Office manager – zakres obowiązków, zarobki, wymagania

Jesteś po studiach i szukasz pierwszej pracy biurowej, w której nabędziesz kompetencje umożliwiające Ci rozwój zawodowy w HR? Prowadzisz firmę i potrzebujesz wsparcia, które odciąży Cię w licznych zadaniach administracyjnych? Poznaj szczegóły pracy office managera – od kwestii typowo organizacyjnych, jak np. rezerwowanie noclegów w podróży służbowej, po wyzwania wymagające znajomości prawa pracy, np. komunikację z biurem rachunkowym. Jakich kompetencji miękkich i twardych oczekuje się od osoby na stanowisku office managera?

Jakie są wymagania wobec kandydatów na stanowisko office managera?

Jeżeli chcesz zostać office managerem lub zatrudnić osobę, która obejmie stanowisko kierownika biura, musisz przygotować listę kompetencji – z podziałem na miękkie i twarde.

Kompetencje miękkie dotyczą zdolności interpersonalnych. Od nich zależy, jak dana osoba m.in.:

motywuje pracowników,
rozwiązuje konflikty w zespole,
komunikuje się z innymi ludźmi,
reaguje na stresujące sytuacje.

Zawód office managera wymaga wysoce rozwiniętych umiejętności miękkich. Kierownik biura to samodzielne stanowisko, które wiąże się z intensywną komunikacją – zarówno z innymi współpracownikami (na różnych szczeblach w organizacji), jak i kontrahentami firmy.

Warto też podkreślić, że nieodłącznym elementem pracy office managera jest wielozadaniowość. Liczne badania wskazują, że słynny multitasking, czyli przełączanie się z jednego zadania na drugie, wpływa tak naprawdę negatywnie na koncentrację w pracy. Niestety, office manager musi sprostać wyzwaniom napływającym z różnych stron i krótkim deadline’om.

Co z kompetencjami twardymi? Te, w przeciwieństwie do kompetencji miękkich, są łatwe do zmierzenia. Do tych umiejętności zaliczamy m.in. znajomość programów czy języków obcych. Zdarza się, że rekrutacja na stanowisko office managera wiąże się z chęcią zatrudnienia osoby, która będzie odpowiadać za przejście z papierowego obiegu dokumentów na elektroniczny czy uporządkowanie szeroko pojętej dokumentacji firmowej, np. teczek pracowniczych. W efekcie office manager musi znać – w praktyce! – przepisy prawa pracy.

Employee self-service odciąża HR

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa TribePerk z funkcją samoobsługi pracowniczej umożliwia zatrudnionym m.in. generowanie pasków płacowych czy sprawdzanie wymiaru urlopu wypoczynkowego, co eliminuje liczne pytania do działu HR.

Sprawdź, na czym polega employee self-service

Kompetencje miękkie office managera

Stanowisko office managera wymaga szeroko pojętej samodzielności – szczególnie pod kątem priorytetyzacji obowiązków i zarządzania zadaniami z różnych obszarów. Pracodawcy oczekują świetnej organizacji pracy własnej – office manager musi wywiązywać się z terminów związanych z wysyłką korespondencji, zarządzaniem kalendarzem sali konferencyjnej czy organizacją wewnętrznych wydarzeń, np. integracji pracowników.

Kandydaci na to stanowisko muszą lubić pracę z dokumentami. Chociaż nie będą zajmować się bezpośrednio obsługą kadr i płac, mogą zostać poproszeni chociażby o:

przygotowanie wzoru umowy cywilnoprawnej,
zeskanowanie papierowych wniosków urlopowych,
skompletowanie i wysyłkę dokumentów do biura rachunkowego na koniec miesiąca.

Idealny office manager jest komunikatywny – nie tylko kształtuje stosunki między pracownikami, działem HR a zarządem, ale także reprezentuje firmę przed kontrahentami, instytucjami czy urzędami. W związku z tym warto, aby kandydat łatwo nawiązywał relacje z nowo poznanymi osobami.

Kluczowa jest zarówno wysoka kultura osobista, jak i znajomość terminologii specyficznej dla danej branży (np. filmowej, IT, marketingowej, medycznej, nieruchomościowej), pozwalającej na swobodne komunikowanie się z klientami firmy.

Pracodawcy zwracają również uwagę na chęć rozwoju. Obowiązki office managera są na tyle różnorodne, że osobie z postawą „can-do attitude”, czyli proaktywną, będzie łatwiej podejmować się nowych wyzwań. Dbałość o szczegóły, nawet pod presją czasu, jest niezbędna w zakresie współpracy z działem księgowym czy kadrowo-płacowym.

Nowoczesny outsourcing kadrowo-płacowy nie bazuje na korespondencji e-mailowej

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa TribePerk tworzy wspólną przestrzeń dla pracodawców, pracowników i specjalistów ds. kadr i płac, ułatwiając i przyspieszając kluczowe procesy HR w firmie.

Poznaj zalety outsourcingu kadr i płac opartego na automatyzacji

Kompetencje twarde office managera

Z jednej strony – office manager zajmuje się tak „przyziemnymi” zadaniami, jak zaopatrzenie biura w herbatę i kawę. Z drugiej strony – bierze udział w onboardingu nowych pracowników, odpowiadając za przepływ dokumentów (np. skierowań na badania wstępne) i zapoznanie z formalnościami (np. sposobem składania wniosków urlopowych). Oczywiście nie każdy office manager będzie podlewał kwiaty w codziennej pracy (tak, takie obowiązki są umieszczane w ogłoszeniach!). Niemniej im mniejsze przedsiębiorstwo, tym bardziej prawdopodobne, że office manager będzie odpowiadał zarówno za najprostsze czynności, jak i problemy wymagające specjalistycznej wiedzy.

Co możemy zaliczyć do podstawowych kompetencji twardych kierownika biura?

Wykształcenie wyższe (najlepiej związane z administracją, prawem, zarządzaniem)
Znajomość języka angielskiego na poziomie B2 lub wyższym w mowie i piśmie
Znajomość innego języka obcego niż angielski na poziomie B2 lub wyższym w mowie i piśmie (w zależności od współpracy z oddziałami zagranicznymi czy międzynarodowymi klientami)
Obsługa pakietu Microsoft Office (w ogłoszeniu warto sprecyzować, czy kandydat powinien znać wybrane zaawansowane funkcje)
Obsługa narzędzi służących do komunikacji wewnętrznej (np. Slack) czy organizacji zadań (np. Asana)
Obsługa urządzeń biurowych poza komputerem (np. skanera)
Prawo jazdy kat. B

Zakres obowiązków office managera

Office manager bywa nazywany „prawą ręką zarządu” ze względu na wszechstronne obowiązki, w ramach których z jednej strony – dba o komfort pracowników, a z drugiej strony – reprezentuje firmę w zewnętrznych relacjach. Co ważne, poniższa lista obowiązków office managera jest orientacyjna. Niektóre z nich stanowią podstawowe zadania z zakresu miękkiego HR (np. organizowanie eventów) czy twardego HR (np. przygotowanie umów). To, w jakim stopniu office manager wspiera poszczególnych specjalistów, zależy od struktury organizacji i podziału obowiązków w danej firmie.

Wsparcie w prowadzeniu procesów administracyjnych w firmie, zarówno po stronie działu HR, jak i pracowników
Organizowanie wydarzeń wewnętrznych (np. wyjazdów integracyjnych) i zewnętrznych (np. warsztatów dla klientów firmy)
Planowanie podróży służbowych krajowych i zagranicznych (np. zakup biletów na pociąg, zarezerwowanie noclegów)
Zaopatrzenie biura w artykuły higieniczne, materiały biurowe, produkty spożywcze
Utrzymywanie pozytywnych relacji z dostawcami i kontrahentami firmy
Zarządzanie korespondencją służbową (przychodzącą i wychodzącą)
Nadzór nad prawidłowym obiegiem dokumentacji pracowniczej
Przygotowywanie komunikatów wewnętrznych (np. o dostępności nowych benefitów na platformie kafeteryjnej)
Rozwój programu benefitów pracowniczych
Archiwizacja dokumentów
Współpraca z księgowością (wewnętrzną lub zewnętrzną)
Wsparcie procesów rekrutacyjnych (np. zamieszczanie ogłoszeń w serwisach)
Pomoc w onboardingu i offboardingu pracowników, w tym przygotowywanie dokumentów związanych z rozpoczęciem i zakończeniem zatrudnienia
Planowanie i optymalizacja kosztów firmowych (głównie pod kątem utrzymania biura)
Negocjowanie umów w zakresie utrzymania biura (np. pod kątem sprzątania, wynajmu)
Dbanie o ogólny porządek w biurze i miejscu pracy
Wystawianie faktur sprzedażowych i wprowadzanie faktur zakupowych do systemu księgowego

Ile zarabia office manager?

Zarobki office managera różnią się w zależności od lokalizacji biura, wielkości firmy, branży przedsiębiorstwa, zakresu obowiązków czy wymagań wobec kandydata.

Na wyższe wynagrodzenie, osiągające co najmniej dwukrotność minimalnego wynagrodzenia, mogą liczyć osoby, które:

komunikują się biegle w języku angielskim i innym,
wyróżniają się wykształceniem wyższym pasującym do stanowiska (np. związanym z administracją, ekonomią, prawem, zarządzaniem),
ukończyły studia podyplomowe lub specjalistyczne kursy o bardzo dobrej opinii na rynku,
realizują szeroki zakres obowiązków (np. współpracują z zarządem, księgowością, HR, kontrahentami).

Praca office managera na poziomie juniorskim, skoncentrowana głównie na obsłudze recepcji i prostych zadaniach administracyjnych, oznacza przeważnie pensję na poziomie nie wyższym niż 5000 zł brutto.

Rodzaj pracy	Miejscowość	Wynagrodzenie brutto za pracę na pełnym etacie na podstawie umowy o pracę
Stacjonarna	Gliwice	5500 – 7000 zł
Hybrydowa	Kraków	4300 – 5800 zł
Stacjonarna	Warszawa	9000 – 11 000 zł
Stacjonarna	Konstancin-Jeziorna	5000 – 6000 zł
Stacjonarna	Warszawa	4650 – 7500 zł
Stacjonarna	Warszawa	8000 – 10 000 zł
Hybrydowa	Kraków	4500 – 5500 zł
Stacjonarna	Warszawa	5000 – 8000 zł
Stacjonarna	Wrocław	4000 – 5000 zł

Opracowanie własne na podstawie ogłoszeń w serwisach online

Widełki płacowe będą obowiązkowe w ogłoszeniach o pracy?

Nie, to jeden z mitów związanych z dyrektywą o transparentności płac. Przepisy o jawności wynagrodzeń zobowiążą pracodawców do podawania dolnej granicy wynagrodzenia przed rozmową kwalifikacyjną, ale niekoniecznie w ogłoszeniu.

Sprawdź, co zmienią przepisy o jawności płac

Office manager office managerowi nierówny, czyli różne stanowiska w HR

O ile przyjmuje się, że na stanowisku office managera pracuje typowy „ogarniacz”, o tyle niektóre firmy rekrutują osoby na stanowiska charakteryzujące się węższym zakresem obowiązków.

Front office manager sprawuje opiekę wyłącznie nad komunikacją zewnętrzną. Zajmuje się korespondencją służbową, ale nie odpowiada za np. korespondencję z biurem rachunkowym w zakresie kadr i płac czy księgowości.
Tymi kwestiami może się zajmować Junior HR Administration Specialist, który czuwa nad elektronicznym i/lub papierowym obiegiem dokumentów w firmie, odciążając specjalistów ds. kadr i płac.
Back office manager nie bierze udziału w budowaniu i utrzymywaniu relacji zewnętrznych firmy, bo skupia się na wewnętrznych procesach administracyjnych.
People & culture manager specjalizuje się w procesach związanych z zatrudnieniem – od onboardingu, przez oceny okresowe, po offboarding.
Happiness manager zajmuje się tzw. kulturą szczęścia w organizacji. Zadania na tym stanowisku koncentrują się na szeroko pojętym dobrostanie pracowników i pozytywnych wrażeniach osób biorących udział w rekrutacjach. Specjalista zajmuje się m.in. rozwojem ścieżek kariery, przeprowadzaniem ankiety dotyczących satysfakcji pracowników czy rozwijaniem puli benefitów.

Udostępnij artykuł