Ewidencja czasu pracy a umowa zlecenie – dlaczego zleceniobiorca powinien złożyć raport z przepracowanymi godzinami?

Art. 149 § 1 Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika, na podstawie której ustala wynagrodzenia i inne świadczenia związane z pracą. Chociaż umowa zlecenie jest umową cywilnoprawną, więc regulowaną przez Kodeks cywilny, a nie Kodeks pracy, zleceniodawcy również powinni wypłacać wynagrodzenie zleceniobiorcom na podstawie zestawienia przepracowanych godzin. Dlaczego ewidencja czasu pracy jest ważna w przypadku umowy zlecenia? Czy wykonawca usługi musi raportować godziny nocne albo godziny nadliczbowe?

Ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy – podstawa prawna

Kodeks cywilny literalnie nie zobowiązuje zleceniobiorcy do prowadzenia ewidencji czasu pracy. Co prawda musi złożyć zleceniodawcy sprawozdanie po wykonaniu zlecenia – zgodnie z art. 740 k.c. – ale ten przepis nie precyzuje, co powinien zawierać taki dokument.

Źródłem informacji o ewidencji czasu pracy zleceniobiorców jest art. 8a ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. Według art. 8a ust. 1 tej ustawy strony umowy zlecenia i strony umowy o świadczenie usług na warunkach zlecenia muszą określić w umowie sposób, w który osoba przyjmująca zlecenie lub świadcząca usługę potwierdzi liczbę przepracowanych godzin.

Brak ewidencji czasu pracy pracowników naraża pracodawców na karę grzywny do 30 000 zł

Zwróć uwagę, że ustawa o minimalnym wynagrodzeniu nie podaje konsekwencji dla zleceniodawcy czy zamawiającego usługi, który nie rozlicza się ze zleceniobiorcą lub wykonawcą usługi na podstawie rejestru godzin. Niemniej warto prowadzić taką ewidencję – chociażby na wypadek kontroli w przedsiębiorstwie – zwłaszcza że jest maksymalnie uproszczona w porównaniu z kodeksową ewidencją czasu pracy pracowników.

Poznaj zasady prowadzenia ewidencji czasu pracy pracowników

Ewidencja czasu pracy a wynagrodzenie z tytułu umowy zlecenia

Prawie wszystkie umowy zlecenia są objęte minimalną stawką godzinową, która wynosi 23,50 zł brutto do 31 grudnia 2023 roku. Od 1 stycznia 2024 roku będzie wynosić 27,70 zł brutto. Od 1 lipca 2024 roku – 28,10 zł brutto. To oznacza, że jeśli zleceniobiorca przepracuje 60 godzin w październiku 2023 roku, musi zarobić co najmniej 1410 zł brutto. W kolejnym roku 60 godzin wykonywania zlecenia będzie oznaczało wynagrodzenie równe co najmniej 1662 zł brutto i 1686 zł brutto.

Dzięki ewidencji czasu pracy zleceniobiorców można obliczyć, czy zarabiają minimalną stawkę godzinową. Jeżeli okaże się, że zleceniobiorca zarobił np. 21 zł brutto za 1 godzinę pracy, zleceniodawca musi wyrównać wynagrodzenie tak, aby stawka godzinowa wyniosła 23,50 zł brutto. Co kluczowe, operujemy na kwotach brutto, nie netto. Wynagrodzenie netto, czyli kwota na rękę, jest zależne od wielu różnych czynników, w tym:

• innych źródeł przychodu,
• wieku zleceniobiorcy,
• opłacania dobrowolnej składki na ubezpieczenie chorobowe,
• uczestnictwa w PPK.

Umowa zlecenie może zawierać stawkę godzinową, ale nie musi. Strony mogą przystać na wynagrodzenie za cały okres lub część okresu, np. miesiąc, wykonywania zlecenia.

Zautomatyzuj rozliczenia umów cywilnoprawnych!

Dzięki pełnej obsłudze kadr i płac Twojej firmy w TribePerk zyskasz nie tylko ekspercki nadzór nad rozliczeniami umów cywilnoprawnych, ale także dostęp do platformy kadrowo-płacowej online. Za jej pomocą Twoi zleceniobiorcy zaraportują przepracowane godziny i wygenerują rachunki do umów.

Sprawdź

Czy zawsze trzeba ewidencjonować czas pracy zleceniobiorcy?

Art. 8b ust. 4 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu podaje, że osoby wykonujące zlecenia lub świadczące usługi nie są objęte przepisami o raportowaniu godzin, jeśli zostały skierowane do wykonania zleceń lub świadczenia usług na podstawie ustawy o zatrudnianiu pracowników tymczasowych. Niemniej ewidencja godzin pracy wciąż obowiązuje – ale pracodawcę użytkownika, który jest zleceniodawcą lub usługodawcą. To on odpowiada za odnotowanie liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Jak wspomnieliśmy, ewidencja godzin pracy zleceniobiorcy lub usługobiorcy umożliwia określenie, czy została zachowana minimalna stawka godzinowa. Co ważne, czasami nie trzeba jej obliczać. Minimalna stawka za godzinę pracy nie obowiązuje, kiedy m.in.:

• zleceniobiorca otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne i decyduje, gdzie oraz kiedy wykonuje zlecenie,
• usługobiorca otrzymuje wynagrodzenie prowizyjne i decyduje, gdzie oraz kiedy świadczy usługi,
• usługi polegają na całodobowej opiece nad osobami lub grupą osób, sprawowanej w sposób ciągły i osobiście.

Jaką formę powinna mieć ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy?

Art. 8b ust. 2 ustawy o minimalnym wynagrodzeniu odnosi się do sytuacji, w której strony umowy nie określiły w niej sposobu potwierdzenia liczby godzin poświęconych na wykonanie zlecenia lub świadczenie usługi. W tym przypadku przepis dopuszcza przekazanie tej informacji w formie elektronicznej, dokumentowej lub pisemnej przez zleceniobiorcę lub wykonawcę usługi. Ważne, aby zaraportować przepracowane godziny przed terminem wypłaty wynagrodzenia.

Formę elektroniczną stanowi np. tabela w arkuszu kalkulacyjnym na dysku Google, załącznik do e-maila czy dane wprowadzone do systemu kadrowo-płacowego. Z formą pisemną mamy do czynienia, kiedy zleceniobiorca przekaże zleceniodawcy – osobiście czy listownie – odręcznie podpisany, wydrukowany protokół. Forma dokumentowa obejmuje różnorodne nośniki informacji – e-maile, SMS-y, a nawet notatkę głosową. Ważne, aby odbiorca dokumentu mógł bezproblemowo zapoznać się z oświadczeniem drugiej strony (np. plik nie może być uszkodzony, ważność pliku nie powinna wygasać) i zidentyfikować osobę składającą oświadczenie (np. na podstawie numeru telefonu, adresu e-mail, nazwy konta w mediach społecznościowych).

Co obejmuje ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy?

Ewidencja czasu pracy zleceniobiorcy zawiera wyłącznie liczbę przepracowanych godzin. Zleceniobiorca ma prawo do zwolnienia lekarskiego – nawet jeśli nie opłaca dobrowolnej składki na ubezpieczenie chorobowe. Wtedy po prostu nie otrzymuje zasiłku chorobowego z ZUS. Ponadto zleceniodawca może przyznać zleceniobiorcy prawo do płatnej przerwy w wykonywaniu zlecenia. Niemniej nie trzeba uwzględniać tych nieobecności w raporcie godzinowym. Umowa zlecenie nie obliguje wykonawcy do pracy od poniedziałku do piątku – jak na typowym etacie. Wtedy – prawdopodobnie – mielibyśmy do czynienia z umową o pracę.

Ile czasu trzeba przechowywać ewidencję czasu pracy zleceniobiorcy?

Zgodnie z art. 8c ustawy o wynagrodzeniu minimalnym zleceniodawca lub usługodawca przechowuje przez 3 lata dokumenty, które:

• określają sposób potwierdzania liczby przepracowanych godzin, np. umowę zlecenie,
• potwierdzają liczbę przepracowanych godzin, np. protokoły przesyłane przez zleceniobiorcę.

Ten okres liczymy od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne. Jeśli umowa zlecenie podaje, że wynagrodzenie jest wypłacane 10. dnia roboczego każdego miesiąca, to odliczamy 3 lata od tego dnia.

Ile godzin można pracować na umowie zlecenie?

Kodeks cywilny nie ogranicza ani okresu obowiązywania umowy zlecenia, ani liczby godzin wykonywania zlecenia w ciągu miesiąca. Nie mamy do czynienia z normami czasu pracy, które obowiązują osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę.

Chcesz podpisać umowę zlecenie z Twoim pracownikiem?

Nie musisz kontrolować, przez ile godzin dziennie pracownik zajmuje się zleceniem. Przepisy o odpoczynku dobowym i tygodniowym nie obejmują godzin pracy na podstawie umów cywilnoprawnych.

Sprawdź, jak rozliczyć umowę zlecenie zawartą z własnym pracownikiem

Zleceniobiorca pracuje przez 8 godzin. Czy należy mu się płatna przerwa?

Co do zasady, zleceniobiorca sam ustala, gdzie i kiedy pracuje. Jeżeli zleceniodawca narzuca zleceniobiorcy pracę przez 8 godzin od poniedziałku do piątku, zobowiązuje go do obecności w wybranej lokalizacji i wymaga realizowania bieżących poleceń, to prawdopodobnie mamy do czynienia z umową zleceniem, która ma znamiona stosunku pracy. Tę kwestię powinien rozstrzygnąć sąd.

Zleceniobiorca, który wykonuje zlecenie przez 8 godzin, ale na własnych warunkach, nie ma podstawy, aby domagać się płatnej przerwy. Kodeks cywilny nie zawiera takich regulacji. W tym kontekście często przytacza się art. 304 § 1 Kodeksu pracy.

Ten przepis zobowiązuje pracodawcę do zapewnienia bezpiecznych i higienicznych warunków pracy osobom fizycznym, które wykonują pracę na innej podstawie niż stosunek pracy w zakładzie pracy lub wyznaczonym miejscu. W bezpieczne i higieniczne warunki pracy ma wpisywać się przerwa na zregenerowanie sił czy zjedzenie posiłku.

Niemniej artykuł absolutnie nie wskazuje, że taka przerwa dla osób wykonujących pracę na podstawie np. umów cywilnoprawnych powinna być odpłatna. To oznacza, że zleceniodawca może rozwiać te wątpliwości, wprowadzając odpowiednie postanowienia do umowy.

15-minutowa przerwa wlicza się do czasu pracy, ale 60-minutowa nie

Przerwa śniadaniowa jest obowiązkowa i wynosi 15 minut dla pracowników, których dobowy wymiar czasu pracy to 6 godzin. Przerwa obiadowa wynosi maksymalnie 60 minut – bez żadnej przerwy! Pracodawca może ją wprowadzić w regulaminie pracy i ustalić, że będzie płatna, ale wynika to wyłącznie z jego dobrej woli.

Poznaj wszystkie przerwy, do których mają prawo Twoi pracownicy

Czy zleceniobiorca musi ewidencjonować godziny pracy w nocy albo godziny nadliczbowe?

Nie, ponieważ przepisy o godzinach nadliczbowych i pracy w nocy nie mają zastosowania do umowy cywilnoprawnej, którą jest umowa zlecenia. Zleceniobiorcy nie obowiązują ograniczenia związane z pracą w porze nocnej i nie przysługuje mu żaden dodatek. Zleceniodawca może zaoferować dodatkowe świadczenie za wykonywanie zlecenia w nocy, ale nie musi, zwłaszcza że takie postanowienie byłoby elementem charakterystycznym dla stosunku pracy.

Podobnie jest z wynagrodzeniem za godziny nadliczbowe. Zleceniobiorca nie ma określonego wymiaru czasu pracy, więc trudno mówić o nadgodzinach. Oczywiście strony umowy zlecenia powinny przekalkulować, ile godzin zajmie zleceniobiorcy praca nad zleceniem. Tym sposobem unikną sytuacji, w której wykonawca nie osiągnie minimalnej stawki godzinowej. Zleceniodawca może uwzględnić dodatkowe wynagrodzenie w umowie zleceniu, ale wtedy nadaje jej cechę stosunku pracy.