Kiedy pracownik może złożyć wniosek o pracę zdalną?

Niezależnie od tego, czy wdrożysz całkowitą lub hybrydową pracę zdalną w firmie, czy umożliwisz pracownikom wyłącznie pracę zdalną okazjonalną, musisz wiedzieć, kiedy możesz otrzymać wniosek o home office i jak się do niego odnieść. Wyjaśniamy, czym się różnią poszczególne wnioski o pracę zdalną.

Wniosek o pracę zdalną złożony przez pracownika w trakcie zatrudnienia
Wniosek o pracę zdalną okazjonalną
Wiążący wniosek o pracę zdalną
Porównanie wniosków o pracę zdalną składanych przez pracowników

Wniosek o pracę zdalną w trakcie zatrudnienia

Zgodnie z art. 67¹⁹§ 1 Kodeksu pracy strony umowy o pracę mogą uzgodnić, że pracownik będzie pracować całkowicie lub częściowo zdalnie, albo podczas zawierania umowy, albo w trakcie zatrudnienia.

Pierwszy przypadek obejmuje zarówno nowo zatrudnione osoby, jak i pracowników, którzy muszą podpisać kolejną umowę, np. ze względu na zakończenie dotychczasowej umowy na czas określony. W drugim przypadku, czyli podczas zatrudnienia, strony uzgadniają warunki pracy zdalnej z inicjatywy pracodawcy lub na wniosek pracownika. Art. 67¹⁹§ 2 k.p. umożliwia złożenie wniosku w formie papierowej lub elektronicznej przez osobę zatrudnioną.

Jeżeli pracodawca nie stworzył regulaminu pracy zdalnej lub nie zawarł porozumienia ze związkami zawodowymi, musi określić zasady wykonywania pracy zdalnej w poleceniu lub porozumieniu z pracownikiem. Aby uzgodnić pracę zdalną na wniosek pracownika w trakcie zatrudnienia, strony powinny zawrzeć porozumienie, w którym określą zasady podane w art.67²⁰ § 6 pkt 2-8 k.p.

Wniosek o pracę zdalną okazjonalną

Okazjonalna praca zdalna to specyficzna forma home office. Według art. 67³³ § 1 k.p. pracownik może złożyć elektroniczny lub papierowy wniosek o pracę zdalną okazjonalną w wymiarze, który nie przekracza 24 dni w roku kalendarzowym. Ten przywilej przysługuje także pracownikom hybrydowym, którzy np. pracują od poniedziałku do czwartku w biurze, a w piątki – zdalnie.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się przepisów art. 67¹⁹-67²⁴ i art. 67³¹ § 3 k.p. To oznacza, że pracodawca nie musi m.in. zawierać porozumienia z pracownikiem.

Chociaż w przypadku pracy zdalnej okazjonalnej nie trzeba chociażby tworzyć regulaminu, zdaniem ekspertów ds. prawa pracy warto, aby pracodawca określił dodatkowy limit pracy zdalnej okazjonalnej w skali miesiąca. Co do zasady, przepisy nie zabraniają wykorzystania 24 dni home office przez pracownika w ciągu 1 miesiąca. Niemniej pracodawca może odrzucić taki wniosek. Nie musi podawać uzasadnienia.

Nowe regulacje nie określają, kiedy pracownik powinien złożyć wniosek o pracę zdalną okazjonalną. Brakuje również informacji, ile czasu ma pracodawca na odpowiedź. Tę kwestię też warto doprecyzować w regulaminie, zwłaszcza że w tym przypadku obowiązują przepisy o ochronie danych osobowych czy informacji w zakresie bhp. To oznacza, że pracownik powinien oświadczenia potwierdzające zapoznanie się i przestrzeganie tych dokumentów, zanim pracodawca dopuści go do pracy zdalnej okazjonalnej.

Wiążący wniosek o pracę zdalną

Art. 67¹⁹ § 6 k.p. określa grupy pracowników uprawnionych do złożenia wiążącego wniosku o całkowitą lub częściową pracę zdalną. To taki wniosek, który pracodawca musi zaakceptować, chyba że powoła się na jeden z dwóch dopuszczalnych argumentów przeciw.

Uprzywilejowane osoby zatrudnione to:

pracowniczka w ciąży,
pracownik wychowujący dziecko do 4. roku życia,
pracujący rodzic ciężko chorego lub cierpiącego na ciężkie i nieodwracalne upośledzenie dziecka, co potwierdzono zaświadczeniem wskazanym w art. 4 ust. 3 ustawy o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin Za życiem,
pracujący rodzic dziecka, które ma:
1. orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego,
2. orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych,
3. opinie o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju,
pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą we wspólnym gospodarstwie domowym, która ma:
1. orzeczenie o niepełnosprawności,
2. orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

Co do zasady, pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej tym osobom. Jedyne argumenty przeciw to rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika (np. office manager musi zarządzać korespondencją przychodzącą do biura i wychodzącą, a nie ma zastępcy) lub organizacja pracy (np. team leader musi przeprowadzić dwudniowe szkolenie offline). Jeżeli pracodawca odrzuci wiążący wniosek, musi uzasadnić odmowę pisemnie (na papierze lub drogą elektroniczną). Ma na to 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

Co kluczowe, pracownik spełniający jedno z wyżej podanych kryteriów nie może złożyć wiążącego wniosku o pracę zdalną okazjonalną.

Wnioski pracowników o pracę zdalną – porównanie

O ile przepisy nie zobowiązują pracodawcy do uzasadnienia odmowy pracy zdalnej w przypadkach innych niż opisane w art. 67¹⁹ § 6 k.p., o tyle warto pamiętać, że odrzucanie wniosków bez przyjęcia żadnych kryteriów może sprawić, że niektórzy pracownicy poczują się niesprawiedliwie traktowani.

	Wniosek o całkowitą lub częściową pracę zdalną w trakcie zatrudnienia	Wiążący wniosek o całkowitą lub częściową pracę zdalną w trakcie zatrudnienia	Wniosek o okazjonalną pracę zdalną
Uzgodnienie miejsca wykonywania pracy zdalnej z pracodawcą	Tak	Tak	Tak
Możliwość odrzucenia wniosku przez pracodawcę	Tak	Tak, ale tylko ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy	Tak
Konieczność uzasadnienia odmowy	Nie	Tak, w formie papierowej lub elektronicznej w ciągu 7 dni od dnia złożenia wniosku przez pracownika	Nie
Zawarcie porozumienia z pracownikiem (kiedy nie został wydany regulamin lub nie zawarto porozumienia ze związkami zawodowymi)	Tak	Tak	Nie
Możliwość złożenia wniosku o zaprzestanie pracy zdalnej przez pracownika lub pracodawcę	Tak	Tak, przy czym pracodawca może złożyć taki wniosek wyłącznie ze względu na rodzaj pracy lub organizację pracy	Nie
Dopuszczenie pracownika do pracy zdalnej po złożeniu oświadczeń związanych z ochroną danych osobowych, oceną ryzyka zawodowego i informacji w zakresie bhp	Tak	Tak	Tak
Zorganizowanie przez pracownika miejsca wykonywania pracy zdalnej zgodnie z zasadami ergonomii	Tak	Tak	Tak
Oświadczenie pracownika o bezpiecznych i higienicznych warunkach w miejscu wykonywania pracy zdalnej	Tak	Tak	Tak