List intencyjny a umowa przedwstępna o pracę – czym się różnią? Czy warto zaproponować promesę zatrudnienia kandydatowi w procesie rekrutacji?

Rekrutacja zamknięta, preonboarding zapoczątkowany, a kandydat rezygnuje. I odwrotnie – wypowiedzenie złożone, urlop zaplanowany, a przyszły pracodawca się rozmyśla. Czy strony procesu rekrutacji mogą się zabezpieczyć przed takimi „niespodziankami”? O ile list intencyjny można potraktować jako obietnicę, której niedotrzymanie nie uprawnia żadnej ze stron do roszczenia odszkodowania, o tyle umowa przedwstępna o pracę jest wiążąca. Jej zerwanie może poskutkować nałożeniem kary na stronę, która nie wywiązała się z warunków opisanych w promesie zatrudnienia. Czym się różnią te dokumenty? Który jest skuteczniejszy?

Czym jest list intencyjny?

Pracodawca i kandydat wyłoniony w procesie rekrutacyjnym podpisują list intencyjny, kiedy chcą się wzajemnie zapewnić, że podpiszą umowę o pracę w przyszłości, np. za kilka tygodni czy miesięcy.

Treść listu wpływa na to, czy mamy do czynienia z jednostronnym, czy obustronnym oświadczeniem woli. W jednostronnym liście intencyjnym pracodawca oświadcza, że zatrudni daną osobę na wybrane stanowisko. Obustronne oświadczenie wyraża wolę pracodawcy i kandydata.

To, która strona bardziej naciska na podpisanie listu intencyjnego, zależy od sytuacji.

Z jednej strony – pracownik, który rozwiązał umowę o pracę z dotychczasowym pracodawcą, ale jest ograniczony 3-miesięcznym okresem wypowiedzenia, chce mieć pewność, że nie zostanie bez źródła dochodu za kwartał. Z drugiej strony – pracodawca, który wydał krocie na zrekrutowanie specjalisty, zamierza się upewnić, że wybrany kandydat nie przyjmie w międzyczasie oferty od innej firmy.

Czy wiesz, że automatyzacja kadr i płac ułatwia wdrażanie nowych pracowników? 😎

Dołącz do grona firm, które powierzyły pełną obsługę kadrowo-płacową TribePerk, aby wyeliminować czasochłonne, nudne i powtarzalne zadania administracyjne. Ty i Twoi pracownicy zyskacie dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, dzięki której wdrożysz elektroniczny obieg dokumentów! 📧

Sprawdź

Czy list intencyjny ma moc prawną?

Niestety, nie. List intencyjny nie zapobiega odmowie zawarcia umowy o pracę przez jedną ze stron w ostatniej chwili. Ten dokument można traktować jako obietnicę, ale nie gwarancję.

Jeżeli pracodawca nie zatrudni kandydata wbrew listowi intencyjnemu, to niedoszły pracownik nie będzie mógł dochodzić roszczenia w sądzie pracy. Potwierdza to wyrok Sądu Najwyższego z 6 października 2011 roku (sygn. akt V CSK 425/10). Wynika z niego, że list intencyjny, który zawiera oświadczenie woli obu stron, wyraża jedynie chęć zawarcia umowy po negocjacjach (w kontekście zatrudnienia – po zakończonej rekrutacji). Ten zamiar podpisania umowy nie jest tożsamy z finalną decyzją.

Chcesz podpisać umowę o pracę na czas określony z nowym pracownikiem?

Musisz pamiętać nie tylko o limitach (ilościowym i czasowym), ale także o warunkach wypowiedzenia umowy na czas określony, które zmieniły się po nowelizacji Kodeksu pracy na wiosnę 2023 roku.

Dowiedz się, jak wypowiedzieć umowę na czas określony

Czy list intencyjny jest wiążący?

Nie, mimo że pracodawca zobowiązuje się do zatrudnienia kandydata na warunkach opisanych w liście intencyjnym, dokument nie jest wiążący. To znaczy, że obie strony niedoszłej umowy o pracę mogą się wycofać, nie ponosząc kary finansowej.

Czy można powiedzieć, że zerwanie listu intencyjnego nie generuje żadnych konsekwencji? Niekoniecznie.

Na pewno mamy do czynienia z utratą zaufania. W zależności od tego, która strona odmówiła zawarcia umowy o pracę, albo kandydat pozostaje bez pracy (jeśli złożył już wypowiedzenie), albo pracodawca bez obsadzonego stanowiska (jeśli nie zdecydował się na zatrudnienie innej osoby).

Pracodawca, któremu stuprocentowo zależy na kandydacie inicjującym podpisanie listu intencyjnego, może albo przystać na tę propozycję, albo zaproponować zawarcie umowy przedwstępnej o pracę. Ta umowa, w przeciwieństwie do listu, jest wiążąca. Na tyle, że strony mogą ustalić karę finansową za jej zerwanie.

Co zrobić, kiedy kandydat odbył badania wstępne, po których zrezygnował z zatrudnienia?

Badania wstępne należy wykonać przed rozpoczęciem pracy. To oznacza, że możesz podpisać z nowym pracownikiem umowę o pracę, w której wskażesz datę rozpoczęcia pracy. W tej sytuacji kandydat, który zrezygnuje z zatrudnienia, będzie objęty dwutygodniowym okresem wypowiedzenia. Niemniej nie możesz żądać zwrotu kosztów badań wstępnych.

Zobacz, co musi wiedzieć pracodawca o badaniach wstępnych

Wzór listu intencyjnego – minimum informacji, maksimum konkretów

Pisząc list intencyjny, musisz zawrzeć w nim podstawowe informacje o przyszłym zatrudnieniu, ale w takiej ilości, aby treść dokumentu nie przypominała umowy przedwstępnej. Wystarczy, że list intencyjny będzie obejmować:

• strony przyszłej umowy o pracę,
• datę zawarcia umowy o pracę (opcjonalnie, postępowanie w przypadku jej braku wyjaśnia art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego),
• datę rozpoczęcia pracy (nie musi być precyzyjna, np. 1 sierpnia 2023 roku, można podać miesiąc i rok, np. sierpień 2023)
• nazwę stanowiska,
• wynagrodzenie zasadnicze (kwotę brutto z umowy, bez premii, benefitów, ekwiwalentów itp.).

miejscowość, data

List intencyjny dotyczący zawarcia stosunku pracy między (1) …………………………………………………………….. a (2) ………………………………………………………………………………..

Szanowny Panie/Szanowna Pani,

w nawiązaniu do procesu rekrutacyjnego prowadzonego przez (3) ……………………………………………………………… na stanowisko (4) ……………………………………………………… w (5) ………………………………………………………….. wyrażam chęć zatrudnienia Pana/Pani na podstawie umowy o pracę na poniższych warunkach:

• data zawarcia umowy o pracę: sierpień 2023,
• data rozpoczęcia pracy: sierpień 2023,
• wynagrodzenie brutto: 7000 zł.

Podpis pracodawcy

Podpis kandydata z dopiskiem Akceptuję proponowane warunki zatrudnienia

List intencyjny może zawierać również klauzulę, że strony nie odpowiadają finansowo za wycofanie się z planowanej współpracy.

Czym jest umowa przedwstępna o pracę?

Umowa przedwstępna o pracę, czyli promesa zatrudnienia, nie jest regulowana przez Kodeks pracy, tylko przez Kodeks cywilny. Zgodnie z art. 389 § 1 k.c. umowa przedwstępna zobowiązuje jedną lub obie strony do zawarcia umowy oznaczonej (przyrzeczonej) i określa jej istotne postanowienia. W kontekście zatrudnienia umową przyrzeczoną jest umowa o pracę.

Jeżeli umowa przedwstępna nie określa daty zawarcia umowy o pracę, to dalsze postępowanie zależy od inicjatywy podjętej stronę, która jest uprawniona do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej. W omawianym przypadku może być to pracodawca, pracownik lub obie strony.

Termin zawarcia umowy przyrzeczonej (umowy o pracę) w umowie przedwstępnej	Postępowanie stron według art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego
Określony	Strony zawierają umowę o pracę w okresie (np. w ciągu 3 miesięcy) lub terminie (np. 1 sierpnia 2023 roku) wskazanym w umowie przedwstępnej
Nieokreślony, a stroną uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej (umowy o pracę) jest pracodawca	Strony zawierają umowę o pracę w terminie wyznaczonym przez pracodawcę
Nieokreślony, a stroną uprawnioną do żądania zawarcia umowy przyrzeczonej (umowy o pracę) jest pracownik	Strony zawierają umowę o pracę w terminie wyznaczonym przez pracownika
Nieokreślony. Obie strony mogą żądać zawarcia umowy o pracę	Strony zawierają umowę o pracę w terminie wyznaczonym przez tę stronę, która wcześniej złożyła stosowne oświadczenie
Nieokreślony. Minął rok od dnia zawarcia umowy przedwstępnej, a umowa o pracę nie została podpisana	Jeśli żadna ze stron nie wyznaczy terminu zawarcia umowy o pracę w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej, to nie można żądać podpisania umowy przyrzeczonej

Wzór umowy przedwstępnej o pracę – co powinien zawierać?

Jak wspomnieliśmy, umowa przedwstępna powinna zawierać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, czyli przyszłej umowy o pracę. Co to znaczy? Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 1-7 k.p. umowa o pracę określa:

• strony umowy,
• adres siedziby pracodawcy lub adres zamieszkania pracodawcy, który jest osobą fizyczną i nie ma siedziby,
• rodzaj umowy,
• datę zawarcia,
• warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy, miejsce jej wykonywania, wynagrodzenie (włącznie ze składnikami), wymiar czasu pracy, dzień rozpoczęcia pracy.

W przypadku umowy o pracę na okres próbny podaje się również:

• czas trwania lub dzień zakończenia,
• postanowienie o przedłużeniu umowy o czas urlopu oraz innej usprawiedliwionej nieobecności pracownika (o ile strony tak uzgodnią),
• prawdopodobny okres zawarcia umowy o pracę na czas określony,
• postanowienie o wydłużeniu umowy ze względu na rodzaj pracy.

List intencyjny zawierający wyżej wymienione elementy jest tak naprawdę umową przedwstępną, nawet jeśli nagłówek dokumentu podaje inaczej. Zwróć uwagę, że zaproponowany wzór listu intencyjnego nie określa m.in. zakresu obowiązków, miejsca wykonywania pracy, poszczególnych składników wynagrodzenia czy wymiaru czasu pracy. Można powiedzieć, że jego zawartość jest skąpa w porównaniu z treścią umowy przedwstępnej.

Nowelizacja Kodeksu pracy w 2023 roku rozszerzyła informację o warunkach zatrudnienia

Co więcej, pracownik powinien otrzymać elektroniczną lub papierową informację o warunkach zatrudnienia w ciągu 7 dni od dnia dopuszczenia do pracy.

Sprawdź, co musi zawierać nowa informacja o warunkach zatrudnienia

Czy można podpisać umowę o pracę zamiast umowy przedwstępnej o pracę?

Tak, ponieważ data zawarcia umowy o pracę nie jest tożsama z datą rozpoczęcia pracy. Przepisy umożliwiają podpisanie umowy z wyprzedzeniem, nawet kilkumiesięcznym. Zgodnie z art. 29 § 1 pkt 5 Kodeksu pracy umowa o pracę określa m.in. datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności dzień rozpoczęcia pracy.

Co istotne, okres między dniem podpisania umowy a dniem rozpoczęcia pracy nie zalicza się do stażu pracy danej osoby. Według art. 26 k.p. stosunek pracy powstaje w dniu określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Ponadto strony są objęte okresem wypowiedzenia wynikającym z odrębnych przepisów.

List intencyjny a umowa przedwstępna – różnice

	List intencyjny	Umowa przedwstępna
Cel	Wyrażenie chęci zatrudnienia kandydata wyłonionego w toku rekrutacji	Zobowiązanie się do zatrudnienia kandydata wyłonionego w toku rekrutacji
Inicjatywa	Pracodawcy lub pracownika	Pracodawcy lub pracownika
Podstawa prawna	Brak	Art. 389 Kodeksu cywilnego
Kara umowna za niepodpisanie umowy o pracę	Brak	Tak, należy ją uwzględnić w umowie przedwstępnej
Treść	Oświadczenie o chęci zatrudnienia danej osoby na podstawie umowy o pracę. Można podać stanowisko, wynagrodzenie, datę rozpoczęcia pracy (tylko niektóre elementy z art. 29 Kodeksu pracy!)	Oświadczenie o zatrudnieniu danej osoby na podstawie umowy o pracę w podanym terminie (jeśli go nie ma, należy zastosować art. 389 § 2 Kodeksu cywilnego). Należy podać elementy umowy o pracę określone w art. 29 Kodeksu pracy

Czy umowa przedwstępna o pracę może określać karę za jej jednostronne zerwanie?

Tak, umowa przedwstępna może określać prawo do nałożenia kary umownej na stronę, która odmówi zawarcia umowy przyrzeczonej (umowy o pracę). Co do zasady, kara powinna odzwierciedlać wartość szkody, którą poniesie pracodawca lub pracownik w wyniku zerwania promesy przez drugą stronę. Szkodą dla niezatrudnionego kandydata jest m.in. brak dochodu, dla porzuconego pracodawcy – konieczność wznowienia rekrutacji czy zakłócony tok pracy w firmie wskutek nieobsadzonego stanowiska. Jeżeli dojdzie do konfliktu, wysokość odszkodowania orzeknie sąd pracy.

Co ważne, o ile kandydat mógłby „zawalczyć” o obiecane zatrudnienie u niesłownego pracodawcy, o tyle pracodawca nie mógłby żądać przymusowego zatrudnienia osoby, która zerwała umowę przedwstępną. Niemniej trudno ukryć, że w obu przypadkach mamy do czynienia z popsutymi relacjami, więc trudno sobie wyobrazić, aby skonfliktowane strony miały podjąć udaną współpracę. Jedyne, co pozostaje, to roszczenie o odszkodowanie.

Jeśli rozmowa kwalifikacyjna z kandydatem odbyła się w okresie wypowiedzenia, powinien Ci dostarczyć świadectwo pracy, kiedy rozwiąże się jego aktualna umowa

Dotychczasowy pracodawca Twojego nowego pracownika powinien mu wydać świadectwo pracy najpóźniej w ciągu 7 dni od dnia ustania stosunku pracy.

Zobacz aktualny wzór świadectwa pracy i instrukcję wypełnienia