Praca zdalna okazjonalna – co musi wiedzieć pracodawca o nieregularnym home office?

Od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy o pracy zdalnej. O ile nowelizacja Kodeksu pracy nałożyła na pracodawców sporo obowiązków, m.in. przygotowanie obszernej dokumentacji i zwrot kosztów pracy zdalnej, o tyle jedno z rozwiązań pozwala na ograniczenie tych formalności i wydatków. To okazjonalna praca zdalna, czyli sporadyczny home office. Na czym polega? Czy pracodawca musi zaakceptować wniosek pracownika?

Podstawowe założenia okazjonalnej pracy zdalnej

Okazjonalną pracę zdalną w maksymalnym wymiarze 24 dni w roku kalendarzowym wprowadzi art. 67³³ § 1 Kodeksu pracy. Jeżeli pracownik chce sporadycznie pracować w trybie home office, musi złożyć wniosek – elektroniczny lub papierowy. Pracodawca może go odrzucić, nie podając uzasadnienia.

O ile nowelizacja zakładała 24 dni dni okazjonalnej pracy zdalnej w ciągu roku, o tyle 15 grudnia br. Senat przyjął poprawkę wydłużającą limit do 30 dni. Uchwała Senatu trafiła do Sejmu, który, niestety, odrzucił wszystkie poprawki, w tym dotyczące:

• dłuższego vacatio legis,
• składania wiążących wniosków o pracę zdalną przez pracowników opiekujących się maksymalnie 10-letnimi dziećmi oraz pracowników mających orzeczenie o niepełnosprawności lub znacznym stopniu niepełnosprawności.

Praca zdalna okazjonalna może być jedyną formą home office w danej firmie. Nowe przepisy nie zobowiązują pracodawcy do wprowadzenia pracy zdalnej całkowitej (w pełnym wymiarze czasu pracy) lub częściowej (hybrydowej, czyli pracy w biurze i domu na zmianę).

Jeżeli pracodawca wprowadzi wszystkie formy pracy zdalnej, może określić w regulaminie, która grupa pracowników może korzystać wyłącznie z pracy zdalnej okazjonalnej. Co ważne, nie można zwiększyć jej wymiaru, nawet jeśli taką chęć wyraziłby i pracodawca, i wszyscy zatrudnieni. W razie przekroczenia ustawowego limitu doszłoby do sytuacji, w której pracodawca musiałby dopełnić wszystkich formalności obowiązujących w przypadku regularnej pracy zdalnej, czyli np. zwrócić koszty poniesione przez pracownika w trakcie home office.

Limit okazjonalnej pracy zdalnej a zmiana zatrudnienia w ciągu roku i świadectwo pracy

Czy pracownik, który zmieni pracodawcę w ciągu roku, będzie mógł wykorzystać pełny limit okazjonalnej pracy zdalnej w nowej firmie? Okazuje się, że… teoretycznie tak, nawet jeśli wykorzysta 24 dni home office przed zmianą zatrudnienia. Jak to możliwe? Kodeks pracy nie zobowiązuje pracodawców do przeliczania limitu okazjonalnej pracy zdalnej – jak chociażby wymiaru urlopu na żądanie czy wymiaru urlopu wypoczynkowego. Chociaż że eksperci ds. prawa pracy krytykują nieprecyzyjne przepisy, Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej zajęło odmienne stanowisko.

Po pierwsze – zdaniem MRiPS pracownik, który zmieni pracodawcę w ciągu roku kalendarzowego, wykorzysta pracę zdalną okazjonalną w wymiarze, którego nie wykorzystał u poprzedniego pracodawcy. Według ministerstwa limit wynosi 24 dni na cały rok kalendarzowy – niezależnie od liczby pracodawców.

Po drugie – początkowo MRiPS uważało, że wykorzystane dni okazjonalnej pracy zdalnej należy uwzględnić w ust. 6 pkt 12 świadectwa pracy. To pole, w którym wpisuje się dodatkowe urlopy, inne uprawnienia i świadczenia wynikające z prawa pracy. Z czasem okazało się, że… powstanie nowy wzór świadectwa pracy, który pozwoli na zanotowanie sporadycznego home office’u w ust. 6 pkt 10. Zaktualizowane świadectwo będzie obowiązywać prawdopodobnie od II połowy kwietnia 2023 roku.

Co w przypadku pracownika, który zmienia pracodawcę w trakcie roku, ale przed tą zmianą nie wykorzystał ani jednego dnia okazjonalnej pracy zdalnej? Będzie mu przysługiwać pełny limit do wykorzystania – 24 dni – nawet jeśli zatrudni się w nowej firmie w ostatnich miesiącach roku. Analogiczne prawo będzie mieć np. osoba, która podejmuje pierwszą pracę w życiu pod koniec roku kalendarzowego.

Firma wdrożyła przepisy o pracy zdalnej w trakcie roku. Czy limit okazjonalnej pracy zdalnej przelicza się proporcjonalnie?

Nie, przepisy nie przewidują proporcjonalnego przeliczania limitu okazjonalnej pracy zdalnej. Nie ma znaczenia, w którym miesiącu kalendarzowym pracodawca, np. nowo powstała firma, wdroży te przepisy. Zwróćmy uwagę, że gdyby było konieczne przeliczenie limitu okazjonalnej pracy zdalnej, pracownicy nie mogliby skorzystać z 24 dni home office w 2023 roku, ponieważ przepisy obowiązują dopiero od 7 kwietnia.

Okazjonalna praca zdalna a regularna

Zgodnie z art. 67³³ § 2 k.p. w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się art. 67¹⁹-67²⁴ k.p. i art. 67³¹ § 3 k.p.

Warunek	Całkowita lub częściowa praca zdalna	Okazjonalna praca zdalna
Miejsce pracy zdalnej wskazuje pracownik i każdorazowo uzgadnia z pracodawcą	Tak	Tak
Niektórzy pracownicy mogą składać wnioski o pracę zdalną wiążące pracodawcę	Tak, z wyłączeniem przypadków, w których jest to niemożliwe ze względu na rodzaj lub organizację pracy	Nie, ponieważ art. 6719 § 6 k.p. nie ma zastosowania w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej. Ten przepis jest wykluczony przez art. 6733 § 2 k.p.
Zasady pracy zdalnej muszą być określone w porozumieniu, regulaminie lub poleceniu	Tak	Nie, ponieważ art. 6720 k.p. jest wykluczony przez art. 6733 § 2 k.p. Niemniej pracodawca powinien móc doprecyzować np. w regulaminie, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni składać wnioski o okazjonalną pracę zdalną, np. jednodniowym, aby unikać nieporozumień. Ponadto regulamin może określać, które grupy pracowników mogą korzystać wyłącznie z okazjonalnej pracy zdalnej.
Zapewnienie m.in. materiałów i narzędzi do wykonywania pracy, ich instalacji, serwisu i konserwacji, szkoleń i pomocy technicznej. Pokrycie kosztów home office, w tym wypłata ekwiwalentu za prywatny sprzęt pracownika używany do pracy zdalnej	Tak	Nie, ponieważ art. 6724 § 1 k.p. nie ma zastosowania w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej. Ten przepis jest wykluczony przez art. 6733 § 2 k.p. Pracodawca nie ma takiego obowiązku, ale może ustalić np. zwrot kosztów w porozumieniu z pracownikiem
Określenie procedur ochrony danych osobowych i przeprowadzenie (w miarę potrzeby) instruktażu oraz szkolenia w tym zakresie	Tak	Tak
Pracodawca może przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej, w tym w zakresie bezpieczeństwa, higieny, przestrzegania procedur ochrony danych osobowych	Tak, na zasadach określonych w porozumieniu ze związkami zawodowymi, regulaminie, poleceniu wykonywania pracy zdalnej lub porozumieniu z pracownikiem	Tak, ale na zasadach ustalonych z pracownikiem (zgodnie z art. 6733 § 3 k.p.)
Prawo do cofnięcia zgody na pracę zdalną w przypadku uchybień wykrytych podczas kontroli	Tak	Tak
Zakaz dyskryminacji z powodu wykonywania pracy zdalnej	Tak	Tak
Ocena ryzyka zawodowego pracownika z uwzględnieniem pracy zdalnej i opracowanie informacji, z którą musi zapoznać się pracownik przed dopuszczeniem do pracy zdalnej	Tak	Tak
Oświadczenie pracownika o bezpiecznych i higienicznych warunkach w miejscu pracy zdalnej	Tak	Tak

Kiedy pracownik będzie mógł złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Nowelizacja Kodeksu pracy nie precyzuje, w jakich sytuacjach pracownik może wnioskować o okazjonalną pracę zdalną. Przepisy nie określają również, w jakim terminie pracodawca powinien odnieść się do wniosku pracownika. Z jednej strony – to oznacza, że pracodawca może swobodnie uzgadniać z pracownikami „okazje”, w których przysługuje im sporadyczny home office. Z drugiej strony – pracownik nie ma obowiązku uzasadnienia, zwłaszcza drobiazgowego, wniosku o pracę zdalną. Niemniej może przekazać taką informację pracodawcy, co może zwiększyć szansę na pozytywne rozpatrzenie wniosku.

Okazjonalna praca zdalna – przykładowe sytuacje

Uzasadnienie projektu podkreśla, że okazjonalna praca zdalna jest incydentalna. Przysługuje wyłącznie w okolicznościach szczególnych, za którymi stoi wyłącznie interes pracownika.

Projektodawca podał 2 przykłady potrzeb pracownika w uzasadnieniu:

1. opiekę nad potrzebującym doraźnego wsparcia członkiem rodziny,
2. wyjazd do innej miejscowości w celu załatwienia spraw osobistych.

Ponadto pracownik może skorzystać z okazjonalnej pracy zdalnej, kiedy:

1. ma problemy z poruszaniem się, np. wskutek skręconej kostki, ale to nie wpływa na jakość wykonywanej pracy,
2. niezależne okoliczności uniemożliwiają mu punktualne dotarcie do pracy, np. roboty drogowe na trasie czy trudne warunki atmosferyczne,
3. musi zaopiekować się chorym zwierzęciem domowym, wymagającym np. podawania leków o określonych porach,
4. czeka na ważną przesyłkę kurierską, której nie może odebrać w miejscu pracy ze względu np. na gabaryty paczki,
5. samochód, motocykl czy rower, którym dojeżdża do pracy, jest naprawiany, a praca zdalna pozwala zaoszczędzić czas i pieniądze stracone na podróż komunikacją miejską,
6. prace naprawcze lub remontowe w mieszkaniu pracownika nie mogą się odbyć poza godzinami pracy, a wymagają jego obecności, oczywiście biernej, która pozwala na zwykłą pracę.

Podsumowując, pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną w różnych przypadkach, ale za każdym razem powinien wykonywać pracę bez przeszkód. Jeżeli chore dziecko wymaga opieki, przez którą pracownik nie może realizować swoich obowiązków w normalnym trybie, rodzic powinien skorzystać z innych możliwości, np. zwolnienia lekarskiego na dziecko czy nowego urlopu opiekuńczego.

Czy wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną będzie wiążący dla pracodawcy?

O ile każdy pracownik może złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, o tyle pracodawca nie musi go zaakceptować, zwłaszcza jeśli organizacja pracy lub rodzaj pracy nie pozwala na jej wykonywanie w trybie home office. Co ważne, pracodawca może odmówić pracownikowi okazjonalnej pracy zdalnej i nie musi przedstawiać żadnego argumentu przeciw. Potwierdza to Ministerstwo Rodziny i Polityki Społecznej.

Jak powinien postąpić pracodawca, gdy wniosek o sporadyczny home office złoży pracownik, któremu na podstawie art. 67¹⁹ § 6 k.p. nie można odmówić pracy zdalnej, chyba że jest to niemożliwe ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy?

Po pierwsze – zauważ, że wspomniany przepis dotyczy regularnej pracy zdalnej, którą wykonuje się przez cały wymiar czasu pracy lub część, czyli hybrydowo.

Po drugie – art. 67³³ § 2 k.p. wyklucza stosowanie art. 67¹⁹ § 6 k.p. w przypadku okazjonalnej pracy zdalnej, mimo że jest to forma pracy zdalnej wykonywanej częściowo, jak możemy przeczytać w uzasadnieniu projektu.

Na tej podstawie można stwierdzić, że wniosek o pracę zdalną okazjonalną, który złoży np. pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia, nie jest wiążący dla pracodawcy. Może odrzucić wniosek z powodów innych niż organizacja bądź rodzaj pracy.

W jakim terminie pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną?

Nowelizacja Kodeksu pracy nie podaje terminu, w którym pracownik powinien złożyć wniosek o okazjonalną pracę zdalną, aby został rozpatrzony przez pracodawcę. Czy zatem można przyjąć, że pracownik może zgłosić chęć pracy z domu nawet tuż przed rozpoczęciem pracy – jak w przypadku urlopu na żądanie?

Tak naprawdę im później pracownik złoży wniosek o okazjonalną pracę zdalną, tym mniejsze będzie mieć szanse na zatwierdzenie go przez przełożonego. Istnieje ryzyko, że obie strony umowy o pracę nie zdążą zrealizować obligatoryjnych formalności, jeśli nie zadbali o nie wcześniej.

Ponadto pracodawca mógłby odrzucić nagły wniosek pracownika o okazjonalną pracę zdalną ze względu na brak zabezpieczeń czy problemy techniczne. Łatwo sobie wyobrazić sytuację, w której pracownik ubiega się o home office w środę, wysyłając wniosek po godzinach pracy we wtorek. Narzędzia pracy są w biurze, a prywatny sprzęt pracownika nie ma ani niezbędnych programów, ani skonfigurowanego klienta VPN.

Nowoczesna i przyjazna obsługa kadrowo-płacowa!

Dołącz do grona zadowolonych klientów TribePerk!

Sprawdź

Pracownik złożył wniosek o pracę zdalną okazjonalną i został na home office, mimo że pracodawca nie ustosunkował się do wniosku. Jakie są konsekwencje w tej sytuacji?

Chociaż przepisy nie regulują ani terminu składania wniosków o okazjonalną pracę zdalną, ani terminu odpowiedzi pracodawcy, to nie znaczy, że pracownik może postąpić tak, jak w przypadku zgłoszenia urlopu na żądanie. Załóżmy, że zatrudniony zaczyna pracę o 10:00. Składa wniosek o pracę zdalną okazjonalną po 7:00 tego samego dnia. Nie czeka na odpowiedź pracodawcy – postanawia, że będzie pracować z domu. Mimo że pracownik realizuje swoje zadania w trybie home office, jednocześnie narusza obowiązki pracownicze, bo nie uzyskał zgody przełożonego. W takiej sytuacji pracodawca może zastosować karę porządkową, a nawet zwolnić pracownika dyscyplinarnie, gdyby jego nieobecność wywołała poważniejsze konsekwencje.

Czy pracodawca może określić termin składania wniosków o okazjonalną pracę zdalną w przepisach wewnątrzzakładowych?

Pracodawca może określić w wewnętrznych regulacjach, z jakim wyprzedzeniem pracownicy powinni składać wnioski o sporadyczny home office, np. co najmniej 2-dniowym. Dzięki temu rozwiązaniu obie strony mogą zadbać o sfinalizowanie ustawowych wymogów.

Przeciwnicy tego rozwiązania podkreślają, że przepisy wewnątrzzakładowe nie mogą narzucać pracownikom mniej korzystnych rozwiązań w porównaniu do tych, które zawarto w nowelizacji Kodeksu pracy.

Obowiązki pracodawcy i pracownika przed wykorzystaniem okazjonalnej pracy zdalnej

• Art. 67¹⁸ k.p. podaje, że pracownik wskazuje miejsce wykonywania pracy zdalnej, ale musi je każdorazowo uzgadniać z pracodawcą. Co prawda pracownik może przekazać pracodawcy adresy, pod którymi chciałby pracować zdalnie, ale to nie zmienia faktu, że musi go informować o każdej zmianie lokalizacji. Nie może ich swobodnie wybierać – nawet z zamkniętej listy.
• Art. 67²⁶ § 1 k.p. zobowiązuje pracodawcę do określenia procedury ochrony danych osobowych i przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia. Zgodnie z art. 67²⁶ § 2 k.p. pracownik musi potwierdzić, że zapoznał się z tymi procedurami i będzie ich przestrzegał.
• Art. 67³¹ § 7 k.p. stanowi, że pracownik musi złożyć oświadczenie o bezpiecznych i higienicznych warunkach na stanowisku pracy zdalnej.
• Art. 67³¹ § 6 k.p. zobowiązuje pracownika do złożenia oświadczenia, w którym potwierdza, że zapoznał się dokumentami przygotowanymi przez pracodawcę (oceną ryzyka zawodowego oraz informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej) oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.

Kontrola wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej

Według art. 67³³ § 3 k.p. pracodawca będzie ustalał z pracownikiem zasady:

1. kontroli wykonywania pracy zdalnej okazjonalnej,
2. kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
3. kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji (w tym procedur ochrony danych osobowych).

Dodatkowe pytania o okazjonalną pracę zdalną