Co powinna zawierać lista płac? Sprawdź wzór i poznaj zalety elektronicznej listy płac

Art. 85 § 5 Kodeksu pracy obliguje pracodawcę do udostępnienia na żądanie pracownika dokumentów, na podstawie których zostało naliczone wynagrodzenie. Takim dokumentem jest lista płac – co prawda nieobowiązkowa, ale stosowana przez przedsiębiorców niezależnie od liczby pracowników. Jakie dane zawiera lista płac i kiedy należy ją przygotowywać? Sprawdź, dlaczego warto wybrać elektroniczną wersję zamiast papierowej – zwłaszcza jeśli zależy Ci na automatyzacji żmudnych obliczeń.

1. Czym jest lista płac?
2. Czy lista płac potwierdza, że pracownik otrzymał wynagrodzenie?
3. Termin przygotowania listy płac
4. Co powinna zawierać lista płac?
5. Darmowy wzór listy płac do pobrania
6. Zalety elektronicznej listy płac w TribePerk
7. Okres przechowywania listy płac
8. Dodatkowe pytania o listę płac

Czym jest lista płac?

Lista płac to dokument księgowy, który przedstawia, skąd wynika wynagrodzenie osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Dzięki liście płac wiadomo m.in., jaką kwotę trzeba wypłacić pracownikowi oraz ile wyniosły składki ubezpieczeniowe i zaliczka na podatek dochodowy. W efekcie można przygotować obowiązkową dokumentację dla ZUS (np. deklaracje ZUS DRA, raporty ZUS RCA, ZUS RSA) i urzędu skarbowego (np. deklarację PIT-4R).

Lista płac może mieć formę indywidualną (oddzielną dla każdego pracownika) lub grupową (wieloosobową). Na liście płac można uwzględnić wynagrodzenia osób zarabiających na podstawie umów cywilnoprawnych. W takim przypadku nie trzeba wystawiać ani rachunku do umowy zlecenia, ani rachunku do umowy o dzieło.

Lista płac a potwierdzenie wypłaty wynagrodzenia dla pracownika

Co ważne, sama lista płac ukazuje jedynie, że wynagrodzenie pracownika zostało naliczone. Nie potwierdza, że pensja została wypłacona, ponieważ:

1. pracownik otrzymujący wynagrodzenie w gotówce powinien pokwitować jego odbiór podpisem na liście płac lub dowodzie wypłaty KW.
2. Pracodawca rozliczający się z pracownikiem bezgotówkowo udowodni wypłatę wynagrodzenia, przedstawiając potwierdzenie przelewu, które wygeneruje w systemie bankowym w razie ewentualnego sporu (wcześniejsze okazanie i przypięcie do listy płac nie jest konieczne). W tym przypadku podpis pracownika na liście płac jest zbędny.

W jakim terminie trzeba przygotowywać listę płac?

Mimo że przepisy nie określają zasad sporządzania listy płac, na jej podstawie nalicza się pensje pracownicze, co wpływa na częstotliwość i terminy jej przygotowywania. Listę płac opracowuje się zawsze przed wypłatą wynagrodzeń.

Zgodnie z art. 85 § 1 k.p. wynagrodzenie za pracę wypłaca się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym odgórnie terminie. Art. 85 § 2 k.p. doprecyzowuje, że pracownicy otrzymują wynagrodzenie z dołu. Pracodawca wypłaca pensję niezwłocznie po ustaleniu jego pełnej wysokości, ale nie później niż w ciągu pierwszych 10 dni następnego miesiąca kalendarzowego.

Przykład

Angelika otrzymuje wynagrodzenie do 10. dnia miesiąca. 10 grudnia 2022 roku wypada w sobotę. To oznacza, że pracodawca Angeliki powinien jej wypłacić wynagrodzenie do dnia poprzedzającego, czyli 9 grudnia (piątku), według art. 85 § 3 k.p. Tę datę należy przyjąć jako ostateczny termin przygotowania listy płac, ponieważ bez tego dokumentu pracodawca nie wiedziałby, jaką kwotę wypłacić pracowniczce, zwłaszcza jeśli przebywała na urlopie czy zwolnieniu lekarskim. Co istotne, przelew z wynagrodzeniem musi zostać zaksięgowany na koncie Angeliki do 9 grudnia.

Gdyby pracodawca Angeliki zdecydował się na outsourcing kadr i płac w TribePerk, otrzymałby listę płac nie później niż na 1 dzień roboczy przed zapłatą wynagrodzenia (i opcjonalnych świadczeń), czyli do 8 grudnia.

Co kluczowe, platforma kadrowo-płacowa TribePerk jest zautomatyzowana. Moduł płacowy automatycznie pobiera informacje niezbędne do naliczenia wynagrodzeń z innych sekcji, np. ewidencji czasu pracy czy kalendarza urlopów. Dzięki temu listy płac są generowane szybciej w porównaniu z listami przygotowywanymi przez biura rachunkowe.

Co powinna zawierać uniwersalna lista płac?

O ile przepisy nie narzucają wzoru listy płac, o tyle można wymienić jej podstawowe elementy, bez których wynagrodzenia pracowników nie byłyby poprawnie obliczane.

1. Informacja, czy przychody są zwolnione z podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 148 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
2. Wynagrodzenie zasadnicze i inne składniki wynagrodzenia, np.:
   • wynagrodzenie z dodatkiem za nadgodziny,
   • wynagrodzenie z dodatkiem za pracę w nocy,
   • dodatek funkcyjny i stażowy,
   • premia uznaniowa i regulaminowa,
   • prowizja ze sprzedaży,
   • nagrody.
3. Świadczenia za okres niezdolności do pracy (np. wynagrodzenie chorobowe, zasiłek chorobowy).
4. Wynagrodzenie za okres innych nieobecności (np. wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy).
5. Zasiłki (np. macierzyński).
6. Ewentualna odprawa i ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy w przypadku osób, które kończą zatrudnienie.
7. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne.
8. Podstawa zaliczki na podatek dochodowy.
9. Kwota wolna od podatku.
10. Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne (w częściach finansowanych przez obie strony umowy o pracę, co wyjaśniliśmy w artykule o kosztach zatrudnienia pracownika) i ubezpieczenie zdrowotne.
11. Zaliczka na podatek dochodowy.
12. Koszty uzyskania przychodu pracownika ze względu na miejsce zamieszkania.
13. Wpłaty do PPK (Pracowniczych Planów Kapitałowych) finansowane przez pracodawcę i pracownika.
14. Potrącenia przymusowe (na podstawie art. 87 k.p., np. świadczenia alimentacyjne, kary pieniężne) i dobrowolne (na podstawie art. 91 k.p., np. z tytułu karty sportowej, pakietu medycznego).
15. Łączny dochód od początku roku (wskazuje, czy pracownik przekroczył I próg podatkowy, czy nie)
16. Kwota do wypłaty.

Ponadto listy płac zawierają pola na:

• dane pracodawcy,
• imię i nazwisko pracownika,
• okres, za który zostało naliczone wynagrodzenie,
• numer dokumentu,
• datę sporządzenia i podpis osoby, która przygotowała dokument,
• datę zatwierdzenia i podpis osoby, która potwierdziła kwotę do wypłaty,
• datę wypłaty wynagrodzenia i podpis osoby wypłacającej,
• datę i podpis pracownika (jak wspomnieliśmy – trzeba o tym pamiętać, wypłacając wynagrodzenie w gotówce!).

Wzór listy płac

Aby pobrać wzór listy płac, otwórz dokument. Kliknij Plik, następnie Pobierz i wybierz opcję Microsoft Excel (.xlsx).

Zalety elektronicznej listy płac

Platforma kadrowo-płacowa TribePerk automatyzuje rozliczanie wynagrodzeń pracowników dzięki współpracującym ze sobą modułom. Jeśli obliczasz pensje za pomocą formuł w Excelu lub programu kadrowo-płacowego, TribePerk zaoszczędzi sporo Twojego czasu. Nie będziesz ryzykować błędów, które dość łatwo popełnić, zbierając dane od pracowników i przepisując je z różnych źródeł do tradycyjnych aplikacji czy programów – szczególnie w pośpiechu.

Jak utworzyć elektroniczną listę płac w TribePerk?

1. Pracownicy samodzielnie raportują dane niezbędne do naliczenia wynagrodzeń, np. godziny pracy (w tym nadgodziny, także w dni wolne i święta), urlopy, różne nieobecności.
2. System automatycznie pobiera informacje o zwolnieniach lekarskich z PUE ZUS.
3. Moduł płacowy zaciąga dane z innych sekcji i umowy o pracę danej osoby, uwzględniając je w wynagrodzeniu.
4. Weryfikujesz listy płac i zatwierdzasz je kilkoma kliknięciami.
5. Gotowe! Pracodawca ma dostęp do czytelnej listy płac, a pracownicy – do swoich pasków płacowych, które generują jednym kliknięciem.

Jak długo trzeba przechowywać listę płac?

Chociaż art. 94 pkt 9b k.p. skrócił okres przechowywania dokumentacji pracowniczej do 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę wygasła lub została rozwiązana, ten przepis dotyczy osób zatrudnionych po 31 grudnia 2018 roku. Co z pozostałymi?

Zgodnie z art. 74 ust. 2 pkt 2 ustawy o rachunkowości karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki (którymi są listy płac) należy przechowywać przez okres wynikający z przepisów emerytalnych, podatkowych i rentowych, ale nie krócej niż przez 5 lat.

Jakie okresy przechowywania dokumentacji płacowej, na podstawie której ustala się emeryturę lub rentę, podaje ustawa emerytalna?

Warunek	Okres przechowywania listy płac
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń przez pracodawcę po 31 grudnia 2018 roku	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym osoba ubezpieczona zakończyła pracę w danej firmie
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń przez pracodawcę w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku	10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym pracodawca zgłosił za osobę ubezpieczoną raport informacyjny ZUS RIA
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń przez pracodawcę w okresie od 1 stycznia 1999 roku do 31 grudnia 2018 roku Brak przekazania raportu informacyjnego ZUS RIA	50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy w danej firmie
Zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń do 31 grudnia 1998	50 lat od dnia zakończenia przez osobę ubezpieczoną pracy w danej firmie

Dodatkowe pytania o listę płac