Termin wypłaty wynagrodzenia z tytułu umowy o pracę – jak go ustalić i zmienić?

Wydaje się, że przepisy określające, jak ustalić częstotliwość i termin wypłaty wynagrodzenia, są łatwo zrozumiałe. Niestety, zdarza się, że pracodawcy popełniają błąd, wpisując datę wynagradzania osób zatrudnionych w akcie wewnątrzzakładowym. Zobacz, jakich sformułowań musisz się wystrzegać w regulaminie pracy, aby uniknąć podważenia nieprecyzyjnego zapisu przez PIP. Podpowiadamy też, jak zautomatyzować kadry i płace, żeby pracownicy mogli samodzielnie sprawdzać, skąd wynika ich wynagrodzenie.

1. Termin wypłaty wynagrodzenia w Kodeksie pracy
2. Poprawne i błędne zapisy terminu wypłaty wynagrodzenia
3. Kiedy wypłacić wynagrodzenie, skoro ustalony termin wypada w dzień wolny?
4. Czy pracownik powinien otrzymać przelew w dniu wypłaty wynagrodzenia?
5. Dlaczego wypłata wynagrodzenia w ostatnim dniu miesiąca może być problematyczna?
6. Wypłata wynagrodzenia w gotówce
7. Wypłata wynagrodzenia w niepieniężnej formie
8. Miejsce zapisu terminu wypłaty wynagrodzenia
9. Jak zmienić termin wypłaty wynagrodzenia?
10. Pracownik uważa, że naliczono mu niepoprawnie wynagrodzenie. Co zrobić?

Termin wypłaty wynagrodzenia w Kodeksie pracy

Art. 86 § 1 Kodeksu pracy podaje, że pracodawca musi wypłacać wynagrodzenie w czasie, miejscu i terminie, które są określone w regulaminie pracy lub innych przepisach prawa pracy. Aby poznać szczegóły, trzeba zerknąć do art. 85 k.p § 1 k.p., według którego wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie.

Art. 85 § 2 k.p. doprecyzowuje, że wynagrodzenie za pracę płatne raz w miesiącu wypłaca się:

• z dołu,
• niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości,
• nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Częsty błąd w zapisie terminu wypłaty wynagrodzenia w przepisach wewnątrzzakładowych. Dlaczego „10. dnia miesiąca”, ale nie „do 10. dnia miesiąca”?

Warto podkreślić nagminny błąd w zapisie terminu wypłaty wynagrodzenia w akcie wewnątrzzakładowym. Przypominamy: przepisy wskazują, że termin powinien być stały, a wynagrodzenie wypłacone najpóźniej do 10. dnia miesiąca kalendarzowego następującego po przepracowanym miesiącu.

Regulamin pracy może stanowić, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie 10. dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego, ale nie do 10. dnia miesiąca!

Drugi zapis wydaje się zgodny z Kodeksem pracy tylko na pierwszy rzut oka, ponieważ brzmi spójnie z fragmentem art. 85 § 2 k.p. [„(…) nie później jednak niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego”)]. Niemniej ten przepis tylko wskazuje termin, którego pracodawca nie może przekroczyć, a sformułowanie „do 10. dnia miesiąca” nie jest stałym terminem wskazanym w art. 85 § 1 k.p. Pracodawca mógłby wypłacać wynagrodzenie w różnych terminach w okresie od 1. do 10. dnia miesiąca, więc de facto nie przestrzegałby art. 85 § 1 k.p. Taki zapis i podobne z pewnością zostałyby zakwestionowane przez Państwową Inspekcję Pracy.

❌Przykłady niepoprawnych zapisów terminu wypłaty wynagrodzenia:

• do piątego dnia miesiąca,
• od 1. do 5. dnia miesiąca,
• w ciągu pierwszych 5 dni miesiąca,
• najpóźniej w 5. dniu roboczym miesiąca,
• najwcześniej pierwszego dnia miesiąca.

✅ Przykłady poprawnych zapisów terminu wypłaty wynagrodzenia:

• 5. dnia miesiąca,
• 5. dnia roboczego miesiąca,
• pierwszego dnia roboczego miesiąca, 
• pierwszego dnia kalendarzowego miesiąca.

Co zrobić, kiedy ustalony dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w sobotę, niedzielę lub święto?

Zgodnie z art. 85 § 3 k.p. w miesiącu, w którym dzień wypłaty wynagrodzenia wypada w dzień wolny od pracy, pracownik powinien otrzymać pensję w dniu poprzedzającym. Jako „dzień wolny od pracy” należy rozumieć nie tylko niedziele i święta ustawowo wolne od pracy, ale także dni wolne, które wynikają z np. systemu czasu pracy.

Przykład

10 września 2023 roku wypada w niedzielę. Jeżeli wynagrodzenia są wypłacane 10. dnia miesiąca kalendarzowego po miesiącu, za które są należne, wynagrodzenia za sierpień powinny zostać przelane na konta pracowników 8 września, czyli w piątek.

Termin wypłaty wynagrodzenia a przelew na konto pracownika

Załóżmy, że pracownik otrzymuje wynagrodzenie 5. dnia miesiąca. 5 sierpnia 2023 roku wypada w sobotę, więc pracodawca musi wypłacić wynagrodzenie w dniu poprzedzającym, czyli 4 sierpnia. Czy przelew powinien zostać zaksięgowany na rachunku pracownika w piątek, 4 sierpnia, czy w poniedziałek – 7 sierpnia? Pracownik musi mieć dostęp do wynagrodzenia w dniu jego wypłaty. To oznacza, że w powyższym przykładzie wynagrodzenie powinno zostać zaksięgowane na rachunku pracownika już 4 sierpnia. Pracodawca powinien zrealizować przelew tak, aby zdążył dotrzeć na konto odbiorcy przed weekendem.

Wypłata wynagrodzenia w ostatnim dniu miesiąca, za który jest należne

O ile pracodawca może wypłacić pracownikowi wynagrodzenie ostatniego dnia kalendarzowego miesiąca, za które jest należne, o tyle rodzi to pewne problemy, związane z np. nieusprawiedliwioną lub usprawiedliwioną nieobecnością. Problematyczne staje się także rozliczanie nadgodzin dobowych, które powstają zwykle w końcówce miesiąca.

Przykład

30 kwietnia 2023 roku wypada w niedzielę. To oznacza, że pracownik otrzymujący wynagrodzenie w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca, za które jest należne, powinien dostać przelew już w piątek, 28 kwietnia. Załóżmy, że pracodawca zleci przelew w czwartek, 27 kwietnia, domniemywając, że pracownik normalnie przepracuje kolejny dzień. I tu może pojawić się kłopot. Zatrudniony może nie przyjść do pracy w związku z fatalnym samopoczuciem, koniecznością zaopiekowania się chorym dzieckiem czy innym nagłym zdarzeniem. Jeśli dojdzie do zawyżenia wynagrodzenia, należy odliczyć nadpłatę w kolejnym terminie płatności (art. 87 § 7 k.p.).

Czy można wypłacić wynagrodzenie w całości lub części w gotówce?

Pracownik, zgodnie z art. 86 § 3 k.p., powinien złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, kiedy chce otrzymać gotówkę. W przeciwnym razie pracodawca jest zobowiązany do wypłaty wynagrodzenia na rachunek płatniczy wskazany przez pracownika. Zwróć uwagę, że Kodeks pracy nie wskazuje innych sposobów wypłaty wynagrodzenia. Przelew na konto w banku jest „opcją domyślną” od 1 stycznia 2019 roku.

Co ważne, pracownik może:

• wycofać wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce w dowolnym momencie,
• podać, w jakim okresie chciałby otrzymywać wynagrodzenie w gotówce, np. przez 3 miesiące,
• wskazać, jaką część wynagrodzenia chce otrzymać w gotówce, a jaką – na rachunek bankowy.

Wniosek o wypłatę wynagrodzenia w gotówce jest wiążący dla pracodawcy. To oznacza, że nie może odmówić pracownikowi, nawet jeśli wszyscy pozostali otrzymują wynagrodzenie na konto bankowe.

Czy można wypłacić wynagrodzenie w innej formie niż pieniężna?

Według art. 86 § 2 k.p. wynagrodzenie wypłaca się w formie pieniężnej. Co prawda można wypłacić część wynagrodzenia w innej formie, tzw. naturze, o ile przewiduje to ustawowe przepisy prawa pracy lub układ zbiorowy pracy. Pracodawca może wypłacić część wynagrodzenia zasadniczego w formie np. bonów żywnościowych, kart podarunkowych do sklepów czy towarów sprzedawanych przez przedsiębiorstwo.

Gdzie zapisać termin wypłaty wynagrodzenia?

Informacja o terminie wypłaty wynagrodzenia za pracę powinna znajdować się w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest zobowiązany do ich przygotowania, powinien uwzględnić termin wypłaty wynagrodzenia w informacji o warunkach zatrudnienia. Można go także wpisać do umowy o pracę na czas określony lub nieokreślony.

Jak zmienić termin wypłaty wynagrodzenia?

Zgodnie ze stanowiskiem Głównego Inspektoratu Pracy (GPP-471-4560-26/09/PE/RP) nowy termin wypłaty wynagrodzenia, który zmieniono w regulaminie pracy, zacznie obowiązywać po upływie 2 tygodni od dnia przekazania tej informacji pracownikom. Nawet jeśli pracodawca zmieni termin wypłaty wynagrodzenia na mniej korzystny dla zatrudnionych, np. z 3. dnia miesiąca na 10. dzień miesiąca, nie musi ani wypowiadać warunków pracy i płacy, ani zawierać porozumienia zmieniającego.

GIP jest zdania, że tak samo można postąpić w przypadku, w którym termin wypłaty wynagrodzenia jest wpisany do umowy o pracę. Pismo podkreśla, że termin wypłaty wynagrodzenia nie mieści się w pojęciu warunków pracy i płacy wynikających z umowy. Ma charakter informacji organizacyjnej i porządkowej.

Przykład

Pracodawca zmienił termin wypłaty wynagrodzenia w regulaminie pracy 21 lipca. Do tej pory wypłacał wynagrodzenia w ostatnim dniu kalendarzowym miesiąca, czyli np. 31 lipca. Zmiana dotyczy przesunięcia terminu wypłaty pensji na 5. dzień miesiąca kalendarzowego po miesiącu, za który wynagrodzenie jest należne. To oznacza, że pracownicy powinni otrzymać wypłaty za lipiec w tym samym miesiącu, ponieważ nowy regulamin zacznie obowiązywać po 31 lipca. Wypłatę za sierpień dostaną 5 września.

Pracownik otrzymał wynagrodzenie w terminie, ale uważa, że popełniono błąd i kwota jest za niska. Czy można mu udostępnić listę płac?

Można, a nawet trzeba. Art. 85 § 5 k.p. podaje, że jeśli pracownik zażąda okazania dokumentów, na podstawie których zostało naliczone wynagrodzenie, pracodawca musi je udostępnić do wglądu.

Przepisy nie przewidują, w jakim terminie pracodawca udostępnia na żądanie pracownika np. indywidualną listę płac i ewidencję czasu pracy. Niemniej przyjmuje się, że należy je okazać jak najszybciej. Pracownik może poprosić o skserowanie dokumentów lub zrobić im zdjęcie.

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk przyspiesza i ułatwia wyjaśnienie pracownikowi, skąd wynika wynagrodzenie za pracę za dany miesiąc. W ramach prowadzenia kadr i płac udostępniamy klientom intuicyjną platformę online, na którą mogą się logować zarówno pracodawcy, jak i pracownicy.

Dzięki całodobowemu dostępowi do danych w chmurze każdy pracownik może wygenerować własny pasek płacowy jednym kliknięciem, a pracodawca – listy płac. Czytelny dokument pokazuje, co złożyło się na wynagrodzenie, wobec którego osoba zatrudniona ma wątpliwości.

W zasięgu ręki – czy też myszki – znajduje się ewidencja czasu pracy i kalendarz nieobecności.

Pracownik zdobywa informację natychmiast. Nie wysyła prośby do działu HR, który musiałby albo poświęcić czas na przygotowanie dokumentów, albo wysłać pytanie do współpracującego biura rachunkowego. To wydłużyłoby cały proces i zaangażowałoby co najmniej kilka osób, generując zbędne koszty pozyskania tak podstawowych danych.