Kiedy pracodawca może wydać lub cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Przepisy regulujące pracę zdalną umożliwiają jej podejmowanie z inicjatywy pracownika lub pracodawcy. Kodeks pracy przewiduje kilka wyjątkowych sytuacji, w których pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, czyli narzucić pracownikowi home office. Czym się cechują te przypadki? Wyjaśniamy, jakich formalności należy dopilnować, zanim wyda się polecenie pracy zdalnej.

1. Stan zagrożenia epidemicznego a polecenie pracy zdalnej
2. Kiedy ustala się zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu pracodawcy?
3. Czy polecenie pracy zdalnej musi być spisane?
4. Kiedy pracodawca wydaje polecenie wykonywania pracy zdalnej?
   1. Oświadczenie o warunkach lokalowych i technicznych pracownika
   2. Inne formalności po stronie pracownika i pracodawcy
   3. Rozszerzona informacja o warunkach zatrudnienia dla zdalnego pracownika
5. Kiedy pracodawca może wycofać polecenie pracy zdalnej?
6. Kto i kiedy może złożyć wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej?
7. Dodatkowe pytania o polecenie wykonywania pracy zdalnej

Stan zagrożenia epidemicznego a polecenie pracy zdalnej

Chociaż stan zagrożenia epidemicznego został przedłużony do 30 kwietnia 2023 roku, pracodawcy nie mogą wydawać polecenia pracy zdalnej na podstawie art. 3 ustawy covidowej. Ten przepis został uchylony przez nowelizację Kodeksu pracy. Pracodawców obowiązują nowe przepisy. W tym przypadku podstawą prawną jest art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 k.p. To oznacza między innymi, że pracownikowi, który otrzyma polecenie pracy zdalnej, należy się zwrot kosztów za home office.

Zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu pracodawcy

Zasady wykonywania pracy zdalnej mogą być określone w:

1. porozumieniu zawartym między pracodawcą a zakładową organizacją związkową,
2. regulaminie pracy zdalnej,
3. poleceniu wykonywania pracy zdalnej,
4. porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Przepisy wyjaśniają, kiedy pracodawca może ustalić warunki wykonywania pracy zdalnej w poleceniu. W skrócie – kiedy ani nie zawrze porozumienia z zakładową organizacją związkową, ani nie wyda regulaminu po konsultacji z przedstawicielami pracowników.

Art. 67²⁰ § 7 k.p. podaje, że w poleceniu należy opisać:

1. zasady pokrywania kosztów pracy zdalnej opisanych w art. 67²⁴ § 1 pkt 2 lub 3,
2. zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego opisanego w art. 67²⁴ § 3 lub ryczałtu opisanego w art. 67²⁴ § 4,
3. zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika zdalnego (w tym sposób, w jaki pracownik ma potwierdzać, że jest obecny na stanowisku pracy),
4. zasady kontroli pracy zdalnej,
5. zasady kontroli w zakresie bhp,
6. zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji,
7. zasady aktualizacji oprogramowania, instalacji, inwentaryzacji, konserwacji i serwisu narzędzi pracy powierzonych pracownikowi.

W poleceniu, w przeciwieństwie do porozumienia ze związkiem zawodowym i regulaminem pracy zdalnej, nie ustala się grupy lub grup pracowników objętych pracą zdalną.

Jaką formę powinno mieć polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Przepisy nie precyzują, w jakiej formie pracodawca powinien wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej. Czy to znaczy, że nowe regulacje dopuszczają nawet formę ustną? Teoretycznie – tak, natomiast w praktyce bezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się forma pisemna. Polecenie można wydać i e-mailowo, i na papierze.

Kiedy pracodawca wydaje polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy pracodawca może wydać polecenie wykonywania pracy zdalnej, kiedy:

• obowiązuje stan nadzwyczajny, stan zagrożenia epidemicznego lub stan epidemii,
• nie minęło więcej niż 3 miesiące od odwołania wymienionych stanów,
• nie może zapewnić bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika ze względu na działanie siły wyższej. Jako siłę wyższą należy rozumieć nieprzewidywalne, nagłe, niezależne od pracodawcy zdarzenia, np. związane z siłami natury.

W tych przypadkach pracodawca narzuca pracownikom pracę zdalną.

Kluczowe oświadczenie pracownika przed wydaniem polecenia wykonywania pracy zdalnej przez pracodawcę

Zanim pracodawca wyda polecenie wykonywania pracy zdalnej, bezpośrednio przed tym musi otrzymać od pracownika elektroniczne lub papierowe oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Co ważne, przepisy nie zobowiązują pracodawcy do zweryfikowania, czy pracownik złożył oświadczenie zgodne z rzeczywistością. Wątpliwości wzbudza zobowiązanie osoby zatrudnionej do złożenia oświadczenia bezpośrednio przed wydaniem polecenia pracy zdalnej w związku z działaniem siły wyższej, która przecież jest trudna – a nawet niemożliwa – do przewidzenia.

Inne obowiązki pracodawcy i pracownika w związku z poleceniem wykonywania pracy zdalnej

Przepisy nie wskazują wprost, że pracodawca wydający polecenie pracy zdalnej w sytuacjach określonych w art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 i 2 k.p., musi zrealizować czynności związane z ochroną danych osobowych (art. 67²⁶ k.p.) czy bhp (art. 67³¹ k.p.).

Z jednej strony – można by uznać, że polecenie jest wydawane w tak nadzwyczajnych okolicznościach, że ogólne regulacje nie mają tu zastosowania, ponieważ pracodawca i tak nie zdążyłby zrealizować tych formalności. Z drugiej strony – przepisy o ochronie danych osobowych i obowiązkach pracodawcy w zakresie bhp nie zostały bezpośrednio wyłączone.

Na tej podstawie można wnioskować, że zanim pracodawca wyda polecenie pracy zdalnej, powinien np. określić procedury ochrony danych osobowych i odebrać oświadczenie pracownika, w którym zatrudniony potwierdzi, że zna procedury i będzie ich przestrzegać. Przepisy nie podają, że takie oświadczenie należy złożyć bezpośrednio przed poleceniem. 

Formalności po stronie pracodawcy	Formalności po stronie pracownika
Wydanie polecenia pracy zdalnej możliwe po otrzymaniu oświadczenia pracownika o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej	Złożenie elektronicznego lub papierowego oświadczenia o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej (bezpośrednio przed wydaniem polecenia)
Niezwłoczne wycofanie polecenia pracy zdalnej, kiedy pracownik zgłosi, że zmieniły się jego warunki lokalowe i techniczne, więc nie może pracować zdalnie	Zgłoszenie zmiany warunków lokalowych i technicznych, które uniemożliwiają wykonywanie pracy zdalnej (po złożeniu oświadczenia)
Określenie procedur ochrony danych osobowych i przeprowadzenie, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia	Złożenie elektronicznego lub papierowego oświadczenia o zapoznaniu się z procedurami
Przeprowadzenie oceny ryzyka zawodowego i opracowanie informacji w zakresie bhp	Złożenie elektronicznego lub papierowego oświadczenia o zapoznaniu się z oceną ryzyka zawodowego i informacją w zakresie bhp oraz zobowiązaniu się do ich przestrzegania

Co kluczowe, jeśli pracodawca nie przygotuje wcześniej wspomnianych dokumentów, nie będzie w stanie dopełnić tych obowiązków, zanim wyda polecenie pracy zdalnej, zwłaszcza w związku działaniem nieprzewidzianej siły wyższej.

Rozszerzenie informacji o warunkach zatrudnienia

Pracodawca musi dopilnować jeszcze jednej formalności.

Zgodnie z art. 67²¹ § 2 k.p. najpóźniej w dniu, w którym pracownik rozpoczyna pracę zdalną, powinien otrzymać elektroniczną lub papierową informację o warunkach zatrudnienia, która wskazuje:

• jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko danego pracownika,
• osobę lub organ z art. 3¹ k.p., odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem zdalnym i upoważniony do kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Ten przepis jest wyłączony w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej.

Kiedy pracodawca cofa polecenie wykonywania pracy zdalnej?

Jeśli pracownik pracował zdalnie ze względu na okoliczności podane w art. 67¹⁹ § 3 pkt 1 i 2 k.p., czyli np. brak bezpiecznych i higienicznych warunków w miejscu pracy wskutek działania siły wyższej, pracodawca może cofnąć takie polecenie wykonywania pracy zdalnej – z co najmniej 2-dniowym wyprzedzeniem. Istnieje wyjątek od tego przepisu. W art. 67¹⁹ § 5 k.p. możemy przeczytać, że pracodawca musi niezwłocznie wycofać polecenie pracy zdalnej, kiedy pracownik zgłosi, że zmieniły się jego warunki lokalowe i techniczne, co uniemożliwia mu pracę zdalną.

Zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej

Art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 i 2 k.p. podaje, że strony umowy o pracę mogą ustalić pracę zdalną albo przy zawieraniu umowy o pracę, albo w trakcie zatrudnienia. Tylko w drugim przypadku nowe przepisy umożliwiają złożenie wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej zarówno przez pracodawcę, jak i pracownika.

Wniosek jest wiążący i skutkuje przywróceniem poprzednich warunków wykonywania pracy, czyli np. powrotem do biura firmy. Kodeks pracy dopuszcza elektroniczną i papierową formę wniosku. Strony ustalają, kiedy nastąpi przywrócenie wcześniejszych warunków pracy, ale ten termin nie może być dłuższy niż 30 dni od otrzymania wniosku. Gdyby pracodawca i pracownik nie porozumieli się, finalny termin to dzień następujący po upływie 30 dni od otrzymania wniosku.

Co do zasady, pracodawca nie może złożyć wniosku o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków pracy w przypadku pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6 i 7, czyli m.in. wychowujących dzieci do 4. roku życia. Wyjątkiem jest sytuacja, w której pracownik nie może dalej pracować zdalnie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Art. 67²³ k.p. podkreśla, że jeśli pracownik wystąpi z wnioskiem o zaprzestanie wykonywania pracy zdalnej, pracodawca nie może tym uzasadnić wypowiedzenia umowy o pracę.

Dodatkowe pytania o polecenie pracy zdalnej