Kiedy pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej, a kiedy musi się zgodzić na home office?

Już od 7 kwietnia 2023 roku obowiązują nowe przepisy o pracy zdalnej. Co kluczowe, pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej na wniosek pracownika w niektórych przypadkach. Kiedy przełożony musi zgodzić się na home office, a kiedy może odrzucić wniosek pracownika, nie podając żadnego uzasadnienia? Wyjaśniamy, które przepisy dotyczą pracy zdalnej w pełnym wymiarze czasu pracy (całkowitej), w modelu hybrydowym (częściowej) oraz w wariancie okazjonalnym (sporadycznym).

Kiedy pracownik nie może pracować zdalnie?

Art. 67³¹ § 4 Kodeksu pracy uniemożliwia wykonywanie pewnych prac zdalnie. Wykluczone prace:

• są szczególnie niebezpieczne,
• powodują przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych, które są określone dla pomieszczeń mieszkalnych,
• wymagają użycia czynników chemicznych, które stwarzają zagrożenie określone w przepisach w sprawie bhp,
• wpisują się w kategorię prac pylących,
• są związane ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji bądź mieszanin, które wydzielają uciążliwe zapachy,
• skutkują intensywnym brudzeniem.

➡ Sprawdź, kiedy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną i jak może zareagować pracodawca.

Odmowa pracy zdalnej prawie niemożliwa w przypadku pewnych grup pracowników

Zgodnie z art. 67¹⁹ § 6 k.p. pracodawca musi zgodzić się na pracę zdalną w przypadku:

1. pracownicy w ciąży,
2. pracującego rodzica dziecka chorego na ciężką chorobę zagrażającą życiu lub cierpiącego na ciężkie i nieodwracalne upośledzenie, co jest potwierdzone zaświadczeniem określonym w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin Za życiem,
3. pracującego rodzica dziecka mającego orzeczenie o niepełnosprawności bądź orzeczenie o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności,
4. pracującego rodzica dziecka, które ma opinię o potrzebie wczesnego wspomagania jego rozwoju, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
5. pracownika wychowującego maksymalnie 4-letnie dziecko,
6. pracownika opiekującego się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą, która pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym, z orzeczeniem o niepełnosprawności lub orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Pracownicy, o których mowa w punktach zaznaczonych na żółto, mogą składać wiążące wnioski o pracę zdalną, nawet kiedy ich dziecko skończy 18 lat.

Co ważne, pracodawca może odrzucać wnioski od wyżej wymienionych pracowników, ale tylko ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Jeśli pracodawca zamierza odmówić pracy zdalnej, musi podać przyczynę w zwrotnej informacji elektronicznej lub papierowej. Ma na to 7 dni roboczych od złożenia wniosku przez pracownika.

Art. 67¹⁹ § 6 k.p. nie ma zastosowania w pracy zdalnej okazjonalnej.

Praca zdalna okazjonalna – pracodawca nie musi się zgodzić na sporadyczny home office

Dzięki pracy zdalnej okazjonalnej osoby zatrudnione będą mogły pracować w trybie home office przez 24 dni w roku kalendarzowym.

Co istotne, tę możliwość będą miały również osoby zatrudnione, które pracują zdalnie w modelu hybrydowym, więc częściowo w zakładzie pracy, częściowo w domu. Jeśli zdarzy się, że ze względu na pewną okoliczność zechcą pracować zdalnie również w dniu wcześniej określonym jako „biurowy”, będą mogły złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną. Można powiedzieć, że w tym przypadku będzie miała charakter uzupełniający. W uzasadnieniu projektu podkreślono, że praca zdalna okazjonalna jest elastyczniejsza w porównaniu z pracą zdalną hybrydową, szczególnie pod kątem doraźnego wykorzystania.

Praca zdalna okazjonalna nie jest objęta częścią nowych regulacji. W jej przypadku nie ma zastosowania art. 67¹⁹ § 6 k.p., wymieniający pracowników, którzy mają prawo do złożenia wiążącego wniosku o home office. To oznacza, że pracodawca może odmówić pracy zdalnej okazjonalnej każdemu pracownikowi, odrzucając jego wniosek – elektroniczny lub papierowy. Jedną z przyczyn odmowy może być chociażby organizacja pracy, rodzaj pracy czy miejsce wykonywania zaproponowane przez pracownika, aczkolwiek nowelizacja Kodeksu pracy nie zobowiązuje pracodawcy do uargumentowania decyzji. Pamiętajmy oczywiście, że pracodawca nie powinien wybiórczo odrzucać wniosków. Może się okazać, że niektórzy pracownicy, którzy otrzymają negatywne odpowiedzi, poczują się nierówno traktowani, a nawet zdyskryminowani.

Chociaż przepisy są nieścisłe, praca zdalna okazjonalna nie jest „pracą zdalną na żądanie”

Niestety, nowe przepisy mają pewne luki. Nie precyzują:

• kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną,
• kiedy i jak pracodawca powinien ustosunkować się do wniosku pracownika,
• co powinien zrobić pracodawca, aby pracownicy nie postrzegali pracy zdalnej okazjonalnej jak urlopu na żądanie, czyli aby nie składali wniosków na ostatnią chwilę, np. 2 godziny przed rozpoczęciem pracy.

Chociaż ustawodawca nie przewidział określenia zasad wnioskowania o pracę zdalną okazjonalną w np. regulaminie, zdaniem ekspertów ds. prawa pracy pracodawcy powinni móc uregulować te podstawowe kwestie, aby uniknąć nieporozumień. Warto podkreślić, że pracownik nie może skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej, jeśli nie uzyska zgody przełożonego. Nie można mówić o „pracy zdalnej na żądanie”.

Oferujesz pracę zdalną? Zadbaj o legalny home office na wypadek kontroli PIP!

O ile PIP nie skontroluje Twoich pracowników w domu, o tyle sprawdzi, czy praca zdalna w Twojej organizacji jest wdrożona zgodnie z prawem. Dzięki obsłudze kadrowo-płacowej w TribePerk zyskasz pewność, że dokumentacja nie ma luk, a zdalni i hybrydowi pracownicy otrzymują poprawnie naliczone ekwiwalenty bądź ryczałty.

Sprawdź

Jakie oświadczenia od pracownika musi zebrać pracodawca, zanim zgodzi się na pracę zdalną?

Zanim pracodawca zgodzi się na home office, musi opracować pewne dokumenty, z którymi zapozna się pracownik i potwierdzi to w specjalnych oświadczeniach. Poniższe punkty dotyczą wszystkich form pracy zdalnej – również okazjonalnej.

Czego musi dopilnować pracownik, który chce pracować w trybie home office, choćby sporadycznie?

1. Wskazuje miejsce wykonywania pracy zdalnej, np. adres zamieszkania, i każdorazowo uzgadnia je z pracodawcą. Co prawda pracownik może wskazać kilka miejsc wykonywania pracy zdalnej, które zaakceptuje pracodawca, ale zanim zmieni lokalizację, musi uzyskać zgodę przełożonego.
2. Potwierdza, że zapoznał się z oceną ryzyka zawodowego i procedurami ochrony danych osobowych oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania.
3. Oświadcza, że zapoznał się z informacją z zakresu bhp przy wykonywaniu pracy zdalnej.
4. Potwierdza, że stanowisko pracy zdalnej we wskazanym miejscu, które zostało uzgodnione z pracodawcą, zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy zdalnej.

Jeżeli pracownik ma pracować zdalnie na polecenie pracodawcy, wynikające z np. działania siły wyższej, musi złożyć oświadczenie o posiadaniu warunków lokalowych i technicznych do wykonywania pracy zdalnej. Zgodnie z art. 67¹⁹ § 3 k.p. oświadczenie składa się bezpośrednio przed wydaniem polecenia.

Dodatkowe pytania o odmowę pracy zdalnej