Na czym polega i jak wprowadzić system równoważnego czasu pracy?

Z jednej strony – równoważny system czasu pracy jest jednym z elastyczniejszych. Dzięki niemu pracodawca może zaplanować grafik tak, aby zbalansować krótsze i dłuższe dni pracy pracowników. Z drugiej strony – trzeba uważać, aby nie naruszyć przepisów dotyczących norm czasu pracy czy nieprzerwanego odpoczynku. Jak wdrożyć równoważny czas pracy w firmie, przestrzegając Kodeksu pracy?

1. Podstawowe założenia systemu równoważnego czasu pracy
2. Równoważny czas pracy a norma tygodniowa
3. Dni wolne w równoważnym czasie pracy
4. Branże, w których sprawdza się system równoważnego czasu pracy
5. Równoważny system pracy w firmowej dokumentacji
6. Grafik dla pracownika w systemie równoważnego czasu pracy
7. Łączenie systemu równoważnego z innymi systemami czasu pracy
8. Urlop i L4 w równoważnym czasie pracy
9. FAQ
   1. Zalety równoważnego czasu pracy
   2. Czy pracownicy mogą pracować maksymalnie 8 godzin dziennie w systemie równoważnym?

Co oznacza system równoważnego czasu pracy?

Cecha wyróżniająca system równoważnego czasu pracy jest określona w art. 135 § 1 Kodeksu pracy. Przepis stanowi, że pracodawca może wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy do 12 godzin w maksymalnie 1-miesięcznym okresie rozliczeniowym. To oznacza, że pracownik może pracować jednego dnia dłużej, a innego – krócej. Przedłużony dobowy wymiar czasu pracy można zrównoważyć także dniem wolnym.

Przykład

Pracownik zatrudniony na pełny etat musi przepracować 168 godzin we wrześniu 2023 roku. Równoważny system czasu pracy umożliwia zaplanowanie 14 dni pracy po 12 godzin. Pozostałe są wolne. Oczywiście pracodawca nie musi korzystać z maksymalnego wydłużenia dobowego wymiaru czasu pracy. Pracownik mógłby przepracować np. 10 dni po 8 godzin, 4 dni po 12 godzin i 4 dni po 10 godzin, co dałoby łącznie 168 godzin przepracowanych w 18 dni.

Wspomniany okres rozliczeniowy można przedłużyć:

• do 3 miesięcy w szczególnie uzasadnionych przypadkach (art. 135 § 2 k.p.), 
• do 4 miesięcy, jeśli prace są uzależnione od pory roku lub warunków atmosferycznych (art. 135 § 3 k.p.),
• do 12 miesięcy, jeśli stoją za tym przyczyny obiektywne, techniczne lub dotyczące organizacji pracy (art. 129 § 2 k.p.).

Przykład

Trzymiesięczny okres rozliczeniowy obejmuje kwiecień, maj i czerwiec 2023 roku. W tym czasie pracownik na pełnym etacie musi przepracować 488 godzin (152 + 168 + 168).

1. Jeżeli pracodawca zastosuje równoważny czas pracy i będzie ustalał miesięczne harmonogramy pracy, w każdym z nich może inaczej zaplanować rozkład godzinowy.
2. Ponadto pracownicy mogą przepracować więcej godzin w kwietniu i maju, a mniej w czerwcu, np. 172 + 158 + 158. Oczywiście rozkład czasu pracy nie może naruszać przepisów ochronnych (np. dotyczących nieprzerwanego odpoczynku).

Dobowy wymiar czasu pracy może wynosić nawet więcej niż 12 godzin. Pracodawca może go wydłużyć do:

• do 16 godzin w przypadku pracy polegającej na dozorze urządzeń lub związanej z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy (art. 136 § 1 k.p.),
• do 24 godzin w przypadku pracowników pilnujących mienia, ochraniających osoby, zatrudnionych w zakładowych strażach pożarnych i zakładowych służbach ratowniczych (art. 137 k.p.).

Bezpośrednio po każdym takim okresie pracownikowi przysługuje odpoczynek równy co najmniej liczbie przepracowanych godzin, który jest niezależny od tygodniowego odpoczynku opisanego w art. 133 k.p.

Pamiętaj, że dobowy wymiar czasu pracy nie może przekraczać 8 godzin w przypadku:

• pracownic w ciąży,
• pracowników opiekujących się dziećmi do 4. roku życia (po nowelizacji Kodeksu pracy w 2023 roku – do 8. roku życia!), jeśli nie wyrażą zgody,
• pracowników zatrudnionych na stanowiskach pracy, na których są przekraczane najwyższe dopuszczalne stężenia lub natężenia czynników szkodzących zdrowiu,
• osób niepełnosprawnych, chyba że pilnują mienia lub lekarz wyraził zgodę na dłuższą pracę.

System równoważnego czasu pracy a tygodniowa norma czasu pracy

O ile równoważny czas pracy umożliwia przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 12, 16, a nawet 24 godzin, o tyle pracodawca powinien dopilnować przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w okresie rozliczeniowym, która wynosi 40 godzin. Obowiązuje go również przestrzeganie prawa pracownika do nieprzerwanego odpoczynku – co najmniej 35 godzin w ciągu tygodnia.

Kluczowe jest określenie „przeciętna”. To oznacza, że pracownik może przepracować np. 50 godzin w jednym tygodniu i 30 godzin w kolejnym tygodniu. Finalnie średnia liczba godzin pracy w tygodniu w okresie rozliczeniowym nie powinna przekraczać 40.

Równoważny system czasu pracy a dni wolne

Liczba dni wolnych od pracy, która należy się pracownikowi w równoważnym systemie czasu pracy w okresie rozliczeniowym, obejmuje:

• dni wolne od pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
• dni ustawowo wolne od pracy,
• niedziele.

Kiedy można wdrożyć równoważny czas pracy?

Art. 135 § 1 k.p. wskazuje tylko dwie ogólne przesłanki: rodzaj pracy i organizację pracy.

W praktyce równoważny czas pracy ma zastosowanie głównie w takich branżach jak:

• gastronomiczna,
• handlowa,
• hotelarska,
• kosmetyczna,
• ochroniarska,
• turystyczna,
• rolnicza.

Wprowadzenie równoważnego czasu pracy w firmie

Informację o równoważnym systemie czasu pracy należy wpisać do:

• układu zbiorowego pracy,
• regulaminu pracy,
• obwieszczenia (w przypadku pracodawców, których nie dotyczą wcześniej wymienione dokumenty).

Pracodawca musi przekazać informację o systemie czasu pracy podwładnym, zanim rozpocznie się okres rozliczeniowy. W informacji trzeba uwzględnić:

• osoby objęte równoważnym systemem czasu pracy,
• dobowe wymiary pracy w poszczególnych dniach,
• kiedy przedłużony dobowy wymiar czasu pracy będzie równoważony krótszym lub dniem wolnym,
• okres rozliczeniowy.

Grafik dla pracownika w równoważnym systemie czasu pracy

Równoważny system pracy zobowiązuje pracodawcę do sporządzania elektronicznego lub papierowego harmonogramu godzin pracy dla każdego pracownika.

Co do zasady, rozkład czasu pracy powinno się sporządzać na cały okres rozliczeniowy, aczkolwiek art. 129 § 3 k.p. dopuszcza ułożenie grafiku na krótszy okres, który obejmuje minimum 1 miesiąc.

Pracownicy powinni zapoznać się z harmonogramem z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem.

Grafik powinien zawierać:

1. godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy każdego dnia,
2. dni wolne od pracy ze wskazaniem przyczyny, ponieważ nie musi być nią koniecznie przekroczenie dobowej normy w innym dniu, a np. święto.

Praca w niedzielę lub święto obliguje pracownika do odebrania dnia wolnego lub otrzymania wynagrodzenia z dodatkiem.

Łączenie równoważnego czasu pracy z innymi systemami

Równoważny system czasu pracy można połączyć z ruchomym czasem pracy, aby wyznaczać różne godziny rozpoczynania pracy w poszczególne dni. Pracodawca nie musi ustalać konkretnej godziny – dopuszczalny jest przedział czasowy, w którym pracownik zacznie pracę, np. między 8:00 a 10:00.

Pracodawca może połączyć równoważny czas pracy z zadaniowym czasem pracy, jeśli pracownik ma podpisane 2 umowy o pracę z tą samą firmą, a każda umowa dotyczy innego rodzaju pracy. Ponadto jeden dział pracowników może pracować w systemie równoważnym, a inny – w systemie zadaniowym.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z 10 czerwca 2010 roku (sygn. akt I PK 6/10) nie można stworzyć systemu mieszanego z systemu równoważnego i zadaniowego dla jednego pracownika. Można by dojść do wniosku, że pracodawca próbuje w ten sposób ominąć przepisy o nadgodzinach, które – co do zasady – nie występują w systemie zadaniowym. Ponadto taka konstrukcja wiąże się z ryzykiem naruszenia przepisów o czasie pracy czy odpoczynku pracownika.

Urlop i zwolnienie lekarskie w równoważnym systemie czasu pracy

Jeżeli pracownik, który jest objęty równoważnym systemem pracy, udaje się na urlop, z wymiaru urlopu wypoczynkowego odejmuje się liczbę godzin, która zostałaby przepracowana w tym okresie.

Przykład

Seweryn powinien przepracować:

• 12 godzin w poniedziałek,
• 10 godzin we wtorek,
• 10 godzin w środę,
• 4 godziny w czwartek,
• 4 godziny w piątek.

Jeśli pracownik wziąłby wolne od poniedziałku do środy, wykorzystałby 32 godziny urlopu wypoczynkowego. Gdyby Seweryn poprosił o wolne od środy do czwartku, pracodawca pomniejszyłby limit urlopowy pracownika o 18 godzin.

Absencja chorobowa pracownika redukuje wymiar czasu pracy. To, ile godzin odejmie pracodawca, zależy od ustalonego harmonogramu. Jeśli L4 obejmie dni, w których pracownik ma wolne z tytułu przepracowania więcej niż 8 godzin w inne dni, wymiar czasu pracy nie zmniejszy się.

Przykład

Grafik Sylwii zakładał pracę przez 10 godzin w poniedziałek, wtorek, czwartek i piątek. Środa miała być dniem wolnym. Sylwia zachorowała i otrzymała zwolnienie lekarskie od poniedziałku do środy. L4 pomniejszyło wymiar czasu pracy o 20 godzin.

Uwaga – pracodawca może zaplanować grafik pracownika tak, aby dobowy wymiar czasu pracy wynosił np. 8 godzin w okresie urlopu wypoczynkowego. Niemniej nie może zmodyfikować ustalonego wcześniej harmonogramu, np. w związku z urlopem na żądanie.

Dodatkowe pytania o równoważny czas pracy