Nowy pracownik a PPK – o czym pamiętać, zgłaszając nowo zatrudnioną osobę do PPK?

Czy wiesz, że nowo zatrudnieni pracownicy mogą oszczędzać w ramach Pracowniczych Planów Kapitałowych już po upływie 14 dni zatrudnienia? Jako podmiot zatrudniający musisz dopilnować, aby zgłosić chętnych do PPK w okresie przewidzianym przez ustawę. Co ważne, przepisy zobowiązują Cię również do m.in. zweryfikowania, czy nowy pracownik spełnia wszystkie warunki, aby zostać uczestnikiem PPK. Poznaj kluczowe kryteria i terminy, które przeanalizowaliśmy w różnych scenariuszach.

1. Kiedy nowo zatrudniony pracownik może dołączyć do PPK?
2. Kto jest osobą zatrudnioną według ustawy o PPK?
3. Jak długo musi pracować nowo zatrudniona osoba, aby ją zgłosić do PPK?
4. Jak liczyć okresy zatrudnienia pod kątem zgłoszenia do PPK?
5. Ubezpieczenia emerytalne i rentowe nowo zatrudnionej osoby
6. Wiek nowo zatrudnionej osoby a zgłoszenie do PPK
7. Termin rezygnacji nowego pracownika z PPK
8. Wypłata transferowa z rachunku PPK po zmianie zatrudnienia
9. Brak zgłoszenia pracownika do PPK w ustawowym terminie

Jakie warunki musi spełnić nowo zatrudniona osoba, aby zostać uczestnikiem PPK?

Nowo zatrudniony pracownik może zostać uczestnikiem PPK, jeśli:

1. jest osobą zatrudnioną w rozumieniu ustawy o PPK,
2. przepracował co najmniej 14 dni u danego pracodawcy,
3. podlega obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalno-rentowemu,
4. ukończył 18 lat, ale nie skończył 70 lat.

Jako podmiot zatrudniający musisz nie tylko sprawdzić, czy pracownik spełnia powyższe kryteria, ale także naliczać, pobierać i przelewać wpłaty do PPK w ustawowych terminach czy wiedzieć, kiedy zaczynają obowiązywać poszczególne deklaracje pracownicze. Dzięki outsourcingowi kadr i płac znacznie zmniejszysz obciążenie tymi obowiązkami i zyskasz pewność, że zatrudnieni są rozliczani zgodnie z aktualnymi przepisami.

Usługi kadrowo-płacowe w TribePerk obejmują m.in. sporządzenie dokumentacji związanej z zatrudnieniem i monitorowanie kluczowych terminów, w tym zgłoszeń do PPK. Wpłaty do PPK są uwzględniane w elektronicznych listach płac, które możesz pobrać z intuicyjnej platformy online – nie ograniczają Cię godziny pracy biura rachunkowego. Twoi pracownicy mogą wygenerować czytelne paski płacowe, dzięki którym wiedzą, ile oszczędzają co miesiąc w ramach PPK.

Kim jest osoba zatrudniona według ustawy o PPK?

Zgodnie z art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK za osobę zatrudnioną uznajemy:

• pracownika w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy, czyli osobę zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru bądź spółdzielczej umowy o pracę, z wyłączeniem:
  • pracownika na urlopie górniczym,
  • pracownika na urlopie dla pracowników zakładu przeróbki mechanicznej węgla,
  • pracownika młodocianego w rozumieniu art. 190 § 1 k.p., czyli takiego, który ukończył 15 lat, ale ma mniej niż 18 lat,
• minimum 18-letnią osobę fizyczną wykonującą pracę nakładczą zgodnie z przepisami wykonawczymi wydanymi na podstawie art. 303 § 1 k.p.,
• członka rolniczej spółdzielni produkcyjnej lub spółdzielni kółek rolniczych,
• co najmniej 18-letnią osobę fizyczną wykonującą pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług,
• członka rady nadzorczej wynagradzanego z tytułu pełnienia tej funkcji,
• osobę wskazaną w art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. a-d ustawy o PPK, która przebywa na urlopie wychowawczym lub pobiera zasiłek macierzyński bądź zasiłek w wysokości zasiłku macierzyńskiego oraz podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym.

Okres zatrudnienia nowego pracownika a zgłoszenie do PPK

Umowę o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz osoby zatrudnionej zawiera się:

• najwcześniej po upływie 14 dni zatrudnienia,
• najpóźniej do 10. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym upłynęły 3 miesiące zatrudnienia (90 dni).

Jeżeli mikroprzedsiębiorca zwolniony z PPK zatrudni osobę, która chce oszczędzać w programie, będzie musiał wdrożyć PPK w firmie. Za niedopełnienie obowiązku grozi kara grzywny.

Osoba zatrudniona	Przepis definiujący osobę zatrudnioną	Jak liczyć okres zatrudnienia?
Pracownik w rozumieniu art. 2 Kodeksu pracy (m.in. zatrudniony na podstawie umowy o pracę)	Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. a ustawy o PPK	Od dnia nawiązania stosunku pracy do dnia ustania stosunku pracy
Osoby fizyczne wykonujące pracę nakładczą Osoby fizyczne wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy agencyjnej lub innej umowy o świadczenie usług	Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. b ustawy o PPK Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. d ustawy o PPK	Od dnia określonego w umowie jako dzień rozpoczęcia jej wykonywania do dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy
Członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych lub spółdzielni kółek rolniczych	Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. c ustawy o PPK	Od dnia rozpoczęcia wykonywania pracy na rzecz spółdzielni do dnia zakończenia jej wykonywania
Członkowie rad nadzorczych wynagradzane z tytułu pełnienia tej funkcji	Art. 2 ust. 1 pkt 18 lit. e ustawy o PPK	Od dnia powołania na członka rady nadzorczej do dnia zaprzestania pełnienia tej funkcji

Przykład

Monika zaczyna nową pracę 1 czerwca 2023 roku. Pracodawca będzie mógł ją zgłosić do PPK najwcześniej 15 czerwca, a najpóźniej do – 10 września. 90 dni zatrudnienia upłynie dopiero w sierpniu (30 dni czerwca + 31 dni lipca + 29 dni sierpnia = 90 dni), dlatego ostateczny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK dla Moniki wypada dopiero we wrześniu.

Jak liczyć okresy zatrudnienia pod kątem zgłoszenia do PPK?

Co ważne, do okresu zatrudnienia wlicza się:

• okresy zatrudnienia z poprzednich 12 miesięcy w danej firmie (to istotne w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika!),
• okresy zatrudnienia w innych podmiotach, jeśli z mocy odrębnych przepisów aktualny pracodawca jest ich następcą prawnym.

Przykład

Kacper zawarł umowę o pracę na okres próbny od 1 do 30 września 2022 roku, ale nie zdecydował się na kontynuowanie zatrudnienia w firmie A, ponieważ dostał korzystniejszą propozycję od firmy B, z którą podpisał umowę na okres próbny od 1 października do 31 grudnia 2022 roku. Finalnie Kacper zawarł umowę o pracę na czas nieokreślony z firmą A – 9 stycznia 2023 roku. Pracodawca obliczający okres zatrudnienia pod kątem zgłoszenia pracownika do PPK wziął pod uwagę 30 dni zatrudnienia z 2022 roku. Dzięki temu Kacper mógł zostać uczestnikiem PPK już 9 stycznia. 90. dzień zatrudnienia Kacpra wypada 8 kwietnia, więc finalny termin dołączenia do PPK to 10 maja 2023 roku. Niemniej pracodawca Kacpra nie mógłby czekać aż do maja, ponieważ wcześniej wypada autozapis do PPK, który obejmuje 33-letniego pracownika.

W okresie zatrudnienia nie uwzględnia się:

• zatrudnienia na podstawie innych tytułów niż wymienione w art. 2 ust. 1 pkt 18 ustawy o PPK,
• okresu dobrowolnego podlegania ubezpieczeniom społecznym.

Przykład

Edyta podpisała pierwszą w życiu umowę o pracę. Pierwszy dzień zatrudnienia wypadł 9 stycznia 2023 roku. Co ważne, Edyta już pracowała w tej samej firmie, ale jako zleceniobiorczyni – od 1 marca do 30 czerwca 2022 roku. O ile można odprowadzać wpłaty do PPK z tytułu umowy zlecenia, o tyle tak nie stało się w tym przypadku. Niestety, pracodawca nie uwzględni tej umowy zlecenia, wyznaczając okres zatrudnienia na potrzeby PPK, ponieważ Edyta była wtedy 25-letnią studentką. To oznacza, że nie podlegała obowiązkowo ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu.

Kiedy nowo zatrudniona osoba podlega ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu?

Co do zasady, obowiązkowemu ubezpieczeniu emerytalnemu i rentowemu podlegają obowiązkowo przede wszystkim osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę lub wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia bądź równoważnej. Wyjątkiem są: 

• zleceniobiorcy do ukończenia 26. roku życia, którzy mają status ucznia szkoły ponadpodstawowej lub studenta,
• zleceniobiorcy osiągający minimalne wynagrodzenie z innych źródeł,
• osoby zatrudnione na podstawie umowy o dzieło.

Wiek nowego pracownika a zgłoszenie do PPK

Od wieku osoby zatrudnionej zależy, czy może zostać uczestnikiem PPK. Co więcej, wiek pracownika wpływa na to, czy pracodawca automatycznie zgłosi go do PPK, czy zatrudniony będzie musiał złożyć wniosek.

• 18-54 lata – pracodawca zgłasza pracownika do PPK, chyba że otrzyma deklarację o rezygnacji,
• 55-69 lat – pracodawca zgłasza pracownika do PPK wyłącznie na jego wniosek,
• 70 lat i więcej – pracodawca nie może zgłosić pracownika do PPK.

W związku z tymi ograniczeniami przedsiębiorca musi weryfikować wiek osób zatrudnionych w dniu zawarcia umowy o prowadzenie PPK.

Przykład

Paweł został zatrudniony na podstawie umowy o pracę od 2 stycznia 2023 roku. Jeśli będzie chciał oszczędzać w Pracowniczych Planach Kapitałowych, pracodawca będzie mógł dopisać go do listy uczestników PPK załączonej do umowy o prowadzenie PPK już 16 stycznia 2023 roku. Paweł skończy 55 lat 18 stycznia, więc nie musi składać wniosku. Gdyby 55. urodziny wypadły wcześniej, pracownik musiałby złożyć wniosek o dokonywanie wpłat do PPK (jeżeli założymy, że miał już status uczestnika PPK, np. podczas zatrudnienia w innej firmie) lub o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (jeśli nigdy nie uczestniczył w PPK).

• Pobierz wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (PDF)
• Pobierz wniosek o zawarcie umowy o prowadzenie PPK (DOCX)
• Pobierz wniosek o wznowienie wpłat do PPK (PDF)
• Pobierz wniosek o wznowienie wpłat do PPK (DOCX)

Kiedy nowy pracownik może zrezygnować z PPK?

Nowo zatrudniona osoba może zrezygnować z PPK w dowolnym momencie, przy czym deklaracja o rezygnacji z PPK będzie obowiązywać do najbliższego autozapisu do PPK, który wypada 1 kwietnia 2023 roku. Deklaracje o rezygnacji z dokonywania wpłat do PPK obowiązują tylko do 28 lutego. Od 1 marca wszyscy pracownicy mogą składać nowe rezygnacje, które będą obowiązywać do 28 lutego 2027 roku (autozapis odbywa się co 4 lata).

To, czy nowo zatrudnioną osobę obejmie autozapis PPK, zależy od okresu zatrudnienia, który wpływa na termin zgłoszenia pracownika do PPK. Jeśli 90 dni zatrudnienia upłynie później niż 1 marca 2023 roku, pracodawca nie będzie musiał zawrzeć umowy o prowadzenie PPK dla nowego pracownika w ramach autozapisu.

Przykład

Karolina zaczęła pracę 1 lutego 2023 roku. Od razu złożyła deklarację o rezygnacji z PPK, która obowiązuje tylko do 28 lutego. Gdyby Karolina chciała oszczędzać w programie, pracodawca musiałby zawrzeć umowę o prowadzenie PPK dla pracowniczki najwcześniej 15 lutego (po upływie 14 dni zatrudnienia), a najpóźniej – 10 czerwca, bo 90 dni zatrudnienia upłynie 1 maja (28 dni lutego + 31 dni marca + 30 dni kwietnia + 1 dzień maja). Karolina nie jest objęta autozapisem do PPK, ponieważ najpóźniejszy ustawowy termin zgłoszenia pracowniczki do PPK upływa dopiero w czerwcu.

Przykład

Kamil zaczął pracę 1 grudnia 2022 roku. Podobnie jak w przypadku Karoliny, jego rezygnacja z PPK obowiązuje wyłącznie do 28 lutego 2023 roku. Jakie są różnice? Pracodawca Kamila mógłby go zgłosić do PPK najwcześniej 15 grudnia (po upływie 14 dni zatrudnienia), najpóźniej – 10 marca 2023 roku (90 dni zatrudnienia upływa 28 lutego). Firma wypłaca wynagrodzenia 10. dnia miesiąca po miesiącu, za który są należne, więc pierwsze wpłaty do PPK mogłyby zostać pobrane z tej pensji. Jeśli Kamil nie chce uczestniczyć w PPK, powinien złożyć pracodawcy ponowną rezygnację 1 marca. Inaczej obejmie go autozapis.

Na czym polega wypłata transferowa z rachunku PPK po zmianie zatrudnienia?

Zgodnie z art. 19 ust. 1 ustawy o PPK uczestnik PPK – w tym przypadku nowo zatrudniona osoba – składa podmiotowi zatrudniającemu oświadczenie o zawartych umowach o prowadzenie PPK. Ma na to 7 dni od dnia zawarcia umowy o prowadzenie PPK w bieżącej firmie. Jeżeli tego nie zrobi, pracodawca nie podejmie niżej opisanych czynności, a pracownik będzie mógł przetransferować wpłaty z dotychczasowych rachunków na nowy, składając dyspozycję w instytucji finansowej.

Załóżmy, że zatrudniony złożył wspomniane oświadczenie. Następnie pracodawca informuje pracownika, że musi złożyć w jego imieniu wniosek o wypłatę transferową środków zgromadzonych na dotychczasowych rachunkach PPK na konto, które powstało wskutek zawarcia bieżącej umowy o prowadzenie PPK.

Pracownik ma 7 dni na ustosunkowanie się do powyższej informacji. Jeśli nie poinformuje w formie pisemnej pracodawcy, że nie zgadza się na transfer, środki zostaną przelane z dotychczasowych rachunków PPK na nowy rachunek PPK.

Co się stanie, jeśli pracodawca nie zgłosi nowego pracownika do PPK w ustawowym terminie?

Jeżeli pracodawca przegapi finalny termin zawarcia umowy o prowadzenie PPK w imieniu i na rzecz nowo zatrudnionej osoby, pracownik zostanie uczestnikiem PPK z mocy prawa już w pierwszym dniu po upływie tego okresu. Za niedotrzymanie obowiązku zawarcia umowy o prowadzenie PPK w terminie przewidzianym przez prawo grozi kara grzywny w wysokości od 1000 zł do 1 000 000 zł (art. 107 pkt 1 ustawy o PPK). Ponadto zaległe wpłaty do PPK nie zaliczają się do kosztów uzyskania przychodów firmy.

Przykład

Pracodawca powinien zgłosić Dawida do PPK najpóźniej 10 sierpnia 2023 roku. Jeśli nie dopilnuje tego terminu, Dawid zostanie uczestnikiem PPK 11 sierpnia 2023 roku z mocy prawa – pomimo braku działania ze strony podmiotu zatrudniającego. W tej sytuacji uznaje się, że umowa o prowadzenie PPK została zawarta na warunkach wynikających z umowy o zarządzanie PPK.

Dodatkowe pytania o PPK dla nowo zatrudnionej osoby