Przerywany czas pracy – jak wprowadzić i rozliczyć?

Chociaż długie przerwy obiadowe w pracy, nawet 2-godzinne, kojarzone są przede wszystkim z Włochami, to Kodeks pracy umożliwia pracodawcom wprowadzenie nawet… 5-godzinnej przerwy w ciągu dnia! Tym wyróżnia się przerywany czas pracy, w którym pracownik zajmuje się obowiązkami przez np. 3 godziny, potem przerywa pracę nawet na 5 godzin i wraca do firmy. O czym muszą wiedzieć pracodawcy zainteresowani systemem przerywanego czasu pracy?

Na czym polega przerywany czas pracy?

Zgodnie z art. 139 § 1 k.p. wyróżnikiem przerywanego czasu pracy jest długa przerwa, której nie wlicza się do czasu pracy. Pracodawca ustala rozkład przewidujący maksymalnie 5-godzinną przerwę w ciągu doby pracowniczej. Mimo że pracownik nie wykonuje obowiązków służbowych w tym okresie, zachowuje prawo do wynagrodzenia – w wysokości połowy wynagrodzenia należnego za czas przestoju. Chodzi o wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania pracownika, któremu przyjrzeliśmy się bliżej w dalszej części poradnika.

Pracodawca może zróżnicować długość przerw w poszczególnych dniach. Ważne, aby najdłuższa nie przekraczała 5 godzin, przy czym może zajmować np. 4 godziny i 30 minut. Przepisy nie określają minimalnej długości takiej przerwy, więc może trwać nawet 15 czy 30 minut. Nie ma potrzeby zaokrąglania przerw do pełnych godzin, aczkolwiek ułatwia to obliczanie wynagrodzeń.

Co istotne, pracodawca nie ma prawa wymagać, aby pracownik przebywał podczas przerwy w firmie. Mimo że wypłaca wynagrodzenie za ten czas, to traktujemy je jako rekompensatę za podzielenie dnia pracy, które może wymagać nawet dwukrotnego dojazdu do firmy. Pracownik spędza ten czas w dowolny sposób. Gdyby wykonywał wtedy pracę, należałoby ją rozliczyć według przepisów o godzinach nadliczbowych.

Maksymalnie 5-godzinna przerwa przysługuje pracownikowi bez względu na wymiar czasu pracy. Nawet osoba zatrudniona na pół etatu, czyli pracująca np. 4 godziny dziennie, może być objęta przerywanym systemem czasu pracy. Dopuszcza się sytuację, w której pracowałaby od 8:00 do 10:00 i od 15:00 do 17:00.

Ile może pracować osoba zatrudniona w systemie przerywanego czasu pracy?

Pracodawca musi przestrzegać przepisów o odpoczynku, w tym dobowym, który wynosi 11 godzin.

8 godzin pracy + 5 godzin przerwy + 11 godzin odpoczynku = 24 godziny

Dlatego przepisy nie dopuszczają łączenia systemu równoważnego czasu pracy z przerywanym. W pierwszym systemie dobowy wymiar pracy można wydłużyć nawet do 12 godzin. To oznaczałoby, że osobie pracującej przez 12 godzin i mającej przerwę przez 5 godzin zostaje zaledwie 7 godzin odpoczynku. Przerwy w systemie przerywanym nie zaliczamy do odpoczynku, który musi być ciągły, nawet jeśli pracownik relaksowałby się przez 5 godzin.

Jak obliczyć wynagrodzenie pracownika w przerywanym systemie czasu pracy?

Niestety, Kodeks pracy nie definiuje bezpośrednio wynagrodzenia wynikającego z osobistego zaszeregowania pracownika. O ile dawny wyrok Sądu Najwyższego – z 1985 roku – określił, że składa się na nie wynagrodzenie zasadnicze i dodatek funkcyjny, o tyle nowsze wyroki – z 2007 i 2016 roku – stanowią, że pracodawca powinien wziąć pod uwagę wyłącznie wynagrodzenie zasadnicze ustalone w umowie o pracę, wyrażone w stawce godzinowej lub miesięcznej. Żadne dodatki do wynagrodzeń nie mieszczą się w wynagrodzeniu wynikającym z osobistego zaszeregowania – w tym funkcyjny czy stażowy.

Zgodnie z art. 81 § 1 k.p. w sytuacji, w której nie określono wynagrodzenia w stawce godzinowej lub miesięcznej, pracodawca musi wypłacić pracownikowi 60% wynagrodzenia za czas przestoju. To oznacza, że należy mu się 30% wynagrodzenia za płatną przerwę w systemie przerywanego czasu pracy (połowa wynagrodzenia za przestój). Tę kwotę oblicza się jak wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Co ważne, podstawa tej kalkulacji nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę, czyli 3600 zł brutto do 31 grudnia 2023 roku.

Przykład

Pracownik zarabia 7200 zł brutto. Przepracował 176 godzin w sierpniu 2023 roku. Ponadto przerwy w systemie przerywanego czasu pracy zajęły mu 44 godziny. Na potrzeby obliczeń przyjmujemy, że wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania jest równe wynagrodzeniu zasadniczemu wpisanemu do umowy o pracę, czyli 7200 zł brutto.

7200 zł brutto : 176 godzin = 40,91 zł brutto

40,91 zł brutto × 50% = 20,46 zł brutto

20,46 zł brutto × 44 godziny = 900,24 zł brutto

Wynagrodzenie pracownika wyniosło 8100,24 zł brutto, przy czym 900,24 zł brutto jest należne za przerwy.

Kiedy nie można wdrożyć systemu przerywanego czasu pracy?

Według art. 139 § 2 k.p. pracodawca nie może objąć przerywanym czasem pracy pracowników, którzy:

są objęci systemem równoważnego czasu pracy,
wykonują pracę związaną z dozorem urządzeń lub częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy,
pilnują mienia,
ochraniają osoby,
są zatrudnieni w zakładowej straży pożarnej lub zakładowej służbie ratowniczej,
pracują w ruchu ciągłym,
są objęci systemem skróconego tygodnia pracy,
pracują wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta.

Ponadto art. 178 k.p. zabezpiecza pracownice w ciąży i pracowników wychowujących dzieci do ukończenia przez nie 8. roku życia przed systemem przerywanego czasu pracy. Pracodawca, który chce zastosować system przerywany w stosunku do tych osób, musi uzyskać ich zgodę.

Nienormowany czas pracy nie oznacza, że pracownik pracuje przez dowolną liczbę godzin

Nienormowany system czasu pracy, czyli zadaniowy, polega na rozliczaniu pracownika z zadań, które powinien wykonać w ciągu 40 godzin w 5-dniowym tygodniu pracy (zakładając, że pracuje na pełny etat).

Poznaj zasady nienormowanego czasu pracy

Jak wprowadzić system przerywanego czasu pracy?

Przerywany czas pracy wprowadza się w:

układzie zbiorowym pracy,
porozumieniu z zakładową organizacją związkową lub organizacjami związkowymi reprezentatywnymi, czyli zrzeszającymi co najmniej 5% pracowników,
porozumieniu z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u danego pracodawcy,
umowach o pracę, ale tylko przez pracodawcę, który jako osoba fizyczna prowadzi działalność w zakresie rolnictwa i hodowli oraz u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. Co więcej, pracownikowi należy się wynagrodzenie za czas przerwy, o ile wynika to z umowy o pracę.

Kiedy warto wprowadzić przerywany system czasu pracy?

System przerywanego czasu pracy jest uzasadniony rodzajem pracy lub organizacją pracy. Argumentem za dłuższą przerwą w ciągu dnia może być np. brak klientów w określonych godzinach.

Inne przerwy w przerywanym systemie czasu pracy

Pracownikowi, który pracuje przez co najmniej 6 godzin na dobę w systemie przerywanego czasu pracy, przysługuje obowiązkowa przerwa „śniadaniowa”. To co najmniej 15 minut, odpłatne i wliczane do czasu pracy. Art. 134 k.p., który reguluje kwestię obowiązkowych przerw, odnosi się do każdego pracownika, bez względu na system czasu pracy, którym jest objęty.

Jakie przerwy przysługują pracownikowi?

Chociaż przerwa „śniadaniowa” jest obowiązkowa, to przerwa „obiadowa” zależy wyłącznie od dobrej woli pracodawcy. Przerwy w pracy przy komputerze są najkrótsze (wynoszą tylko 5 minut na 1 godzinę pracy), przy czym są zasadne, jeśli pracownik nie wykonuje innych zadań, które odciążałyby wzrok i wymagałyby innej pozycji.

Poznaj przerwy opisane w Kodeksie pracy