Procesy HR – lista dla pracodawcy i działu HR

Im mniejsza firma, tym więcej procesów HR i zadań spoza obszaru personalnego spoczywa na jednej osobie – wynika z raportu „Na strategicznym biegu” na podstawie badania „HR-u portret własny”. Zarządzanie kapitałem ludzkim wymaga interdyscyplinarnej wiedzy z zakresu „miękkich” i „twardych” obowiązków. Z jednej strony – praca działu HR bazuje na prawie pracy, podatkowym czy ubezpieczeń społecznych. Z drugiej strony – dbanie o dobrostan pracowniczy wiąże się z troszczeniem się o zdrowie psychiczne osób zatrudnionych czy układanie ścieżek rozwoju. Jakie procesy HR w firmie są najważniejsze? Jak zmniejszyć ich koszt i zwiększyć efektywność?

Czym są procesy HR?

Procesy HR koncentrują się na zarządzaniu zasobami ludzkimi pod kątem szeroko pojętego dobrostanu pracowników i strategii rozwoju firmy, w tym osiągania celów finansowych. Niektóre procedury są ściśle określone przepisami (np. naliczanie wynagrodzeń), inne – są elastycznie kształtowane przez przedsiębiorstwa (np. systemy motywujące pracowników). Struktura działu HR zależy od potrzeb organizacji, która może zlecać część procesów zewnętrznym firmom (np. obsługę kadrowo-płacową).

Proces rekrutacji

Zadania związane z procesem rekrutacji obejmują m.in.:

planowanie zatrudnienia w związku z długookresowymi nieobecnościami pracowników, którzy wykorzystują urlopy dla rodziców czy zwolnienia lekarskie, oraz odejściami związanymi z przejściem na emeryturę,

tworzenie i publikowanie ogłoszeń o pracy,

selekcjonowanie CV,

komunikację z kandydatami,

umawianie i prowadzenie rozmów kwalifikacyjnych,

wysyłanie informacji zwrotnej odrzuconym kandydatom,

zlecanie działowi kadrowo-płacowemu przygotowanie dokumentów, w tym skierowań na badania lekarskie czy umów o pracę,

wdrożenie nowych pracowników,

przeprowadzanie badań satysfakcji kandydatów i hiring managerów,

analizę efektywności i kosztów rekrutacji,

monitorowanie rynku pod kątem konkurencyjnych ofert.

Proces onboardingu

Udana adaptacja pracownika w firmie zmniejsza ryzyko odejścia nowo zatrudnionej osoby po kilku miesiącach (a nawet tygodniach!). Co prawda nowe przepisy dotyczące umowy na okres próbny umożliwiają jej przedłużenie, ale nieuporządkowany onboarding może sprawić, że nowy pracownik i tak nie poczuje się zaaklimatyzowany. Według raportu „Stan analityki HR w Polsce” tylko 45% organizacji mierzy zadowolenie pracowników z wdrożenia, a niecałe 20% respondentów bada efektywność onboardingu (np. za pomocą testów wiedzy).

Onboarding obejmuje:

kwestie wynikające z przepisów (m.in. skierowania na badania lekarskie, przygotowanie umowy),

wyposażenie pracownika (np. zakup sprzętu komputerowego),

przekazanie wiedzy (np. informacji o klientach firmy, technikaliów),

„miękkie” aspekty zarządzania zasobami ludzkimi (np. poznanie kanałów do komunikacji wewnętrznej).

Ważną rolę odgrywa buddy, czyli tzw. kumpel, który towarzyszy – fizycznie lub wirtualnie – nowej osobie podczas pierwszych dni w organizacji.

Nowy pracownik, który jest objęty długim okresem wypowiedzenia, może się wdrażać stopniowo w ramach preonboardingu. Ten proces obejmuje czas od przyjęcia oferty do pierwszego dnia zatrudnienia. W tej sytuacji warto podpisać umowę przedwstępną, aby zabezpieczyć interesy obu stron. Preonboarding może obejmować m.in. przygotowanie welcome boxa i przesyłanie informacji o całej organizacji e-mailami. Niektóre przedsiębiorstwa udostępniają nowo zatrudnionym osobom platformy online, na których mogą zdobywać wiedzę o kulturze organizacyjnej firmy, a nawet poznawać współpracowników.

Kiedy pracownik wraca do firmy, należy go objąć procesem reonboardingu, szczególnie jeśli od ostatniego dnia zatrudnienia upłynęło kilkanaście miesięcy i zmieniła się struktura organizacji.

Procesy kadrowo-płacowe

Aż 32% organizacji, które wzięły udział w V edycji „Badania analityki HR”, realizuje procesy kadrowo-płacowe poza firmą. Więcej przedsiębiorstw decyduje się tylko na zlecenie obowiązków związanych z BHP (niemal 40%).

Niestety, tradycyjny outsourcing kadr i płac ma wady. Jednym z zadań działu HR firmy, która współpracuje z biurem rachunkowym, jest kompletowanie danych rozproszonych w różnych źródłach – online i offline. Co więcej, biura rachunkowe naliczają dodatkowe opłaty za pewne usługi, np. sporządzenie aneksu do umowy, świadectwa pracy czy wypowiedzenia. Ponadto pracownicy nie mają stałego dostępu do informacji o składnikach wynagrodzenia czy wymiarze urlopu.

Te problemy rozwiązuje pełna obsługa kadr i płac w TribePerk. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa w chmurze przechowuje wszystkie dane, które są dostępne całodobowo, także z urządzeń mobilnych. Samoobsługa pracowników ściąga z działów HR obowiązek odpowiadania na powtarzalne pytania, a moduł z elektronicznymi wnioskami urlopowymi eliminuje setki załączników w e-mailach.

Procesy kadrowo-płacowe obejmują m.in.:

naliczanie wynagrodzeń,

rozliczanie świadczeń płacowych i pozapłacowych,

ewidencjonowanie czasu pracy,

zarządzanie urlopami pracowników,

nadzorowanie formalności związanych z pracą zdalną,

kontaktowanie się z urzędem skarbowym i ZUS-em, w tym uzyskiwanie indywidualnych interpretacji podatkowych,

przygotowywanie umów, aneksów, wypowiedzeń,

tworzenie dokumentacji wewnętrznej, np. regulaminu wynagradzania,

pilnowanie terminów badań medycyny pracy.

Procesy HR związane z dobrostanem pracowników

Ekspertyza „Korzyści i koszty dla przedsiębiorstw nastawionych na dobrostan pracowników” Konfederacji Lewiatan podkreśla, że dobrostan kariery stanowi fundamenty pozostałych: finansowego, fizycznego, społecznego (dotyczącego ludzi) i społecznościowego (dotyczącego miejsca do życia). Raport Deloitte „Global Human Trends 2024” zwraca uwagę, że wiele organizacji czerpie wartość z pracowników, nie tworząc dla nich wartości. Tymczasem wyniki finansowe firmy są uzależnione od samopoczucia pracowników, które wpływa zarówno na jakość obsługi klientów, jak i fluktuację kadr.

Dobrostan pracowników zależy od wielu czynników, w tym:

kultury organizacyjnej, która realizuje strategię DEI (Diversity, Equity & Inclusion) oraz CSR (Corporate Social Responsibility), aby tworzyć inkluzywne i społecznie odpowiedzialne środowisko,

elastycznego czasu i miejsca pracy,

benefitów dopasowanych do potrzeb pracowników,

liczby nadgodzin,

systemu wynagrodzenia z przejrzystymi zasadami i płacami dostosowanymi do rynkowych realiów,

integracji pracowników, szczególnie w organizacjach rozproszonych,

dostępu do szkoleń,

programów motywacyjnych,

programów utrzymywania talentów, czyli pracowników wyróżniających się doświadczeniem, kompetencjami czy wynikami,

perspektywy rozwoju, w tym ścieżek kariery z awansami pionowymi i poziomymi.

Regularne badania pracownicze pozwalają na wykrycie słabych punktów organizacji, które obniżają samopoczucie pracowników, a nawet skłaniają ich do szukania nowej pracy. Co więcej, kierownicy poszczególnych działów powinni systematycznie rozmawiać z pracownikami, aby zapobiegać konfliktom i problemom w zespołach.

Kiedy warto zatrudnić HR Managera?

Nie masz działu HR w firmie? Albo odwrotnie – zatrudniasz pracowników działu personalnego, ale masz wrażenie, że procesy są nieuporządkowane? W obu przypadkach przyda Ci się HR Manager.

Sprawdź obowiązki i wynagrodzenie HR Managera

Proces offboardingu i outplacementu

„Raport płacowy 2024” Hays Poland podaje, że zdaniem pracodawców przyczyną aż 40% rekrutacji będzie konieczność znalezienia zastępstw za pracowników, którzy odejdą z własnej woli. Ich utrata naraża firmę nie tylko na koszty rekrutacji, ale również na przejęcie know-how przez konkurencję. Z tego względu proces offboardingu, czyli działania związane z pożegnaniem pracowników, powinien zawierać exit interview. To rozmowa, która skupia się na analizie powodów złożenia wypowiedzenia przez daną osobę. Dzięki temu spotkaniu można się dowiedzieć:

jakie procesy HR w organizacji wymagają usprawnienia zdaniem pracownika,

czy system wynagradzania jest satysfakcjonujący,

jaka atmosfera panuje w konkretnym dziale,

czy managerowie wymagają przeszkolenia z komunikacji wewnętrznej lub organizacji pracy.

Jeżeli firma wdroży zalecenia wynikające z exit interview, zmniejszy ryzyko odejścia osób podzielających poglądy pracownika, który złożył wypowiedzenie. Co zrobić, kiedy kilkoro pracowników wypowiada umowy? W tej sytuacji warto m.in. przeprowadzić badanie dla wszystkich zatrudnionych, które wykaże obszary do poprawy.

Ponadto proces offboardingu obejmuje m.in.:

przygotowanie dokumentów, np. świadectwa pracy,

poinformowanie innych pracowników oraz klientów firmy o zmianie,

rozliczenie urlopu wypoczynkowego,

zwrot sprzętu służbowego,

przeszkolenie następców w okresie wypowiedzenia,

zlikwidowanie dostępów do systemów firmowych.

Analogiczny proces to outplacement, który dotyczy pracowników zwolnionych przez pracodawcę. O ile przepisy zapewniają przywileje dla zwalnianych pracowników (np. dni wolne na poszukiwanie pracy), o tyle dodatkowe wsparcie organizacji (np. pomoc w stworzeniu CV, budowaniu kontaktów biznesowych, przygotowaniu do rozmów kwalifikacyjnych) zmniejsza ryzyko, że pracownik będzie się negatywnie wypowiadać o firmie.

Co więcej, zwolnienie pracy zajmuje 8. pozycję w 43-stopniowej skali stresu Holmesa i Rahe’a. Rozpoczynanie nowej pracy zawodowej – 15. pozycję. Z tego względu proces outplacementu może uwzględniać wsparcie psychologiczne dla zwolnionych osób.

Dlaczego warto zoptymalizować procesy HR w firmie?

Dział HR obarcza się zwykle wieloma zadaniami administracyjnymi. Raport „Stan analityki HR w Polsce”, który powstał na bazie V edycji „Badania analityki HR”, potwierdza, że coraz więcej pracowników i procesów przypada na jedną osobę zatrudnioną w dziale personalnym. Silna presja związana z m.in. oczekiwaniami pracowników, realizacją celów kadry zarządzającej oraz ustawowymi terminami sprawia, że HR-owcom może brakować czasu na analitykę, która powinna stanowić fundamenty strategicznego doradztwa dla biznesu.

Automatyzacja procesów HR odciąża pracowników działu zarządzania zasobami ludzkimi z czasochłonnych, nużących i powtarzalnych obowiązków, np. odpowiadania na pytania o wymiary urlopów wypoczynkowych czy porządkowania papierowego obiegu dokumentów.

W efekcie pracownicy mają więcej czasu na strategiczne zadania, w których są niezastąpieni. Co więcej, optymalizacja procesów HR sprzyja podwyższeniu niektórych wskaźników, które odzwierciedlają wpływ zarządzania zasobami ludzkimi na finanse firmy, w tym:

HC ROI (Human Capital Return on Investment) – zwrotu z inwestycji w kapitał ludzki, który pokazuje – w zależności od przyjętego wzoru – stosunek przychodów lub zysków organizacji do całkowitych kosztów pracy.
HCVA (Human Capital Return on Investment) – wartości dodanej kapitału ludzkiego, czyli zysków generowanych przez osobę zatrudnioną na etat. Jeśli organizacja zatrudnia pracowników w różnych wymiarach czasu pracy, należy przeliczyć liczbę etatów, która może się okazać mniejsza od liczby pracowników.

Rozważając kolejność wdrożeń narzędzi HR, warto sprawdzić, jakie koszty generują aktualne procesy HR. W tym celu trzeba wziąć pod uwagę, ile czasu poświęcają na dany proces poszczególni pracownicy, a następnie oszacować wydatki pracodawcy. Obliczenia powinny bazować na całkowitych kosztach zatrudnienia pracownika.

Masz wrażenie, że zarządzanie finansami firmy zaczyna Cię przerastać?

Na szczęście możesz zatrudnić dyrektora finansowego – niekoniecznie na pełny etat, a na godziny. CFO, czyli Chief Financial Officer, pomoże Ci podjąć perspektywiczne decyzje.

Sprawdź zalety CFO na godziny