Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie?

„Dzisiaj nie przyjdę do pracy”. Chociaż pracownik może zgłosić urlop na żądanie nawet SMS-em, taka wiadomość jest niedopuszczalna – i nie chodzi o brak formy grzecznościowej. Mimo że Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do udzielenia urlopu na żądanie, to nie oznacza, że pracownicy mogą wykorzystywać „enżetki” bez zgody przełożonych. Co więcej, z orzecznictwa wynika, że pracodawca może odmówić urlopu na żądanie w pewnych okolicznościach.

Urlop na żądanie – podstawowe zasady

Według art. 167² Kodeksu pracy udzielenie urlopu na żądanie pracownika i we wskazanym przez niego terminie jest obowiązkiem pracodawcy. Wymiar urlopu na żądanie wynosi 4 dni w każdym roku kalendarzowym – niezależnie od liczby pracodawców w danym roku i wymiaru czasu pracy. To oznacza, że zarówno osobie zatrudnionej na pełny etat, jak i pracownikowi na 1/4 etatu przysługuje tyle samo „enżetek”. Co istotne, pobiera się je z puli urlopu wypoczynkowego, którą przelicza się proporcjonalnie do etatu.

Przepisy nie określają powodów urlopu na żądanie i nie uprawniają pracodawcy do pytania, dlaczego pracownik niespodziewanie potrzebuje wolnego dnia. Nie można uzależnić zgody na urlop na żądanie od uzasadnienia, które przedstawi pracownik. Przyjmuje się, że „enżetka” ma zastosowanie w nagłych sytuacjach, które sprawiają, że pracownik nie może przyjść do pracy i wziąć np. urlopu okolicznościowego, opieki nad dzieckiem czy zwolnienia lekarskiego, aby usprawiedliwić nieobecność.

Odmowa urlopu na żądanie i samowolne „n-żetki” w orzecznictwie

Chociaż art. 167² Kodeksu pracy stanowi, że „Pracodawca jest obowiązany udzielić na żądanie pracownika i w terminie przez niego wskazanym nie więcej niż 4 dni urlopu w każdym roku kalendarzowym”, orzecznictwo interpretuje ustawowe „żądanie” i „obowiązek” korzystnie dla pracodawcy.

Samowolne wzięcie urlopu na żądanie, czyli bez zgody pracodawcy lub mimo jego odmowy, może poskutkować zwolnieniem dyscyplinarnym.

Z wyroku Sądu Najwyższego z 16 września 2008 r. (sygn. akt II PK 26/08) wynika, że jeśli pracownik rozpocznie urlop na żądanie, zanim pracodawca się zgodzi, zaryzykuje, że pracodawca uzna tę nieobecność za nieusprawiedliwioną. Co więcej, w tym przypadku można stwierdzić, że doszło do ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. To uprawnia pracodawcę do rozwiązania umowy o pracę w trybie określonym w art. 52 § 1 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli bez wypowiedzenia z winy pracownika.

Jak postąpił pracownik w przytoczonej sprawie?

(…) złożył Alinie S., zajmującej się sprawami kadrowymi Spółki, wniosek o urlop na żądanie i o godz. 8:20 opuścił teren zakładu, bez uzyskania zgody prezesa (…) pracodawca rozwiązał z powodem umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia z powodu ciężkiego naruszenia obowiązków pracowniczych, polegającego na samowolnym udzieleniu sobie samemu urlopu na żądanie i w konsekwencji samowolnym opuszczeniu stanowiska pracy (…).

Dlaczego pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie? 6 wniosków z uzasadnienia wyroku Sądu Najwyższego (sygn. akt II PK 26/08)

1. Pracownik nie ma kompetencji do udzielenia samemu sobie urlopu

O ile obie strony umowy o pracę mają wpływ na termin urlopu wypoczynkowego, o tyle samo udzielenie urlopu jest jednostronną czynnością pracodawcy. Nie istnieje regulacja, która pozwalałaby na zastąpienie zgody pracodawcy na urlop oświadczeniem pracownika. To, że pracownik zawiadamia pracodawcę o urlopie na żądanie, nie oznacza, że zostaje automatycznie zwolniony z obowiązku wykonywania pracy.

2. Jeśli pracodawca odmówił urlopu wypoczynkowego pracownikowi, może użyć tych samych argumentów, odmawiając urlopu na żądanie

Skoro na podstawie art. 167 § 1 Kodeksu pracy pracodawca może się powołać na nieprzewidziane okoliczności, aby odwołać pracownika z urlopu wypoczynkowego, tak samo może uzasadnić odmowę urlopu na żądanie. Pracodawca ma prawo do ochrony swojego interesu, a to może wymagać obecności pracownika w firmie.

👉 Zobacz, kiedy pracodawca może odmówić urlopu wypoczynkowego pracownikowi.

3. Pracownik ma prawo do urlopu na żądanie, ale nie można pomijać potrzeb pracodawcy

Urlop na żądanie jest częścią urlopu wypoczynkowego, więc ma taki sam charakter prawny. To oznacza, że „enżetki” są objęte regulacjami urlopowymi – oczywiście z pewnymi wyjątkami. Z Kodeksu pracy wynika, że pracownik ma niezbywalne prawo do wypoczynku, ale to, kiedy zrealizuje ten przywilej, jest korygowane potrzebami pracodawcy. Co do zasady, pracodawca udziela urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i zapewniając normalny tok pracy w firmie. Mimo że art. 167² Kodeksu pracy określa wniosek jako „żądanie”, pracodawca może odmówić urlopu na żądanie, jeśli nieobecność pracownika zakłóciłaby pracę, np. uniemożliwiłaby ważne spotkanie z klientem firmy lub zastopowałaby produkcję.

4. Osoba, która przyjmuje wnioski urlopowe, nie musi mieć prawa do udzielania urlopów

Nawet jeśli regulamin pracy stanowi, że wnioski o urlop na żądanie składa się np. specjaliście ds. kadr i płac, to nie znaczy, że samo złożenie wniosku jest równoznaczne z jego akceptacją. Osoba przyjmująca wniosek nie musi mieć kompetencji do udzielenia urlopu. Możesz uniknąć takich nieporozumień, wdrażając elektroniczny obieg dokumentów, które będą od razu trafiać do decyzyjnych osób.

👉 Prowadzenie kadr i płac Twojej firmy w TribePerk bazuje na platformie kadrowo-płacowej online, która upraszcza zarządzanie wnioskami urlopowymi. Pracownik zgłasza urlop, przełożony dostaje powiadomienie. Kiedy zaakceptuje lub odrzuci wniosek, system od razu poinformuje pracownika. Nieobecność pojawia się w kalendarzu nieobecności i uwzględnia ją moduł płacowy, który automatyzuje naliczanie wynagrodzeń. Wszystkie dane są przechowywane w chmurze, więc możesz zapomnieć o przesyłaniu dokumentów e-mailem do biura rachunkowego czy przepisywaniu informacji z różnych źródeł do programu kadrowo-płacowego.

5. Samowolny urlop narusza obowiązki pracownicze

Pracownik może zażądać urlopu, ale to pracodawca decyduje, czy zatrudniony skorzysta z tego uprawnienia. Jeżeli pracownik nie poczeka na odgórną decyzję i rozpocznie urlop, naruszy obowiązki pracownicze, a szczególnie art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli obowiązek przestrzegania czasu pracy ustalonego w zakładzie pracy.

6. Pracownik nie może wziąć urlopu na żądanie w dniu, w którym odwołano go z urlopu wypoczynkowego

Poza tym pracodawca może odrzucić wniosek o „enżetkę” w terminie, w którym pracownik chciał skorzystać z urlopu wypoczynkowego, ale nie otrzymał zgody ze względu na obiektywny powód, np. niemożność zorganizowania zastępstwa w danym dniu. Ponadto takie zachowanie pracownika wskazuje, że zaplanował coś na ten dzień, a urlop na żądanie wykorzystuje się w nagłych sytuacjach.

👉 Jeżeli pracodawca zatrudnia pracownika w ciągu roku, musi obliczyć urlop proporcjonalny i sprawdzić w świadectwie pracy, ile dni urlopu na żądanie wykorzystała nowo zatrudniona osoba.

Czy pracodawca może odmówić urlopu na żądanie, jeśli pracownik złoży wniosek zbyt późno?

Art. 167² Kodeksu pracy pracownik zgłasza żądanie udzielenia urlopu najpóźniej w dniu jego rozpoczęcia. Jak zinterpretować to niejednoznaczne określenie? Znowu pomocne okazuje się orzecznictwo.

Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie i uznać nieobecność za nieusprawiedliwioną, jeśli pracownik zgłosi żądanie później niż wynika z regulaminu pracy lub zwyczaju przyjętego w firmie.

W wyroku Sądu Najwyższego z 15 listopada 2006 roku (I PK 128/06) można przeczytać, że wniosek o urlop na żądanie składa się do momentu przewidywanego rozpoczęcia pracy według rozkładu czasu pracy obowiązującego pracownika. To oznacza, że jednego dnia pracownik powinien złożyć wniosek do 8:00, a innego – np. do 10:00. Co prawda literatura prawna przewiduje jeszcze inne poglądy, ale SN podał argumenty przeciwko nim, np. ryzyko dezorganizacji pracy w firmie.

Ponadto pracownik powinien zgłosić urlop tak wcześnie, jak to możliwe, aby pracodawca:

• zdążył udzielić urlopu osobiście lub przez uprawnioną osobę,
• podjął pewne środki zaradcze, np. zorganizował zastępstwo za nieobecnego pracownika.

Sąd Najwyższy dopuścił pewien wyjątek od tej reguły – nadzwyczajne okoliczności życiowe wyłączają winę pracownika, który spóźni się z wnioskiem urlopowym i nie pojawi się w pracy.

Co ważne, wyrok stanowi też, że regulamin pracy lub zwyczaj w firmie mogą przewidywać późniejsze zgłoszenie wniosku o „enżetkę”. Pracodawca pozwany we wspomnianej sprawie udzielał urlopu na żądanie zgłoszone w tym samym dniu lub do 9:00 następnego dnia po skorzystaniu z urlopu. Dopuszcza się takie rozwiązanie, bo jest korzystniejsze dla pracownika w porównaniu z ustawą. Nie może być odwrotnie – pracodawca nie ma prawa narzucić pracownikom, aby składali wnioski o urlopy na żądanie z np. 1-dniowym wyprzedzeniem.

Co zrobić, jeśli kilku pracowników zażąda urlopu tego samego dnia?

Tę sytuację skomentował Sąd Najwyższy we wspomnianym wyroku z 15 listopada 2006 roku (I PK 128/06). Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu na żądanie, jeśli dojdzie do sytuacji, której nie można pogodzić z art. 100 § 2 pkt 1 Kodeksu pracy, czyli zobowiązaniem pracownika do dbanie o dobro zakładu pracy i ochronę jego mienia.

Gdyby pracodawca udzielił „enżetek” co najmniej kilku pracownikom w tym samym dniu, naraziłby firmę na szwank, ryzykując, że np.:

• nie dotrzyma terminów z umów zawartych klientami,
• nie otworzy sklepu stacjonarnego,
• nie zrealizuje zamówień ze sklepu internetowego zgodnie z regulaminem,
• zatrzyma produkcję.

Jeśli nie urlop na żądanie, to co?

Dzięki nowelizacji Kodeksu pracy, która weszła w życie 26 kwietnia 2023 roku, pracownik może skorzystać ze zwolnienia wskutek siły wyższej. Jedna z kluczowych różnic między zwolnieniem od pracy z powodu działania siły wyższej a urlopem na żądanie tkwi w tym, że pracodawca musi zaakceptować wniosek pracownika o zwolnienie, o ile zostanie złożony najpóźniej w dniu zwolnienia. W przeciwnym razie narazi się na karę grzywny od 1000 zł do 30 000 zł.

Na koniec warto podkreślić, że kara grzywny obejmuje też pracodawcę, który będzie bezzasadnie odrzucał wnioski o urlop na żądanie. O ile odmowa „enżetki” ze względu na obecność pracownika, która jest kluczowa dla prawidłowego działania firmy, jest uzasadniona, o tyle odrzucanie wniosków bez poważnych przesłanek nie jest zgodne z prawem.

👉 Jeśli pracownik złoży wniosek o urlop opiekuńczy w ustawowym terminie, pracodawca musi go udzielić.