Jak zostać specjalistą ds. kadr i płac? Zarobki i obowiązki

Chociaż specjaliści ds. kadr i płac odpowiadają za „twardy” obszar HR, czyli przede wszystkim rozliczenia pracowników zgodnie z przepisami prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatkowego, to pracodawcy oczekują od kandydatów również umiejętności z zakresu „miękkiego” HR-u. Dowiedz się, jakich obowiązków i zarobków możesz się spodziewać jako specjalista ds. kadr i płac. Sprawdziliśmy, ile wynoszą przeciętne wynagrodzenia na tym stanowisku w dużych miastach w Polsce.

Jakie są obowiązki specjalisty ds. kadr i płac?

Na specjaliście ds. kadr i płac spoczywa realizacja szeroko pojętych obowiązków pracodawcy, które wynikają z prawa pracy, ubezpieczeń społecznych czy podatkowego. O ile dział kadrowo-płacowy przygotowuje listy płac, o tyle pracodawca może się zajmować terminową wypłatą wynagrodzeń dla pracowników, chyba że udostępni innej osobie wewnątrz organizacji dane niezbędne do zlecania przelewów.

Obowiązki specjalisty ds. kadr i płac obejmują:

tworzenie listy płac, w tym rozliczanie wynagrodzeń za okres choroby, urlopu oraz innych nieobecności, benefitów czy PPK,

rozliczanie pracowników tymczasowych oraz cudzoziemców,

nadzorowanie poprawności aktów wewnątrzzakładowych, np. regulaminu wynagradzania,

naliczanie dobrowolnych i obligatoryjnych dodatków do wynagrodzeń,

uczestnictwo w kształtowaniu systemu wynagrodzeń,

dokonywanie potrąceń na podstawie tytułów wykonawczych,

sporządzanie dokumentacji dla urzędu skarbowego, ZUS, GUS, PFRON,

przygotowywanie rozliczeń podatkowych,

zgłaszanie pracowników i członków rodzin pracowników do ZUS oraz wyrejestrowywanie z ZUS,

udział w kontrolach PIP oraz innych,

przygotowywanie wzorów umów o pracę, umów zleceń, umów o dzieło oraz rachunków do umów cywilnoprawnych,

prowadzenie akt osobowych pracowników, w tym zarządzanie dokumentami związanymi z pracą zdalną,

monitorowanie ewidencji czasu pracy,

weryfikowanie, czy pracownicy w danym systemie czasu pracy nie przekraczają norm i czy mają zapewniony przepisowy odpoczynek,

kontrolę ważnych dat, np. terminów badań medycyny pracy i szkoleń BHP, kończących się umów czy przekroczenia 26. roku życia przez pracownika,

przygotowywanie dokumentów niezbędnych na różnych etapach cyklu życia pracownika w organizacji, np. umowy przedwstępnej, skierowań na badania medycyny pracy, aneksów do umowy o pracę, wypowiedzenia umowy o pracę,

wsparcie pracowników w procesie onboardingu, np. w kwestii zasad składania wniosków urlopowych,

sporządzanie dokumentów na życzenie pracowników, np. pasków płacowych czy zaświadczeń o zatrudnieniu dla banków,

udostępnianie pracownikom ich danych kadrowo-płacowych, np. ewidencji czasu pracy,

przygotowywanie raportów i analiz kadrowo-płacowych na wewnętrzne potrzeby,

monitorowanie wskaźników HR związanych z kadrami i płacami,

prowadzenie kasy zapomogowo-pożyczkowej,

wspieranie działu HR, np. w zakresie optymalizacji i standaryzowania procesów zarządzania zasobami ludzkimi.

Jakie wymagania musi spełnić osoba aplikująca na stanowisko specjalisty ds. kadr i płac?

Wymogi pracodawcy różnią się w zależności od m.in. branży, lokalizacji i wielkości przedsiębiorstwa. Pracodawcy oczekują przeważnie od 2 do 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku. Co do zasady, specjalista ds. kadr i płac powinien:

poruszać się biegle w zagadnieniach kadrowo-płacowych, które bazują na m.in. prawie pracy, ubezpieczeń społecznych, podatkowym,

potrafić złożyć wnioski o interpretacje indywidualne do ZUS i KIS (Krajowej Informacji Skarbowej) oraz odszukać interpretacje, które ułatwią podjęcie decyzji w skomplikowanej sprawie kadrowo-płacowej,

obsługiwać systemy kadrowo-płacowe oraz inne narzędzia HR używane do rozliczania pracowników w organizacji, w tym Excela,

potrafić odszukać orzeczenia sądowe związane z prawem pracy,

umieć wyjaśnić pracownikom nawet zawiłe zagadnienia tak, aby nie mieli wątpliwości, skąd wynika wysokość wynagrodzeń lub wymiary urlopów,

bezwzględnie dotrzymywać terminów wynikających z przepisów,

być na bieżąco ze zmianami w prawie i trendami w branży,

czytać publikacje branżowe, zarówno online, jak i papierowe,

uczestniczyć w konferencjach i webinarach poszerzających wiedzę,

znać język angielski na poziomie B1/B2 lub wyższym oraz inny język obcy wymagany w danym środowisku pracy.

Specjalista ds. kadr i płac powinien być otwarty na nowości

Automatyzacja w HR upraszcza i przyspiesza najważniejsze procesy w zarządzaniu zasobami ludzkimi, dzięki czemu specjaliści mają więcej czasu na strategiczne wyzwania, w których są niezastąpieni.

Zobacz, co można zautomatyzować w HR

Ponadto ogłoszenia o pracy na stanowisku specjalisty ds. kadr i płac podają, że osoby aplikujące powinny:

mieć wykształcenie wyższe, preferowane ekonomiczne, finansowe lub związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi, aczkolwiek niektórym pracodawcom wystarczy wykształcenie średnie, szczególnie w przypadku osób mających kilkuletnie doświadczenie w pracy i ukończone kursy kadrowo-płacowe,

cechować się analitycznym, skrupulatnym myśleniem,

wyróżniać się proaktywną postawą, która sprzyja wdrażaniu korzystnych zmian w organizacji,

chcieć stale poszerzać wiedzę w zakresie kadr i płac oraz tematyki ściśle związanej z rozliczaniem pracowników, np. jawnością i równością płac,

mieć doświadczenie w danej branży (np. budowlanej, produkcyjnej, transportowej) i/lub organizacji z pracownikami rozproszonymi w różnych lokalizacjach,

zachowywać dyskrecję w związku z dostępem do danych wrażliwych,

Sporadyczne ogłoszenia podkreślają, że mile widziane jest doświadczenie w miękkim HR, które może przełożyć się na m.in. łatwe budowanie i utrzymywanie pozytywnych relacji ze współpracownikami.

Dział kadrowo-płacowy w firmie czy współpraca z biurem rachunkowym?

O ile utrzymanie działu kadr i płac stanowi spory wydatek dla firmy, o tyle współpraca z biurem rachunkowym może wiązać się ze zmienną stawką za obsługę. Dzieje się tak, ponieważ biura rachunkowe naliczają opłaty za dodatkowe czynności, np. przygotowanie umowy o pracę czy wypowiedzenia dla pracownika.

Sprawdź, co Ci się opłaca: dział kadr i płac czy biuro rachunkowe

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac?

Specjalista ds. kadr i płac zarabia od 9000 do 11 000 zł brutto miesięcznie według 13. edycji „Raportu płacowego” Antal. Publikacja podaje, że wynagrodzenie kierownika ds. kadr i płac waha się od 14 000 do 18 000 zł brutto, a kierownika ds. wynagrodzeń i benefitów – od 15 000 do 20 000 zł brutto. Przeciętne stawki na stanowisku specjalisty ds. wynagrodzeń i benefitów są nieco niższe (od 10 000 do 12 000 zł brutto).

„Raport płacowy 2024” Hays Poland prezentuje podobne stawki dla:

kierownika ds. kadr i płac – od 14 000 do 18 000 zł brutto, najczęściej – 16 000 zł,

specjalisty ds. kadr i płac – od 8000 do 11 000 zł brutto, najczęściej – 9000 zł,

specjalisty ds. benefitów i wynagrodzeń – od 8000 do 13 000 zł brutto, najczęściej – 10 500 zł,

specjalisty ds. płac (w dziale finansowym) – od 7500 do 9500 zł brutto, najczęściej – 8500 zł,

młodszego specjalisty ds. płac (w dziale finansowym) – od 5000 do 6500 zł brutto, najczęściej – 6000 zł.

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac we Wrocławiu?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	6000 zł	10 000 zł	8000 zł
Payroll Manager	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł
Compensation & Benefits Manager	15 000 zł	20 000 zł	18 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Wrocław i Dolny Śląsk” Devire

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac w Poznaniu?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	8000 zł	12 000 zł	10 000 zł
Payroll Manager	11 000 zł	18 000 zł	16 000 zł
Compensation & Benefits Manager	17 000 zł	30 000 zł	22 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Poznań i Wielkopolska” Devire

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac w Katowicach?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	6000 zł	10 000 zł	8000 zł
Payroll Manager	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł
Compensation & Benefits Manager	15 000 zł	20 000 zł	18 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Katowice i Górny Śląsk” Devire

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac w Gdańsku?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	7500 zł	10 000 zł	9000 zł
Payroll Manager	9000 zł	15 000 zł	12 000 zł
Compensation & Benefits Manager	15 000 zł	22 000 zł	18 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Gdańsk i Polska Północna” Devire

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac w Krakowie?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	6000 zł	10 000 zł	8000 zł
Payroll Manager	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł
Compensation & Benefits Manager	15 000 zł	20 000 zł	18 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	9000 zł	15 000 zł	13 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Kraków i Małopolska” Devire

Ile zarabia specjalista ds. kadr i płac we Warszawie?

Stanowisko w dziale HR	Minimalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Maksymalne wynagrodzenie miesięczne brutto	Najczęściej oferowane wynagrodzenie miesięczne brutto
Payroll Specialist	8000 zł	16 000 zł	12 000 zł
Payroll Manager	12 500 zł	22 000 zł	16 000 zł
Compensation & Benefits Manager	17 000 zł	42 000 zł	25 000 zł
Compensation & Benefits Specialist	10 000 zł	24 000 zł	17 000 zł

Opracowanie na podstawie „Raportu płacowego 2024. Warszawa i Polska Centralna” Devire

Czy specjalista ds. kadr i płac może pracować zdalnie?

To zależy zarówno od organizacji czasu pracy, jak i stopnia digitalizacji procesów kadrowo-płacowych.

Jeśli firma nie wykorzystuje elektronicznego obiegu dokumentów, tylko bazuje głównie na papierowej dokumentacji, pracownik musi być obecny w biurze, aby mieć stały dostęp do akt. Przedsiębiorstwa, które używają nowoczesnych systemów kadrowo-płacowych, umożliwiają całkowicie lub częściowo zdalną pracę specjalistom ds. kadr i płac. Oczywiście pracodawca może zastrzec, że okres wdrożenia wymaga codziennej obecności w siedzibie firmy.

Udostępnij artykuł