Praca zdalna za granicą – jak rozliczyć składki ZUS?

1 lipca 2023 roku weszła w życie nowa umowa ramowa Unii Europejskiej dotycząca transgranicznej pracy zdalnej, czyli wykonywanej w kraju innym niż ten, w którym znajduje się siedziba pracodawcy. Umowę podpisało 18 państw członkowskich, w tym Polska. Zmienione przepisy umożliwiają odprowadzanie składek ZUS w Polsce, jeśli – w uproszczeniu – wymiar pracy zdalnej świadczonej za granicą nie przekroczy 50% całkowitego czasu pracy. Dlaczego stanowisko ZUS wobec proporcji czasu pracy wzbudza kontrowersje? Czy umowa ramowa obejmuje workation, czyli pracę zdalną połączoną z wakacjami?

Nowe zasady pracy zdalnej za granicą a podleganie ubezpieczeniom społecznym w Polsce

Porozumienie ramowe w sprawie transgranicznej pracy zdalnej ułatwia rozliczenia w zakresie ubezpieczeń społecznych pracodawcom, którzy zatrudniają pracowników mieszkających w innych krajach niż siedziba przedsiębiorstwa. Co ważne, umowę ramową podpisało 19 państw członkowskich Unii Europejskiej. Zasady porozumienia nie obowiązują w innych krajach europejskich.

Do tego grona należy Polska oraz:

Austria,
Belgia,
Chorwacja,
Czechy,
Finlandia,
Francja,
Hiszpania,
Holandia,
Liechtenstein,
Luksemburg,
Malta,
Niemcy,
Norwegia,
Portugalia,
Słowacja,
Słowenia,
Szwajcaria,
Szwecja.

Aktualna lista sygnatariuszy będzie stopniowo rozszerzana. Zwróć uwagę na kolumnę z datą przystąpienia do porozumienia ramowego. Polska, podobnie jak inne kraje, przystąpiła już 1 lipca 2023 roku, natomiast Słowenia – dopiero 1 września 2023 roku, dlatego pomija ją większość branżowych publikacji z lipca i sierpnia. Co jest pewne, to odmowa Wielkiej Brytanii.

Umowa ramowa stanowi, że pracownik, który wykonuje pracę zdalną w określonym wymiarze dla pracodawcy z siedzibą w innym kraju niż kraj zamieszkania pracownika, może podlegać ubezpieczeniom społecznym wyłącznie w państwie, w którym zlokalizowana jest firma. Co istotne, wymiar czasu pracy z zagranicy musi wynosić co najmniej 25% całkowitego czasu pracy, ale nie może przekroczyć 50% całkowitego czasu pracy. Strony umowy muszą przestrzegać tego warunku, aby pracownik zachował ubezpieczenie społeczne w Polsce.

Porozumienie ramowe nie obejmuje wszystkich pracowników zdalnych

Umowa ramowa w sprawie wykonywania pracy zdalnej za granicą nie dotyczy osób, które:

prowadzą działalność gospodarczą,
aktywnych zawodowo w trzecim państwie członkowskim (innym niż państwo zamieszkania i państwo siedziby pracodawcy),
aktywnych zawodowo poza pracą zdalną w państwie zamieszkania (np. pracujących na część etatu).

To oznacza, że pracownik mieszkający za granicą i pracujący zdalnie na 1/2 etatu dla pracodawcy z siedzibą w Polsce nie zostanie objęty porozumieniem, jeśli będzie pracował na 1/2 etatu w innej firmie w kraju zamieszkania. Ponadto musisz pamiętać, że zarówno państwo siedziby pracodawcy, jak i państwo zamieszkania pracownika muszą znajdować się na liście sygnatariuszy, którzy przystąpili do porozumienia.

Kontrowersyjne stanowisko ZUS w sprawie rozliczania czasu pracy zdalnej z zagranicy

Stanowisko ZUS, które wzbudza kontrowersje wśród ekspertów prawa pracy, podaje, że ograniczenie wymiaru czasu pracy zdalnej za granicą należy stosować w skali tygodniowej, a nie całkowitego czasu pracy.

To oznacza, że pracownik mieszkający w Niemczech i pracujący dla firmy z siedzibą w Polsce powinien naprzemiennie pracować w obu krajach, np. poniedziałek i wtorek w Niemczech, a w środę, czwartek i piątek w Polsce. Zdaniem ZUS pracownik podlega ubezpieczeniu społecznemu za granicą, kiedy np. przebywa na zagranicznym home office przez pierwszy tydzień, a kolejny pracuje w biurze w Polsce.

Z tą interpretacją nie zgadzają się eksperci prawa pracy. Uważają, że wymiar pracy zdalnej z zagranicy wynoszący minimum 25% całkowitego czasu pracy i nie więcej niż 50% dotyczy okresu wskazanego w schemacie pracy załączonym do wniosku US-36, czyli nawet kilku miesięcy lub całego roku kalendarzowego.

Czy każdy wniosek pracownika o home office trzeba zaakceptować?

Nie, tylko niektórzy pracownicy mogą składać wiążące wnioski o pracę zdalną. To oznacza, że pracodawca, poza szczególnymi przypadkami, nie może im odmówić pracy w domu.

Sprawdź, kiedy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną

Praca zdalna z zagranicy przez kilka tygodni a składki ZUS w Polsce

Co do zasady, porozumienie ramowe w sprawie pracy zdalnej za granicą obejmuje niewielką część przypadków, w których pracownicy chcą skorzystać z home office w innym kraju. Umowa dotyczy pracowników mieszkających w jednym kraju i wykonujących pracę zdalnie na rzecz pracodawcy z siedzibą w innym kraju. Nie mamy do czynienia z taką sytuacją, kiedy pracownik, który mieszka i pracuje na stałe w Polsce, wyjeżdża chwilowo do innego państwa i wynajmuje tam mieszkanie czy opłaca hotel.

Zdaniem radcy prawnego Tomasza Rogali pracownik mieszkający w Polsce i wykonujący pracę dla przedsiębiorcy z Polski powinien bezproblemowo otrzymać zaświadczenie A1 na formularzu US-34, aby podlegać ubezpieczeniu społecznemu w Polsce podczas kilkutygodniowej pracy zdalnej za granicą. Gdybyśmy w tym przypadku weryfikowali wymiar czasu pracy zdalnej w skali tygodnia, to nawet stosunkowo krótkie workation w innym państwie członkowskim Unii Europejskiej sprawiałoby, że pracodawcy musieliby odprowadzić składki na ubezpieczenie społeczne w innym kraju.

Za interpretacją wygodniejszą dla obu stron umowy o pracę przemawia kilka faktów.

Po pierwsze – pracodawca wskazuje czas transgranicznej pracy zdalnej we wniosku do ZUS. To oznacza, że proporcja czasu pracy w państwie, w którym mieszka pracownik, i w państwie, w którym znajduje się siedziba pracodawcy, dotyczy całego okresu pracy wskazanego w schemacie dołączonym do wniosku, a nie każdego tygodnia osobno.

Dane dotyczące wykonywania pracy lub działalności za granicą we wniosku US-36

Po drugie – radca prawny Sławomir Paruch podkreślił, że rozkłady czasu pracy mogą się zmieniać w okresach rozliczeniowych. Celem nowej umowy ramowej jest zabezpieczenie interesu instytucji ubezpieczeniowych poprzez wyznaczenie proporcji pracy zdalnej za granicą do pracy w Polsce, a nie nałożenie ograniczeń w kształtowaniu rozkładów czasu pracy.

Zdalny pracownik nie może swobodnie zmieniać lokalizacji, w której pracuje

O ile przepisy umożliwiają pracownikowi wskazanie adresu, pod którym urządzi home office, o tyle miejsce wykonywania pracy zdalnej należy uzgadniać z pracodawcą.

Dowiedz się, jak ustalić miejsce wykonywania pracy zdalnej

Jak objąć pracownika pracującego zdalnie z zagranicy porozumieniem ramowym?

Pracodawca, który chce objąć pracownika pracującego zdalnie z zagranicy porozumieniem ramowym, lub pracownik musi złożyć wniosek US-36 do ZUS. Formularz można albo wypełnić na PUE ZUS (Platformie Usług Elektronicznych ZUS), albo wysłać pocztą. Co ważne, tymi sprawami zajmuje się wyłącznie Oddział ZUS w Kielcach. Na końcu wniosku podaje się sposób odbioru odpowiedzi: osobiście lub przez osobę upoważnioną w Kielcach, po zalogowaniu się na konto na PUE ZUS lub pocztą.

Osoba, która wypełnia formularz US-36, powinna zaznaczyć „Inny” w części dotyczącej powodu złożenia wniosku i wpisać „porozumienie ws. telepracy” w pustym polu. Jak podaje ZUS, w tym samym miejscu wpisuje się wymiar pracy zdalnej wykonywanej w miejscu zamieszkania pracownika za granicą i ewentualnej innej aktywności w tym kraju. Do wniosku załącza się umowę o pracę. Inne dokumenty, które potwierdzają, że praca zdalna za granicą jest wykonywana w oświadczonym wymiarze, są opcjonalne.

Dopiero kiedy ZUS zaakceptuje wniosek, można złożyć kolejny – tym razem wniosek US-34 o wydanie zaświadczenia A1. Ten formularz powinien trafić do oddziału ZUS właściwego ze względu na siedzibę pracodawcy. Zaświadczenie A1 pozwoli pracodawcy na odprowadzanie składek na ubezpieczenia społeczne w Polsce, nawet jeśli 49% całkowitego czasu pracy pracownika będzie wykonywane z zagranicy.

Jak szybko musi wrócić do biura pracownik, który został odwołany z pracy zdalnej?

Natychmiast, w ciągu 2 dni lub w ciągu 30 dni – to zależy od przyczyny odwołania polecenia pracy zdalnej i strony, która domaga się powrotu do biura.

Dowiedz się, kiedy można wydać lub cofnąć polecenie pracy zdalnej

Jak podkreśla ZUS, zaświadczenie A1 jest wydawane na maksymalnie 3 lata na podstawie jednorazowego wniosku. Niestety, jeśli weźmiemy pod uwagę rygorystyczne podejście, czyli sprawdzanie stosunku pracy zdalnej za granicą i pracy w państwie siedziby pracodawcy w skali tygodnia, to możliwość wnioskowania o tak długi okres objęcia pracownika porozumieniem ramowym nie daje tak naprawdę większej elastyczności obu stronom umowy.

Udostępnij artykuł