Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego – uprawnienia i obowiązki pracodawcy oraz skutki dla pracownika

Wyobraź sobie, że jeden z Twoich kluczowych pracowników wybiera się na dwutygodniowy urlop wypoczynkowy, który wpisano do planu urlopów już kilka miesięcy temu. Niestety, w połowie tych wakacji okazuje się, że najważniejszy projekt w firmie jest zagrożony. Zaskoczyły Cię nieprzewidziane problemy techniczne i nagłe nieobecności pracowników, którzy zachorowali. Jedyne, co Ci zostaje, to odwołanie pracownika z urlopu. Nikt nie da rady go zastąpić. Wyjaśniamy, jakie skutki wywołasz, przerywając urlop wypoczynkowy, i czy możesz go anulować, zanim pracownik rozpocznie wolne.

Kiedy pracodawca może odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego?

Art. 167 § 1 Kodeksu pracy dopuszcza odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego tylko w jednej sytuacji. Pracodawca może ściągnąć pracownika z wakacji do firmy, kiedy jego obecność jest niezbędna ze względu na okoliczności nieprzewidziane w chwili, w której pracownik rozpoczął urlop.

Za taką kodeksową okoliczność można uznać między innymi:

• nagłą nieobecność pracownika, który miał zastępować urlopowicza, ale zachorował i przebywa na l4,
• nieoczekiwany kryzys w projekcie firmy, zagrażający niedotrzymaniem warunków umowy z klientem, który mógłby ponieść stratę finansową z tego tytułu,
• problemy, które może rozwiązać wyłącznie pracownik przebywający na urlopie, ponieważ nikt inny w firmie nie ma wystarczających kompetencji, a pracodawca nie zdąży znaleźć odpowiedniego podwykonawcy na umowę cywilnoprawną czy B2B,

ryzyko, że obowiązki pracodawcy wynikające z Kodeksu pracy nie zostaną zrealizowane ze względu na chwilowe braki kadrowe w dziale kadrowo-płacowym, np. w związku ze zwolnieniami lekarskimi. Nawiasem mówiąc, jeśli zlecisz obsługę kadrowo-płacową zewnętrznej firmie, nie będziesz się martwić, że niezaplanowane absencje pracowników zastopują kluczowe procesy HR.

W jaki sposób pracodawca może odwołać pracownika z urlopu?

Kodeks pracy nie opisuje, jak pracodawca ma przekazać pracownikowi informację o przerwaniu urlopu wypoczynkowego. Jak zwykle – odpowiedzi warto poszukać w orzecznictwie.

Z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 8 marca 2017 roku (sygn. akt II PK 26/16) możemy się dowiedzieć, jak sądy I oraz II instancji oceniały skuteczność odwołania pracownika z urlopu poprzez rozmowę telefoniczną. Sąd I instancji ocenił, że pracownik wiedział, że pracodawca zamierza przerwać jego urlop. Z kolei sąd II instancji podkreślił, że:

• pracodawca nie udowodnił, że jednoznacznie poinformował pracownika o odwołaniu go z urlopu,
• przekazanie pracownikowi, że jest potrzebny w pracy, nie jest równoznaczne z przerwaniem wypoczynku,
• pracodawca nie dowiódł, że wysłał pracownikowi SMS-a,
• pracownik odczytał e-maila za późno.

W opinii Sądu Okręgowego:

(…) pracodawca, który chce skorzystać z wyjątkowego uprawnienia, jakie daje art. 167 § 1 k.p., musi znaleźć taką formę komunikacji z pracownikiem, aby swoje oświadczenie skutecznie przekazać.

Pracownik na urlopie nie ma obowiązku sprawdzać ani prywatnej, ani służbowej skrzynki e-mailowej, więc wybranie wyłącznie tej ścieżki jest ryzykowne.

Strona pozwana (pracodawca) podkreśliła w skardze kasacyjnej, że pracownik na urlopie powinien obiektywnie zinterpretować komunikat w stylu „jesteś potrzebny dzisiaj w pracy” jako polecenie wcześniejszego zakończenia urlopu, zwłaszcza w kontekście okoliczności tej sprawy.

Niemniej Sąd Najwyższy uznał, że skarga kasacyjna jest bezpodstawna.

Pracodawca chcący odwołać pracownika z urlopu musi złożyć jednoznaczne oświadczenie woli w taki sposób, który umożliwia pracownikowi zapoznanie się z jego treścią, czyli zgodnie z art. 61 Kodeksu cywilnego w związku z art. 300 Kodeksu pracy.

Jeśli pracodawca dodzwoni się do pracownika na wakacjach, musi mu jasno zakomunikować, że przerywa urlop wypoczynkowy. Potem może potwierdzić odwołanie urlopu w formie pisemnej, np. SMS-em, w którym wspomni o ustaleniu z rozmowy. Przepisy nie wykluczają np. świadka, który w razie konfliktu oświadczy, że przełożony nakazał pracownikowi wrócić do pracy przed końcem urlopu.

Czy pracownik musi odebrać telefon od pracodawcy podczas urlopu?

Zdaniem Państwowej Inspekcji Pracy pracownik na urlopie wypoczynkowym nie musi odbierać telefonów od pracodawcy – chodzi o połączenia kierowane zarówno na telefon służbowy, jak i prywatny.

Niemniej niektórzy pracownicy, np. zajmujący najwyższe stanowiska w strukturze firmy, mogą być zobowiązani do zabrania ze sobą na wakacje służbowego smartfona i odbierania połączeń od szefostwa w razie kryzysowej sytuacji. Oczywiście to nie znaczy, że mają być non stop pod telefonem. Taki dyżur całkowicie wykluczałby odpoczynek i regenerację urlopową.

Czym skutkuje odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego?

Zgodnie z art. 167 § 2 k.p. pracownikowi, którego ściągnięto z urlopu wypoczynkowego do pracy, należy się zwrot kosztów poniesionych w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu. Co więcej, niewykorzystana część urlopu nie przepada. Kiedy pracownik wróci do pracy, ustali z pracodawcą nowy termin anulowanego wypoczynku. Gdyby pracodawca odwołał urlop pod koniec roku kalendarzowego, to część, której pracownik nie zdążyłby wykorzystać jeszcze w grudniu, przeszłaby na kolejny rok jako zaległy urlop wypoczynkowy.

Jakie koszty zwraca pracodawca osobie, którą odwołał z urlopu wypoczynkowego?

Przepisy prawa pracy nie podają zamkniętej listy kosztów, które pracodawca zwraca pracownikowi odwołanemu z urlopu. Niemniej zwróć uwagę, że Kodeks pracy wskazuje na „(…) koszty poniesione przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu”.

Za taki bezpośredni koszt uznaje się np. opłaty za nocleg w hotelu, ale nie zakup sprzętu do wspinaczki górskiej, którą pracownik chciał uprawiać podczas wolnego.

Typowe koszty, które zwracają pracodawcy po odwołaniu urlopu wypoczynkowego pracownika, obejmują wydatki poniesione na:

• noclegi – i na strzeżonym polu namiotowym, i w czterogwiazdkowym hotelu,
• wyżywienie w miejscu noclegu (opłacone z góry),
• bilety na wydarzenia kulturalne,
• aktywności rekreacyjne i sportowe, np. czarter jachtu motorowego,
• przejazd powrotny w nowym terminie, np. bilety na autobus, pociąg, samolot, ale także paliwo w przypadku podróży własnym samochodem,
• przejazd powrotny we wcześniej zaplanowanym terminie, np. wspomniane bilety z rezerwacją miejsc siedzących.

Oczywiście pracodawca bierze pod uwagę koszty za część niewykorzystanego urlopu, nie całe wakacje.

Jeśli pracownik dostanie całkowity lub częściowy zwrot pieniędzy od innego podmiotu, np. właściciela wynajętego apartamentu, organizatora rejsu czy przewoźnika, nie będzie mógł domagać się tego zwrotu od pracodawcy.

Jakie dokumenty musi przedstawić pracownik, który składa wniosek o zwrot kosztów związanych z odwołaniem urlopu?

To, jakich dokumentów wymaga pracodawca, który musi ponieść koszty odwołania pracownika z urlopu, to kwestia indywidualna. Sporo zależy od relacji i stopnia zaufania między pracodawcą a osobami zatrudnionymi. W tym przypadku nie obowiązują przepisy dotyczące rozliczania diet krajowych za podróż służbową.

Co do zasady, pracownik powinien dostarczyć dokumenty obrazujące, ile pieniędzy stracił wskutek odwołania z urlopu. Warto, aby wniosek o zwrot kosztów obejmował również dowody, które potwierdzają, że pracownik nie może liczyć na zwrot wpłaconych kwot od różnych podmiotów, np. przewoźnika. Takim potwierdzeniem może być np. e-mail od Booking.com, zawierający zasady odwołania rezerwacji i koszt anulowania rezerwacji w zależności od terminu.

Pracownik odwołany z urlopu wypoczynkowego, który nie podróżuje własnym samochodem, musi kupić bilety na podróż powrotną we wcześniejszym terminie. W związku z tym – prawdopodobnie – nie odzyska pieniędzy, które wpłacił za pierwotnie zaplanowany przejazd. Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi opłaty za oba powroty – i ten po odwołaniu urlopu, i ten zaplanowany przed wyjazdem. W drugim przypadku dowodem może być np. FAQ przewoźnika, które wyjaśnia zasady anulowania podróży i naliczania kwoty zwrotu.

Jak obliczyć koszt odwołania pracownika z urlopu, jeśli wyjechał na wakacje z rodziną?

Zwrot kosztów odwołania pracownika z urlopu komplikuje się w sytuacji, kiedy urlopowicz nie podróżował sam. To, ile pieniędzy powinien zwrócić pracodawca, zależy od różnych czynników, np. tego, czy rodzina może kontynuować urlop wypoczynkowy bez pracownika, czy nie.

Jeśli założymy, że pracownik wypoczywał z żoną, trójką małoletnich dzieci i mamą wymagającą opieki ze względu na stan zdrowia, może się okazać, że partnerka nie będzie w stanie samodzielnie się zająć i aktywnymi dziećmi, i starszą teściową, zwłaszcza poza domem. W takim przypadku pracodawca zwraca koszty, które przepadły w związku z przerwaniem urlopu całej rodzinie.

Czy pracodawca zwraca koszty związane z urlopem wypoczynkowym pracownika, który przeniósł na inny termin?

Chociaż Kodeks pracy nie zobowiązuje literalnie pracodawcy do zwrotu kosztów związanych z przesunięciem urlopu wypoczynkowego pracownika, przyjmuje się, że w tej sytuacji ma zastosowanie wspomniany art. 167 § 2 k.p.

Nawet jeśli pracodawca przesunie termin urlopu pracownika z kilkudniowym wyprzedzeniem, dla osoby zatrudnionej może to oznaczać stratę pieniędzy za nocleg (bo właściciel apartamentu nie przewiduje bezpłatnego odwołania rezerwacji) czy bilety na podróż (bo przewoźnik zwróci tylko 50% ceny biletów).

Oczywiście może się zdarzyć, że pracownikowi uda się przenieść rezerwację na inny termin czy odstąpić miejsca innym osobom i nie stracić ani złotówki. Wtedy pracodawca nie powinien zwracać żadnych kosztów.

Z jakiego powodu można anulować urlop wypoczynkowy przed jego rozpoczęciem?

Załóżmy, że Twoja firma nie musi układać planu urlopów wypoczynkowych, ale ze względu na sprawne pogodzenie Twoich interesów – jako pracodawcy – i przywilejów pracowniczych decydujesz, że zaplanujesz z osobami zatrudnionymi najdłuższe urlopy w bieżącym roku kalendarzowym.

Tuż przed dwutygodniowym wyjazdem jednego z pracowników okazuje się, że jego wakacje stoją pod znakiem zapytania, ponieważ klient Twojej firmy nie jest zadowolony z jakości usługi. Na dodatek daje do zrozumienia, że wadliwe wykonanie skłania go do nieprzedłużenia umowy.

Powołując się na szczególną potrzebę pracodawcy, przesuwasz termin urlopu wypoczynkowego pracownika o tydzień. W tym czasie zainterweniuje tak, aby usunąć błędy popełnione przez zespół. Niestety, nikt inny nie może się podjąć tego zadania ze względu na brak kompetencji. Obawiasz się, że mniej doświadczeni pracownicy nie załagodzą sytuacji tak dobrze, jak specjalista z dłuższym stażem.

Więcej o szczególnych potrzebach pracodawcy dowiesz się z artykułu, który wyjaśnia, kiedy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego.

Czy pracownik może się nie zgodzić na odwołanie z urlopu wypoczynkowego?

Nie, ponieważ pracodawca odwołujący pracownika z urlopu wydaje polecenie służbowe.

Zgodnie z art. 100 § 1 k.p. pracownik musi stosować się do poleceń przełożonych, które dotyczą pracy i nie kolidują ani z przepisami prawa, ani z umową o pracę. Poza tym art. 100 § 2 pkt 4 k.p. zobowiązuje osoby zatrudnione do m.in. dbania o dobro zakładu pracy. W tę kwestię wpisuje się odwołanie pracownika z urlopu ze względu na szczególne potrzeby pracodawcy.

Jeśli pracownik odmówi wcześniejszego powrotu z urlopu wypoczynkowego, narazi się na m.in. karę porządkową. Znacznie poważniejszą konsekwencją jest rozwiązanie umowy o pracę na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 k.p., czyli bez wypowiedzenia, ze względu na ciężkie naruszenie obowiązków pracowniczych.

Pracodawca musi założyć realny termin powrotu pracownika z urlopu wypoczynkowego. Jeśli osoba zatrudniona wypoczywa na innym kontynencie, pracodawca musi wziąć pod uwagę np. długość, koszt i terminy najbliższych lotów oraz założyć, że pracownik powinien odpocząć po długiej podróży powrotnej. Stawienie się pracownika w firmie już kolejnego dnia po odwołaniu urlopu może być po prostu niemożliwe. Oczywiście niedopuszczalna jest sytuacja, w której pracownik oznajmia, że jasne, może wrócić wcześniej z urlopu, ale dopiero za kilka dni, mimo że nie ma trudności związanych z transportem do miejsca zamieszkania. Takie zachowanie również kwalifikuje się jako niedostosowanie się do polecenia służbowego.

Kiedy pracodawca nie może odwołać pracownika z urlopu?

Art. 167 § 1 k.p. podkreśla, że pracodawca może odwołać pracownika z urlopu, kiedy potrzebuje go w firmie ze względu na okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu.

Pracodawca, który podejrzewa, że podczas urlopu wypoczynkowego danej osoby, np. team leaderki, eskalują pewne problemy, nie powinien zgadzać się na to wolne. Jeśli to zrobi, nie będzie mógł odwołać tego urlopu, bo przewidywał te okoliczności przed jego początkiem. Niemniej w takiej sytuacji pracownik mógłby nie udowodnić, że pracodawca wiedział o pewnym ryzyku, zanim zaakceptował wniosek urlopowy. Musiałby dysponować dowodami, np. komunikacją e-mailową.

Co istotne, pracownik – podobnie jak konsument niezadowolony z usługi turystycznej realizowanej przez biuro podróży – może domagać się odszkodowania za zmarnowany urlop od pracodawcy, który go bezprawnie odwołał. Do takiej sytuacji może dojść, kiedy pracownik przerwie wypoczynek, wróci do firmy i zorientuje się, że jego zastępcy, wyznaczeni przez urlopem, byli dostępni, więc mogli np. kompetentnie przeprowadzić niezaplanowane wcześniej spotkania z klientami.

Pamiętaj też, że pracownik może rozwiązać umowę, nie zachowując okresu wypowiedzenia, jeśli pracodawca naruszył podstawowe obowiązki wobec pracownika. Mówi o tym art. 55 § 1(1) k.p.

👉 Sprawdź, jak ulepszyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych w firmie. Wyjaśniamy, jak pomoże Ci zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa.

Czy odwołanie pracownika z urlopu jest możliwe w okresie wypowiedzenia?

Tak. Jeśli pracownik nie wykorzysta urlopu wypoczynkowego w okresie wypowiedzenia, pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny za bieżący i zaległy urlop.

Przykład

Emilię obowiązywał miesięczny okres wypowiedzenia, który skończył się 30 czerwca 2023 roku. Pracowniczce przysługuje 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku kalendarzowym. Szefowa ustaliła, że Emilii należy się 13 dni urlopu za okres od 1 stycznia do 30 czerwca, przy czym pracowniczka wykorzystała 2 dni urlopu w kwietniu i 5 dni urlopu w maju. Pozostałe 6 dni miała wykorzystać 23 czerwca i od 26 do 30 czerwca. Niestety, 26 czerwca okazało się, że nowo zatrudniona osoba, która przejęła obowiązki Emilii, rozchorowała się i ma L4 do 2 lipca. W związku z tym szefowa odwołała Emilię z urlopu i wypłaciła jej ekwiwalent za 4 niewykorzystane dni, ponieważ pracowniczka nie zdąży wykorzystać wolnego przed odejściem z pracy.