Umowa o pracę na czas określony – aktualne przepisy i zmiany w 2023 roku

Maksymalny okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony nie może przekraczać 33 miesięcy. Te same strony, czyli firma i pracownik, mogą podpisać nie więcej niż 3 umowy na czas określony. Czy wiesz, że jeśli rozwiążesz umowę niezgodnie z nowymi przepisami, które zostaną wdrożone wskutek dyrektywy 2019/1152, sąd pracy uzna wypowiedzenie za wadliwe? Wtedy pracownik zostanie przywrócony do pracy lub dostanie odszkodowanie. Sprawdź, co się zmieni w Kodeksie pracy.

1. Jak wypowiedzieć lub rozwiązać umowę o pracę na czas określony po nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku?
   1. Pracodawca musi uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas określony
   2. Zwolnienie pracownika zatrudnionego na umowie na czas określony będzie konsultowane ze związkami zawodowymi
   3. Jakie są konsekwencje wypowiedzenia umowy na czas określony w sposób niezgodny z nowymi przepisami?
2. Ile umów o pracę na czas określony i na jaki okres można podpisać z jednym pracownikiem?
   1. Limity umów o pracę na czas określony a przerwy w zatrudnieniu w jednej firmie
   2. Kiedy nie obowiązuje limit czasowy i ilościowy w umowach o pracę na czas określony?
   3. Co się stanie, jeśli pracownik będzie zatrudniony na umowie na czas określony dłużej niż 33 miesiące lub podpisze więcej niż 3 takie umowy?
      1. Przykład #1 – limit czasowy i ilościowy
      2. Przykład #2 – limit ilościowy
      3. Przykład #3 – limit czasowy
3. Czy umowę na czas określony można przedłużyć?
4. Czy umowę na okres próbny wlicza się do limitów stosowanych w umowie na czas określony?
   1. Czy zmiana przepisów dotyczących umowy na okres próbny wpłynie na zatrudnienie na czas określony?
5. Ile trwa okres wypowiedzenia umowy na czas określony?
6. Dodatkowe pytania o umowę o pracę na czas określony
   1. Czy można zmienić umowę na czas nieokreślony na umowę na czas określony?
   2. Czym się wyróżnia umowa na zastępstwo?
   3. Czy PIP musi dostać kopię umowy na czas określony, jeśli jest podpisywana ze względu na obiektywne przyczyny po stronie pracodawcy?
   4. Jak policzyć wymiar urlopu wypoczynkowego na umowie terminowej?
   5. Na jaki okres można podpisać pierwszą umowę o pracę?

Zmiany w wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony w 2023 roku

Dyrektywa w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w UE (2019/1152) zmodyfikuje przepisy dotyczące umowy o pracę na czas określony. Zmiany będą korzystne dla pracowników. Wszystkie zmiany w umowach o pracę w 2023 roku podsumowaliśmy tutaj.

Pracodawca będzie musiał uzasadnić wypowiedzenie umowy na czas określony

Art. 30 § 4 Kodeksu pracy w nowym brzmieniu zobowiązuje pracodawców do wskazania przyczyny wypowiedzenia umowy na czas określony lub jej rozwiązania bez wypowiedzenia. Aktualnie nie muszą tego robić.

Zwolnienie pracownika zatrudnionego na umowie czas na określony będzie podlegało konsultacji związkowej

Zgodnie z nowym art. 38 § 1 k.p. pracodawca, który chce wypowiedzieć umowę zawartą na czas określony, będzie musiał zawiadomić o tym zamiarze zakładową organizację związkową. W pisemnej informacji trzeba będzie podać przyczynę uzasadniającą rozwiązanie umowy. Konsultacja związkowa nie będzie wiążąca. To oznacza, że organizacja będzie mogła zgłosić zastrzeżenia wobec wypowiedzenia w ciągu 5 dni od otrzymania zawiadomienia, ale pracodawca nie będzie musiał ich uwzględnić.

Co ważne, jeśli pracodawca wypowie umowę o pracę na czas określony przed dniem wejścia w życie ustawy, zastosuje dotychczasowe przepisy. To oznacza, że nie poda przyczyny wypowiedzenia i nie powiadomi związku zawodowego. Analogicznie – jeśli pracownik odwoła się od takiego wypowiedzenia, do postępowania zastosuje się przepisy obowiązujące przed nowelizacją Kodeksu pracy.

Skutki wypowiedzenia umowy na czas określony w sposób niezgodny z przepisami

Odświeżone brzmienie zyska również art. 45 § 1 k.p. Zwolniony pracownik może zwrócić się do sądu pracy. Jeśli sąd uzna, że wypowiedzenie umowy o pracę na czas określony jest albo nieuzasadnione, albo niezgodne z przepisami, orzeknie, że wypowiedzenie jest bezskuteczne. Sąd może przyznać pracownikowi odszkodowanie lub nakazać przywrócenie go do pracy na poprzednich warunkach.

Zgodnie z art. 45 § 2 k.p. pracownikowi będzie przysługiwać tylko odszkodowanie, jeżeli:

1. sąd pracy wyda orzeczenie po terminie zakończenia umowy o pracę na czas określony,
2. przywrócenie zwolnionej osoby do pracy nie będzie miało sensu ze względu na krótki okres, który pozostał do zakończenia umowy o pracę.

Art. 47¹ k.p. ogranicza odszkodowanie do wysokości wynagrodzenia należnego za maksymalnie 3 miesiące.

Ile umów o pracę na czas określony można zawrzeć z jednym pracownikiem?

Ograniczenia w zawieraniu umów o pracę na czas określony podaje art. 25¹ § 1 k.p. Istnieją dwa limity – czasowy i ilościowy. Zarówno okres zatrudnienia na podstawie jednej umowy, jak i łączny okres zatrudnienia na podstawie kilku umów między tymi samymi stronami nie może przekraczać 33 miesięcy. Pracownik może zawrzeć maksymalnie 3 umowy na czas określony z tym samym pracodawcą.

Dzięki prowadzeniu kadr i płac w TribePerk masz pewność, że umowy o pracę i umowy cywilnoprawne są zgodne z obowiązującym prawem. Monitorujemy terminy związane z zatrudnieniem, co oznacza, że przypomnimy Ci, kiedy będzie konieczne podpisanie umowy na czas nieokreślony z osobą, która pracowała do tej pory na podstawie umów na czas określony.

Przykład

Twój okres próbny w nowej pracy trwał od 1 września do 30 listopada 2022 roku. Od 1 grudnia obowiązuje Cię umowa o pracę na czas określony – na 12 miesięcy, czyli do 30 listopada 2023 roku. Pracodawca może Ci zaproponować kolejną umowę na czas określony – na maksymalnie 21 miesięcy. Wtedy wykorzystacie limit czasowy, więc ewentualną trzecią umowę podpiszecie na czas nieokreślony. Jeśli podpiszesz drugą umowę na kolejne 12 miesięcy, trzecia będzie mogła obowiązywać przez maksymalnie 9 miesięcy. W tym przypadku zużyjecie oba limity – czasowy i ilościowy. Czwarta umowa o pracę z tą samą firmą musi być zawarta na czas nieokreślony.

Jak liczyć umowy o pracę na czas nieokreślony z tym samym pracownikiem, jeśli były podpisywane z odstępami?

Co ważne, limity nie zerują się, kiedy umowy o pracę na czas określony z danym pracodawcą nie będą podpisywane jedna po drugiej. Nie ma znaczenia, ile wynoszą odstępy między nimi. Nawet jeśli od rozwiązania stosunku pracy minie kilkanaście miesięcy, umowy na czas określony będą się sumować. Ponadto przepisy nie przewidują odświeżenia limitu czasowego czy ilościowego dla ponownie zatrudnionego pracownika.

Przykład

Umowa o pracę na czas określony z firmą A trwała od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 roku. Od 1 stycznia 2022 roku pracujesz na podstawie umowy na czas nieokreślony z firmą B. Jeśli zechcesz wrócić do firmy A, podpiszesz nie więcej niż 2 umowy na czas określony, a łączny okres zatrudnienia na ich podstawie nie będzie mógł przekroczyć 21 miesięcy. Potem będzie Ci się należała umowa na czas nieokreślony.

Kiedy nie obowiązują ograniczenia w przypadku umów na czas określony?

Art. 25¹ § 4 k.p. podaje, których umów na czas określony nie obejmują powyższe ograniczenia. Do wyjątków zalicza się umowy zawarte:

1. w celu wykonywania pracy przez okres kadencji,
2. w celu wykonywania pracy dorywczej lub sezonowej,
3. w celu zastępstwa pracownika, który jest nieobecny z usprawiedliwionej przyczyny,
4. ze względu na obiektywne przyczyny, które leżą po stronie pracodawcy.

Przepis podkreśla, że takie umowy muszą zaspokajać rzeczywiste okresowe zapotrzebowanie. Co ważne, art. 25¹ § 5 k.p. narzuca dodatkowy obowiązek pracodawcy, który zawiera umowę na czas określony ze względu na obiektywne przyczyny leżące po jego stronie. Pracodawca przygotowuje elektroniczną lub pisemną informację ze wskazaniem tych obiektywnych przyczyn i wysyła ją właściwemu okręgowemu inspektorowi pracy. Musi zawiadomić inspektora w ciągu 5 dni roboczych od dnia zawarcia umowy.

Ponadto art. 25¹ § 4¹ k.p. wyłącza spod ograniczeń umowę o pracę na czas określony, która została przedłużona do dnia porodu według art. 177 §3 k.p.

Skutki dłuższego okresu zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony lub większej liczby umów na czas określony

Zgodnie z 25¹ § 3 k.p. uznaje się, że pracownik jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony, jeśli:

1. okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony przekroczy 33 miesiące,
2. pracodawca podpisze z nim więcej niż 3 umowy o pracę na czas określony.

Umowa na czas określony przekształca się w umowę na czas nieokreślony od dnia następującego po upływie 33 miesięcy lub od dnia zawarcia 4. umowy o pracę. Tego przepisu nie stosuje się w przypadku umowy o pracę przedłużonej do dnia porodu zgodnie z art. 177 §3 k.p.

Przykład #1 – wykorzystane oba limity

Twoja pierwsza umowa na czas określony trwała od 1 stycznia do 31 grudnia 2021 roku, druga – od 1 stycznia do 31 grudnia 2022 roku. Trzecia umowa o pracę na czas określony może obejmować okres od 1 stycznia do 30 września 2023 roku. Jeżeli zostaniesz w stosunku pracy z tą samą firmą, od 1 października 2023 roku będzie Ci się należała umowa o pracę na czas nieokreślony. Gdyby pracodawca wręczył Ci do podpisania następną umowę na czas określony, automatycznie przekształciłaby się w umowę na czas nieokreślony.

Przykład #2 – wykorzystany limit ilościowy

Pracownik podpisał trzy umowy o pracę na czas określony z tą samą firmą. Każda umowa trwała 6 miesięcy. Nie ma znaczenia, że łączny okres zatrudnienia na podstawie tych umów wyniósł 18 miesięcy. Limit czasowy nie został wykorzystany (zostało 15 z 33 miesięcy), ale limit ilościowy – tak. Czwartą umowę należy podpisać na czas nieokreślony.

Przykład #3 – wykorzystany limit czasowy

Umowa o pracę na czas określony trwa 33 miesiące. Jeśli pracodawca zaproponuje pracownikowi drugą umowę o pracę, muszą ją podpisać na czas nieokreślony. Limit ilościowy nie został wykorzystany (podpisano tylko jedną umowę terminową), ale czasowy – tak.

Czy umowę o pracę na czas określony można przedłużyć?

Tak, pozwala na to art. 25¹ § 1 k.p. Niemniej tym sposobem pracodawca nie ominie limitu 3 umów na czas określony zawartych z tą samą osobą. W trakcie trwania umowy o pracę na czas określony można uzgodnić dłuższy okres wykonywania pracy na podstawie tej samej umowy. Chociaż strony nie podpisują nowej umowy, na tle przepisów – zostaje zawarta. Jej okres liczy się od dnia następującego po dniu, w którym „stara” umowa miała zostać rozwiązana.

Umowa o pracę na czas określony a umowa o pracę na okres próbny

Do limitów wskazanych w art. 25¹ § 1 k.p. nie wlicza się umowa o pracę na okres próbny, mimo że jest umową terminową. To oznacza, że aktualnie pracownik może być zatrudniony w tej samej firmie przez nie dłużej niż 36 miesięcy na podstawie umów terminowych. Na ten okres składają się 3 miesiące okresu próbnego i 33 miesiące zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony.

Uwaga – jeśli pracodawca nie zaoferował pracownikowi umowy na okres próbny przed umową na czas określony, nie może uznać, że skoro nie wykorzystał tych 3 miesięcy, to wydłuży okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony do 36 miesięcy.

Zmiana przepisów o umowie na okres próbny a umowa o pracę na czas określony

Nowelizacja Kodeksu pracy, będąca skutkiem wdrożenia dyrektywy 2019/1152, uzależni długość okresu próbnego od przewidywanego późniejszego okresu zatrudnienia.

Okres próbny	Przewidywany okres obowiązywania umowy na czas określony
Maksymalnie 1 miesiąc	Krócej niż 6 miesięcy
Maksymalnie 2 miesiące	Minimum 6 miesięcy, ale krócej niż 12 miesięcy
Maksymalnie 3 miesiące	Co najmniej 12 miesięcy

Co kluczowe, kiedy zmienią się przepisy dotyczące umów na okres próbny, okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych ulegnie wydłużeniu. Maksymalny okres zatrudnienia na podstawie umowy na czas określony dalej będzie wynosił 33 miesiące, ale okres próbny będzie mógł trwać dłużej niż 3 miesiące w pewnych przypadkach.

Pracodawca będzie miał prawo do:

• zawarcia kolejnej umowy na okres próbny z tą samą osobą, która będzie wykonywać inny rodzaj pracy,
• wydłużenia okresu próbnego o czas usprawiedliwionej nieobecności pracownika (np. wskutek choroby czy urlopu wypoczynkowego),
• przedłużenia okresu próbnego ze względu na rodzaj wykonywanej pracy (np. na stanowisku kierowniczym).

Okres wypowiedzenia umowy o pracę na czas określony

Co do zasady, umowa na czas określony wygasa z upływem terminu, na który ją zawarto. Oczywiście strony mogą rozstać się wcześniej – na mocy porozumienia stron lub oświadczenia woli jednej ze stron. Zarówno pracownik, jak i pracodawca mogą rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia w przypadkach wskazanych w art. 52 i 55 k.p.

Okres zatrudnienia	Okres wypowiedzenia
Krótszy niż 6 miesięcy	2 tygodnie
Co najmniej 6 miesięcy	1 miesiąc
Co najmniej 3 lata	3 miesiące

Zwróć uwagę, że 3-miesięczny okres wypowiedzenia umowy zawartej na czas określony ma zastosowanie w przypadku umów wskazanych w art. 25¹ § 4 k.p. W ich przypadku nie obowiązuje ani limit czasowy, ani limit ilościowy, więc łączny okres zatrudnienia na podstawie umów terminowych może wynieść 36 miesięcy.

Dodatkowe pytania o umowę o pracę na czas określony