Czy listy obecności pracowników są obowiązkowe? Jak wypełnić listę obecności? [wzór do pobrania]
Autor • Redaktor TribePerk
Recenzja • Specjalista ds. kadr i płac
Prawo pracy zobowiązuje pracodawców do prowadzenia ewidencji czasu pracy, ale nie listy obecności. Chociaż pracodawca musi ustalić w regulaminie, jak pracownicy mają potwierdzać przybycie do firmy i obecność w pracy, lista obecności nie jest jedynym rozwiązaniem. Czym można ją zastąpić? Jak prowadzić listę obecności offline i online?
Czy lista obecności w pracy jest obowiązkowa?
Nie, lista obecności pracowników jest nieobowiązkowa. Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę tylko do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Na jej podstawie ustala się wynagrodzenia oraz inne świadczenia związane z pracą, np. wynagrodzenie chorobowe, dodatek za nadgodziny czy ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Mimo że lista obecności jest opcjonalna, pracodawcy traktują ją jako główne źródło informacji o przepracowanych godzinach i nieobecnościach pracowników. Zdarza się, że specjaliści ds. kadr i płac albo przepisują dane z papierowej listy obecności do elektronicznej ewidencji czasu pracy, albo porównują jedno źródło z drugim, chcąc wykluczyć pomyłki, zanim wyliczą wynagrodzenia.
Prowadzenie kadr w TribePerk zapewni Ci nie tylko ekspercki nadzór nad ewidencją czasu pracy, ale także dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, na której Twoi pracownicy mogą samodzielnie raportować godziny pracy, zgłaszać urlopy czy składać wnioski o pracę zdalną. Intuicyjna platforma w chmurze zastępuje niekompatybilne aplikacje, z których trzeba przepisywać dane, co jest czasochłonne i obarczone ryzykiem błędów. Co więcej, moduł płacowy automatycznie pobiera niezbędne informacje do naliczenia wynagrodzeń, więc listę płac można wygenerować kilkoma kliknięciami.
Lista obecności w Kodeksie pracy
Przepis, który uzasadnia prowadzenie listy obecności, to art. 1041 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy. Według niego pracodawca musi uwzględnić w regulaminie pracy sposób, w jaki pracownicy muszą potwierdzać, że przybyli do firmy i są obecni w danym dniu. Jednym z dopuszczalnych rozwiązań jest właśnie lista obecności.
Jeśli pracodawca nie ustala regulaminu pracy, zgodnie z art. 29 § 3 pkt 1 lit. m Kodeksu pracy musi opisać sposób potwierdzania przybycia do pracy i obecności przez pracowników w informacji o warunkach zatrudnienia. Przekazuje się ją nie później niż w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia pracownika do pracy. Przed nowelizacją Kodeksu pracy ten okres liczyło się od dnia zawarcia umowy o pracę.
Lista obecności a ewidencja czasu pracy – różnice
| Lista obecności | Ewidencja czasu pracy | |
|---|---|---|
| Czy jest obowiązkowa? | Nie | Tak |
| Czy jeden dokument zastępuje drugi? | Nie, lista obecności nie zastępuje ewidencji czasu pracy | Tak, ponieważ ewidencja czasu pracy zawiera informacje z listy obecności |
| Czy przepisy uzasadniają jej prowadzenie? | Tak, art. 1041 § 1 pkt 9 Kodeksu pracy podaje, że pracodawca musi zawrzeć w regulaminie, w jaki sposób pracownicy mają potwierdzać przybycie do firmy i obecność w pracy. Jednym z rozwiązań może być lista obecności (ale nie musi!) | Tak, art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawców do prowadzenia ewidencji czasu pracy |
| Czy pracownik ma dostęp do dokumentu? | Tak, powinien się na nim podpisywać, potwierdzając przybycie do pracy i obecność w danym dniu | Tak, zgodnie z art. 149 § 1 Kodeksu pracy pracownik uzyskuje dostęp do własnej ewidencji czasu pracy na żądanie |
| Czy można ją zastąpić inną formą rejestrującą przepracowane godziny i nieobecności pracowników? | Tak, np. systemem RCP | Nie |
| Czy przepisy określają jej zawartość? | Nie | Tak, zawartość ewidencji czasu pracy jest określona w § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej |
| Czy przepisy narzucają formę dokumentu? | Nie | Nie |
| Czy pracodawca może wybierać między formą papierową a elektroniczną? | Tak | Tak |
| Czy pracodawca musi ją prowadzić oddzielnie dla każdego pracownika? | Nie | Tak |
| Czy należy prowadzić dokument dla zleceniobiorcy? | Nie | Zleceniobiorca powinien dostarczyć zleceniodawcy raport z przepracowanymi godzinami, na podstawie którego można zweryfikować, czy wynagrodzenie za godzinę jest równe co najmniej minimalnej stawce godzinowej |
| Czy stosuje się ją w przypadku pracowników objętych zadaniowym czasem pracy? | Co do zasady, nie trzeba. Pracownik w zadaniowym systemie pracy jest rozliczany z wykonanych zadań, a nie przepracowanych godzin. Niemniej pracodawca musi ewidencjonować nieobecności pracowników. Ma prawo wymagać, aby zaznaczali w regulaminowy sposób swoją obecność bądź nieobecność (usprawiedliwioną i nieusprawiedliwioną) danego dnia | Tak, ponieważ art. 149 § 2 Kodeksu pracy wyklucza tylko ewidencjonowanie godzin pracy. Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia dokumentacji w pozostałym zakresie, czyli np. musi rejestrować urlopy pracownika |
| Czy jej brak jest karany? | Pracodawca nie otrzyma kary za brak listy obecności w firmie. Niemniej musi określić, jak pracownicy mają potwierdzać przybycie do pracy i obecność | Tak, za brak ewidencji czasu pracy nawet dla jednego pracownika grozi kara od 1000 zł do 30 000 zł |
Jak wypełnić indywidualną listę obecności pracownika?
Lista obecności nie jest „ustawowym” dokumentem jak ewidencja czasu pracy, więc nie istnieje jeden wzór. Pracodawca, który zdecyduje się na prowadzenie listy obecności, może wybrać formę indywidualną (dla jednego pracownika) lub grupową (dla co najmniej kilku pracowników). Pierwsza opcja jest wygodniejsza – chociażby ze względu na czytelność. Zwykle przyjmuje się, że 1 lista obecności pracownika odpowiada 1 miesiącowi pracy.
Miesięczna lista obecności dla jednego pracownika może zawierać:
- imię i nazwisko pracownika,
- imię i nazwisko bezpośredniego przełożonego, który w razie ewentualnych wątpliwości może potwierdzić, czy pracownik był w pracy,
- kolumnę z dniami roboczymi i wolnymi w danym miesiącu,
- kolumny do wpisywania rozpoczęcia i zakończenia godzin pracy,
- kolumnę, w której można wyróżnić przepracowane lub odebrane godziny nadliczbowe,
- kolumnę na podpisy pracownika przy każdym przepracowanym dniu.
Jeśli pracownik nie przyjdzie do pracy danego dnia, wystarczy wpisać nieobecność na liście. Nie trzeba podawać przyczyny absencji, zwłaszcza gdy pracownicy mają wspólną listę obecności. W związku z tym legenda symboli/skrótów oznaczających rodzaj absencji jest zbędna. Informację o zwolnieniu lekarskim, urlopie wypoczynkowym czy opiece na dziecko należy wpisać do ewidencji czasu pracy, aby poprawnie naliczyć wynagrodzenie. Chociaż ewidencja zawiera informację o L4, nie precyzuje przyczyny zwolnienia od lekarza.
Jeżeli badania okresowe pracownika zajęły mu cały dzień pracy, nie powinien się podpisywać na liście obecności. W ewidencji czasu pracy należy wpisać nieobecność usprawiedliwioną i jej powód.
Jakie są konsekwencje braku podpisu na liście obecności?
O ile nie istnieje przepis, który zobowiązywałby pracownika do podpisywania listy obecności, o tyle pracownik musi potwierdzać przybycie i obecność w pracy zgodnie z zasadą przyjętą w firmie. To oznacza, że jeśli pracodawca stosuje listy obecności, trzeba je regularnie uzupełniać i podpisywać.
Zgodnie z art. 108 § 1 pkt 1 i 2 Kodeksu pracy pracownik, który nie przestrzega sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy, naraża się na karę upomnienia lub karę nagany. Gdyby doszło do sytuacji, w której pracownik notorycznie ignoruje listę obecności lub inny sposób zgłaszania godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, co utrudnia ewidencję czasu pracy, doszłoby do naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych. W efekcie pracodawca mógłby rozwiązać umowę o pracę bez zachowania okresu wypowiedzenia.
Jak możemy przeczytać w uzasadnieniu wyroku Sądu Najwyższego z 7 lutego 2007 roku (sygn. akt I PK 221/06):
Nie ma przepisu w Kodeksie pracy, czy też rozporządzeniach wykonawczych, który zwalniałby niektóre grupy pracowników od obowiązku podpisywania list obecności. (…) odmowa podporządkowania się poleceniom pracodawcy dotyczącym organizacji i sposobu wykonywania umówionego rodzaju pracy stanowi uzasadnioną przyczynę wypowiedzenia pracownikowi umowy o pracę.
Dodatkowe pytania o listę obecności w pracy
Jak długo trzeba przechowywać listę obecności?
Przepisy nie podają minimalnego okresu przechowywania listy obecności. Nie wchodzi ona w skład obowiązkowej dokumentacji pracowniczej, którą zgodnie z art. 94 pkt 9b Kodeksu pracy przechowuje się w okresie zatrudnienia i przez 10 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym umowa o pracę została rozwiązana lub wygasła. Co więcej, odrębne przepisy mogą przewidywać dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Niemniej pracodawca może przechowywać listy tak długo, jak ewidencję czasu pracy. Roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się po 3 latach, więc można przyjąć, że to minimalny okres przechowywania list obecności.
Czym zastąpić papierową listę obecności w pracy?
Jeśli pracodawca chce prowadzić listę obecności, może wybrać formę elektroniczną zamiast papierowej, np. arkusz kalkulacyjny na dysku Google, do którego mają dostęp pracownicy. Dzięki historii zmian można podejrzeć, kto i kiedy edytował dokument, co wyklucza „podpisywanie się” za inne osoby. Ponadto pracodawca może zdecydować się na:
- zgłaszanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy na specjalnym kanale w komunikatorze online, co sprawdza się w pracy zdalnej,
- odbijanie kart na czytnikach ulokowanych przy wejściach do firmy i wyjściach (niektóre systemy RCP pozwalają także na robienie zdjęć pracownikom odbijającym karty),
- skanowanie kodów QR za pomocą aplikacji zainstalowanej na smartfonach pracowników,
- potwierdzanie ustne przybycia do firmy, np. w dziale kadr, aczkolwiek to ryzykowny sposób, ponieważ nie istnieje namacalny dowód w razie konfliktu.
Autor • Redaktor TribePerk
Recenzja • Specjalista ds. kadr i płac
Spis treści
