Czym jest staż pracy i na co wpływa?

Staż pracy jest istotny, kiedy chcesz określić m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia umowy o pracę. Z poradnika dowiesz się nie tylko, jak ustalić staż pracy w różnych sytuacjach, ale także co zrobić, kiedy osoba, którą chcesz zatrudnić, nie ma świadectwa pracy.

Staż pracy – co to jest?

Przepisy nie podają jednolitej definicji stażu pracy. W praktyce przyjmuje się, że staż pracy obejmuje poszczególne okresy zatrudnienia pracownika i okresy poza zatrudnieniem w szczególnych przypadkach.

Art. 2 Kodeksu pracy definiuje pracownika jako osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę (w tym na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony i na zastępstwo), spółdzielczej umowy o pracę, umowy mianowania, umowy powołania lub umowy wyboru. Co kluczowe, okres zatrudnienia nie jest równoznaczny z okresem wykonywania pracy. Kiedy pracownik przebywa na zwolnieniu lekarskim, to nie świadczy pracy, ale pozostaje zatrudniony. W efekcie L4 wlicza się do stażu pracy. Wyjątkiem będzie np. urlop bezpłatny, podczas którego stosunek pracy zostaje zawieszony, mimo że nie dochodzi do rozwiązania umowy o pracę.

Umowy cywilnoprawne nie są regulowane przez Kodeks pracy. W związku z tym umowa zlecenie czy umowa o dzieło nie wlicza się do stażu pracy, który wpływa chociażby na wymiar urlopu wypoczynkowego. To, umowa zlecenie wpłynie na wysokość emerytury, zależy od odprowadzanych składek na ubezpieczenia społeczne. Przeczytasz o tym w dalszej części artykułu.

Co z mikroprzedsiębiorcami? Osoba, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, nie będzie mogła liczyć na uwzględnienie tego okresu w stażu pracy. To oznacza, że jeśli podpisze pierwszą umowę o pracę po latach freelancingu, pracodawca będzie naliczać urlop cząstkowy w wymiarze 1,66 dnia za każdy miesiąc pracy.

Zautomatyzuj naliczanie uprawnień pracowniczych! 

Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zagwarantuje Ci dostęp do platformy kadrowo-płacowej, która automatyzuje czasochłonne, powtarzalne procesy HR. System oblicza m.in. wymiary urlopów pracowniczych, a na dodatek zastępuje papierowy (i e-mailowy!) obieg dokumentów.

Sprawdź

Wymiar czasu pracy a staż pracy

Nie ma znaczenia, czy zatrudnisz pracownika na pełny etat, czy na pół etatu. Pełnoetatowcom i niepełnoetatowcom naliczamy staż pracy w ten sam sposób. Liczy się okres zatrudnienia, a nie liczba przepracowanych godzin. Oczywiście wymiar urlopu wypoczynkowego dla niepełnoetatowców przelicza się proporcjonalnie. Co ważne, jeśli ktoś pracuje równocześnie u dwóch przedsiębiorców, ten okres zatrudnienia nie zalicza się podwójnie do stażu pracy. Nie jest istotne, czy pracownik ma dwie umowy o pracę na pół etatu, czy dwie umowy o pracę na pełny etat.

Umowa zlecenie a staż pracy

O ile umowa zlecenie nie zalicza się do stażu pracy, o tyle wpływa na wysokość emerytury, jeśli stanowi dobrowolny lub obowiązkowy tytuł do ubezpieczeń emerytalnego i rentowego. Okres wykonywania pracy na podstawie takiej umowy zlecenia uwzględnia się jako okres składkowy. To, jakie składki ZUS są odprowadzane z umowy zlecenia, zależy od m.in. wysokości przychodów zleceniobiorcy z innych źródeł.

Załóżmy, że podpiszesz umowę zlecenie z osobą, która jest zatrudniona na umowę o pracę u innego przedsiębiorcy i zarabia co najmniej wynagrodzenie minimalne. To oznacza, że nie będzie podlegała obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalno-rentowym z tytułu umowy cywilnoprawnej. Jeżeli nie zgłosi się do nich dobrowolnie, ZUS nie weźmie tej umowy zlecenie pod uwagę, ustalając wysokość emerytury.

Umowa o dzieło a staż pracy

Umowy o dzieło ani nie wliczają się do stażu pracy, ani nie wpływają na wysokość emerytury. Co do zasady, nie są oskładkowane. Niemniej większość przedsiębiorców musi pamiętać, aby zgłaszać umowy o dzieło na formularzu ZUS RUD, który jest dostępny na PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS).

Czy wiesz, że niektóre umowy o dzieło są objęte obowiązkowymi składkami ZUS?

Kluczowe wyjątki dotyczą m.in. umów o dzieło zawieranych z własnymi pracownikami i umów o dzieło podpisywanymi zamiast umów zlecenia. Drugi przypadek może świadczyć o próbie obejścia przepisów o ubezpieczeniach społecznych. Wtedy ZUS ma prawo do nałożenia kary grzywny na przedsiębiorcę i zobowiązania go do opłacenia zaległych składek z odsetkami.

Sprawdź, kiedy odprowadza się składki ZUS z umowy o dzieło

Staż pracy a urlop wypoczynkowy

Wymiar urlopu wypoczynkowego zależy od kilku czynników, w tym całkowitego okresu zatrudnienia (czyli liczby lat przepracowanych na podstawie umów o pracę) i okresu nauki.

Zgodnie z art. 154 § 1 pkt 1-2 Kodeksu pracy wymiar urlopu równa się 20 dniom dla osób zatrudnionych krócej niż 10 lat i 26 dniom dla osób zatrudnionych co najmniej 10 lat. Niemniej to nie oznacza, że trzeba przepracować aż 10 lat, aby nabyć prawo do dodatkowych 6 dni urlopu na rok kalendarzowy. Według art. 155 § 1 Kodeksu pracy staż pracy, od którego zależy wymiar urlopu, obejmuje pewne okresy nauki. W zależności od ukończonej szkoły pracownik zyskuje nawet 8 lat „pracy”.

W efekcie wystarczy, że absolwent szkoły wyższej musi przepracować tylko 2 lata na umowie o pracę, aby móc wykorzystywać 26 dni urlopu wypoczynkowego. Nie ma znaczenia, czy ukończy studia inżynierskie, licencjackie czy jednolite magisterskie. Liczy się otrzymanie dyplomu z uczelni – publicznej lub prywatnej. Tryb studiów (dzienny, wieczorowy, zaoczny) także jest nieistotny.

Szkoła lub uczelnia ukończona przez pracownika	Przelicznik na staż pracy
Szkoła zasadnicza lub inna równorzędna szkoła zawodowa	Czas trwania nauki wynikający z programu, ale maksymalnie 3 lata
Średnia szkoła zawodowa	Czas trwania nauki wynikający z programu, ale maksymalnie 5 lat
Średnia szkoła zawodowa dla absolwentów zasadniczych (równorzędnych) szkół zawodowych	5 lat
Średnia szkoła ogólnokształcąca	4 lata
Szkoła policealna	6 lat
Szkoła wyższa	8 lat

Okres wypowiedzenia a staż pracy

Aby ustalić, jaki okres wypowiedzenia obowiązuje pracownika, trzeba określić, ile czasu pracuje u danego pracodawcy. Ten okres zatrudnienia obejmuje wszystkie umowy o pracę – na okres próbny, na czas określony, na czas nieokreślony i na zastępstwo (nawet jeśli wystąpiły pomiędzy nimi przerwy). Najkrótszy okres wypowiedzenia wynosi tylko 3 dni robocze w przypadku umów na okres próbny zawartych na krócej niż 2 tygodnie. Najdłuższy – aż 3 miesiące dla osób zatrudnionych przez minimum 3 lata. Co ważne, okres wypowiedzenia wlicza się do całkowitego stażu pracy.

Urlop bezpłatny a staż pracy

Zgodnie z art. 174 § 2 Kodeksu pracy okres urlopu bezpłatnego nie zalicza się do stażu pracy wpływającego na uprawnienia pracownicze, np. wymiar urlopu wypoczynkowego czy okres wypowiedzenia umowy o pracę. Kiedy pracownik korzysta z urlopu bezpłatnego, umowa o pracę nie rozwiązuje się, ale stosunek pracy zostaje zawieszony. Oczywiście istnieje kilka wyjątków, w tym urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy.

Przepisy nie ograniczają długości urlopu bezpłatnego

Teoretycznie – urlop bezpłatny może trwać nawet kilka miesięcy. W praktyce – pracodawca może odrzucić wniosek o tak długi urlop bezpłatny, argumentując, że nie ma wykwalifikowanej osoby, która mogłaby zastąpić nieobecnego pracownika.

Sprawdź zasady urlopu bezpłatnego

Jak udokumentować staż pracy bez świadectwa pracy?

O ile przepisy zobowiązują pracodawcę do wydania świadectwa pracy po zakończeniu stosunku pracy, o tyle nie stanowią, że to jedyny dopuszczalny dokument, którym pracownik udowadnia, że był zatrudniony w danej firmie. Okres zatrudnienia można udokumentować np. umową o pracę i wypowiedzeniem potwierdzającym jej rozwiązanie. Kandydat wyłoniony w procesie rekrutacyjnym może uzyskać zaświadczenie o przebiegu ubezpieczeń społecznych z ZUS czy zaświadczenie od pracodawcy określające m.in. okresy zwolnień lekarskich czy urlopów.

Zgodnie z art. 22¹ § 1 pkt 6 Kodeksu pracy pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie danych obejmujących przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Art. 22¹ § 5 Kodeksu pracy doprecyzowuje, że te dane udostępnia się w formie oświadczenia, przy czym pracodawca może żądać ich udokumentowania, aby potwierdzić, że są prawdziwe. Dlatego świadectwo pracy jest podstawowym źródłem informacji, na podstawie którego ustala się m.in. wymiar urlopu wypoczynkowego.

Niemniej zdarza się, że pracownik nie dysponuje świadectwem pracy (np. wskutek przypadkowego zniszczenia dokumentów podczas przeprowadzki), nie może go uzyskać (np. pracuje na 1/4 etatu i szuka dodatkowego źródła zarobku) lub chce zataić pewne fakty (np. zwolnienie dyscyplinarne). Warto pamiętać, że brak udokumentowanego wcześniejszego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym może spowodować np. objęcie pracownika 30-dniowym okresem wyczekiwania, podczas którego nie ma prawa do świadczenia chorobowego.