Jak narzędzia HR usprawniają zarządzanie zasobami ludzkimi?

Aż 97% liderów HR uczestniczących w badaniu „Talent Trends 2024” Randstad Enterprise zadeklarowało, że od kiedy zaprzęgnęli technologie do pracy, łatwiej im przyciągać i utrzymywać talenty. To nie wszystko! Pracodawcy dostrzegli wyższą wydajność pracowników, którzy skupili się na strategicznych obowiązkach dzięki automatyzacji powtarzalnych zadań. Jakie narzędzia HR warto wdrożyć w zarządzaniu zasobami ludzkimi? Podpowiadamy, jakie nowoczesne narzędzia dla HR-u sprzyjają optymalizacji pracy i wspieraniu dobrostanu psychicznego w organizacji.

Jakie narzędzia HR wykorzystuje się najczęściej w Polsce?

Excel króluje jako topowe narzędzie HR. Od kilku lat zajmuje I miejsce w cyklicznym „Badaniu analityki HR” (wykorzystuje go ok. 90% respondentów). Popularność Excela potwierdza także raport „#TrendyHR_2024”. Według 1/3 ankietowanych stanowi główne narzędzie w ich organizacjach. 1/4 respondentów stosuje własne narzędzie do obsługi procesów HR lub zewnętrzne narzędzie, ale do zarządzania tylko jednym wybranym procesem.

PowerPoint pozostaje w tyle w porównaniu z Excelem (wykorzystuje go niemal 60% uczestników pierwszego badania). Ponadto HR-owcy używają systemu kadrowo-płacowego (61%), Power BI (32%), baz danych (17%) i Google Data Studio (7,5%). 3/4 działów HR nie stosuje żadnego języka programowania.HR-owcy wspierają się narzędziami przede wszystkim w rekrutacji, ocenach okresowych pracowników i komunikacji wewnętrznej. Rośnie zainteresowanie narzędziami do analityki, które ułatwiają monitorowanie wskaźników HR.

Narzędzia HR w rekrutacji

Raport „Automatyzacja procesów oraz zastosowanie AI w HR i rekrutacji” eRecruiter podaje, że pierwszym krokiem w usprawnieniu procesów rekrutacyjnych powinno być wdrożenie systemu ATS (Applicant Tracking System). To multizadaniowe narzędzie HR umożliwia m.in.:

publikowanie ogłoszeń o pracy w wielu miejscach równocześnie,

przeprowadzenie badań satysfakcji wśród uczestników rekrutacji (w tym kandydatów i hiring managerów),

personalizowanie komunikatów wysyłanych do aplikujących,

preselekcję CV, czyli sugerowanie rekruterowi kandydatów, którzy są najlepiej dopasowani do wymogów w ogłoszeniu,

usprawnienie przepływu informacji w organizacji, np. między kilkoma osobami zaangażowanymi w rekrutację,

zautomatyzowanie procesów HR wymaganych przepisami, np. usunięcie danych kandydatów po określonym czasie z bazy,

wysyłkę zaproszeń do umawiania spotkań w kalendarzu rekrutera,

zautomatyzowanie komunikacji SMS-ami na wszystkich etapach rekrutacji: od potwierdzenia otrzymania CV, przez zaproszenie na rozmowę, po wysyłkę informacji o odebraniu skierowania na badania medycyny pracy.

Jakie narzędzia HR poza systemem ATS warto wykorzystywać w procesie rekrutacji?

Chatboty i voiceboty – odciążają rekruterów przede wszystkim ze screeningu, czyli wstępnej weryfikacji kandydatów podczas rozmów online. Co więcej, udzielają odpowiedzi na powtarzalne pytania aplikujących.

Testy psychometryczne – pozwalają na zmierzenie „niemierzalnych” kompetencji miękkich, które nie stracą na znaczeniu w dobie AI, a wręcz przeciwnie. Według Deloitte Access Economics umiejętności miękkie będą dominujące na niemal 2/3 stanowisk do 2030 roku.

Narzędzia HR w onboardingu

Według badania „Candidate Experience w Polsce 2023” tylko 38% organizacji wykorzystuje narzędzia HR do onboardingu, czyli wdrożenia nowo zatrudnionych osób. W tym obszarze można wykorzystywać wspomniane chatboty, które ułatwią nowym pracownikom zapoznanie się z kulturą organizacyjną i podstawowymi procesami HR w firmie.

Duże przedsiębiorstwa mogą zdecydować się na platformę onboardingową, które ułatwiają wprowadzenie pracowników w życie firmy i redukują stres związany z pierwszymi krokami w nowym środowisku. Aplikacje odpowiadają na powtarzalne pytania, prezentują członków zespołu, a nawet przekazują najważniejsze informacje o branży w specyficznych przypadkach. Ponadto zawierają m.in. listy kontaktów wewnętrznych, opisy procedur czy ważne dokumenty, np. regulamin wynagradzania.

Narzędzia HR w procesach kadrowo-płacowych

Procesy kadrowo-płacowe są jednymi z najczęściej prowadzonych poza organizacją. Pracodawcy mogą się obawiać, że rozliczanie pracowników przez zewnętrzny podmiot sprawi, że utracą część kontroli nad danymi i procesami, ale nic bardziej mylnego.

Jedna z zalet nowoczesnego outsourcingu kadrowo-płacowego to swobodny dostęp do platformy kadrowo-płacowej online, która przechowuje informacje niezbędne do naliczania wynagrodzeń. Kadry i płace w chmurze są innowacyjną alternatywą dla tradycyjnej współpracy z biurem rachunkowym, która zwykle bazuje na setkach załączników w e-mailach.

TribePerk rozwija przestrzeń łączącą pracodawców, specjalistów kadrowo-płacowych i pracowników. Zautomatyzowana platforma ma zintegrowane moduły, które przesyłają między sobą informacje, co eliminuje konieczność importowania i przepisywania danych z różnych źródeł.

Employee self-service sprawia, że pracownicy samodzielnie zgłaszają nieobecności i weryfikują swoje dane, np. wymiar urlopu. Dzięki temu rozwiązaniu sprawdzenie podstawowych informacji nie wymaga angażowania nawet kilku osób, np. pracownika administracyjnego i specjalisty w biurze rachunkowym.

Gdzie rozliczać pracowników – w biurze rachunkowym czy firmie?

Z jednej strony – obawiasz się kosztów utrzymywania działu kadrowo-płacowego. Z drugiej strony – masz wątpliwości wobec współpracy z biurem rachunkowym, które nalicza dodatkowe opłaty poza abonamentem i wymaga wysyłki informacji e-mailami. Którą opcję wybrać?

Poznaj zalety i wady działu kadrowo-płacowego w firmie oraz współpracy z biurem rachunkowym

Narzędzia HR w ocenie dobrostanu pracowników

„(…)” narzędzia cyfrowe w HR ułatwiają rozwiązywanie złożonych i nieoczywistych problemów, także tych międzyludzkich” – można przeczytać w raporcie „Nowe kierunki dla HR na podstawie Mapy Trendów”. Publikacja wymienia aż 50 czynników zmian dla branży HR, w tym:

osamotnienie,

human-tech interaction (interakcje człowieka z technologią),

work-life blending (przenikanie się życia prywatnego i zawodowego w celu elastycznego organizowania czasu przez pracownika),

quiet quitting (tzw. ciche odchodzenie, czyli ograniczenie się do wykonywania niezbędnego minimum w pracy),

wypalenie zawodowe,

zarządzanie uwagą,

dobrostan psychiczny,

budowanie społeczności.

Jedne z najistotniejszych trendów dla branży HR to osamotnienie i dobrostan psychiczny. Jakie narzędzia HR wspierają jego pielęgnację wśród pracowników?

Aplikacje mobilne do zarządzania well-beingiem w firmie – pracownicy zyskują dostęp do audiobooków, kursów video, eksperckich poradników, a nawet pomocy psychologicznej online z poziomu smartfona.

Narzędzia do codziennego oceniania nastroju – najprostsza forma monitorowania samopoczucia osób zatrudnionych ogranicza się do pytania „Jak się dzisiaj czujesz?” i zaznaczenia jednej z kilku emotikonek. Oczywiście to maksymalnie uproszczony sposób, który nie pozwala na dogłębne określenie przyczyn złego samopoczucia, aczkolwiek może zasygnalizować, że warto przeprowadzić indywidualne rozmowy z pracownikami lub poszerzone badanie nastrojów.

Moduły instant feedback na platformach HRIS (Human Resources Information System) – dzięki nim managerowie mogą wysyłać członkom zespołów krótkie, spersonalizowane wiadomości z informacjami zwrotnymi, które wpływają na samopoczucie i motywację pracowników. Co więcej, takie narzędzia HR ułatwiają budowanie kultury feedbacku i porządkują komunikację wewnętrzną. Konstruktywne opinie z ewentualnymi komentarzami są przechowywane w jednym systemie, a nie rozproszone w e-mailach i na czatach.

Platformy do przyznawania kudosów (pochwał) – o ile wspomniany feedback jest indywidualny, o tyle kudosy są przyznawane publicznie. Aplikacje umożliwiają zarządzanie odznakami przyznawanymi za różnorodne osiągnięcia. Ten system wprowadza elementy grywalizacji, czyli technik motywujących z gier.

Narzędzia HR w benefitach

Chociaż pracownicy w Polsce doceniają przede wszystkim tradycyjne benefity, czyli prywatną opiekę medyczną, ubezpieczenie na życie i samochód służbowy, to osoby zatrudnione w Twojej firmie mogą mieć specyficzne upodobania. Narzędzia HR pomogą Ci skonstruować szeroką ofertę benefitów dla pracowników potrzebujących wsparcia w opiece nad dzieckiem, interesujących się popkulturą czy uprawiających różne sporty.

Platformy kafeteryjne – umożliwiają pracownikom wymianę punktów na produkty i usługi. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy nie są zobligowani do wykorzystywania tych samych benefitów w każdym miesiącu. Pracodawca unika ponoszenia stałych, wysokich kosztów, bo nie kupuje produktów i usług bezpośrednio u dostawców. Przyznaje pracownikom określoną liczbę punktów, które można kumulować, aby wykupić droższe oferty.

Platformy do zamawiania usług concierge – pracodawca, który chce uprzyjemnić pracownikom życie prywatne, może im zaoferować aplikację do zamawiania dowolnych usług: sprzątania, nadania przesyłki, zaniesienia garnituru do pralni czy odstawienie samochodu do mechanika.

Narzędzia HR w rozwoju pracowników

Podstawowe narzędzia HR w obszarze L&D (Learning & Development) to platformy e-learningowe, które zapewniają pracownikom dostęp do wiedzy i naukę na elastycznych zasadach. Dzięki rozwiązaniom edtech dla HR pracownicy mogą rozwijać kompetencje w trybie on-demand (na żądanie) i metodą bite-size („małych kęsów”). Ustalają, ile informacji przyswajają i kiedy.

Co więcej, platformy e-learningowe umożliwiają zweryfikowanie, którzy pracownicy inwestują najwięcej czasu w edukację, oraz sprawdzenie efektywności kursów w testach wiedzy. Te dane warto wziąć pod uwagę w systemie wynagrodzeń, szczególnie w zasadach przyznawania podwyżek i premii.Pracodawcy inwestujący w programy reskillingowe (pozwalające na przebranżowienie się pracownika w strukturze firmy) i upskillingowe (rozwijające kompetencje pracownika w celu awansu pionowego) obniżają rotację kadr w firmie, likwidują luki kompetencyjne oraz utrzymują talenty, które nie zabierają know-how do konkurencji.

Udostępnij artykuł