Samochód służbowy dla pracownika do celów prywatnych – jak go rozliczyć?

Jeżeli udostępniasz bezpłatnie samochód służbowy do celów prywatnych pracownika, musisz ustalić, jaką wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia doliczyć do przychodu osoby zatrudnionej. Zgodnie z ustawą o PIT ryczałt samochodowy wynosi 250 zł lub 400 zł miesięcznie. Wyjaśniamy, jak ustalić stawkę, kiedy pracownik sporadycznie używa samochodu firmowego do celów osobistych. Czy ryczałt za samochód służbowy jest opodatkowany i oskładkowany?

Kiedy pracownik może używać samochodu służbowego do celów prywatnych?

Przepisy nie regulują sposobu wykorzystywania samochodu służbowego przez pracownika do celów prywatnych. Takie ustalenia należy zawrzeć w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca ma prawo chociażby zastrzec, że pracownik nie może wyjeżdżać samochodem firmowym za granicę. Co kluczowe, pracodawca i pracownik muszą podpisać umowę użytkowania samochodu, która będzie zawierać:

• datę i miejscowość zawarcia,
• dane obu stron,
• informacje o pojeździe (markę, model, numer rejestracyjny, numer VIN, moc silnika, rok produkcji itd.),
• oświadczenie o prawie jazdy posiadanym przez pracownika,
• okres użytkowania samochodu,
• klauzulę o obowiązku zwrotu pojazdu po podpisaniu przez pracodawcę protokołu zdawczo-odbiorczego, który określa stan techniczny pojazdu przed udostępnieniem pracownikowi i po,
• oświadczenie pracodawcy o pozwoleniu na użytkowanie pojazdu służbowego do celów prywatnych,
• wysokość świadczenia nieodpłatnego za wykorzystywanie samochodu firmowego do celów osobistych,
• klauzulę o rozwiązaniu umowy użytkowania wskutek zakończenia stosunku pracy,
• informację o okresie wypowiedzenia umowy użytkowania,
• zastrzeżenie, że zmiany umowy muszą być sporządzone na piśmie pod rygorem nieważności (opcjonalnie).

Samochód służbowy do celów prywatnych – nowe zasady

Od 1 stycznia 2022 roku obowiązuje nowe brzmienie art. 12 ust. 2a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, który określa wysokość ryczałtu za samochód służbowy używany przez pracownika do celów prywatnych. Wcześniejsza wersja uzależniała wartość pieniężną tego nieodpłatnego świadczenia od pojemności silnika – do 1600 cm³ i powyżej 1600 cm³. Bieżący przepis odnosi się do mocy silnika – do 60 kW i powyżej 60 kW – oraz samochodów elektrycznych i napędzanych wodorem w rozumieniu ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych. Stawki ryczałtu – 250 zł i 400 zł – są aktualne, zmieniły się jedynie zasady klasyfikacji samochodów firmowych.

Zyskaj wsparcie w rozliczaniu pracowników biurowych, hybrydowych i zdalnych!

Pełna obsługa kadr i płac Twojej firmy w TribePerk odciąży Cię z obowiązków związanych z rozliczeniami podatkowo-składkowymi. Ponadto udostępnimy Ci platformę kadrowo-płacową, która zautomatyzuje kluczowe procesy HR w Twojej organizacji.

Zobacz

Ile wynosi ryczałt za samochód służbowy?

Art. 12 ust. 2a pkt 1-2 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych różnicuje ryczałt za samochód służbowy do celów prywatnych pracownika przede wszystkim na podstawie mocy silnika. Nie jest ważne, czy pracodawca udostępnia samochód osobowy, czy samochód dostawczy. Nie liczy się także liczba pokonanych kilometrów – pracownik nie musi uważać na jakikolwiek limit w przeciwieństwie do np. samochodu z leasingu.

Zgodnie z tym przepisem ryczałt wynosi 250 zł lub 400 zł miesięcznie, przy czym:

• 250 zł to stawka dla samochodów z silnikiem o mocy nieprzekraczającej 60 kW, samochodów elektrycznych (w rozumieniu art. 2 pkt 12 ustawy o elektromobilności i paliwach alternatywnych) oraz samochodów napędzanych wodorem (w rozumieniu art. 2 pkt 15 ww. ustawy);
• 400 zł to stawka dla pozostałych samochodów, czyli np. z silnikiem o mocy przekraczającej 60 kW.

Ryczałt samochodowy obejmuje koszty związane z eksploatacją i używaniem samochodu, które ponosi pracodawca, w tym wydatki na:

• paliwo (o tej kontrowersyjnej kwestii niżej!),
• ubezpieczenie obowiązkowe i dobrowolne,
• wymiana opon letnich na zimowe i odwrotnie,
• bieżące naprawy usterek czy szkód po kolizji,
• przeglądy okresowe.

W stawce ryczałtowej nie uwzględnia się różnych dodatkowych kosztów, np. opłat za parkingi, przejazdy autostradą czy korzystanie z myjni samochodowej. Wynika to z faktu, że pracodawca ponosi koszty związane z udostępnieniem samochodu służbowego do celów prywatnych pracownika, a nie wszystkie koszty, które poniesie pracownik, podróżując samochodem firmowym.

Czy pracownikowi należy się zwrot kosztów dojazdu do pracy?

Chociaż pracownicy hybrydowi i zdalni otrzymują zwrot kosztów home office, to pracownikom biurowym nie należy się obowiązkowy zwrot kosztów dojazdu do pracy.

Sprawdź, jak pracodawca może partycypować w kosztach dojazdu do pracy

Jak określić ryczałt za samochód firmowy dla pracownika, który nie jeździł nim przez cały miesiąc? 

Według art. 12 ust. 2b ustawy o pdof pracodawca musi ustalić wartość świadczenia za każdy dzień używania samochodu w wysokości 1/30 wspomnianych kwot. To oznacza, że stawka za 1 dzień wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych wyniesie 8,33 zł (250 zł : 30) lub 13,33 zł (400 zł :30). Nie ma znaczenia, ile dni ma dany miesiąc. Zawsze dzielimy stawki ryczałtu przez 30 – zarówno w lutym, jak i sierpniu. Samochód ma silnik o mocy 100 kW, dlatego ryczałt za pełny miesiąc użytkowania wynosi 400 zł, a za 1 dzień – 13,33 zł.

Przykład

Adam używa samochodu służbowego w celach prywatnych. Nie ponosi z tego tytułu żadnych dodatkowych kosztów – świadczenie jest w pełni nieodpłatne. Pracownik zaplanował 14-dniowy urlop wypoczynkowy od 21 sierpnia do 3 września. Oczywiście nie musiał uzasadniać, dlaczego potrzebuje dni wolnych w tym terminie, ale poinformował pracodawcę, że nie będzie używał samochodu firmowego w tym okresie, bo wylatuje za granicę. W związku z tym pracodawca obliczył ryczałt za samochód służbowy do celów prywatnych za następujące okresy: od 1 do 20 sierpnia i od 4 do 30 września. Ryczałt za sierpień wyniósł 266,60 zł, a za wrzesień – 359,91 zł. Gdyby Adam używał samochodu podczas urlopu wypoczynkowego, pracodawca naliczyłby ryczałt za cały miesiąc, przy czym potencjalnie większa intensywność użytkowania pojazdu nie byłaby istotna.

250 zł czy 300 zł – jakie koszty uzyskania przychodu należą się pracownikowi?

Pracownicy mieszkający poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy, mogą korzystać z podwyższonych kosztów uzyskania przychodu w wysokości 300 zł.

Sprawdź, komu należą się podwyższone koszty uzyskania przychodu

Kto płaci za paliwo do samochodu służbowego do celów prywatnych – pracodawca czy pracownik?

Kwestia rozliczania kosztów paliwa do samochodu firmowego wykorzystywanego przez pracownika w celach prywatnych była przedmiotem sporów przez wiele lat. 11 września 2020 roku Minister Finansów wydał interpretację ogólną nr DD3.8201.1.2020 w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika w związku z używaniem samochodu służbowego do celów prywatnych.

Interpretacja podaje, że zarówno Dyrektor KIS (Krajowej Informacji Skarbowej), jak i Ministerstwo Finansów podzielało pogląd, że ryczałt samochodowy obejmował koszty eksploatacji pojazdu, np. składki ubezpieczeniowe czy koszty przeglądów, ale z wyłączeniem paliwa. Sprzeciwiali się temu podatnicy i płatnicy, wnosząc skargi do sądów administracyjnych. W efekcie linia orzecznicza NSA (Naczelnego Sądu Administracyjnego) przychyliła się do zdania skarżących, opowiadając się za uwzględnieniem kosztów paliwa sfinansowanych przez pracodawcę w ryczałcie samochodowym. Aby uniknąć rozbieżności między interpretacjami skarbowymi a orzecznictwem sądów administracyjnych, MF wydało omawianą interpretację ogólną. Potwierdziła, że koszty paliwa zakupionego przez pracodawcę wlicza się do ryczałtu określonego przez art. 12 ust. 2a ustawy o PIT.

Z orzecznictwa przytoczonego w interpretacji wynika, że świadczenie przysługujące pracownikowi nie polega na samym udostępnieniu samochodu służbowego przez pracodawcę, tylko na przekazaniu pojazdu w pełni przygotowanego do eksploatacji. Art. 12 ust. 2a ustawy o PIT odnosi się do „wykorzystania” samochodu, a nie „prawa do wykorzystania”. Ponadto ten przepis nie jest podstawą do różnicowania kosztów związanych z eksploatacją i utrzymaniem pojazdu do celów podatkowych. Ryczałt samochodowy ma upraszczać rozliczenia, a oddzielne ustalanie wartości paliwa zakupionego przez pracodawcę przeczyło intencji ustawodawcy.

Samochód służbowy do celów prywatnych a składki ZUS i podatek dochodowy

Ryczałt samochodowy jest opodatkowany i oskładkowany. Pracownik uzyskuje ten przychód w okresie, w którym wykorzystywał samochód firmowy do celów osobistych. To oznacza, że przychód z tytułu ryczałtu za używanie pojazdu służbowego do celów prywatnych w sierpniu nalicza się w ostatnim dniu tego miesiąca. W efekcie kwota ryczałtu – 250 zł lub 400 zł za cały miesiąc – podwyższa przychód pracownika i co za tym idzie – podstawę składek ZUS oraz podatku dochodowego. Jeśli termin wypłaty wynagrodzenia za sierpień wypada we wrześniu, to pracodawca potrąci zaliczkę na podatek dochodowy z kwoty ryczałtu w kolejnym miesiącu.

Przykład

Weronika używa samochodu służbowego o mocy silnika 150 kW do celów prywatnych. Od 14 do 20 sierpnia 2023 roku przebywała na urlopie wypoczynkowym, podczas którego nie używała pojazdu.

400 zł : 30 dni = 13,33 zł za 1 dzień wykorzystywania samochodu firmowego do celów osobistych

13,33 zł × 24 dni = 319,92 zł

Pracowniczka zarabia 10 000 zł brutto, które otrzymuje 5. dnia roboczego następnego miesiąca. To oznacza, że pracodawca Weroniki doliczy 319,92 zł do wynagrodzenia za sierpień wypłaconego we wrześniu, po czym obliczy zobowiązania składkowo-podatkowe.

Brak zgłoszenia pracownika do ZUS i brak opłaconych składek to ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych

Pracodawcy muszą przestrzegać terminów związanych z obowiązkami składkowymi, aby nie narazić się na poważne konsekwencje, włącznie z nagłym odejściem pracownika.

Dowiedz się, kiedy zgłosić pracownika do ZUS i opłacać składki

Co warto zawrzeć w regulaminie użytkowania samochodów służbowych do celów prywatnych?

O ile w naszych przykładach uwzględniliśmy sytuacje, w których pracownicy uzgadniają z pracodawcą, czy korzystają z samochodu służbowego do celów prywatnych w trakcie urlopu wypoczynkowego, czy nie, o tyle warto uwzględnić tę kwestię w przepisach wewnątrzzakładowych. Regulamin może stanowić, że osoby zatrudnione nie użytkują samochodów firmowych podczas nieobecności. Pracodawca ma prawo wymagać zwrócenia pojazdu w tym okresie, zwłaszcza jeśli pracownik uda się na wielotygodniowy urlop bezpłatny lub otrzyma długotrwałe zwolnienie lekarskie. Ponadto może zastrzec, że taki pojazd będzie użytkowany przez inne osoby podczas absencji pracownika.

Co ważne, taki zapis wpływa nie tylko na sam fakt wykorzystywania samochodu, ale również na wysokość świadczeń chorobowych. Dla pracownika, który nie jeździ samochodem służbowym w celach osobistych podczas zwolnienia lekarskiego, oblicza się podstawę wymiaru wynagrodzenia i zasiłku chorobowego z uwzględnieniem ryczałtu samochodowego.