczynkowy
6. Kiedy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?
7. Powody urlopu na żądanie
8. Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
9. FAQ
   1. Ile się płaci za urlop na żądanie?
   2. Komu przysługuje urlop NŻ?
   3. Czy urlop na żądanie zapisuje się na świadectwie pracy?

Ile dni urlopu na żądanie przysługuje pracownikowi?

Art. 167² Kodeksu pracy podaje, że pracodawca ma obowiązek udzielenia maksymalnie 4 dni urlopu na żądanie pracownika w każdym roku kalendarzowym. Art. 167³ k.p. doprecyzowuje, że na wymiar urlopu na żądanie nie wpływa liczba firm, z którymi pracownik ma zawartą umowę o pracę w danym roku. Nawet jeśli ktoś podpisze 2 umowy w ciągu roku, ma prawo do wyłącznie 4 dni wolnego na żądanie, a nie 8. Ponadto niepełny etat nie wiąże się z redukcją urlopu na żądanie.

Przykład

Aleksander zmienił pracodawcę w maju. Był zatrudniony na podstawie umowy o pracę w dwóch firmach w ciągu roku.

1. Mimo że Aleksander pracował w dwóch przedsiębiorstwach, przysługiwały mu 4 dni urlopu na żądanie w roku kalendarzowym, a nie 8 dni.
2. Gdyby Aleksander zatrudnił się na pół etatu w drugiej firmie, miałby mniej urlopu wypoczynkowego do wykorzystania, ale limit urlopu na żądanie nie zmniejszyłyby się. Pracownikowi na pół etatu należą się 4 dni wolnego na żądanie, nie 2 dni.

Pracownik może wykorzystać 4 dni urlopu na żądanie ciągiem, aczkolwiek jeśli za serią niefortunnych przypadków stoi fatalne samopoczucie uniemożliwiające pracę, choroba dziecka lub inna sytuacja, którą można usprawiedliwić, lepiej zdecydować się na np. zwolnienie lekarskie czy urlop opiekuńczy.

Urlopu na żądanie nie uwzględnia się w planie urlopowym (art. 163 § 1 k.p.), ale należy go wpisać do ewidencji czasu pracy.

Czy niewykorzystany urlop na żądanie przechodzi na kolejny rok?

Jeśli pracownik nie wykorzysta ani jednej „enżetki” w danym roku kalendarzowym, wymiar urlopu na żądanie w następnym roku nie zwiększy się z 4 dni do 8 dni.

Co prawda 4 dni urlopu na żądanie przejdą na kolejny rok, ale jako niewykorzystany urlop wypoczynkowy. Istnieją różne interpretacje art. 168 k.p., który odnosi się do terminu wykorzystania zaległego urlopu wypoczynkowego.

1. Według pierwszej interpretacji cały zaległy urlop wypoczynkowy, włącznie z częścią pochodzącą z niewykorzystanego urlopu na żądanie, należy wykorzystać do 30 września kolejnego roku kalendarzowego.
2. Odmiennego zdania jest Państwowa Inspekcja Pracy. Pisma Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-110-4560-170/08/PE z 2008 roku i GNP-110-4560-30-1/12/PE/RP z 2012 roku) stanowią, że część zaległego urlopu wypoczynkowego, która miała charakter urlopu na żądanie, można wykorzystać do 31 grudnia kolejnego roku kalendarzowego. W tym przypadku pracownik zyskuje aż 3 miesiące na zaplanowanie maksymalnie 4 dni zaległego urlopu, które były 4 niewykorzystanymi dniami urlopu na żądanie.

Przykład

Wymiar urlopu wypoczynkowego Barbary wynosi 26 dni (w tym 4 dni urlopu na żądanie). W ciągu roku pracowniczka wykorzystała 20 dni na wypoczynek i 1 dzień urlopu NŻ. To oznacza, że 5 dni przeszło jako urlop wypoczynkowy na kolejny rok kalendarzowy. Zgodnie z interpretacją PIP obowiązek wykorzystania zaległego urlopu do 30 września dotyczy tylko 2 dni, ponieważ 3 dni pochodzą z niewykorzystanego urlopu na żądanie. Barbara może wykorzystać te 3 dni np. w grudniu, łącząc je z kilkoma dniami „nowego” urlopu. Gdyby pracodawca przychylił się do pierwszej interpretacji, Basia musiałaby wykorzystać 5 dni zaległego urlopu wypoczynkowego do 30 września.

Jak trzeba złożyć wniosek o urlop na żądanie?

Przepisy nie określają sposobu poinformowania pracodawcy. W grę wchodzi dowolna forma: e-mail, SMS, wiadomość na czacie służbowym czy rozmowa telefoniczna. Ponadto pracodawca może określić preferowany sposób w wewnętrznym regulaminie.

Przykład

Monika uznała, że przez skomplikowaną sytuację prywatną nie da rady skupić się na pracy. Ponieważ nie była pewna, czy rozwiąże problem w ciągu 1 dnia, zdecydowała się poprosić pracodawcę o 2 dni urlopu na żądanie. Monika zaczyna pracę o 9:00, więc wysłała SMS-a o 7:00, aby mieć czas na telefon do pracodawcy, gdyby nie odpisał na wiadomość. Pracowniczka napisała: „Dzień dobry, proszę o udzielenie urlopu na żądanie w dniach 16 i 17 marca. Niestety, nie jestem w stanie przyjść do pracy ze względu na nagłe problemy prywatne”. Pracodawca zgodził się na urlop, ponieważ nieobecność Moniki nie wpłynęła negatywnie na pracę innych członków zespołu, a ewentualny kontakt z klientami przejęła jej koleżanka.

Pamiętajmy, że opcje pisemne są najkorzystniejsze dla obu stron. Z jednej strony – pracownik ma dowód, że poprosił o udzielenie urlopu na żądanie. Z drugiej strony – pracodawca może udowodnić, że odmówił, powołując się np. na braki kadrowe w tym dniu.

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk umożliwia pracownikom zgłaszanie urlopów na żądanie – oraz innych nieobecności – online. Po zalogowaniu się na konto pracownik może sprawdzić, ile dni urlopu wypoczynkowego może wykorzystać w ciągu roku. W zależności od potrzeb zgłasza od 1 do 4 dni urlopu na żądanie.

Przełożony otrzyma powiadomienie na e-mail, a kiedy zaakceptuje nieobecności, pojawią się we wspólnym kalendarzu urlopów.

Legenda pod kalendarzem urlopów ułatwia szybkie sprawdzenie powodu nieobecności pracownika.

Dodatkowo kiedy użytkownik najedzie kursorem na oznaczenie nieobecności, ukaże się dymek z podpisem.

Kiedy trzeba poinformować pracodawcę o urlopie na żądanie?

Pracownik musi zgłosić urlop na żądanie najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Kodeks pracy nie precyzuje pory zgłoszenia urlopu na żądanie, aczkolwiek z orzecznictwa wynika, że pracownik powinien skontaktować się z pracodawcą przed godziną rozpoczęcia pracy w danym dniu, co pozwala np. na zorganizowanie zastępstwa. Ponadto pracodawca może ustalić w regulaminie, że będzie przyjmować wnioski złożone w późniejszej porze (sygn. akt I PK 128/06).

Nie jest prawdą, że wniosek o urlop na żądanie trzeba złożyć „rano”, ponieważ ostateczny termin jest uzależniony od rozkładu czasu pracy. W jednym przypadku pracownik będzie musiał zgłosić żądanie przed 7:00, w innym – przed 12:00.

Urlop na żądanie a urlop wypoczynkowy

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego. Kluczowe różnice dotyczą:

• warunków złożenia wniosku o urlop,
• kumulowania się zaległych dni,
• uwzględnienia wolnego w planie urlopowym.

4 dni „enżetki” są odliczane z puli urlopu wypoczynkowego. Nie powiększają jego wymiaru w ciągu roku – nie dodajemy 20 lub 26 dni na wypoczynek i 4 dni wolnego na żądanie, tworząc limit 24 lub 30 dni na każdy rok kalendarzowy.

Przykłady

Magdalena ma prawo do 26 dni urlopu wypoczynkowego i 4 dni urlopu na żądanie.

1. Jeśli wykorzysta urlop na żądanie przed „zwykłym”, pozostanie jej 22 dni na wypoczynek do końca roku.
2. I odwrotnie – gdyby wykorzystała „standardowy” urlop wypoczynkowy do września, nie przysługiwałby jej ani 1 dzień wolnego na żądanie w październiku, listopadzie i grudniu.
3. Jeżeli Magdalena skorzysta z 22 dni urlopu wypoczynkowego i 2 dni urlopu na żądanie w ciągu roku, 2 niewykorzystane dni zasilą pulę urlopu wypoczynkowego w kolejnym roku. Nie zwiększą limitu urlopu na żądanie.

Czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie?

Zdaniem Sądu Najwyższego (sygn. akt II PK 26/08) samo złożenie wniosku przez pracownika – czyli „żądanie” w rozumieniu art.  167² k.p. – nie wystarcza do uznania dnia za wolny. Zanim pracownik rozpocznie urlop na żądanie, musi uzyskać zgodę pracodawcy, który ma prawo odmówić udzielenia wolnego, zwłaszcza jeśli absencja podwładnego zakłóciłaby – a nawet uniemożliwiłaby – funkcjonowanie zakładu pracy.

Chociaż przytoczony artykuł k.p. wskazuje na „obowiązek pracodawcy”, Sąd Najwyższy podkreślił, że po pierwsze – ten obowiązek nie jest bezwzględny, po drugie – w takim przypadku należy się kierować ogólnymi przepisami dotyczącymi udzielania urlopów. Zgodnie z art. 163 § 11 k.p. wniosek urlopowy nie jest wiążący dla pracodawcy. Jeżeli pracownik postąpi wbrew jego odmowie i nie stawi się w pracy, może ponieść konsekwencje nieusprawiedliwionej nieobecności.

Argumentem przeciw urlopowi na żądanie mogą być szczególne okoliczności, np. brak możliwości zastąpienia pracownika, którego nieobecność zahamuje pracę całego zespołu.

Kiedy można wziąć urlop na żądanie?

Mimo że przepisy nie nakazują pracownikowi określania przyczyny urlopu na żądanie, powinien być wykorzystywany w sytuacjach nagłych, w których nie można usprawiedliwić nieobecności w inny sposób, np. zwolnieniem lekarskim.

Ponadto urlop na żądanie pracownika nie może narażać pracodawcy na szkodę, np. zmniejszenie sprzedaży wskutek zamknięcia sklepu czy niezrealizowanie usługi dla klienta, której termin został określony w umowie.

Urlop na żądanie a zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej

Nowelizacja Kodeksu pracy, która ma wejść w życie w 2023 roku, stworzy dla pracowników nowy przywilej – zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej. To rozwiązanie będzie niezależne od urlopu na żądanie, co oznacza, że pracownik zyska dodatkowe 2 dni wolne lub 16 godzin wolnego (określi preferowaną formę limitu w pierwszym wniosku). Otrzyma za ten czas połowę wynagrodzenia.

Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej jest przewidziane wyłącznie dla niespodziewanych zdarzeń, w których osoba bliska pracownikowi potrzebuje, aby stawił się przy niej jak najszybciej. Siłę wyższą można zdefiniować np. jako chorobę lub wypadek. To zdarzenie, którego nie można przewidzieć i któremu nie można zapobiec.

O ile cele urlopu na żądanie i zwolnienia od pracy z powodu siły wyższej są takie same, o tyle różnią się przyczynami. Urlop na żądanie ma zastosowanie w rozmaitych przypadkach, nowe zwolnienie – tylko w najpilniejszych sprawach rodzinnych, które wymagają obecności pracownika. Co ważne, Kodeks pracy nie zobowiązuje pracownika do dokumentowania przyczyny. Wystarczy złożenie oświadczenia.

Warunki	Urlop na żądanie	Zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej
Limit (pełny etat)	4 dni odliczane z limitu urlopu wypoczynkowego	Dodatkowe 2 dni lub 16 godzin w roku kalendarzowym
Limit (niepełny etat)	4 dni odliczane z limitu urlopu wypoczynkowego	Wymiar obliczany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy
Termin złożenia wniosku	Najpóźniej w dniu urlopu	Najpóźniej w dniu zwolnienia
Kumulowanie się niewykorzystanych dni	Nie	Nie
Wynagrodzenie	100% – płatny tak samo jak urlop wypoczynkowy	50% – przy czym w obliczeniach należy uwzględnić zmienne składniki wynagrodzenia tylko z miesiąca, w którym wypadło zwolnienie
Przyczyna	Dowolna, zasadniczo – niespodziewana, nagła	Siła wyższa, np. choroba lub wypadek, która sprawia, że pracownik powinien natychmiast stawić się przy członku rodziny
Konieczność udokumentowania przyczyny	Nie, pracownik nie musi podawać powodu	Nie, wystarczy oświadczenie pracownika
Prawo pracodawcy do odmowy	Tak (na podstawie orzecznictwa)	Nie (na podstawie nowelizacji Kodeksu pracy)

Dodatkowe pytania o urlop na żądanie