Zasady kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę

Nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej umożliwiają pracodawcy kontrolę pracownika na home office. Na jakich zasadach pracodawca sprawdzi, czy miejsce wykonywania pracy zdalnej spełnia warunki bhp i czy pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków oraz zabezpieczył poufne dane firmowe? Wyjaśniamy, co się stanie, jeśli kontrola pracy zdalnej wykaże uchybienia.

Zakres kontroli pracy zdalnej
Zasady kontroli pracy zdalnej przez pracodawcę
Skutki kontroli pracownika na home office
Dodatkowe pytania o kontrolę pracy zdalnej

Co sprawdzi pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej?

Zgodnie z art. 67²⁸ § 1 Kodeksu pracy pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracownika na home office pod kątem:

wykonywania pracy zdalnej,
bezpieczeństwa i higieny pracy,
przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych.

Pojedyncza kontrola może obejmować wszystkie aspekty wskazane w ustawie bądź tylko jedną kwestię, która niepokoi pracodawcę bądź osoby współpracujące ze zdalnym pracownikiem.

Kontrola wykonywania pracy zdalnej

W ramach ogólnej kontroli pracodawca może sprawdzić, czy pracownik wywiązuje się ze swoich obowiązków.

Tę kontrolę można przeprowadzić nawet na odległość, np.:

poprosić pracownika o codzienne raportowanie działań z określeniem czasu, które zajęły poszczególne czynności,
umówić się na rozmowę online, podczas której pracownik wyjaśni, jak organizuje codzienną pracę w domu,
zadzwonić do pracownika, kiedy przez dłuższy czas, wykraczający poza ustawowe przerwy w pracy, nie odpowiada na wiadomości na czacie służbowym czy e-maile.

Kontrola w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej

Kontrola „behapowska” pozwala zweryfikować, czy stanowisko w mieszkaniu pracownika spełnia wymagania ergonomii i umożliwia bezpieczną oraz higieniczną pracę zgodnie z oświadczeniem, które złożył pracownik, zanim dopuszczono go do pracy zdalnej. Pracodawca nie musi sprawdzać miejsca wykonywania pracy zdalnej pod kątem bhp, zanim zgodzi się na pracę zdalną lub odmówi home office’u.

Kontrola w zakresie ochrony informacji

Pracodawca może skontrolować, czy np. współlokatorzy pracownika nie mają dostępu do danych firmowych, stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa, na jego komputerze, kiedy ma przerwę w pracy. Co ważne, kontrola może dotyczyć także papierowych dokumentów, czy są np. przechowywane w szufladzie zamykanej na klucz.

Zasady kontroli pracy zdalnej

Sposób, w jaki pracodawca przeprowadzi kontrolę, musi być dostosowany do miejsca wykonywania pracy zdalnej, które strony uzgodniły zgodnie z art. 67¹⁸k.p., oraz rodzaju pracy.
Pracodawca musi uzgodnić z pracownikiem czas przeprowadzania kontroli pracy zdalnej.
Kontrola odbywa się w godzinach pracy pracownika.
Czynności kontrolne nie mogą naruszać prywatności zdalnego pracownika i innych osób. Z tego względu osoba przeprowadzająca kontrolę powinna:
1. dostosować godziny kontroli do propozycji pracownika, np. podczas nieobecności domowników między 9:00 a 15:00,
2. ograniczyć kontrolę do stanowiska pracy, czyli nie zaglądać do różnych pomieszczeń, chyba że pracownik wskazał stół w salonie z aneksem kuchennym jako miejsce pracy,
3. zachowywać się tak, aby nie przeszkadzać innym osobom w domu.
Jeśli pracownik pracuje zdalnie w domu lub mieszkaniu, kontrola nie może utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych zgodnie z ich przeznaczeniem. To oznacza, że pracodawca nie może poprosić innych osób o opuszczenie lokalu na czas kontroli, zwłaszcza kiedy korzystają np. z kuchni i salonu, a pracownik – z osobnego pomieszczenia.

Zasady kontroli pracy zdalnej muszą być spisane w przepisach wewnątrzzakładowych. Pracodawca, w zależności od sytuacji w firmie, może opisać kontrolę w 1 z 4 dokumentów:

porozumieniu ze związkiem zawodowym,
regulaminie pracy zdalnej,
porozumieniu z pracownikiem,
poleceniu wykonywania pracy zdalnej.

Skutki przeprowadzania kontroli pracownika na home office

Zgodnie z art. 67³¹ § 6 k.p. zanim pracownik zostanie dopuszczony do pracy zdalnej, musi złożyć elektroniczne lub papierowe oświadczenie, w którym potwierdzi, że zapoznał się z:

oceną ryzyka zawodowego,
informacją o zasadach bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej

oraz będzie ich przestrzegać.

Ta informacja opisuje m.in., jak zorganizować ergonomiczne stanowisko pracy zdalnej (np. jak poprawnie ustawić monitor na biurku) i co powinien zrobić pracownik, kiedy skończy pracę (np. wylogować się z konta na laptopie, które jest zabezpieczone hasłem).

Według art. 67²⁸ § 3 k.p. pracodawca, który stwierdzi, że pracownik nie przestrzega:

przepisów i zasad w zakresie bhp określonych we wspomnianej informacji,
wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych,

może albo zobowiązać pracownika do usunięcia uchybień we wskazanym terminie, albo wycofać zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez pracownika. Uwaga – ten przepis odnosi się wyłącznie do pracy zdalnej uzgodnionej w trakcie zatrudnienia, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 k.p. Co do zasady, jeśli strony uzgodniły pracę zdalną już podczas zawierania umowy o pracę, czyli na podstawie art. 67¹⁹ § 1 pkt 1 k.p., pracodawca nie może nakazać pracownikowi powrotu do biura. Oczywiście można ustalić nowe warunki zatrudnienia, ale to wymaga np. podpisania aneksu lub wręczenia wypowiedzenia zmieniającego.

Dodatkowe pytania o kontrolę pracy zdalnej

Kto może skontrolować zdalnego pracownika?

Przepisy nie precyzują, kto może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej, więc pracodawca może pisemnie lub ustnie upoważnić np. kierownika danego działu czy pracownika administracyjnego. Co ważne, jeśli kontrola ma obejmować np. warunki bhp, osoba weryfikująca chociażby ergonomię stanowiska pracy powinna mieć praktyczną wiedzę na ten temat. Analogicznie – warto, aby to inspektor ochrony danych weryfikował przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Czy kontrola pracy zdalnej jest obowiązkowa?

Nie, art. 67²⁸ § 1 Kodeksu pracy podaje, że „Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę (…)”. To oznacza, że pracodawca może – ale nie musi – skontrolować pracownika na home office. Jeśli zdecyduje się na kontrolę, nie musi jej uzasadniać. Ponadto z przepisu wynika, że kontrola pracy zdalnej nie musi obejmować wszystkich jej aspektów – od bhp, przez ochronę informacji, po wykonywanie obowiązków przez pracownika – tylko jeden wybrany przez pracodawcę. Może się zdarzyć, że pracodawca nie będzie mieć zarzutów wobec jakości i wydajności pracownika, ale zdecyduje się na kontrolę, ponieważ będzie podejrzewać, że dane firmowe są dostępne dla osób trzecich, np. współlokatorów.

Czy pracodawca może przeprowadzić kontrolę pracy zdalnej bez zgody pracownika?

Nie, w żadnym wypadku. Przepisy zobowiązują pracodawcę do porozumienia się z pracownikiem we wszystkich formach pracy zdalnej: całkowitej, częściowej (hybrydowej) i okazjonalnej. Pracodawca nie może skontrolować miejsca wykonywania pracy zdalnej bez wiedzy i zgody pracownika, nawet jeśli podejrzewa, że podwładny nie pracuje w wyznaczonych godzinach, a zajmuje się sprawami prywatnymi.

Co się stanie, jeśli pracownik nie zgodzi się na kontrolę pracy zdalnej?

Przepisy nie przewidują żadnych konsekwencji dla pracownika, który celowo utrudnia porozumienie się z pracodawcą w kwestii kontroli pracy zdalnej. Niemniej warto pamiętać, że jeśli praca zdalna została uzgodniona w trakcie zatrudnienia, to obie strony mogą złożyć wiążący wniosek o jej zaprzestanie. Pracodawca, który podejrzewa, że pracownik na home office nie przestrzega zasad pracy zdalnej, i nie może się z nim dogadać w zakresie terminu kontroli, ma prawo do złożenia takiego wniosku. Wtedy pracownik będzie musiał wrócić do biura najpóźniej w dniu, który nastąpi po upływie 30 dni od dnia otrzymania wniosku. W przypadku pracowników wskazanych w art. 67¹⁹ § 6 i 7 k.p. pracodawca może złożyć wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej jedynie ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy.

Pracodawca umożliwia jedynie okazjonalną pracę zdalną zatrudnionym. Czy może przeprowadzać kontrolę pracy zdalnej?

Tak. Art. 67²⁸ k.p. nie jest wyłączony w okazjonalnej pracy zdalnej, aczkolwiek art. 67³³ § 3 k.p. podaje, że taka kontrola jest możliwa na zasadach ustalonych z pracownikiem. Wynika to z faktu, że okazjonalna praca zdalna zwalnia pracodawcę z m.in. obowiązku przygotowania dokumentacji, np. porozumienia zawartego ze związkiem zawodowym, regulaminu pracy zdalnej czy porozumienia zawartego z pracownikiem. W efekcie zasady kontroli pracy zdalnej trzeba ustalić w inny sposób, np. drogą e-mailową.

Czy można zmienić termin kontroli pracy zdalnej?

Tak, zgodnie z przepisami strony mają uzgodnić, w którym dniu i o jakiej godzinie odbędzie się kontrola, więc nic nie stoi na przeszkodzie, aby zmienić ustalony termin. Przyczyną odwołania kontroli pracy zdalnej może być np. nagła choroba domownika, w związku z którą pracownik chce skorzystać z urlopu opiekuńczego.

Udostępnij artykuł

Redakcja

Katarzyna Kupczyk
Autor • Redaktor TribePerk

Kontrola pracy zdalnej, czyli pracodawca w domu pracownika w trybie home office