Umowa na zastępstwo – czym się charakteryzuje? Jak wpływa na uprawnienia pracownicze?

Umowa na zastępstwo to specyficzna umowa o pracę. Ma zastosowanie podczas długotrwałej i usprawiedliwionej nieobecności pracownika – wskutek choroby, ciąży czy urlopu – którego, jak sama nazwa wskazuje, trzeba zastąpić na kilka miesięcy, a nawet lat. O ile jest umową terminową, o tyle nie dotyczą jej limity czasowe oraz ilościowe, które obowiązują w przypadku umów na czas określony. Ile może trwać umowa na zastępstwo? Czy warto ją podpisać? Wyjaśniamy również, jak rozwiązać umowę na zastępstwo i jak określić okres wypowiedzenia.

Ile może trwać umowa na zastępstwo?

Przepisy nie określają ani minimalnego, ani maksymalnego okresu obowiązywania umowy na zastępstwo. Termin jej zakończenia zależy od powrotu zastępowanego pracownika. O ile zwykła umowa o pracę na czas określony podaje dzień, w którym sama się rozwiąże, o tyle umowa na zastępstwo zawiera co najwyżej datę podpisania dokumentu i datę rozpoczęcia pracy. Treść powinna stanowić, że umowa obowiązuje w okresie nieobecności danego pracownika. Nie trzeba go wskazywać z imienia i nazwiska, zwłaszcza gdy zajmuje niepowtarzalne stanowisko w strukturze firmy. Uwzględnienie tych danych w umowie na zastępstwo narusza zasadę minimalizację danych według UODO.

Jeżeli przyczyną usprawiedliwionej nieobecności pracownika jest choroba, to umowa na zastępstwo może obowiązywać przez co najmniej kilka miesięcy. Absencja spowodowana ciążą i rodzicielstwem może trwać nawet kilka lat, zwłaszcza jeśli pracowniczka zaplanuje powiększenie rodziny o co najmniej dwójkę dzieci w stosunkowo krótkim okresie.

Co kluczowe, umowa na zastępstwo jest wyłączona z przepisów limitujących umowy na czas określony. Zgodnie z art. 25¹ § 4 pkt 1 Kodeksu pracy umowy o pracę zawarte na czas określony w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności nie są ograniczone ani czasowo, ani ilościowo. To oznacza, że w tym przypadku nie obowiązuje limit 33 miesięcy i limit 3 umów terminowych.

Jak liczyć 33 miesiące i 3 umowy w przypadku umów na czas określony?

Kiedy pracodawca osiągnie jeden ze wskazanych limitów, musi podpisać umowę na czas nieokreślony z pracownikiem, z którym chce kontynuować współpracę i który wcześniej pracował na podstawie umów terminowych.

Sprawdź zasady zawierania umów na czas określony

Czy pracownik, który zawarł umowę na zastępstwo, sam może zostać zastąpiony?

Tak, prawo dopuszcza zawieranie tzw. umów na zastępstwo pierwszego, drugiego i kolejnego stopnia. Wyobraź sobie 3 osoby: Barbarę, Karolinę i Monikę. Barbara, przebywająca na urlopie macierzyńskim, jest zastępowana przez Karolinę, która otrzymała 4-miesięczne zwolnienie lekarskie. Na ten okres została zatrudniona Monika. Pracowniczka, podobnie jak jej poprzedniczka, zawarła umowę na zastępstwo.

Czy zastępczy pracownik musi zostać zatrudniony na stanowisku zastępowanego pracownika?

Niekoniecznie. Pracodawca nie musi także zaoferować zastępcy tego samego wynagrodzenia. Ważne, aby rodzaj pracy i zakres obowiązków pokrywał się w jak największym stopniu z zadaniami realizowanymi przez zastępowanego pracownika.

Niedopuszczalna jest sytuacja, w której nieobecny pracownik jest np. senior project managerem z 8-letnim doświadczeniem, a pracodawca zatrudnia junior project managera, który dopiero co ukończył studia z zarządzania. Nowo zatrudniony junior nie jest w stanie przejąć kluczowych obowiązków seniora, więc nie ma mowy o zastępstwie. W tym przypadku junior powinien otrzymać „zwykłą” umowę o pracę na czas określony.

Warto wziąć jeszcze pod uwagę wymiar czasu pracy. Jeżeli zastępowany pracownik jest zatrudniony na pół etatu, a zastępca otrzyma ofertę pracy na pełny etat, również nie będziemy mieli do czynienia z typowym zastępstwem. Co innego, gdyby pracodawca zaoferował pół etatu dwóm osobom, aby zastąpić jedną osobę na pełnym etacie. Dopuszcza się sytuację, w której zastępca otrzyma niższy wymiar etatu lub węższy zakres zadań niż dotychczasowy pracownik, ale nigdy odwrotną.

Zyskaj eksperckie wsparcie w rozwoju firmy pod kątem zatrudnienia!

Kiedy Ty zajmiesz się biznesem, TribePerk zadba o bezbłędne, terminowe rozliczenia Twoich pracowników. Niezależnie od tego, czy prowadzisz małą firmę, czy aspirujesz do dużego przedsiębiorstwa, zautomatyzujemy kadry i płace tak, aby nikt nie tracił czasu na nużące, żmudne procesy HR.

Sprawdź

Umowa na zastępstwo a ciąża

Zgodnie z art. 177 § 3¹ Kodeksu pracy umowa na zastępstwo, która prawdopodobnie rozwiąże się po upływie 3. miesiąca ciąży pracowniczki zatrudnionej na zastępstwo, nie podlega obowiązkowemu przedłużeniu do dnia porodu. Jeżeli okaże się, że umowa na zastępstwo będzie obowiązywać w dniu porodu i po nim, to pracodawca nie będzie mógł jej wypowiedzieć, bo pracowniczce będzie przysługiwać ochrona z art. 177 Kodeksu pracy. Oczywiście wyjątkiem będzie sytuacja, w której zastępowany pracownik wróci do pracy – wtedy umowa na zastępstwo ulegnie rozwiązaniu, nawet jeśli zastępcza pracowniczka będzie przebywała na urlopie macierzyńskim.

Jaki okres wypowiedzenia obowiązuje w przypadku umowy na zastępstwo?

Jeżeli pracodawca lub pracownik zamierza wypowiedzieć umowę na zastępstwo przed dniem powrotu zastępowanego pracownika, musi przestrzegać okresu wypowiedzenia, który odpowiada okresowi zatrudnienia w danej firmie. W tym przypadku kierujemy się art. 36 § 1 pkt 1-3 Kodeksu pracy, który określa okresy wypowiedzenia umów na czas określony i nieokreślony. Oczywiście strony umowy na zastępstwo mogą ją rozwiązać na mocy porozumienia stron lub bez zachowania okresu wypowiedzenia w szczególnych przypadkach.

Okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo	Okres zatrudnienia na umowie na zastępstwo
2 tygodnie	Krócej niż 6 miesięcy
1 miesiąc	Co najmniej 6 miesięcy
3 miesiące	Co najmniej 3 lata

Przykład

Małgorzata zawarła umowę na zastępstwo z pracownikiem, który przejął obowiązki managerki korzystającej z urlopów związanych z rodzicielstwem. Niestety, minęły zaledwie 4 miesiące, kiedy szefowa postanowiła wypowiedzieć umowę zastępującej osobie. Jako powód wskazała niezadowolenie klientów firmy z nowej obsługi (otrzymywała negatywny feedback e-mailowo i telefonicznie) oraz konflikty w dotychczas zgodnym zespole (wynikające z m.in. złośliwych uwag ze strony nowego przełożonego podczas spotkań). Okres zatrudnienia nie przekroczył 6 miesięcy, więc okres wypowiedzenia umowy na zastępstwo wyniósł 2 tygodnie.

Czy można wypowiedzieć umowę o pracę e-mailem?

Tak, ale wystarczy jeden drobny błąd, aby sprawić, że wypowiedzenie umowy o pracę będzie wadliwe. Chodzi o podpis na elektronicznym dokumencie.

Sprawdź, jak złożyć wypowiedzenie umowy o pracę e-mailem

Umowa na zastępstwo a urlop wypoczynkowy

Pracownik zatrudniony na zastępstwo ma takie same prawo do urlopu wypoczynkowego jak inni pracownicy. Kwestia, nad którą głowią się pracodawcy, dotyczy wymiaru urlopu. Jak ustalić, ile dni przysługuje pracownikowi na zastępstwie, skoro nie wiadomo, kiedy wróci nieobecna osoba?

Wątpliwości nie rodzą się w sytuacji, w której zatrudnimy osobę, dla której to pierwsze zatrudnienie na umowę o pracę w życiu (lub kolejne zatrudnienie w roku kalendarzowym, w którym podjęła pierwszą pracę). Pracownikowi pełnoetatowemu naliczymy urlop cząstkowy, czyli 1,66 dnia (2 dni po opcjonalnym zaokrągleniu w górę) po upływie każdego miesiąca pracy.

Co zrobić w przypadku osoby, której przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego z góry?

Można postąpić jak w przypadku każdej innej umowy na czas określony. Jeżeli umowa na zastępstwo obowiązuje od 1 września 2023 roku, to pracodawca oblicza urlop proporcjonalny za okres od 1 września do 31 grudnia 2023 roku. Wtedy zakłada, że nieobecny pracownik nie wróci do pracy do końca roku kalendarzowego. Istnieje tu pewne ryzyko. Albo pracodawca jest pewny, że zastępowana osoba nie stawi się w pracy (np. pracowniczka przebywa na urlopie macierzyńskim), albo nie (np. postępy w leczeniu chorej osoby pozwolą jej przejść pozytywnie badania kontrolne i podjąć pracę na dotychczasowym stanowisku). Udzielanie urlopu cząstkowego w tej sytuacji jest bezpieczniejsze dla niepewnego pracodawcy, ale mniej korzystne dla pracownika.

Co ważne, jeśli pracownik wykorzysta więcej urlopu wypoczynkowego, niż będzie mu przysługiwać przed odejściem z pracy, to… pracodawca nie wyciągnie żadnych negatywnych konsekwencji. Nie można domagać się ani rekompensaty finansowej, ani odpracowania tych dni. Niemniej „zastępczy” pracownik musi pamiętać, że udzielony urlop wypoczynkowy będzie wpisany w świadectwie pracy, więc kolejny pracodawca udzieli mu go w zmniejszonym wymiarze.

Czy warto podpisać umowę na zastępstwo z punktu widzenia pracownika?

Jeżeli spojrzymy na umowę na zastępstwo z perspektywy pracownika, to zobaczymy kilka ewentualnych wad. Ewentualnych, bo warto pamiętać, że nowelizacja Kodeksu pracy z 26 kwietnia 2023 roku zagwarantowała pracownikom większą ochronę w związku z wypowiadaniem umów na czas określony. „Nowe” przepisy dotyczą także umów na zastępstwo. To oznacza m.in., że pracodawca, który zdecyduje się wypowiedzieć taką umowę przed powrotem zastępowanego pracownika, musi zarówno uzasadnić zwolnienie, jak i skonsultować się z zakładową organizacją związkową.

Wady umowy na zastępstwo dla pracownika

Po pierwsze – nie wlicza się do umów o pracę na czas określony, które są ograniczone dwoma limitami: ilościowym (maksymalnie 3 umowy z tym samym pracodawcą) i czasowym (maksymalnie 33 miesiące zatrudnienia).

W efekcie osoba zastępująca w tej samej firmie pracowniczki, które wykorzystują po kolei:

• zwolnienie lekarskie w związku z fatalnym samopoczuciem w ciąży,
• urlop macierzyński,
• urlop rodzicielski,
• urlop wychowawczy,
• zaległy urlop wypoczynkowy,

może przepracować wiele lat na umowach terminowych, a nie tylko 33 miesiące. Jak wspomnieliśmy, nowelizacja Kodeksu pracy zapewniła takim pracownikom większą ochronę, ale umowa o pracę na czas nieokreślony wciąż jest najbardziej pożądaną, chociażby ze względu np. na wnioskowanie o kredyt hipoteczny w banku.

Po drugie – umowa na zastępstwo rozwiązuje się po powrocie nieobecnego pracownika do firmy. Niezależnie od tego, czy przyczyną usprawiedliwionej absencji jest choroba, czy wychowywanie dziecka, pracownik na zastępstwo czuje się niepewnie przez brak precyzyjnie wyznaczonego terminu zakończenia umowy. Co więcej, może zostać nieprzyjemnie zaskoczony, kiedy okaże się, że np. zastępowana pracowniczka złożyła wniosek o rezygnację z urlopu rodzicielskiego. Niestety, pracodawca nie musi zagwarantować kontynuacji zatrudnienia pracownikowi na zastępstwo, zwłaszcza jeśli potrzeby firmy nie wymagają utworzenia kolejnego etatu.

Po trzecie – zdarza się, że pracodawca zawiera co najmniej kilka umów na zastępstwo z tą samą osobą, ale każda z nich ma na celu zastępstwo innego pracownika. To sprawia, że pracownik „skacze” po zbliżonych stanowiskach w tym samym dziale, nie mając szansy na poukładany, stopniowy rozwój w strukturze przedsiębiorstwa. Taka sytuacja ma miejsce, kiedy zastępowani pracownicy wykonują stosunkowo proste czynności, a wdrożenie nie zajmuje wiele czasu.