Sygnaliści w pracy – obowiązki i procedury dla firm

Ustawa o ochronie sygnalistów powstała, aby chronić osoby, które zgłaszają naruszenia prawa w związku z pracą, i ustrukturyzować proces zgłaszania przypadków nieprzestrzegania przepisów w firmach. Dzięki ustawie sygnalista zostaje objęty ochroną, która zabezpiecza go przed odwetem ze strony pracodawcy wskutek zgłoszenia naruszenia prawa. Nowe przepisy obligują firmy do m.in. stworzenia procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jakie inne skutki wywiera ustawa o ochronie sygnalistów? Co muszą wiedzieć działy HR i pracodawcy?

Kiedy wchodzi w życie ustawa o ochronie sygnalistów?

Ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz.U. 2024 poz. 928) wchodzi w życie 25 września 2024 r. Jedynie art. 5 ust. 4, art. 25 ust. 1 pkt 8 oraz rozdział 4 wchodzą w życie 25 grudnia 2024 r. Przepisy, które zaczną obowiązywać w późniejszym terminie, dotyczą zgłoszeń zewnętrznych kierowanych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej. Pracodawcy mają 3 miesiące na uzupełnienie procedur o informacje na temat zgłoszeń zewnętrznych. Co istotne, sygnaliści będą mogli ich dokonywać, pomijając zgłoszenia wewnętrzne.

Czy firmy muszą zacząć przygotowywać procedury zgłoszeń wewnętrznych dopiero 1 stycznia 2025 roku?

Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów procedura zgłoszeń wewnętrznych jest obowiązkowa dla podmiotów prawnych, dla których co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową według stanu na 1 stycznia lub 1 lipca danego roku. Limit obejmuje zarówno pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, jak i osoby, które świadczą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż umowa o pracę i nie zatrudniają do tej pracy innych osób.

Jak możemy przeczytać w informacji prasowej na Puls HR, Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej twierdzi, że 1 stycznia 2025 roku pracodawcy powinni zacząć (!) pracę nad wewnętrzną procedurą zgłoszeń naruszeń prawa, a nie ją zakończyć. Tę interpretację potwierdza rządowy serwis dla przedsiębiorców. Ministerstwo podkreśla, że firma może wdrożyć procedurę dobrowolnie, nie weryfikując liczby osób zatrudnionych. Co istotne, dawniej resort uważał, że procedura zgłoszeń wewnętrznych musi być gotowa (!) we wspomnianym terminie.

Kim jest sygnalista?

Art. 4 ust. 1 ustawy definiuje sygnalistę jako osobę fizyczną, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w kontekście związanym z pracą. To oznacza, że statusu sygnalisty nie otrzyma np. klient firmy, który podczas wizyty w siedzibie był świadkiem naruszenia prawa albo którego prawa konsumenckie zostały naruszone.

Sygnalistą może zostać:

pracownik (w tym aktualnie zatrudniony, były i tymczasowy),

osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (w tym na bazie umowy cywilnoprawnej),

osoba świadcząca pracę pod kierownictwem i nadzorem wykonawcy, podwykonawcy bądź dostawcy,

stażysta, praktykant lub wolontariusz,

przedsiębiorca,

prokurent, akcjonariusz lub wspólnik,

członek organu osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej bez osobowości prawnej,

funkcjonariusz i żołnierz w rozumieniu innych źródeł przywołanych w ustawie.

Co więcej, art. 4 ust. 2 ustawy definiuje sygnalistami także osoby fizyczne, które zdobyły informację o naruszeniu prawa, zanim nawiązały stosunek pracy lub inny, który stanowi podstawę świadczenia pracy, usług, pełnienia funkcji/służby w podmiocie prawnym lub na rzecz podmiotu. To oznacza, że sygnalistą może zostać kandydat w procesie rekrutacji, nawet zanim podpisze list intencyjny albo umowę przedwstępną.

Czy sygnaliści otrzymują dodatkowe wynagrodzenie?

Nie, ustawa o ochronie sygnalistów nie przewiduje żadnego dodatkowego wynagrodzenia dla osób zgłaszających naruszenia prawa. Co istotne, nowe przepisy zakazują działań odwetowych w stosunku do pracowników, które mogłyby polegać na:

obniżeniu wynagrodzenia lub świadczeń związanych z pracą,

pominięciu sygnalisty przy ich przyznawaniu (np. premii, podwyżek),

nałożeniu kary finansowej.

Sygnaliści mają prawo do odszkodowania równego co najmniej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w gospodarce narodowej w poprzednim roku lub zadośćuczynienia w przypadku odwetu za zgłoszenie naruszeń.

Jakich firm dotyczy ustawa o sygnalistach?

Co do zasady, sygnalista może zgłosić naruszenie prawa nawet w małej firmie, czyli takiej, która zatrudnia nie więcej niż 50 osób. Zgodnie z art. 23 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów podmiot prawny, na rzecz którego co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową na dzień 1 stycznia lub 1 lipca danego roku, musi ustalić wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych.

Liczba osób wykonujących pracę zarobkową uwzględnia:

pracowników w przeliczeniu na pełne etaty (np. 4 osoby zatrudnione na 1/2 etatu liczy się jako 2 etaty, a nie 4 osoby),

osoby, które świadczą pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, o ile nie zatrudniają innych osób do jej wykonywania.

Ten próg nie obowiązuje w przypadkach opisanych w art. 23 ust. 3 ustawy. Jeżeli inne podmioty prawne zatrudniają poniżej 50 osób, mogą ustalić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, ale nie muszą.

Obowiązki sygnalistów. Co mogą zgłaszać?

Naruszenia prawa, o których powinni alarmować sygnaliści, to działania lub zaniechania sprzeczne z prawem lub mające na celu obejście prawa. Sygnalista dokonuje zgłoszenia, kiedy ma pewność – ewentualnie uzasadnione podejrzenie – że doszło albo dojdzie do naruszenia prawa bądź próby ukrycia takiego naruszenia.

Zgodnie z art. 3 ustawy naruszenia dotyczą:

bezpieczeństwa transportu,

bezpieczeństwa żywności i pasz,

bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

bezpieczeństwa jądrowego i ochrony radiologicznej,

usług, produktów i rynków finansowych,

ochrony środowiska, konsumentów, prywatności i danych osobowych,

przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

zdrowia publicznego,

zdrowia i dobrostanu zwierząt,

zamówień publicznych,

korupcji,

interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

rynku wewnętrznego Unii Europejskiej,

konstytucyjnych wolności i praw człowieka oraz obywatela.

Czy sygnaliści nie mogą zgłaszać naruszeń prawa pracy?

O ile art. 3 ust. 1 pkt 1-17 ustawy, czyli katalog naruszeń, które mogą zgłaszać sygnaliści, nie obejmuje prawa pracy, o tyle pracodawcy mogą ująć te przepisy w wewnętrznych procedurach. Art. 3 ust. 2 ustawy podkreśla, że podmiot prawny (np. pracodawca) może uwzględnić w procedurze zgłaszanie informacji o naruszeniach regulacji wewnętrznych lub standardów etycznych, które bazują na powszechnie obowiązującym prawie.

Jakich informacji nie obejmuje ustawa o ochronie sygnalistów?

Wykluczenia są zawarte w art. 5 ustawy o ochronie sygnalistów. Obejmują informacje objęte m.in.:

przepisami o ochronie informacji niejawnych oraz innych, których nie ujawnia się ze względów bezpieczeństwa publicznego,

tajemnicą zawodową w branży prawniczej i medycznej,

tajemnicą narady sędziowskiej,

postępowaniem karnym (w zakresie postępowania przygotowawczego i rozprawy sądowej prowadzonej z wyłączeniem jawności).

Czy zgłoszenie naruszenia prawa jest anonimowe?

Art. 7 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów dopuszcza przyjmowanie anonimowych zgłoszeń. Wyłączenia są opisane w art. 7 ust. 3 ustawy. Co więcej, danych osobowych sygnalisty, które umożliwiają określenie jego tożsamości, nie ujawnia się nieupoważnionym osobom, chyba że sygnalista wyrazi zgodę. Ten przepis nie ma zastosowania, kiedy trzeba ujawnić tożsamość sygnalisty ze względu na postępowanie wyjaśniające, postępowanie przygotowawcze lub sądowe, w tym zagwarantowanie prawa do obrony. Zanim sąd lub organ publiczny ujawni, kim jest sygnalista, powiadomi go o tym elektronicznie lub pisemnie, wyjaśniając powód odkrycia danych. Jeżeli powiadomienie mogłoby zagrozić postępowaniu, nie zostanie wysłane.

Jakiej ochronie podlegają sygnaliści?

Zgodnie z art. 6 ustawy sygnalista podlega ochronie od momentu, w którym zgłosi naruszenie prawa, o ile miał uzasadnione podstawy do stwierdzenia, że zgłoszenie zawiera prawdziwą informację. Art. 11 ustawy podkreśla, że działania odwetowe, próby lub groźby zastosowania takich działań wobec sygnalistów są niedopuszczalne. Ochronie podlega również osoba, która wspiera sygnalistę w zgłoszeniu naruszenia, oraz osoby powiązane, np. członkowie rodziny, którzy pracują w tej samej firmie.

Sygnalista, który jest byłym, aktualnym lub przyszłym pracownikiem, nie może doświadczyć:

niekorzystnego lub niesprawiedliwego traktowania,

dyskryminacji,

mobbingu,

zastraszania,

wykluczenia,

przymusu,

straty finansowej (w tym gospodarczej),

szkody niematerialnej (w tym naruszenia dóbr osobistych).

Przepisy wykluczają również odwet polegający na:

odmowie nawiązania stosunku pracy,

wypowiedzeniu umowy lub rozwiązaniu umowy bez okresu wypowiedzenia,

niezawarciu kolejnej umowy o pracę (o ile sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że taką otrzyma),

obniżeniu wynagrodzenia oraz innych świadczeń,

wstrzymaniu awansu,

pominięciu przy awansowaniu, przyznawaniu świadczeń innych niż wynagrodzenie, typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe,

przeniesieniu na niższe stanowisko pracy,

zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych,

przekazaniu obowiązków sygnalisty innemu pracownikowi,

niekorzystnej zmianie rozkładu czasu pracy lub miejsca wykonywania pracy,

negatywnej ocenie wyników pracy,

zastosowaniu środka dyscyplinarnego lub o podobnym charakterze, np. nałożeniu kary finansowej,

nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne,

utrudnianiu sygnaliście znalezienia pracy w branży lub sektorze w przyszłości.

Co ważne, to pracodawca musi udowodnić, że ewentualne działania, które podejmie, nie są odwetowymi. Zakazane działania odwetowe dotyczą także sygnalistów świadczących pracę lub usługi na podstawie innej niż stosunek pracy, chyba że ich charakter wyklucza podjęcie takich działań. Sygnalista poszkodowany wskutek odwetu ma prawo do zadośćuczynienia lub odszkodowania równego co najmniej przeciętnemu miesięcznemu wynagrodzeniu w gospodarce narodowej w poprzednim roku.

Obowiązki pracodawcy wobec sygnalistów

Jedna z najważniejszych formalności wynikających z ustawy o ochronie sygnalistów to opracowanie procedury zgłoszeń wewnętrznych. Pracodawca ustala ją po konsultacji z:

zakładową organizacją związkową albo kilkoma, jeśli w danym podmiocie działa więcej niż jedna,

przedstawicielami osób świadczących pracę na rzecz podmiotu, jeśli w danej organizacji nie działa związek zawodowy.

Konsultacje trwają od 5 do 10 dni, które odlicza się od dnia przedstawienia przez podmiot prawny projektu procedury zgłoszeń wewnętrznych. Dokument wchodzi w życie, kiedy minie 7 dni od przekazania jej do wiadomości osób wykonujących pracę. Potencjalni pracownicy, którzy aplikują do danej firmy, powinni otrzymać informację o procedurze na początku rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zatrudnienie.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych

Art. 25 ust. 1 pkt 1-8 i ust. 2 pkt 1-4 ustawy o ochronie sygnalistów podają obligatoryjne i dobrowolne elementy procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli osoba, która odpowiada za procedurę, nie stworzy jej lub naruszy wymogi wynikające z ustawy, narazi się na karę grzywny.

Obowiązkowe elementy w procedurze zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów

Dobrowolne elementy w procedurze zgłoszeń wewnętrznych dla sygnalistów

Jednostka organizacyjna, podmiot zewnętrzny lub osoba przyjmująca zgłoszenia wewnętrzne

Sposoby przekazywania zgłoszeń przez sygnalistę z jego adresem do kontaktu (korespondencyjnym lub elektronicznym)

Bezstronną (!) jednostkę lub osobę upoważnioną do podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i komunikacji z sygnalistą

Tryb postępowania w przypadku anonimowych zgłoszeń

Obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia w ciągu 7 dni od jego otrzymania, o ile sygnalista podał adres kontaktowy

Obowiązek podjęcia działań następczych z zachowaniem należytej staranności

Maksymalny termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście (do 3 miesięcy liczonych od dnia potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia albo od upływu 7 dni od dokonania zgłoszenia, jeśli nie przekazano potwierdzenia sygnaliście); nie dotyczy sytuacji, w której sygnalista nie podał adresu kontaktowego do przekazania informacji zwrotnej

Informacje o zgłoszeniach zewnętrznych

Naruszenia spoza ustawowego katalogu, które można zgłaszać

Czynniki ryzyka, które sprzyjają możliwości wystąpienia pewnych naruszeń prawa

Informacja o możliwości zgłoszenia naruszenia prawa bezpośrednio do RPO (Rzecznika Praw Obywatelskich) albo organu publicznego (z pominięciem zgłoszenia wewnętrznego)

System zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń zewnętrznych

Ponadto podmiot prawny musi prowadzić rejestr zgłoszeń wewnętrznych, którego zawartość określono w art. 29 ust. 4 pkt 1-7 ustawy. Rejestr obejmuje:

dane osobowe i kontaktowe sygnalisty,

dane osoby, której dotyczy zgłoszenie,

datę i numer zgłoszenia,

przedmiot naruszenia prawa,

informację o podjętych działaniach następczych,

datę zakończenia sprawy.

Powyższe dane informacje należy przechowywać w rejestrze przez 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sfinalizowano działania następcze, lub od zakończenia postępowań, które zainicjowano tymi działaniami.

Dodatkowe pytania o sygnalistów

Co grozi sygnaliście za zgłoszenie naruszenia prawa, które nie miało miejsca?

Art. 57 ustawy o ochronie sygnalistów stanowi, że osoba, która dokonała zgłoszenia, mimo że zdawała sobie sprawę z braku naruszenia prawa, podlega karze grzywny, ograniczenia wolności albo maksymalnie 2-letniemu pozbawieniu wolności. Jak podaje Państwowa Inspekcja Pracy w przewodniku o sygnalistach, przepisy prawa karnego, które zapewniają ochronę pracodawcy przed nieuczciwymi sygnalistami, dotyczą:

fałszywych dowodów (art. 235 KK),

fałszywego oskarżenia (art. 234 KK),

nielegalnego uzyskania informacji (art. 267 KK),

naruszenia tajemnicy służbowej (art. 266 KK),

zniesławienia (art. 212 KK),

zawiadomienia o przestępstwie niepopełnionym (art. 238 KK).

Udostępnij artykuł

Redakcja

Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk

Kim są sygnaliści w pracy? Ustawa o sygnalistach – obowiązki i procedury dla firm