Outsourcing kadrowo-płacowy – kompletny przewodnik po korzyściach, wyzwaniach i zagrożeniach

Zastanawiasz się, czy jeśli zlecisz prowadzenie kadr i płac zewnętrznej firmie, to zredukujesz koszty działalności, ale stracisz kontrolę nad jednym z podstawowych procesów – naliczaniem wynagrodzeń? Outsourcing kadrowo-płacowy można oceniać pod różnymi kątami – finansowym, komunikacyjnym, organizacyjnym czy technologicznym. Sprawdź, jak wiele możesz zyskać, kiedy zdecydujesz się na outsourcing kadr i płac. Wyjaśniamy, co ma wspólnego z automatyzacją, i rozwiewamy najczęstsze obawy pracodawców.

Na czym polega outsourcing kadrowo-płacowy?

Outsourcing (outside resource using) polega na zlecaniu innej firmie zadań z obszaru, który zwykle wspiera główną działalność przedsiębiorstwa (np. działania public relations) lub jest wymagany przez prawo (np. szkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy). 

W ramach outsourcingu kadr i płac współpracujesz z usługodawcą, który realizuje część obowiązków nałożonych na pracodawcę przez Kodeks pracy, przepisy podatkowe czy ustawę o systemie ubezpieczeń społecznych. To oznacza, że zewnętrzna firma przygotowuje np. listę płac, na podstawie której opłacasz składki ZUS za pracowników, przelewasz zaliczki na podatek dochodowy do urzędu skarbowego i wypłacasz wynagrodzenia. Mimo że dzięki outsourcingowi nie musisz ani osobiście prowadzić kadr i płac, ani budować wewnętrznego działu kadrowo-płacowego, masz kontrolę nad całym procesem i wgląd w dokumentację pracowniczą. 

Przykład 

👉 Pełna obsługa kadrowo-płacowa firmy w TribePerk zapewnia ekspercki nadzór nad cyklem życia pracownika w organizacji: od pierwszych dni zatrudnienia, przez awanse w strukturze przedsiębiorstwa, po rozwiązanie umowy o pracę. W ramach usługi zyskujesz dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która m.in.:

• automatyzuje naliczanie wynagrodzeń,
• pozwala pracownikom na raportowanie godzin pracy,
• ułatwia wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Tradycyjność kontra nowoczesność

Zanim poznasz zalety i wady outsourcingu kadr i płac, musisz wiedzieć, że… outsourcing outsourcingowi nierówny. Różnice w sposobie świadczenia usług wynikają z m.in. zaplecza technologicznego.

Niektóre firmy świadczące omawiane usługi, w tym biura rachunkowe, korzystają z tradycyjnych programów kadrowo-płacowych. To rozbudowane kalkulatory, które automatycznie obliczają wynagrodzenia, ale nie eliminują całkowicie manualnej pracy (np. przepisywania danych z różnych źródeł, kiedy nie można ich zintegrować lub pobrać plików do importu) i nie zapewniają transparentnego dostępu do danych pracownikom.

Globalne trendy sugerują, że rozwiązania chmurowe nowej generacji wyprą programy offline (instalowane na pojedynczych stanowiskach). 

Wady tradycyjnego outsourcingu kadrowo-płacowego kontra zalety nowoczesnej obsługi kadr i płac

	Wady tradycyjnego outsourcingu kadrowo-płacowego (bez platformy online)	Zalety nowoczesnego outsourcingu kadrowo-płacowego z dostępem do zautomatyzowanej platformy online
Koszty	Pracodawca ponosi koszt obsługi kadrowo-płacowej każdego pracownika i pokrywa dodatkowe opłaty za m.in. sporządzanie dokumentów pracowniczych, deklaracji ZUS, a nawet pasków płacowych na życzenie pracownika. W efekcie nie wiadomo, ile wyniesie kwota na fakturze w danym miesiącu.	Pracodawca ponosi opłatę all inclusive za każdego pracownika. Nie ma dodatkowych, ukrytych kosztów.
Kompletowanie danych kadrowo-płacowych	Pracodawca zbiera dane kadrowo-płacowe z różnych źródeł, w tym arkuszy kalkulacyjnych online i papierowych dokumentów, np. ewidencji czasu pracy.	Dane kadrowo-płacowe są przechowywane w jednym miejscu – na platformie w chmurze. Pracownicy samodzielnie raportują czas pracy i zgłaszają nieobecności. System automatycznie pobiera zwolnienia ZUS i kluczowe informacje z umów pracowników.
Wysyłka danych kadrowo-płacowych do zewnętrznej firmy	Często drogą e-mailową, poprzez dysk Google lub podobne rozwiązania.	Wszystkie dane są dostępne na platformie.
Przygotowanie danych kadrowo-płacowych do naliczenia płac	Osoba odpowiedzialna za rozliczenie pracowników musi przepisać dane z e-maila do programu kadrowo-płacowego. Nie każdy format pliku umożliwia jego szybkie zaimportowanie do programu.	Wszystkie dane są dostępne na platformie.
Naliczenie płac	Program kadrowo-płacowy oblicza wynagrodzenia pracowników.	Platforma umożliwia wygenerowanie listy płac kilkoma kliknięciami.
Dostarczenie listy płac klientowi	Często drogą e-mailową, poprzez dysk Google lub podobne rozwiązania. Niestety, czasami od przygotowania listy płac do wysyłki mija nawet kilka dni, więc pracodawca otrzymuje wyliczenia na ostatnią chwilę.	Lista płac jest od razu dostępna na platformie.
Dostarczenie pasków z wynagrodzeniami pracownikom	Pracodawca ma obowiązek wydać pasek płacowy na żądanie pracownika. Jeśli paski wynagrodzeń nie zostały przesłane z listą płac, trzeba się zwrócić do zewnętrznej firmy i poczekać na odpowiedź. Przygotowanie pasków może być oddzielnie płatne.	Pracownik, który chce sprawdzić, co się złożyło na wynagrodzenie, loguje się na platformę online i samodzielnie generuje czytelny pasek.
Employee self-service (samoobsługa pracownicza)	Brak	Tak
Dodatkowe narzędzia dla twardego HR	Brak	Tak, platforma umożliwia m.in. zarządzanie jednorazowymi i cyklicznymi dodatkami do wynagrodzeń, składanie wniosków urlopowych, monitorowanie czasu pracy.

Zalety outsourcingu kadrowo-płacowego

Korzyści, które możesz czerpać z outsourcingu kadrowo-płacowego, można podzielić na kilka obszarów. 

1. Finansowe – outsourcing kadrowo-płacowy, szczególnie oparty na automatyzacji, jest zwykle opłacalniejszy w porównaniu z utrzymaniem wewnętrznego działu kadrowo-płacowego. 

2. Komunikacyjne – jeśli zewnętrzna firma udostępnia klientom platformę kadrowo-płacową online, która odgrywa rolę portalu pracowniczego, polepsza się komunikacja w firmie. Pracownicy mogą samodzielnie zapoznawać się ze swoimi danymi kadrowo-płacowymi, zamiast prosić o udostępnienie plików lub papierowych druków. 

3. Organizacyjne – outsourcing sprzyja wdrożeniu e-teczek pracowniczych i elektronicznego obiegu dokumentów, w tym wniosków urlopowych. Zewnętrzna firma odpowiada za bezpieczne przechowywanie danych w chmurze. 

4. Strategiczne – zlecając prowadzenie kadr i płac innej firmie, możesz rozwijać procesy HR, które skupiają się na well-beingu pracowniczym. Szeroko pojęty dobrostan zatrudnionych wpływa na rozwój przedsiębiorstwa. 

5. Technologiczne – firm z sektora MŚP, szczególnie małych, nie stać na finansowanie wewnętrznego rozwoju technologii. Z tego powodu warto korzystać z usług zewnętrznych dostawców, którzy implementują nowoczesne rozwiązania u klientów.

Nie musisz utrzymywać działu kadrowo-płacowego w firmie

Koszt utrzymania działu kadr i płac w firmie zwykle rozpatruje się przez pryzmat kosztu zatrudnienia pracownika (czyli tzw. wynagrodzenia „brutto brutto”). Tę kwotę porównuje się do comiesięcznego kosztu outsourcingu i analizuje pod kątem ilości obowiązków. 

Niemniej pracodawca musi wziąć pod uwagę również: 

• czasochłonny proces rekrutacyjny i onboarding, 
• nakłady na stanowisko pracy: od sprzętu komputerowego, przez oprogramowanie, po meble biurowe, 
• szkolenia pracownika, np. w związku ze zmianami w prawie pracy, i udział w konferencjach branżowych, 
• ryzyko opóźnień w procesach kadrowo-płacowych ze względu na niespodziewaną nieobecność pracownika, np. wskutek choroby. 

Chociaż przedsiębiorca nie ponosi tych wszystkich kosztów co miesiąc, powinien je uwzględnić, kalkulując koszt specjalisty ds. kadr i płac. Outsourcing pozwala wyeliminować koszty licencji na oprogramowanie, profesjonalnych szkoleń czy wyposażenia biurowego dla pracownika. Ponadto pracodawca wypłaca wynagrodzenie za okresy, w których pracownik de facto nie pracuje – ze względu na chorobę, opiekę nad członkiem rodziny czy urlop. 

Jeśli zatrudnisz tylko jednego specjalistę ds. kadr i płac, który nagle okaże się niezdolny do pracy, będziesz szukać innego pracownika lub wsparcia zewnętrznego „na wczoraj”, aby nie przekroczyć terminów określonych w przepisach. W przypadku outsourcingu ten problem Cię nie dotyczy, ponieważ to zewnętrzna firma musi dopilnować warunków umowy – bez względu na nieobecności osób, które zatrudnia.

Wewnętrzny dział HR może się skupić na ludziach, a nie powtarzalnych czynnościach, które można zautomatyzować

Zdarza się, że pracodawcy zaintrygowani zaletami outsourcingu kadrowo-płacowego nie likwidują całkowicie działu HR w firmie, ale utrzymują wewnętrzny HR miękki i zewnętrzny HR twardy. Co to znaczy?

Czynności kadrowo-płacowe, które charakteryzują się żmudną powtarzalnością i można zautomatyzować, są zlecane na zewnątrz. To uwalnia wewnętrzny dział HR od prostych zadań administracyjnych i pozwala skoncentrować się na szeroko pojętym well-beingu pracowników. Ich dobrostan odgrywa kluczową rolę w rozwoju przedsiębiorstwa – wpływa zarówno na jakość usług świadczonych przez firmę, jak i poczucie przynależności do niej. 

Warto napomknąć, że według raportu „Future of Jobs Report 2023” autorstwa World Economic Forum w ciągu kilku lat będziemy świadkami drastycznego ograniczenia miejsc pracy w niektórych obszarach, także w kadrach i płacach. Organizacje, które wzięły udział w badaniu, przewidują, że redukcja wywołana automatyzacją i digitalizacją obejmie 26 milionów miejsc pracy w obszarze administracyjnym i księgowym w skali globalnej. To tak, jakby wszyscy mieszkańcy Australii stracili pracę.

Jeśli zdecydujesz się dziś na zewnętrzny outsourcing oparty na automatyzacji, rozwiniesz biznes i zyskasz przewagę nad konkurencją, która jest wierna tradycyjnym procedurom.

Firma prowadząca Twoje kadry i płace odpowiada finansowo za ewentualne błędy w rozliczeniach

Zanim zdecydujesz się na outsourcing, upewnij się, że usługodawca ma ubezpieczenie OC, które obejmuje ochronę czynności kadrowo-płacowych. Towarzystwo ubezpieczeniowe, w którym firma realizująca usługi kadrowo-płacowe wykupiła OC zawodowe, wypłaca świadczenia poszkodowanym wskutek błędu ubezpieczonego. Oczywiście pracodawca odpowiada za np. wypłatę zaniżonego wynagrodzenia pracownikowi, mimo że sam nie przyczynił się do niepoprawnych wyliczeń, ale ma prawo do roszczenia o naprawienie powstałej szkody przez zewnętrzną firmę. 

Warto wspomnieć, że automatyzacja kadr i płac, którą rozwija TribePerk, zmniejsza ryzyko błędów w naliczaniu wynagrodzeń.

Moduł płacowy automatycznie pobiera dane z m.in. warunków umowy o pracę czy kalendarza nieobecności pracowników. To rozwiązanie eliminuje pomyłki, które mogą się zdarzać na etapie przepisywania danych z załączników e-mailowych do programu kadrowo-płacowego.

Ponadto TribePerk kontaktuje się z urzędem skarbowym, ZUS czy PIP w Twoim imieniu, kiedy zaistnieje taka konieczność.

Prowadzenie kadr i płac zgodnie z aktualnym prawem

Specjaliści ds. kadr i płac muszą być na bieżąco ze zmianami w przepisach dotyczących zatrudniania, podatku dochodowego czy ubezpieczeń społecznych. TribePerk powiadamia klientów o m.in. nowelizacjach Kodeksu pracy, kluczowym orzecznictwie czy stanowiskach instytucji, które nadzorują przestrzeganie prawa pracy – w zakresie związanym ze świadczonymi usługami kadrowo-płacowymi. Jeśli to możliwe, poinformujemy Cię o zmianach w przepisach nie później niż na miesiąc przed ich wejściem w życie.

Comiesięczny koszt outsourcingu kadr i płac jest przewidywalny

Najkorzystniejszy outsourcing kadr i płac bazuje na abonamencie all inclusive za każdego pracownika. To oznacza, że ponosisz jedną, stałą opłatę za każdą osobę, którą co miesiąc rozlicza usługodawca. Ponadto abonament all-in-one obejmuje także eksperckie wsparcie (np. kiedy się zastanawiasz, czy z danym podwykonawcą trzeba zawrzeć umowę zlecenie, czy umowę o dzieło) i support techniczny.

Zyskujesz dostęp do nowoczesnego oprogramowania

Z raportu „#TrendyHR_2023” przygotowanego przez Agencję Grow wynika, że aż 82% HR-owców wykorzystuje w codziennej pracy Excel. Specjaliści przyznali, że gdyby chcieli wdrożyć nowy system do obsługi procesów HR w przedsiębiorstwie, problemem byłaby zarówno początkowa cena, jak i koszty utrzymania. Aż 38% zapytanych stwierdziło, że ich firmy nie dysponują żadnym budżetem na rozwój technologii w HR.

To oznacza, że nawet jeśli przedsiębiorstwa z sektora MŚP interesują się automatyzacją różnych obszarów, nie mają środków, aby zainwestować w technologie.

Dzięki nowoczesnemu outsourcingowi kadrowo-płacowemu unikasz zwiększonych wydatków na infrastrukturę IT w firmie, ale zyskujesz dostęp do nowoczesnego oprogramowania, które zapewnia Ci zewnętrzny usługodawca.

TribePerk wdraża platformę kadrowo-płacową za darmo – bez względu na liczbę pracowników. Zajmujemy się kompleksową konfiguracją: importujemy dane kadrowo-płacowe z różnych źródeł (o ile to możliwe) i rejestrujemy konta użytkowników. Co więcej, obsługa platformy jest tak intuicyjna, że już od pierwszego zalogowania można korzystać z jej wszystkich funkcji.

Outsourcing kadrowo-płacowy sprzyja wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów

Kolejną z zalet outsourcingu kadrowo-płacowego jest łatwiejsze wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie, co jest szczególnie ważne w przypadku organizacji zatrudniającej pracowników stacjonarnych, hybrydowych i zdalnych. Zdarza się, że osoba pracująca w trybie home office musi podjechać do biura, aby wypełnić papierowy dokument, co jest zupełną stratą czasu w dobie automatyzacji i digitalizacji. 

Mówiąc o elektronicznym obiegu dokumentów, nie mamy na myśli skanowania papierowych wniosków i wysyłania ich e-mailem do zewnętrznej firmy 😉. 

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk umożliwia m.in.: 

• zarządzanie wnioskami o urlopy i zwolnienia od pracy, 
• generowanie elektronicznych pasków płacowych, 
• wystawianie rachunków do umów cywilnoprawnych, 
• raportowanie obecności i przepracowanych godzin, 
• dodawanie załączników do umów (w tym wygenerowanych za pomocą szablonów), 
• zaktualizowanie w umowach informacji, które obejmuje nowy wzór PIT-2.

Na życzenie klientów prowadzimy e-teczki pracowników, czyli akta osobowe online.

Employee self-service satysfakcjonuje pracowników

Jedna z głównych przewag nowoczesnego outsourcingu kadrowo-płacowego nad tradycyjnym prowadzeniem kadr i płac tkwi w tzw. samoobsłudze pracowniczej. Niezależnie od tego, czy utrzymujesz wewnętrzny dział kadr i płac, czy korzystasz z usług biura rachunkowego, prawdopodobnie Twoi pracownicy nie mogą na własną rękę sprawdzić nawet wymiaru urlopu wypoczynkowego (chyba że zapisują sobie dni wolne w kalendarzu).

SAP Insights podaje, że HR-owcy tracą nawet 50% czasu pracy (!!!), odpowiadając na powtarzalne pytania i wyjaśniając podstawowe procesy. Na szczęście – można to zmienić.

Zaletą outsourcingu opartego na platformie kadrowo-płacowej online jest udzielenie zatrudnionym dostępu do ich danych, np. o dniach urlopowych, godzinach nadliczbowych czy składnikach wynagrodzenia. Kiedy dodajemy pracownika do systemu, zaznaczamy, jakie ma uprawnienia. Administrator (np. pracodawca) widzi wynagrodzenia zatrudnionych, pracownik – wyłącznie swoje dane.

Użytkownik platformy chmurowej może się na nią zalogować o dowolnej porze, w dowolnym miejscu, aby sprawdzić pożądaną informację, np. elektroniczny pasek płacowy z czytelną rozpiską składników wynagrodzenia.

Wady outsourcingu kadrowo-płacowego. Jak się przed nimi uchronić?

1. Jeśli komunikacja z zewnętrzną firmą bazuje na e-mailach, nie unikniesz manualnego kompletowania danych kadrowo-płacowych – wybierz outsourcing, w ramach którego Twoja firma zyska dostęp do platformy online, odgrywającą rolę nowoczesnego programu kadrowo-płacowego i portalu pracowniczego. 

2. Twoi pracownicy mogą być początkowo nieprzychylni zmianie, zwłaszcza jeśli przyzwyczaili się do arkuszy kalkulacyjnych czy papierowej dokumentacji – niestety, zmiany wpływające na organizację pracy w firmie czasami są krytykowane. Aby ograniczyć to ryzyko, zakomunikuj pracownikom z wyprzedzeniem, co się zmieni w zakresie obsługi kadrowo-płacowej i dlaczego ich to dotyczy. Jeśli dostaną dostęp do platformy kadrowo-płacowej, przekaż im, co zyskają, np.:
   • swobodny dostęp do czytelnej rozpiski składników wynagrodzenia,
   • wygodne składanie wniosków urlopowych,
   • powiadomienia o zbliżających się badaniach okresowych. 

3. Uzależniasz podstawę biznesu (i to wynikającą z przepisów prawa!) od zewnętrznego usługodawcy – zanim podpiszesz umowę outsourcingu kadr i płac, sprawdź obowiązki zewnętrznej firmy i Twoje prawa z niej wynikające. Upewnij się, że usługodawca ma OC zawodowe.

4. Opóźnienie w dostarczeniu listy płac może skutkować wypłatami po terminie, co frustruje pracowników i naraża Cię na karę grzywny – jeśli dostarczysz wszystkie dane niezbędne do naliczenia płac w terminie przewidzianym w umowie, wina za opóźnioną listę płac leży po stronie usługodawcy. Aby uniknąć takich sytuacji, wybierz usługodawcę automatyzującego naliczanie wynagrodzeń. To skraca czas potrzebny do przygotowania listy płac.

5. Zdalna komunikacja może wydłużać czas odpowiedzi na Twoje pytania – dowiedz się, jaki jest maksymalny czas oczekiwania na odpowiedź na pytanie związane z kadrami, płacami lub aspektami technicznymi współpracy, np. problemem z zalogowaniem się do systemu.

6. Jeśli spóźnisz się z przesłaniem danych niezbędnych do naliczenia wynagrodzeń, usługodawca może Cię obciążyć dodatkową opłatą – umowa outsourcingu kadr i płac określa termin dostarczenia danych kadrowo-płacowych usługodawcy. Jeśli przekroczysz termin, możesz wpłynąć dezorganizująco na pracę zewnętrznej firmy.