Czy pracodawca może odmówić urlopu?

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego, przesunąć jego termin wpisany w planie urlopów lub odwołać pracownika z rozpoczętego urlopu, jeśli stoi za tym szczególna potrzeba. Za taką można uznać np. niespodziewaną nieobecność innych pracowników z powodu choroby czy wypadku. Które orzeczenia Sądu Najwyższego w związku z odmową urlopu wypoczynkowego powinien znać pracodawca?

Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego wpisanego do planu urlopów?

Tak, ponieważ plan urlopów można zmienić zarówno na polecenie pracodawcy, jak i wniosek pracownika. Zgodnie z art. 164 § 2 Kodeksu pracy szczególne potrzeby pracodawcy usprawiedliwiają przesunięcie terminu urlopu, zwłaszcza jeśli nieobecność pracownika wywołałaby poważne zakłócenia toku pracy.

„Szczególne potrzeby pracodawcy” brzmią na tyle enigmatycznie, że budzą wątpliwości niejednego przedsiębiorcy. Ustawodawca użył tego samego określenia w art. 151 § 1 Kodeksu pracy, który dotyczy pracy w godzinach nadliczbowych. Chociaż orzecznictwo podaje wskazówki interpretacyjne, jednocześnie podkreśla, że:

(…) ocena, czy zachodzą te szczególne potrzeby pracodawcy, powinna należeć właśnie do podmiotu zatrudniającego.
Uzasadnienie wyroku SN z 21 marca 2019 r., sygn. akt II PK 332/17

Z uzasadnień wyroków* Sądu Najwyższego wynika, że szczególne potrzeby pracodawcy:

są incydentalne, niecodzienne, specjalne,
różnią się od zwykłych potrzeb związanych z prowadzoną działalnością,
są subiektywne i zindywidualizowane, co odróżnia je od potrzeb obiektywnych, np. usunięcia nagłej awarii w zakładzie produkcyjnym,
powstają, kiedy ponadwymiarowe zatrudnienie pracownika lub przesunięcie jego urlopu jest konieczne, aby zrealizować normalne zadania, o ile nie jest to permanentna sytuacja (wynikająca np. z braków kadrowych) i nie dotyczy tylko jednej osoby,
usprawiedliwiają np. zlecenie nadgodzin lub przesunięcie urlopu, jeśli w przeciwnym razie pracodawca musiałby albo zatrudnić nowe osoby (co mogłoby być trudne, a nawet niemożliwe), albo ograniczyć swoją pozycję na rynku, tym samym pogarszając sytuację ekonomiczną firmy.

*uzasadnienie wyroku SN z 26 maja 2000 roku, sygn. akt I PKN 667/99
*uzasadnienie wyroku SN z 21 marca 2019 roku, sygn. akt II 332/17

Przykład

Plan urlopów przewidywał, że Malwina będzie na urlopie wypoczynkowym od 3 do 16 lipca. I pracowniczce zależało na tym terminie, i pracodawcy, ponieważ w ten sposób mógł spełnić obowiązek wynikający z art. 162 Kodeksu pracy, czyli udzielić 14-dniowego wypoczynku. Niestety, pracowniczka, która miała zastępować Malwinę podczas urlopu, ucierpiała w wypadku samochodowym. Inny kompetentny pracownik zachorował i dostał zwolnienie lekarskie. To oznaczałoby, że zabraknie osoby zarządzającej kluczowym projektem w firmie. 28 czerwca pracodawca uzgodnił z Malwiną, że uda się na urlop od 17 do 30 lipca.

Art. 167 § 2 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z odwołaniem go z urlopu. Chociaż ustawodawca nie przewidział takiego przepisu w przypadku przesunięcia terminu urlopu, przyjmuje się, że pracodawca, który zmienia termin urlopu pracownika, powinien pokryć jego udokumentowane wydatki, np. na bilety lotnicze czy bezzwrotną rezerwację noclegu. Tak też mówi stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej (sygn. 0115-KDIT2.4011.454.2020.2.KC).

👉 Zobacz, jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych ułatwia zarzadzanie nieobecnościami pracowników.

Czy pracodawca może odrzucić wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy, który nie był uwzględniony w planie urlopów?

Zgodnie z art. 163 § 1¹planu urlopów nie trzeba ustalać w firmie, w której:

nie działa zakładowa organizacja związkowa,
zakładowa organizacja związkowa zgodziła się, aby nie tworzyć planu urlopów.

Wtedy pracodawca ustala terminy urlopów po porozumieniu się z pracownikami. Co ważne, wnioski pracowników o urlopy wypoczynkowe nie są wiążące! Bierze się je pod uwagę, tak samo jak konieczność zapewnienia normalnego toku pracy, ale finalnie pracodawca decyduje, kto i kiedy pójdzie na urlop. Potwierdzenie znajdziemy w wyroku Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 roku (sygn. akt I PKN 590/00):

Pracodawca nie jest związany wnioskiem pracownika zawierającym propozycję terminu udzielenia mu urlopu wypoczynkowego.

👉 Ponadto pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie.

Ile razy pracodawca może odmówić urlopu?

Ani Kodeks pracy, ani rozporządzenie MPiPS w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego nie wskazują, ile razy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu pracownikowi.

§ 5 rozporządzenia podaje, że w okolicznościach, które uzasadniają przesunięcie urlopu na inny termin niż określony w planie urlopów lub ustalony na podstawie wniosku, pracodawca udziela niewykorzystanego urlopu w terminie uzgodnionym z pracownikiem. Brakuje jednak informacji, w jakim okresie powinno to nastąpić. Niemniej pracodawca nie może odrzucać wniosków o urlop lub przesuwać terminów urlopów w nieskończoność, zwłaszcza jeśli nie ma ku temu rzetelnych przesłanek.

Ponadto ogranicza go art. 161 Kodeksu pracy, który zobowiązuje pracodawcę do udzielenia pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym osoba zatrudniona zyskała do niego prawo. Jeśli z różnych powodów zdarzy się, że pracownik nie wykorzysta wszystkich dni urlopowych, przekształcą się w zaległy urlop wypoczynkowy. Należy go wykorzystać do 30 września następnego roku kalendarzowego.

Kiedy pracodawca nie może odmówić udzielenia urlopu wypoczynkowego?

Pracodawca musi udzielić urlopu wypoczynkowego pracowniczce bezpośrednio po urlopie macierzyńskim lub rodzicielskim na podstawie art. 163 § 3 Kodeksu pracy. Ten przywilej obejmuje także pracującego ojca, który wychowuje dziecko, i innego członka najbliższej rodziny, który korzysta z urlopu macierzyńskiego na podstawie art. 175¹§ 3 Kodeksu pracy. W uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 9 marca 2011 roku (sygn. akt II PK 240/10) możemy przeczytać, że:

(…) wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego bezpośrednio po zakończeniu urlopu macierzyńskiego, pochodzący od pracownicy, która urodziła dziecko, jest dla pracodawcy wiążący.

Dodatkowe pytania o odmowę udzielenia urlopu przez pracodawcę

Pracodawca odmówił udzielenia jednego dnia urlopu wypoczynkowego pracownikowi. W tym dniu pracownik zgłosił urlop na żądanie i nie pojawił się w pracy. Co powinien zrobić pracodawca?

Urlop na żądanie wykorzystuje się w niespodziewanej sytuacji. To oznacza, że jeśli pracownik, którego wniosek o urlop wypoczynkowy odrzucono, weźmie „enżetkę” w tym samym terminie, będziemy mieli do czynienia z „wymuszeniem” dnia wolnego, o ile za urlopem nie będą stały inne, nagłe okoliczności. Co istotne, jeśli pracownik zgłosi urlop NŻ i – nie czekając na odpowiedź pracodawcy – nie przyjdzie do pracy, dojdzie do ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych. Konsekwencją mogą być różne: od upomnienia, przez karę pieniężną, po zwolnienie dyscyplinarne.

Czy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego w terminie określonym we wniosku pracownika i zaproponować inny okres?

Tak, ponieważ pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym nabył do niego prawo, ale niekoniecznie w terminie podanym we wniosku.

Pracownik złożył wniosek o urlop wypoczynkowy z krótkim wyprzedzeniem. Niestety, ani szef, ani bezpośredni przełożony nie byli obecni w tym terminie. Po ich powrocie wniosek nie został odrzucony, więc czy pracownik może skorzystać z urlopu?

Nie, z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego z 16 grudnia 2008 roku (sygn. akt I PK 88/08) wynika, że pracownik nie może rozpocząć urlopu wypoczynkowego, kiedy osoby uprawnione do rozpatrzenia wniosku są nieobecne w pracy i nie odniosły się do niego. Pracownik nie może ani samodzielnie decydować o swoim urlopie, ani domniemywać, że brak odpowiedzi na wniosek urlopowy oznacza jego akceptację. We wspomnianym uzasadnieniu możemy przeczytać, że: Wiedząc o tym, że w chwili składania wniosku o urlop nie ma osób uprawnionych do udzielenia urlopu (członków zarządu Spółki), powód powinien upewnić się, czy te osoby po powrocie do pracy zgodziły się na urlop. (…) Powód nie podjął nawet minimalnego wysiłku celem upewnienia się, czy otrzymał zgodę pracodawcy na urlop, a więc jego nieobecność w pracy „stała się” nieusprawiedliwiona. Jeśli pracownik samowolnie uda się na urlop, naruszy podstawowe obowiązki pracownicze.

Udostępnij artykuł