Regulamin wynagradzania – czy jest obowiązkowy? Zasady zmian i najważniejsze postanowienia

Liczba pracowników, objęcie układem zbiorowym pracy czy funkcjonowanie zakładowej organizacji związkowej – to czynniki, które wpływają na to, czy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy, czy dobrowolny. Wyjaśniamy również, czy regulamin wynagradzania powinien zawierać informacje o PPK, benefitach, widełkach płacowych i terminie wypłaty wynagrodzenia. Czy każda zmiana przepisów wewnątrzzakładowych sprawia, że pracodawca musi wręczyć pracownikom wypowiedzenia warunków pracy i płacy?

Kiedy regulamin wynagradzania jest obowiązkowy, a kiedy dobrowolny?

Pracodawca tworzy regulamin wynagradzania obligatoryjnie, fakultatywnie lub na wniosek zakładowej organizacji związkowej. W każdym przypadku pracownicy nie są objęci ani zakładowym układem zbiorowym, ani ponadzakładowym układem zbiorowym, który ustalałby warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą tak, aby na jego podstawie można było określić indywidualne warunki umów o pracę.

To, ile osób zatrudnia pracodawca, wpływa na obowiązek wdrożenia regulaminu wynagradzania. Do tej grupy nie zalicza się osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, np. umowy o dzieło czy umowy zlecenia. Jako pracowników rozumiemy osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę, spółdzielczej umowy o pracę, umowy powołania czy umowy mianowania.

Liczba pracowników	Obowiązek stworzenia regulaminu wynagradzania	Podstawa prawna
Co najmniej 50	Tak	Art. 772 § 1 Kodeksu pracy
Mniej niż 50	Nie	Art. 772 § 11 Kodeksu pracy
Co najmniej 20 i mniej niż 50	Tak, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wystąpi z wnioskiem o ustalenie regulaminu wynagrodzeń	Art. 772 § 12 Kodeksu pracy

Zgodnie z art. 77² § 3 Kodeksu pracy regulamin wynagradzania jest obowiązującym aktem wewnątrzzakładowym, dopóki pracownicy nie zostaną objęci zakładowym układem zbiorowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym. Z przepisów wynika, że regulamin wynagradzania ma drugorzędną funkcję w porównaniu z układem zbiorowym pracy. Można powiedzieć, że częściowo go zastępuje.

Wesprzemy Cię w tworzeniu przepisów wewnątrzzakładowych!

Pełna obsługa kadr i płac w TribePerk obejmuje nie tylko rozliczenia pracowników na gruncie podatkowo-składkowym, ale także nadzór nad dokumentacją: od akt osobowych, przez regulaminy, po wypowiedzenia. Ponadto zyskasz dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która automatyzuje kluczowe procesy HR.

Sprawdź

Kto odpowiada za postanowienia regulaminu wynagradzania?

Co do zasady, pracodawca ustala regulamin wynagradzania. Niemniej art. 77² § 4 k.p. stanowi, że jeśli w danym przedsiębiorstwie działa zakładowa organizacja związkowa, to pracodawca musi z nią uzgodnić treść regulaminu. Co ważne, mowa tu o wspólnym uzgodnieniu regulaminu, a nie tylko o niezobowiązującym skonsultowaniu się. Na podstawie art. 241¹² § 2 pkt 2 k.p. pracodawca musi dostarczyć zakładowej organizacji związkowej niezbędną liczbę egzemplarzy regulaminu wynagradzania.

Postanowienia w regulaminie wynagradzania

Zgodnie z art. 9 § 2 k.p. postanowienia regulaminów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych. Gdyby zdarzyło się, że postanowienie w regulaminie wynagradzania było sprzeczne z prawem pracy, to nie będzie wiążące.

PPK

Wpłaty do PPK dzielimy na podstawowe (obowiązkowe dla uczestników programu) i dodatkowe (dobrowolne). Oba rodzaje wpłat są finansowane przez pracodawcę i pracownika, przy czym różnią się określoną procentowo wartością.

Zgodnie z art. 26 ust. 2 ustawy o PPK podmiot zatrudniający może zadeklarować, że będzie przelewał wpłaty dodatkowe na rachunki uczestników, które nie będą przekraczać 2,5% wynagrodzenia. Art. 26 ust. 3 tej samej ustawy doprecyzowuje, że pracodawca może zróżnicować wpłaty dodatkowe dla poszczególnych pracowników, biorąc pod uwagę albo okresy zatrudnienia w danej firmie, albo inne postanowienia w regulaminie wynagradzania bądź układzie zbiorowym pracy. Jeżeli pracodawca pokrywa wyłącznie wpłaty podstawowe, to nie musi wprowadzać odrębnych regulacji w związku z PPK do regulaminu wynagradzania.

Maksymalne wpłaty pracodawcy i pracownika do PPK wynoszą 8% wynagrodzenia

Ponadto uczestnicy PPK otrzymują dopłaty z budżetu państwa (powitalną i roczną). O ile wpłaty finansowane przez pracodawcę nie są objęte składkami ZUS, o tyle stanowią opodatkowany przychód pracownika, ale dopiero w momencie przekazania pieniędzy na rachunek uczestnika PPK.

Przeczytaj, kiedy naliczać, pobierać i przekazywać wpłaty do PPK

Siatka wynagrodzeń

Siatka płac nie tylko pomaga ustalić wynagrodzenia dla pracowników wykonujących pewny rodzaj pracy czy zajmujących określone stanowiska, ale także zapobiega łamaniu zasady równego traktowania pracowników pod kątem płacowym. Według art. 77² § 3 k.p. warunki wynagradzania za pracę w regulaminie lub układzie zbiorowym pracy powinny umożliwiać określanie indywidualnych warunków umów o pracę.

Co prawda z tego przepisu nie wynika bezpośrednio obowiązek konstruowania siatki płac i taryfikatora kwalifikacyjnego, ale pracodawca musi określić po pierwsze – wysokość wynagrodzeń zasadniczych, a po drugie – kryteria, które muszą spełnić pracownicy, aby otrzymać wynagrodzenie mieszczące się w przewidzianych widełkach. Co ważne, pracodawca musi podać najniższą i najwyższą kwotę osiągalną w danej kategorii.

Taryfikator kwalifikacyjny to wykaz stanowisk w podziale na kategorie zaszeregowania z kryteriami, które muszą spełnić pracownicy, aby przynależeć do danej grupy. Opis stanowisk może się odnosić do wykształcenia (np. minimum wyższe) czy stażu pracy (np. minimum 5 lat).

Co oznacza jawność wynagrodzeń dla pracodawcy i pracowników?

Głównym celem przepisów o jawności wynagrodzeń, które mogą zacząć obowiązywać najpóźniej w 2026 roku, jest wyeliminowanie luki płacowej między kobietami a mężczyznami. Pracownicy nie będą znać swoich wynagrodzeń, ale zyskają dostęp do średnich wynagrodzeń z podziałem na płeć.

Sprawdź, co zmieni jawność wynagrodzeń w Polsce

Co kluczowe, art. 241²⁶ § 2 k.p. stanowi, że regulamin wynagradzania nie może określać warunków wynagradzania pracowników, którzy zarządzają w imieniu pracodawcy zakładem pracy, oraz osób zarządzających zakładem pracy na innej podstawie niż stosunek pracy. Tych pierwszych definiuje art. 128 § 2 pkt 2 k.p. – chodzi o m.in. głównych księgowych.

Termin wypłaty wynagrodzenia

Pracodawca musi określić termin wypłaty wynagrodzenia w jednym z trzech aktów wewnątrzzakładowych: układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania. Jeżeli nie musi ich stworzyć, to uwzględnia ten termin w poszczególnych umowach o pracę.

Czy wiesz, że określenie terminu wypłaty wynagrodzenia w formie „do 10. dnia miesiąca” jest nieprawidłowe?

Art. 85 § 2 Kodeksu pracy stanowi, że wynagrodzenie należy wypłacić nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego. To ograniczenie dla pracodawcy, ale nie stały i ustalony z góry termin, o którym wspomina art. 85 § 1 k.p.

Zobacz niepoprawne i poprawne zapisy terminu wypłaty wynagrodzenia w regulaminie

Premie

Jeśli pracodawca zamierza wypłacać premie regulaminowe, powinien, jak sama nazwa wskazuje, określić warunki ich przyznawania w przepisach wewnątrzzakładowych. Regulamin musi zawierać kryteria, po których spełnieniu osoby zatrudnione otrzymają premię. Inaczej jest w przypadku premii uznaniowych. Co do zasady, nie mają charakteru roszczeniowego, więc pracownicy nie mogą ich żądać. Samo postanowienie o możliwości otrzymania premii uznaniowej w regulaminie wynagradzania nie oznacza, że pracodawca jest zobowiązany do jej wypłaty każdej osobie.

Czy wiesz, że wypłata dobrowolnej premii uznaniowej może naruszać przepisy prawa pracy?

O ile pracownicy nie mogą żądać przyznania premii uznaniowej, o tyle pracodawca musi pamiętać, aby nie pominąć w gratyfikacjach osób, które przyczyniły się do sukcesu w firmie. Ponadto premia uznaniowa nie może stale uzupełniać wynagrodzenia zasadniczego – traci wtedy charakter nagrody.

Sprawdź, jak przyznać i rozliczyć premię uznaniową

Benefity (karta sportowa, pakiet medyczny)

Niektóre benefity pracownicze, jak karta sportowa czy pakiet medyczny, są częściowo finansowane przez pracownika, a częściowo przez pracodawcę. Czy wiesz, że postanowienie o współfinansowaniu benefitu w akcie wewnątrzzakładowym ma wpływ na oskładkowanie przychodu pracownika? § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego ustala 3 kryteria, które musi spełnić świadczenie częściowo odpłatne dla pracownika, aby nie było objęte składkami ZUS w części finansowanej przez pracodawcę. Jednym z wymogów jest postanowienie o częściowej odpłatności świadczenia, nawet symbolicznej, w np. regulaminie wynagradzania. Jeżeli taki zapis widnieje wyłącznie w umowie o pracę, to pracodawca nie może zastosować zwolnienia z oskładkowania.

Im więcej benefitów dla pracowników, tym więcej problemów z rozliczaniem?

Inaczej rozliczysz benefity wykupywane za pośrednictwem platform kafeteryjnych, na których zbiera się punkty, a inaczej benefity wykupione bezpośrednio u danego usługodawcy.

Dowiedz się, jak naliczać podatek i składki ZUS od benefitów

Jak zmienić regulamin wynagradzania?

Sposób zmiany regulaminu wynagradzania zależy od charakteru nowych, uchylonych lub zmodyfikowanych postanowień. Art. 241¹³ § 1 k.p. umożliwia „automatyczne” wejście w życie korzystniejszych warunków płacowych, czyli bez zgody pracowników. Wystarczy, że pracodawca ogłosi aneks do regulaminu wynagradzania.

Aneks powinien zawierać:

• datę ogłoszenia aneksu,
• odniesienie do regulaminu wynagradzania, którego dotyczy,
• datę wprowadzenia zmian w regulaminie,
• informację o nowych, uchylonych lub zmodyfikowanych postanowieniach,
• adnotację, że pozostałe postanowienia obowiązują bez zmian,
• podpis pracodawcy.

Zmiana regulaminu wynagradzania na niekorzyść pracownika

Regulaminu wynagradzania, w przeciwieństwie do układu zbiorowego pracy, nie można jednostronnie wypowiedzieć w dwóch przypadkach:

1. u pracodawcy, u którego działa zakładowa organizacja związkowa (związek musi zaakceptować zmiany w regulaminie płacowym),
2. zmiany w regulaminie wynagradzania są niekorzystne dla pracowników (pracodawca musi im złożyć wypowiedzenie zmieniające zgodnie z art. 241¹³ § 2 k.p.).

Jeżeli pracodawcy trudno określić, czy zmiany w regulaminie wynagradzania są korzystne dla pracowników, czy nie, powinien zastosować wypowiedzenia warunków pracy i płacy. Tak samo należy postąpić, kiedy nowa wersja regulaminu będzie wprowadzać zmiany i korzystne (np. wyższą premię regulaminową), i niekorzystne (np. trudniejsze kryteria otrzymania premii). Co istotne, gorsze warunki wynagradzania zaczną obowiązywać poszczególnych pracowników dopiero po upływie okresu wypowiedzenia określonego w wypowiedzeniu zmieniającym, nawet jeśli regulamin zacznie obowiązywać we wcześniejszym terminie.

Wyjątkiem od powyższego jest sytuacja, w której pracodawca tymczasowo zawiesza postanowienia regulaminu wynagradzania, które były korzystniejsze od wynikających z ustawy.

Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem wynagradzania

Pracownik, który przeczytał i zaakceptował regulamin wynagradzania, powinien podpisać dokument o treści: „Oświadczam, że zapoznałam się/zapoznałem się z regulaminem wynagradzania obowiązującym w …………………………………………………………….”, na końcu którego należy podać nazwę pracodawcy. Ponadto oświadczenie powinno zawierać dane pracownika (wystarczy imię i nazwisko), datę oraz miejscowość złożenia.