Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Zaledwie 22% organizacji, które wzięło udział w V edycji „Badania Analityki HR”, obsługuje procesy administracyjne, kadrowe i płacowe wyłącznie poza firmą. Czy to oznacza, że przedsiębiorstwa, które utrzymują wewnętrzne działy kadr i płac, korzystają ze specjalistycznych programów? Niekoniecznie. Niekwestionowanym liderem wśród narzędzi dla HR-owców pozostaje Excel (92,5% wskazań). Mniej respondentów, bo tylko 61% działów HR, używa systemu kadrowo-płacowego. Jak go wybrać, aby usprawnić rozliczenia pracowników, które bazują na powtarzalnych, żmudnych zadaniach?

Jak możemy przeczytać we wspomnianym raporcie, wzrasta obciążenie działów HR – zarówno pod kątem liczby pracowników na jednego HR-owca, jak i liczby procesów HR obsługiwanych przez jedną osobę.

Dzięki systemowi kadrowo-płacowemu można skrócić czas potrzebny do rozliczania pracowników czy zarządzania obiegiem dokumentów. W efekcie spadają nakłady pracy, a rośnie efektywność działu HR. Co więcej, nowoczesny system kadrowo-płacowy usprawnia komunikację wewnętrzną, a nawet czuwa nad terminową realizacją obowiązków.

Jak wybrać system kadrowo-płacowy?

Jakie funkcje powinien mieć system kadrowo-płacowy, który zmniejsza ryzyko błędów w obliczeniach, automatyzuje naliczanie wynagrodzeń i ulepsza komunikację wewnętrzną w firmie?

Płynna obsługa całego cyklu życia pracownika w organizacji

Od podpisania umowy przedwstępnej o pracę, przez naliczanie wynagrodzeń, po przygotowanie świadectwa pracy – system kadrowo-płacowy służy do obsługi pracowników od momentu przyjęcia oferty do ostatniego dnia zatrudnienia. Dane powinny być przetwarzane w czasie rzeczywistym, a wydajny system – „nadążać” za rozwijającą się organizacją i liczbą pracowników, szczególnie jeśli planujesz systematycznie uruchamiać rekrutacje.

Realizacja wszystkich obowiązków kadrowo-płacowych

Kompleksowy system kadrowo-płacowy pozwala na wywiązywanie się pracodawcy ze wszystkich obowiązków, w tym związanych z pracą zdalną, urlopami i wynagrodzeniami. Co więcej, system powinien umożliwiać przyznawanie i rozliczanie np. dodatkowych dni urlopowych, które wynikają z dobrej woli pracodawcy, a nie Kodeksu pracy. Wymiar urlopu wypoczynkowego, czyli 20 lub 26 dni dla pracowników zatrudnionych na pełny etat, to przepisowe minimum. Firma ma prawo do powiększenia puli urlopowej w ramach oferty benefitów.

Integracja z systemami ZUS i urzędu skarbowego

Program kadrowo-płacowy zintegrowany z PUE ZUS (Platformą Usług Elektronicznych ZUS) oraz systemem urzędu skarbowego przyspiesza wysyłkę deklaracji rozliczeniowych i zgłoszeniowych.

Import danych z różnych źródeł i eksport

Wdrożenie nowego systemu kadrowo-płacowego wymaga zaimportowania danych z różnych źródeł, np. arkuszy kalkulacyjnych czy programu do śledzenia czasu pracy. Funkcja eksportowania danych kadrowo-płacowych umożliwia generowanie raportów z takimi informacjami, jak nieobecności czy wynagrodzenia pracowników, które są niezbędne do monitorowania wskaźników HR.

Aktualizacje w związku z nowelizacjami przepisów

System kadrowo-płacowy musi być aktualizowany, aby umożliwiać Ci rozliczanie pracowników zgodnie z obowiązującym prawem. Ostatnie duże aktualizacje platform kadrowo-płacowych były związane z przepisami dotyczącymi pracy zdalnej, w tym formularzy (np. wniosków o okazjonalny home office) i rozliczeń (np. pokrywania kosztów internetu, narzędzi i prądu pracownikom zdalnym).

Przypomnienia o ważnych terminach

Upływający termin ważności badań okresowych, ukończenie 26. roku życia przez pracownika czy dobiegająca końca umowa o pracę na czas określony – te oraz inne ważne wydarzenia w życiu osób zatrudnionych wpływają zarówno na rozliczenia podatkowo-składkowe, jak i organizację pracy w firmie.

Dodanie niestandardowych składników płacowych

System wynagrodzeń określa zasady przyznawania płac pracownikom, w tym wynagrodzenia zasadniczego oraz dobrowolnych składników (np. premii). System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać dodawanie niestandardowych elementów wynagrodzenia, szczególnie benefitów, które są finansowane przez pracodawcę bądź pracownika w całości lub części. Uwaga! Orzeczenia sądowe oraz interpretacje ZUS stanowią, że benefity zakupione za punkty na platformie kafeteryjnej rozlicza się inaczej niż wykupione bezpośrednio u usługodawcy.

Rozliczanie pracy zdalnej

Jeśli pracodawca zezwala pracownikom na pracę w trybie home office – całkowicie zdalną lub sporadyczną w modelu hybrydowym – to musi dopilnować obowiązków wynikających z nowelizacji Kodeksu pracy z 2023 roku. Wśród nich znajdują się m.in. oświadczenia, które należy przechowywać w części B akt osobowych pracownika, i rozliczenia związane z użytkowaniem sprzętu komputerowego oraz zużyciem internetu i prądu w mieszkaniu. System kadrowo-płacowy musi umożliwiać pracodawcy wybór rozliczenia kosztów pracy zdalnej – ekwiwalentu lub ryczałtu. Pracownik powinien móc złożyć wniosek online o pracę zdalną – całkowitą, częściową lub okazjonalną.

Ewidencja czasu pracy i kalendarz nieobecności

Pracownik ma prawo do złożenia wniosku o udostępnienie ewidencji czasu pracy, w której może zweryfikować, czy poprawnie zarejestrowano nieobecności bądź nadgodziny. System kadrowo-płacowy z funkcją samoobsługi pracowniczej – o której przeczytasz za moment – umożliwia pracownikom samodzielną weryfikację dni chorobowych, urlopowych czy godzin nadliczbowych. Oczywiście każda osoba zatrudniona ma dostęp wyłącznie do własnych danych (poza osobami z uprawnieniami administratora, np. z działu HR). Natomiast wszyscy pracownicy powinni korzystać z kalendarza nieobecności i pracy zdalnej, który ułatwia organizację pracy.

Samoobsługa pracownicza

Employee self-service, czyli samoobsługa pracownicza, usprawnia komunikację między działem HR a pracownikami. Zatrudnieni mogą odczytywać własne dane kadrowo-płacowe – bez interwencji pośredników, np. HR Managera, który komunikuje się z biurem rachunkowym.

Jeżeli firma korzysta z tradycyjnego outsourcingu, to wysyła setki załączników w e-mailach do osoby odpowiedzialnej za rozliczanie pracowników po stronie biura rachunkowego. Informacje z e-maili są importowane – lub przepisywane ręcznie – do programu kadrowo-płacowego. To oznacza, że pracownicy nie mogą w dowolnym momencie sprawdzić, ile dni urlopu zostało im do wykorzystania.

Dzięki systemowi kadrowo-płacowemu z funkcją employee self-service każdy pracownik może zweryfikować takie informacje w dowolnym momencie, z dowolnego urządzenia. Nie musi nikogo pytać i czekać na odpowiedź – nawet do kilku dni roboczych.

Rozliczanie umów cywilnoprawnych

System kadrowo-płacowy powinien umożliwiać założenie kont dla zleceniobiorców i wykonawców dzieł, aby mogli łatwo wystawiać rachunki do umów zleceń i rachunki do umów o dzieło.

Zdarza się, że przedsiębiorcy albo nie dysponują własnymi wzorami rachunków, albo wymagają ich uzupełnienia przez zleceniobiorcę lub wykonawcę dzieła. Po pierwsze – nie ma pewności, że wzór pobrany z sieci przez drugą stronę jest poprawny. Po drugie – istnieje ryzyko, że rachunek zostanie błędnie wypełniony, co poskutkuje źle naliczonym wynagrodzeniem. Oba problemy rozwiązuje generator rachunków do umów cywilnoprawnych.

Elektroniczny obieg dokumentów

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych, który bazuje na e-mailach, jest lepszym rozwiązaniem od papierowej ścieżki, ale wciąż niedoskonałym. System kadrowo-płacowy, który pozwala na zarządzanie wnioskami o urlopy oraz inne nieobecności, np. zwolnienie od pracy z powodu siły wyższej, eliminuje:

• pobieranie, wypełnianie i wysyłanie formularzy e-mailami,

• ryzyko zagubienia wniosku o urlop w natłoku e-maili,

• błędy na liście płac oraz w dostępnym wymiarze urlopowym wskutek nieprawidłowego przepisania danych z załącznika w e-mailu do programu kadrowo-płacowego,

• dopytywanie działu HR o limity urlopów,

• nieporozumienia związane z brakiem informacji zwrotnej od przełożonego, który zapomni przekazać, że zaakceptował wniosek,

• konieczność ręcznego dostosowania formularzy do nowych przepisów.

Zintegrowane moduły

Zintegrowane moduły w systemie kadrowo-płacowym automatycznie przesyłają między sobą informacje, co eliminuje konieczność przepisywania danych.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

System kadrowo-płacowy powinien przechowywać wszystkie dane pracowników, zastępując tradycyjne teczki. Jeżeli weźmiemy pod uwagę, że akta pracownicze należy przechowywać aż 10 lat (odliczane od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyła się umowa), elektroniczna baza informacji stanowi ogromne ułatwienie. Pracodawca nie ponosi kosztów związanych z magazynowaniem i zabezpieczeniem papierowych dokumentów. Ponadto pracownicy, szczególnie zdalni, mogą złożyć wniosek o udostępnienie akt online, co eliminuje konieczność wysyłki kopii dokumentacji.

Intuicyjne oprogramowanie

System kadrowo-płacowy powinien mieć na tyle intuicyjny interfejs, aby każdy użytkownik spoza działu HR mógł swobodnie korzystać ze wszystkich funkcji, np. wysyłania wniosków urlopowych, już po pierwszym logowaniu.

Kilka wersji językowych

Jeżeli zatrudniasz obcojęzycznych pracowników, sprawdź, czy system kadrowo-płacowy ma dostępną co najmniej jedną dodatkową wersję językową, np. angielską.

Zautomatyzuj procesy kadrowo-płacowe z TribePerk!

Dzięki kompleksowej obsłudze kadr i płac Twojej firmy w TribePerk przekonasz się, jak wiele czasu i kosztów można zaoszczędzić, automatyzując procesy HR. Co więcej, zyskasz dostęp do platformy kadrowo-płacowej w chmurze, która ułatwi Ci wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów i zastąpi niekompatybilne aplikacje.

 

Zobacz ofertę