Ryczałt za pracę zdalną – ile pieniędzy zwrócisz pracownikowi za home office?

O ile przed 7 kwietnia 2023 roku pracodawcy decydowali, czy zwracają pracownikom koszty pracy zdalnej, o tyle po nowelizacji Kodeksu pracy nie mają wyboru. Ryczałt jest jedną z akceptowanych form zwrotu kosztów, które ponosi pracownik, kiedy pracuje z domu. Jak ustalić stawkę ryczałtową za zużycie energii elektrycznej czy internetu w pracy zdalnej? Na co trzeba uważać w związku ze zwolnieniem tych kosztów z podatku dochodowego i składek ZUS?

Jak ustalić ryczałt za pracę zdalną według Kodeksu pracy?

Zgodnie z art. 67²⁴ § 4 k.p. wysokość ryczałtu odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Z tego wynika, że ryczałt powinien być zbliżony do realnych wydatków na m.in. serwis narzędzi pracy, prąd, internet czy telefon. Ryczałt może zastąpić również ekwiwalent pieniężny określony w art. 67²⁴ § 3 k.p. Ekwiwalent wypłaca się za wykorzystywanie przez pracownika materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, ale niezapewnionych przez pracodawcę.

Kolejną wskazówkę podaje art. 67²⁴ § 5 k.p. Z tego przepisu dowiadujemy się, że ustalając ryczałt, należy wziąć pod uwagę przede wszystkim:

• normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe narzędzi pracy i urządzeń technicznych,
• ceny rynkowe materiałów i ich ilość wykorzystaną na potrzeby pracodawcy,
• normy zużycia energii elektrycznej,
• koszty usług telekomunikacyjnych.

Potrzebujesz wsparcia we wdrożeniu pracy zdalnej w firmie?

Dołącz do usatysfakcjonowanych klientów TribePerk, którzy przekazali obsługę kadr i płac w ręce ekspertów 👏 Zadbamy o każdy aspekt home office w Twojej organizacji: od dokumentów, przez ewidencję czasu pracy zdalnej, po naliczanie ekwiwalentów lub ryczałtów.

Sprawdź

Ryczałt za home office w całkowitej i hybrydowej pracy zdalnej

Pracodawcy, którzy pozwalają na całkowitą i częściową pracę zdalną, mogą oszacować stawkę godzinową lub stawkę dzienną ryczałtu. Dzięki temu rozwiązaniu można obliczyć optymalny ryczałt, który jest najbliższy rzeczywistym kosztom pracy zdalnej, nawet przy uwzględnieniu średniej ceny prądu czy internetu w danym regionie, a nie taryf i abonamentów poszczególnych pracowników.

Niestety, w tym przypadku dział HR jest najmocniej zaangażowany, ponieważ musi obliczać comiesięczny ryczałt na podstawie ewidencji czasu pracy – zwłaszcza pracownika hybrydowego, który pracuje częściowo w biurze i częściowo w domu, lub pracownika zatrudnionego na mniej niż cały etat. Koszt pracy zdalnej musi być obliczony proporcjonalnie do czasu przepracowanego spoza biura. Jeśli pracodawca dopuszcza wyłącznie model hybrydowy, czyli łączenie pracy w biurze i pracy w siedzibie firmy, może ustalić, że każdy pracownik pracuje średnio np. 12 dni zdalnie. Stawka ryczałtu odpowiadałaby temu okresowi. Oczywiście jeżeli niektórzy pracownicy przepracowaliby odpowiednio 3 dni, 7 dni czy 9 dni z domu, trzeba by przeliczyć ich ryczałty. W przeciwnym razie doszłoby do sytuacji, w której ryczałt nie jest zróżnicowany mimo diametralnych różnic w wymiarze pracy zdalnej poszczególnych osób.

Jak prowadzić ewidencję czasu pracy w organizacji zdalnej?

Elektroniczna ewidencja czasu pracy jest wygodniejsza niż papierowa – zwłaszcza w przypadku firm zatrudniających pracowników na stanowiska hybrydowe.

Poznaj zalety elektronicznej ewidencji czasu pracy

Ryczałt za zużycie prądu podczas pracy zdalnej (stawka godzinowa)

Pracodawca, który chce obliczyć, ile musi zwrócić zdalnemu pracownikowi za zużycie prądu w czasie pracy, powinien wziąć pod uwagę:

• średnie zużycie prądu przez sprzęt używany do pracy, np. laptop, monitor, lampkę, drukarkę, skaner, tablet graficzny, router itp.
• średni koszt taryfy domowej w miejscu wykonywania pracy zdalnej lub w Polsce w zależności od lokalizacji pracowników (w przypadku różnych miejscowości warto przyjąć uśrednioną taryfę dla wszystkich zatrudnionych),
• liczbę godzin przepracowanych zdalnie w danym miesiącu.

Ryczałt za internet i telefon do pracy zdalnej (stawka godzinowa)

Analogicznie należy postąpić, obliczając ryczałt za usługi telekomunikacyjne.

Załóżmy, że pracownik na pełnym etacie pracuje wyłącznie w trybie home office i opłaca abonament za internet i telefon.

Aby obliczyć koszt usług telekomunikacyjnych niezbędnych do pracy zdalnej:

1. Podziel abonament przez liczbę dni w miesiącu, np. 150 zł : 30 dni = 5 zł za cały dzień.
2. Tę kwotę podziel przez 3. 8 godzin pracy to 1/3 doby, co daje 5 zł × 1/3 = 1,67 zł po zaokrągleniu za abonament telekomunikacyjny za 1 dzień pracy zdalnej.
3. Sprawdź liczbę dni roboczych w danym miesiącu. Pomijamy dni wolne od pracy, czyli święta i weekendy. W czerwcu 2023 roku wypadają 22 dni robocze (176 godzin pracy). 1,67 zł × 22 dni = 36,74 zł. Tę kwotę można by zaokrąglić do 40 zł.
4. Jeżeli chcesz założyć, że zdalny pracownik może przepracować do 20 godzin nadliczbowych w ciągu miesiąca, możesz podwyższyć stawkę do np. 45 zł. Pamiętaj, że ewentualne wynagrodzenie ryczałtowe za nadgodziny oszacujesz oddzielnie.

Niestety, powyższe wyliczenie zakłada, że pracodawca wie, ile pracownik płaci za abonament. Aby uprościć obliczanie ryczałtu, szczególnie w większej firmie, zgodnie z przepisami można przyjąć cenę rynkową za usługi telekomunikacyjne. Dzięki temu pracodawca unika także problemu w sytuacji, w której abonament pracownika obejmuje nie tylko dostęp do sieci, ale także raty za smartfon, telewizję czy usługi VOD.

Czy ryczałt dla zdalnego pracownika jest zwolniony z podatku dochodowego?

Tak, zgodnie z art. 67²⁵ k.p. wypłata ryczałtu dla pracownika nie jest przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Nieopodatkowany i nieozusowany ryczałt musi być skrupulatnie wyliczony.

Jeżeli podczas kontroli wyjdzie na jaw, że pracodawca zawyża ryczałt, nawet o kilkaset złotych miesięcznie, organ podatkowy uzna, że przedsiębiorca wypłaca w ten sposób część wynagrodzenia, omijając zobowiązania podatkowe i składkowe. Jeśli pracodawca nie udowodni, że obliczył zakwestionowany ryczałt, kierując się ustawowymi wytycznymi, ta kwota zostanie uznana za przychód podlegający opodatkowaniu i oskładkowaniu. W efekcie trzeba będzie uregulować zaległości i skorygować deklaracje.

W trakcie posiedzeń podkomisji odrzucono postulaty, aby ustalić wartości graniczne ryczałtu: kwotę minimalną, chroniącą przed przerzuceniem kosztów pracy zdalnej na pracownika, oraz kwotę maksymalną, która uniemożliwiłaby próby obejścia innych przepisów. Przeciwnicy tych rozwiązań uważali, że po pierwsze – odgórne ustalenie minimalnej i maksymalnej kwoty ryczałtu w przepisach mogłoby odstraszyć pracodawców od pracy zdalnej. Po drugie – trudno uszczegółowić zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego i ryczałtu, skoro praca zdalna może generować zupełnie inne koszty w zależności od branży czy stanowiska.

Czy pracownik musi okazać pracodawcy dokumenty przedstawiające wysokość opłat związanych z wykonywaniem pracy zdalnej w domu?

Chociaż przepisy nie narzucają takiego obowiązku zdalnemu pracownikowi, to rozwiązanie można uznać za uzasadnione, zwłaszcza na tle zwolnienia zwrotu kosztów pracy zdalnej z PIT i ZUS. Małym firmom stosunkowo łatwo zweryfikować koszty związane z home office w przeciwieństwie do przedsiębiorstw zatrudniających nawet kilkaset osób. Jeżeli pracodawca zorientuje się, jaki zwrot należy się pracownikowi z tytułu pracy zdalnej, uniknie sytuacji, w której ryczałt znacząco przewyższa realne wydatki. Warto podkreślić, że w takim przypadku fiskus mógłby dojść do wniosku, że przedsiębiorca chciał ominąć zobowiązania podatkowe, wypłacając część wynagrodzenia pod przykrywką ryczałtu.

Czy zasady ustalania ryczałtu za pracę zdalną muszą być spisane?

Tak, zgodnie z art. 67²⁰ § 6 pkt 3 k.p. i art. 67²⁰ § 7 k.p. zasady ustalania ryczałtu należy określić w jednym z poniższych dokumentów:

• porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
• regulaminie pracy zdalnej,
• porozumieniu zawartym między pracodawcą a pracownikiem wykonującym pracę zdalną,
• poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Czy trzeba zmniejszyć ryczałt za pracę zdalną wskutek nieobecności pracownika?

Przedsiębiorcy, którzy złożyli wnioski o indywidualne interpretacje przepisów podatkowych do skarbówki w związku z pracą zdalną realizowaną na podstawie tzw. ustawy covidowej, otrzymywali odpowiedzi, że nie muszą zmniejszać zwracanych kosztów pracy zdalnej wskutek nieobecności chorobowej czy urlopowej pracowników.

Na tej podstawie można wnioskować, że rozwiązaniem bezpieczniejszym dla pracodawcy jest zredukowanie ryczałtu za pracę zdalną wskutek nieobecności pracownika, niezależnie od tego, czy jest usprawiedliwiona, czy nie.

Dodatkowe pytania o ryczałt za pracę zdalną