Przepustka w pracy – czy pracownik musi odpracować wyjście prywatne w godzinach pracy?

Wizyta u lekarza, załatwienie formalności w urzędzie czy udostępnienie mieszkania firmie remontowej – w wielu sytuacjach pracownicy są zmuszeni do załatwiania spraw osobistych w godzinach pracy. Wyjaśniamy, co musi wiedzieć pracodawca, który otrzyma od pracownika wniosek o wcześniejsze wyjście z firmy lub późniejsze rozpoczęcie pracy. Czy odpracowanie wyjścia prywatnego jest obowiązkowe?

Wyjście prywatne w celu załatwienia spraw osobistych w Kodeksie pracy

Kodeks pracy nie definiuje takich pojęć jak „wyjście prywatne” czy „zwolnienie w celu załatwienia spraw osobistych”. Przepisy nie określają również ani treści wniosku o zwolnienie od pracy w celu załatwienia spraw prywatnych, ani zasad jego udzielania, więc warto je sprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych. Wyjście prywatne może obejmować nawet cały dzień pracy – 8 godzin w podstawowym systemie czasu pracy czy 12 godzin w systemie równoważnego czasu pracy.

Jedyne, co odnosi się do wyjść prywatnych pracowników w przepisach, to art. 151 § 2¹ Kodeksu pracy. Ten przepis stanowi, że czas odpracowania zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych, którego pracodawca udzielił na pisemny wniosek pracownika, nie stanowi pracy w godzinach nadliczbowych. To oznacza, że osoba odpracowująca wyjście prywatne nie dostanie dodatku za nadgodziny.

Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna lub płatna

Pracodawca może zwolnić pracownika od pracy na cały dzień lub część dnia – z zachowaniem prawa do wynagrodzenia lub bez. Zgodnie z § 1 rozporządzenia w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy nieobecność pracownika usprawiedliwiają m.in. przyczyny wskazane przez osobę zatrudnioną i uznane przez pracodawcę za uzasadniające absencję w pracy. Jeszcze zanim zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej weszło w życie, pracodawca mógł usprawiedliwić nagłą nieobecność pracownika, uznając ją za płatną lub niepłatną.

Odpracowanie wyjścia prywatnego

Odpracowanie późniejszego przyjścia do pracy, wcześniejszego opuszczenia firmy lub wyjścia w czasie godzin pracy w celu załatwienia spraw prywatnych nie jest obowiązkowe. Jeżeli pracownik przepracuje mniej godzin, niż wynika z rozkładu czasu pracy, to pracodawca odpowiednio pomniejsza wynagrodzenie. Wtedy mamy do czynienia z nieobecnością usprawiedliwioną, ale niepłatną.

Co do zasady, to pracodawca wyznacza, kiedy pracownik ma odrobić godziny, które przepadły przez załatwianie spraw osobistych. Niemniej przepisy nie wykluczają sytuacji, w której pisemny wniosek pracownika o wyjście prywatne zawiera termin odpracowania. Wówczas pracodawca może albo zgodzić się na oba rozwiązania (zwolnienie od pracy i odpracowanie), albo odrzucić wniosek i poinformować pracownika, żeby złożył kolejny, ale bez wyznaczenia terminu odpracowania wyjścia prywatnego.

Kiedy trzeba odpracować wcześniejsze wyjście z pracy?

Pracownik nie musi odpracować wyjścia prywatnego, które trwało kilka godzin, w ciągu jednego dnia. Oczywiście jest to możliwe, o ile nie doszłoby do naruszenia przepisów o odpoczynku dobowym i tygodniowym, czyli art. 132 i 133 Kodeksu pracy.

Niemniej można „rozbić” godziny wykorzystane na załatwienie spraw osobistych tak, aby pracownik mógł odpracowywać zwolnienie od pracy przez np. 1 godzinę dziennie przez 4 dni robocze. Ponadto pracodawca może zsumować czas wyjść prywatnych, np. 4 zwolnień po 1 godzinie, i umożliwić pracownikowi ich odrobienie w ciągu 1 dnia.

Odpracowanie wyjścia prywatnego powinno odbyć się w tym samym okresie rozliczeniowym. Dlaczego, skoro przepisy nie narzucają takiego ograniczenia?

Pracodawca jest zobowiązany do np. oddania dnia wolnego za pracę w niedzielę i święto czy oddania czasu wolnego za nadgodziny w tym samym okresie rozliczeniowym. Na tej podstawie warto pilnować, aby pracownik odpracował wyjście prywatne w tym samym miesiącu czy kwartale – w zależności od długości okresu rozliczeniowego. W przeciwnym razie może dojść do sytuacji, w której np. chory lub zwolniony pracownik nie odpracuje zwolnienia od pracy, mimo że otrzymał normalne wynagrodzenie za miesiąc, w którym wykorzystał wyjście prywatne. Jeżeli pracodawca wyznaczy termin odpracowania wyjścia prywatnego na prośbę pracownika w kolejnym okresie rozliczeniowym, powinien mieć to udokumentowane pisemnym wnioskiem.

Czy pracownik może odpracować wyjścia prywatne w godzinach nocnych, nawet w tym samym dniu?

Pracodawca ustala porę nocną na podstawie art. 151⁷ § 1 Kodeksu pracy. Według tego przepisu pora nocna obejmuje 8 godzin, bez żadnej przerwy, między 21:00 a 7:00. Jeśli pracodawca ustali porę nocną między 23:00 a 7:00, to pracownik odpracowujący wyjście prywatne od 5:00 do 7:00 będzie pracował w nocy. O ile nie będzie mu przysługiwać dodatek za godziny nadliczbowe, o tyle pracodawca musi mu wypłacić dodatek za pracę w porze nocnej. Wynosi od 4,76 zł do 5,65 zł brutto za 1 godzinę pracy w nocy w 2024 roku.

Załóżmy, że pracownik pracuje od 7:00 do 15:00. Zależy mu na wcześniejszym zakończeniu pracy – już o 13:00. Jeżeli chce odpracować 2 godziny w ten sam dzień, np. od 5:00 do 7:00, musi to uwzględnić we wniosku lub złożyć oddzielny. Kiedy pracodawca go zaakceptuje, pracownik może odpracować wyjście w celu załatwienia spraw osobistych w preferowanych godzinach. Co ważne, w tym przypadku nie dojdzie do naruszenia przepisów o czasie pracy, mimo że pracownik zacznie pracę ponownie w tej samej dobie pracowniczej. Jeśli pracownik skończy pracę o 15:00 poprzedniego dnia i zacznie pracę o 5:00 kolejnego dnia, wykorzysta nieprzerwany odpoczynek dobowy, który musi wynosić co najmniej 11 godzin. W tym przypadku odpoczynek wyniesie 14 godzin.

Stanowisko resortu z 28 sierpnia 2013 roku podkreśla, że przepisy dotyczące wyjścia z pracy w celu załatwienia spraw osobistych nie regulują ani warunków udzielania takiego zwolnienia, ani zasad jego odpracowywania. W efekcie pracodawca może je doprecyzować w przepisach wewnątrzzakładowych, np. układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Mógłby zawrzeć w nich postanowienie, że pracownicy nie mogą odpracowywać wyjść prywatnych w porze nocnej.

Nie tylko papierowa ewidencja czasu pracy jest już przeżytkiem

Twoi pracownicy raportują przepracowane godziny w arkuszach kalkulacyjnych, które trzeba pobrać i wysłać do biura rachunkowego? Zleć obsługę kadr i płac Twojej firmy TribePerk, a otrzymasz dostęp do nowoczesnej, intuicyjnej platformy kadrowo-płacowej online. Dzięki niej wdrożysz elektroniczną ewidencję czasu pracy, która jest zintegrowana z kalendarzem nieobecności i modułem naliczającym wynagrodzenia.

Sprawdź

Wzór wniosku o wcześniejsze wyjście z pracy

Wniosek o wyjście prywatne w godzinach pracy powinien zawierać:

• datę i miejscowość złożenia,
• imię i nazwisko pracownika,
• termin zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• podpis pracownika,
• podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej do zarządzania wnioskami o urlopy i zwolnienia (z adnotacją „wyrażam zgodę” lub „nie wyrażam zgody”),
• termin odpracowania wyjścia prywatnego (opcjonalnie),
• podpisy obu stron, które zaakceptowały datę odrobienia wyjścia (opcjonalnie).

Wniosek musi mieć formę pisemną, natomiast dopuszcza się złożenie go w formie e-mailowej czy przez system kadrowo-płacowy. Ważne, aby obie strony dysponowały dowodem na wypadek ewentualnego sporu związanego z ewidencją czasu pracy. Co istotne, zdaniem resortu taki wniosek można zastąpić np. listą obecności wskazującą godziny pracy w danym dniu i podpisaną odręcznie przez pracownika. Niemniej lista obecności, szczególnie papierowa, w dobie elektronicznego obiegu dokumentów staje się przeżytkiem. Warto więc wybrać rozwiązanie online – chociażby wiadomości na czacie służbowym.

Kiedy wyjście prywatne jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych?

Pracownik, który:

• wyjdzie wcześniej z pracy,
• przyjdzie później do pracy,
• opuści zakład pracy w ciągu dnia,

nie mając zgody przełożonego, naruszy obowiązki pracownicze. W efekcie narazi się na przykre konsekwencje – od kary porządkowej po rozwiązanie umowy o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia przez pracodawcę. Oczywiście każdy przypadek wymaga indywidualnego rozpatrzenia. Pracownik sklepu stacjonarnego, który opuści miejsce pracy bez wiedzy pracodawcy nawet na kilka godzin, narazi go na duże straty finansowe (klienci nie mogli zrobić zakupów w tym czasie). Tak dużej szkody nie odniesie pracodawca, którego pracownik administracyjny opuści stanowisko na 30 minut, nie mając w tym czasie żadnego pilnego zadania do wykonania.

Czy jako powód wcześniejszego wyjścia z pracy można wskazać upał?

O ile wysoka temperatura nie jest wystarczającym uzasadnieniem opuszczenia zakładu pracy, zwłaszcza bez zgody pracodawcy, o tyle pracownik może odmówić pracy w upale, argumentując, że warunki pracy zagrażają jego zdrowiu i życiu. Co istotne, powinien poinformować o tym przełożonego, aby zachować prawo do wynagrodzenia za okres niewykonywania pracy. Wcześniejsze wyjście z pracy ze względu na upał będzie słuszne również w sytuacji, w której pracownik wstrzymuje się od pracy, bo jego stan uniemożliwia mu jej bezpieczne wykonywanie i stwarza zagrożenie dla innych osób.

O czym musi pamiętać pracodawca podczas mrozów i upałów?

Optymalna temperatura, gorące i zimne napoje, klimatyzowane pomieszczenie do wypoczynku – to niektóre z obowiązków pracodawców w związku z niskimi i wysokimi temperaturami.

Sprawdź, jak temperatura latem i zimą wpływa na obowiązki pracodawcy

Czy można usprawiedliwić wcześniejsze wyjście z pracy chorobą?

Tak, pracownik może zgłosić przełożonemu, że chce wcześniej wyjść z pracy ze względu na fatalne samopoczucie i wizytę lekarską. Lekarz może wystawić zwolnienie lekarskie z datą wsteczną – do 3 dni poprzedzających badanie.

Pracownik może również złożyć wniosek o zwolnienie od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem. W tym przypadku uzasadnieniem może być np. nagłe zachorowanie dziecka w wieku przedszkolnym czy wypadek samochodowy, w którym uczestniczył członek rodziny. Zwolnienie wykorzystuje się w wymiarze dziennym (2 dni) lub godzinowym (16 godzin), więc można założyć, że można nim usprawiedliwić wyjścia prywatne w godzinach pracy, które są związane z chorobą lub wypadkiem bliskiej osoby.