Kiedy można przyznać premię uznaniową pracownikowi? Sprawdź zasady i pobierz wzór zawiadomienia o przyznaniu premii

Dzięki premii uznaniowej możesz doceniać pracowników, nie kierując się zamkniętą listą kryteriów z regulaminu wynagrodzeń. Chociaż ten sposób nagradzania wydaje się dogodny dla pracodawcy, tak naprawdę swoboda w przyznawaniu premii uznaniowej jest ograniczona pewnymi przepisami. Sprawdź, na co uważać, wynagradzając najbardziej pracowite i zaangażowane osoby.

1. Zasady przyznawania premii uznaniowej
2. Kiedy pracownik może domagać się premii uznaniowej?
3. Premia uznaniowa jako uzupełnienie wynagrodzenia zasadniczego
4. Premia uznaniowa a regulaminowa
5. Premia uznaniowa w przepisach wewnątrzzakładowych
6. Wzór oświadczenia o przyznaniu premii uznaniowej
7. Premia uznaniowa w wynagrodzeniu urlopowym
8. Premia uznaniowa w wynagrodzeniu chorobowym
9. Premia uznaniowa a podatki i składki ZUS
10. Premia uznaniowa brutto i netto
11. Dodatkowe pytania o premię uznaniową
    1. Premia uznaniowa w odprawie emerytalnej
    2. Premia uznaniowa jako dodatek za nadgodziny
    3. Premia uznaniowa w umowie zleceniu

Zasady przyznawania premii uznaniowej

Premia uznaniowa to forma dobrowolnej nagrody pieniężnej. Pracodawca nie przyznaje tej specyficznej premii – w odróżnieniu od np. premii regulaminowej – na podstawie zasad spisanych w przepisach wewnątrzzakładowych. Swobodnie decydujesz, kiedy, komu i ile premii uznaniowej przyznajesz. O ile pracownicy nie muszą spełniać żadnych precyzyjnych kryteriów, o tyle pracodawca musi mieć na uwadze pewne ogólne wytyczne, które podaje Kodeks pracy.

Zgodnie z art. 105 k.p. nagrody lub wyróżnienia przyznaje się pracownikom, którzy:

• wzorowo wypełniają swoje obowiązki,
• wykazują się inicjatywą w pracy,
• podnoszą jakość i wydajność pracy,

przyczyniając się szczególnie do wykonywania zadań firmy.

Co zrobić, kiedy pracownik uważa, że znakomicie sprawdza się na swoim stanowisku, więc należy mu się premia uznaniowa? Pamiętaj, że ta nagroda jest opcjonalna, więc decyzja zależy wyłącznie od Ciebie. Pracownicy nie mogą żądać premii uznaniowej, ponieważ to fakultatywny dodatek do wynagrodzenia. Chyba że… mogą udowodnić, że wypłaty premii uznaniowej tylko wybranym osobom naruszyły pewne przepisy prawa pracy.

Czy na pewno pracownik nie może nigdy zażądać premii uznaniowej?

Oczywiście istnieją pewne wyjątki. Pracownik mógłby rościć pretensję o premię uznaniową, jeśli okazałoby się, że doceniony sukces zespołu (np. wysoki wynik sprzedażowy) był w dużej mierze jego zasługą, natomiast pracodawca przyznałby tej osobie niższą premię bądź pominął ją całkowicie w gratyfikacji.

W takiej sytuacji pracodawca naruszyłby:

• art. 18^3a § 2 k.p., czyli zasadę równego traktowania w zatrudnieniu,
• art. 18^3c § 1 k.p., czyli prawo pracowników do jednakowego wynagrodzenia za tę samą pracę lub o tej samej wartości.

To pozwoliłoby pracownikowi ubiegać się o odszkodowanie.

Zdarza się również, że wyróżniający się pracownicy nie otrzymują premii uznaniowej, kiedy kończą zatrudnienie w danej firmie. Jeśli za odmową wypłacenia premii stoi wyłącznie rozwiązanie stosunku pracy, pracownik może rościć pretensje o tę nagrodę, zwłaszcza jeśli pracował tak samo efektywnie jak współpracownicy, którzy ją otrzymali. Zgodnie ze wspomnianym art. 18^3a § 1 k.p. pracownicy nie mogą być dyskryminowani ze względu na m.in. zatrudnienie na czas nieokreślony lub określony.

W tych i podobnych sytuacjach pracownik mógłby wykazać, że pracodawca nie przestrzegał art. 94 pkt 9 k.p., czyli obowiązku stosowania obiektywnych i sprawiedliwych kryteriów oceny pracowników oraz wyników ich pracy.

„Premia uznaniowa” jako uzupełnienie wynagrodzenia zasadniczego

Innym punktem zapalnym jest sytuacja, w której umowa o pracę dzieli pensję na 2 części: wynagrodzenie zasadnicze i premię uznaniową. Jeśli pracownik nagle nie otrzymuje tej premii, mimo że była wypłacana co miesiąc, może rościć pretensje do pracodawcy.

W tym przypadku mamy do czynienia z:

1. próbą obejścia przepisów płacowych,
2. „premią uznaniową”, ponieważ traci swój nieroszczeniowy charakter.

Wyrok Sądu Najwyższego (sygn. akt III PK 30/16) potwierdza, że „premia” wypłacana regularnie za standardowe wykonywanie obowiązków służbowych jest stałym składnikiem wynagrodzenia, a nie wyjątkową nagrodą za ponadprzeciętne osiągnięcia. SN zwrócił również uwagę, że nagrody nie mogą dotyczyć wszystkich lub większości pracowników zatrudnionych w danej firmie, a praktyki odbiegające od wyrażonych w art. 105 k.p. nie powinny być aprobowane.

Jeśli pracodawca chciałby zrezygnować z comiesięcznej „premii”, powinien wręczyć pracownikowi porozumienie lub wypowiedzenie warunków pracy i płacy.

Premia uznaniowa a premia regulaminowa

O ile premia uznaniowa jest fakultatywna i nieroszczeniowa, o tyle premia regulaminowa – roszczeniowa. To oznacza, że pracownik spełniający precyzyjne kryteria ma prawo do żądania premii regulaminowej od pracodawcy. W tym przypadku odmowa wypłaty premii – wbrew spisanym warunkom – sprawia, że pracownik może wkroczyć na drogę sądową.

Zasady przyznawania premii regulaminowej trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych: układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagrodzeń lub umowie o pracę z danym pracownikiem. W przypadku premii uznaniowej nie ma takiego obowiązku. Jeżeli pracodawca zatrudnia mniej niż 50 pracowników, może określić zasady premiowania albo w umowie o pracę (czyli indywidualnie z każdym pracownikiem), albo w regulaminie wynagradzania, który jest opcjonalny w tym przypadku (art.77² § 1¹ k.p.). Dopuszczalne jest także stworzenie oddzielnego regulaminu premiowania. Pracodawcy, którzy zatrudniają więcej niż 50 pracowników i nie stosują układu zbiorowego pracy, muszą obowiązkowo stworzyć regulamin wynagradzania (art.77² § 1 k.p.).

Premia uznaniowa w umowie o pracę lub regulaminie

Jak już wspomnieliśmy, premia uznaniowa nie jest przyznawana na podstawie precyzyjnych kryteriów. Akt wewnątrzzakładowy może określać jedynie ogólne, podstawowe informacje, m.in. z jaką częstotliwością pracodawca będzie rozważał wypłacenie premii uznaniowej (np. co kwartał) czy sposób naliczania (np. procentowo od wynagrodzenia zasadniczego). Takie regulacje wciąż nie zobowiązują pracodawcy do wypłaty premii, ale podkreślają, że ma taką możliwość. Konstruując zapisy, trzeba uważać, żeby nie zawierały warunków, na których spełnienie pracownik może się powołać i tym samym – żądać wypłaty premii.

Wzór oświadczenia o przyznaniu premii uznaniowej

Zgodnie z art. 105 k.p. pracodawca przyznający nagrodę lub wyróżnienie pracownikowi (w tym premię uznaniową) musi przygotować zawiadomienie, którego odpis umieszcza się w aktach osobowych pracownika. Dokument powinien podawać uzasadnienie przyznania premii i jej wysokość.

Premia uznaniowa a wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy

Według § 6 pkt 1 rozporządzenia urlopowego wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy nie obejmuje jednorazowych lub nieperiodycznych wypłat za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie. Jaki z tego płynie wniosek? Premia uznaniowa nie wlicza się do podstawy wynagrodzenia urlopowego.

To stanowisko jest potwierdzone orzecznictwem, np. wyrokiem Sądu Najwyższego z 20 lipca 2000 r. (sygn. akt I PKN 17/00), według którego premia uznaniowa nie ma charakteru roszczeniowego i nie jest składnikiem wynagrodzenia za pracę, więc nie mieści się w pojęciu wynagrodzenia urlopowego. Co ważne, zgodnie z § 14 rozporządzenia urlopowego premię wyklucza się również z podstawy ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy.

Premia uznaniowa a podstawa wymiaru wynagrodzenia chorobowego

Włączenie premii uznaniowej do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego jest uzależnione od przepisów wewnątrzzakładowych i prawa pracownika do dodatkowych składników wynagrodzenia podczas nieobecności.

Rozważmy 3 przypadki.

Co stanowią przepisy wewnątrzzakładowe?	Czy premia uznaniowa wlicza się do podstawy wymiaru wynagrodzenia chorobowego?
Pracownikowi należy się premia uznaniowa w okresie usprawiedliwionej nieobecności	Nie
Pracownikowi nie należy się premia uznaniowa w okresie usprawiedliwionej nieobecności	Tak
Nie regulują tej kwestii	Tak

Czy premia uznaniowa jest opodatkowana i oskładkowana?

Premia uznaniowa jest przychodem pracownika ze stosunku pracy. Pracodawca powinien odprowadzić od tej kwoty składki ZUS finansowane przez pracownika i zaliczkę na podatek dochodowy.

👉 Sprawdź, które składki ZUS finansuje pracodawca, a które pracownik.

Co ważne, premia uznaniowa za okres, w którym pracownik świadczenie chorobowe, nie podlega tzw. zwolnieniu z ozusowania. Z uzasadnieniem możemy się zapoznać w interpretacji indywidualnej ZUS z 4 sierpnia 2021 r. (DI/100000/43/484/2021).

§ 2 ust. 1 pkt 24 rozporządzenia składkowego stanowi, że zwolnienie z oskładkowania obejmuje wyłącznie te składniki wynagrodzenia, do których pracownik zachowuje prawo w okresie m.in. zasiłku chorobowego i które są wypłacane za ten okres.

To oznacza, że jeśli pracodawca nie wypłaciłby tych składników, pracownik mógłby wystąpić z roszczeniem o ich wypłatę. Tak by się nie stało w przypadku premii uznaniowej, która ma charakter nieroszczeniowy. Nie zmieniają tego akty wewnątrzzakładowe podające, że pracownik ma prawo do premii uznaniowej za okres, w którym przebywa na L4.

Jak przeliczyć premię uznaniową brutto na netto?

Załóżmy, że pracodawca przyznał pracownikowi premię uznaniową w wysokości 1000 zł brutto. Chociaż kwota netto jest zależna od indywidualnej sytuacji pracownika, możemy sprawdzić, ile otrzyma„na rękę” w jednym z przypadków.

Premia uznaniowa brutto	1000 zł
Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne	1000 zł
Składki na ubezpieczenie społeczne (13,71%), w tym składka na ubezpieczenie emerytalne (9,76%), chorobowe (2,45%) i rentowe (1,5%)	137,10 zł (97,60 zł + 24,50 zł + 15 zł)
Podstawa wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne	862,90 zł (1000 zł – 137,10 zł)
Składka na ubezpieczenie zdrowotne	77,66 zł
Koszty uzyskania przychodu	250 zł
Kwota zmniejszająca zaliczkę na podatek dochodowy	300 zł
Stawka procentowa podatku	12%
Podstawa obliczenia zaliczki na podatek dochodowy (po zaokrągleniu do pełnych złotych)	613 zł (1000 zł – 137,10 zł – 250 zł)
Zaliczka na podatek dochodowy do przekazania urzędowi skarbowemu (po zaokrągleniu do pełnych złotych)	0 zł (613 zł × 12% – 300 zł)
Składka na ubezpieczenie zdrowotne po obniżeniu do wysokości zaliczki na podatek dochodowy na dzień 31.12.2022	60,45 zł [(1000 zł – 250 zł – 137,10 zł) x 17% – 43,76 zł]
Premia uznaniowa netto	802,45 zł (1000 zł – 137,10 zł – 60,45 zł)

Dodatkowe pytania o premię uznaniową