Employee self-service w HR. Poznaj 10 kluczowych funkcji portalu pracowniczego i 7 zalet samoobsługi pracowniczej 

HR-owcy spędzają do 50% czasu pracy, odpowiadając na te same pytania pracowników i kandydatów¹. To oznacza nawet 11 dni roboczych w miesiącu, które przepadają na proste, powtarzalne zadania administracyjne. Można odzyskać ten czas na ważniejsze cele dzięki employee self-service, czyli samoobsłudze pracowniczej. Co to oznacza dla specjalistów kadrowo-płacowych i pracowników?

Employee self-service – co to jest?

Employee self-service (ESS) polega na udostępnieniu pracownikom portalu, za pomocą którego weryfikują swoje dane kadrowo-płacowe i załatwiają sprawy związane z procesami HR.

Według raportu Deloitte² topowe 4 funkcje w samoobsłudze pracowniczej online to:

1. podgląd pasków wynagrodzenia,
2. aktualizowanie danych pracownika,
3. raportowanie czasu pracy,
4. składanie wniosków o urlopy.

Z jednej strony – tacy „samodzielni” pracownicy odciążają specjalistów ds. kadr i płac z czasochłonnych, nudnych, prostych obowiązków. Z drugiej strony – zyskują swobodny dostęp do danych, o które dotychczas musieli prosić, a potem czekali nawet kilka dni na odpowiedź. W efekcie rośnie satysfakcja, a spada frustracja po obu stronach.

Taki portal pracowniczy jest częścią większego oprogramowania. Zwykle dostarcza je zewnętrzna firma, która świadczy usługi kadrowe i płacowe.

Przykład – employee self-service na platformie kadrowo-płacowej

TribePerk specjalizuje się w obsłudze kadrowo-płacowej firm z sektora MŚP. To oznacza, że prowadzimy kadry i płace dla przedsiębiorstw, które wolą zlecić te procesy na zewnątrz, zamiast utrzymywać wewnętrzny dział kadr i płac. Klienci zyskują dostęp do zautomatyzowanej platformy kadrowo-płacowej online, która odgrywa rolę portalu pracowniczego (i jest dostępna jako oprogramowanie chmurowe dla firm z własnymi działami kadrowo-płacowymi). Pracownicy – a także zleceniobiorcy, wykonawcy dzieł i freelancerzy współpracujący z daną firmą – logują się na platformę, aby m.in.:

• zapisać przepracowane godziny,
• złożyć wniosek o urlop lub zwolnienie od pracy,
• sprawdzić, co złożyło się na wynagrodzenie za dany miesiąc,
• pobrać rachunek do umowy cywilnoprawnej,
• zgłosić zamiar pracy zdalnej.

Informacje dostarczane przez użytkowników platformy trafiają do modułu płacowego, który automatyzuje naliczanie wynagrodzeń. Co więcej, firmy, które wdrażają samoobsługę pracowniczą, rezygnują z papierowego obiegu dokumentów. Tym sposobem nie tylko oszczędzają na kosztach drukowania i przechowywania dokumentacji, która zostaje zdigitalizowana i trafia do chmury, ale również skracają podstawowe procesy HR, np. zarządzanie wnioskami urlopowymi.

10 topowych funkcji portalu pracowniczego

Samoobsługa pracownicza jest zwykle częścią rozwiązania chmurowego, które wspiera miękki HR (np. motywowanie pracowników, oceny okresowe, proces rekrutacji) i/lub twardy HR (np. prowadzenie akt osobowych, ewidencjonowanie czasu pracy, naliczanie wynagrodzeń).

Chociaż portale pracownicze różnią się funkcjami (niektóre przypominają nawet social media), można wymienić TOP 10 funkcji, która powinna mieć każda platforma ESS.

1. Generowanie elektronicznych pasków płacowych
2. Raportowanie czasu pracy
3. Składanie elektronicznych wniosków o urlopy oraz zwolnienia od pracy
4. Podgląd wymiaru zaległego i bieżącego urlopu wypoczynkowego
5. Zgłaszanie home office, w tym pracy zdalnej okazjonalnej
6. Kalendarz nieobecności pracowników
7. Generowanie rachunków do umów cywilnoprawnych
8. Przypomnienia o ważnych terminach, np. badaniach okresowych pracowników
9. Profile pracowników z danymi kontaktowymi
10. Zespoły pracownicze z oznaczeniem liderów

Te oraz inne możliwości portalu pracowniczego usprawniają komunikację na linii pracownicy-specjaliści ds. kadr i płac-pracodawca. To przekłada się na imponujące korzyści: od mniejszej liczby uciążliwych zadań administracyjnych, przez skrócone procesy HR, po niższe koszty naliczania wynagrodzeń.

Zalety employee self-service dla HR, pracodawcy i pracowników

Zalety samoobsługi pracowniczej warto rozpatrywać pod różnymi kątami – finansowym, komunikacyjnym czy organizacyjnym. Co kluczowe, jedno rozwiązanie przynosi korzyści wszystkim zaangażowanym w procesy kadrowo-płacowe.

1. Specjaliści ds. kadr i płac – nawet na szczeblu juniorskim – nie tracą czasu na żmudne czynności. Unikają zadań typu kopiuj-wklej. Mogą skupić się na ważniejszych aspektach, np. optymalizacji kosztów zatrudnienia, rozwijaniu benefitów pracowniczych, śledzeniu branżowych publikacji i trendów.

2. Pracownicy nie frustrują się, czekając na odpowiedź na pytania o podstawowe dane kadrowo-płacowe i zastanawiając się, czy ich wniosek o urlop zgubił się w natłoku e-maili. Informacje są dostępne na kliknięcie, a ich czytelna prezentacja ułatwia zrozumienie nawet pasków płacowych.

3. Pracodawca ma całodobowy dostęp do analityki zatrudnienia, w tym raportów o czasie pracy i nieobecnościach pracowników. Nie ograniczają go godziny pracy biura rachunkowego czy wewnętrznego działu kadr i płac.

👉 W przewodniku o zaletach i wadach outsourcingu kadr i płac wyjaśniliśmy, co umyka przedsiębiorcom, którzy analizują koszty utrzymania działu kadrowo-płacowego wewnątrz firmy.

Koniec z ręcznym przepisywaniem rozproszonych danych, aby naliczyć wynagrodzenia

Z raportu Deloitte² wynika, że średnio 30% firm uważa manualne wprowadzanie danych za najbardziej czasochłonny etap w przygotowywaniu listy płac. Warto podkreślić, że odpowiedziały tak przede wszystkim przedsiębiorstwa z obszaru EMEA (45%). Tylko 20% ankietowanych z Ameryki Północnej podkreśliło mozolność tej czynności.

Dysproporcja wynika z charakteru usług kadrowo-płacowych w pierwszym regionie. Wielu usługodawców (np. biura rachunkowe obsługujące lokalne firmy) nie dostarcza klientom oprogramowania, które przyspiesza kompletowanie danych kadrowo-płacowych i ogranicza uciążliwe zadania typu kopiuj-wklej.

Również wewnętrznym działom HR brakuje automatyzacji naliczania wynagrodzeń. Przez to tracą czas na zbieranie informacji o benefitach, czasie pracy, nieobecnościach czy urlopach z różnych źródeł – i elektronicznych, i papierowych. Jeśli specjalista nie może zaimportować danych do programu kadrowo-płacowego, musi je przepisać. To oznacza wysokie ryzyko błędów w rozliczeniu płac – zwłaszcza przy co najmniej kilkudziesięciu pracownikach.

Employee self-service usprawnia przepływ informacji w firmie i eliminuje ręczne zbieranie danych.

Platforma TribePerk odgrywa podwójną rolę: systemu kadrowo-płacowego i portalu dla pracowników, którzy raportują m.in. przepracowane godziny i nieobecności. W efekcie praca specjalisty ds. kadr i płac jest maksymalnie uproszczona. Sprawdza, czy wszyscy pracownicy uzupełnili czas pracy, zamyka dany miesiąc i generuje listę płac w module płacowym, który automatycznie pobiera dane z innych sekcji.

Większa świadomość pracowników w zakresie prawa pracy, a szczególnie składników wynagrodzeń

Chociaż co 5. pracownik biurowy w Polsce uważa, że zna Kodeks pracy na poziomie zaledwie dostatecznym lub miernym, aż 320 na 500 pracowników uznaje, że edukacja zatrudnionych w tym zakresie jest obowiązkiem pracodawcy³. Czy wiesz, że jeśli wdrożysz samoobsługę pracowniczą w firmie, to sprawisz, że pracownicy zyskają większą świadomość o m.in. naliczaniu wynagrodzeń?

Przepisy dotyczące czasu pracy, składników wynagrodzeń czy ubezpieczeń społecznych są skomplikowane nawet dla specjalistów. Trudno więc wymagać od pracowników, że je zrozumieją w lot, zwłaszcza jeśli poznają je w trakcie biernego, nudnego szkolenia. Praktyka jest lepsza – i taką właśnie zapewnia employee-self service. Oczywiście nadzór nad kadrami i płacami nadal sprawują specjaliści. To, co się zmienia, to dostęp pracowników do ich danych kadrowo-płacowych i sposób ich prezentacji.

Jak już wspomniano, pracownik, który wejdzie na platformę kadrowo-płacową TribePerk, może sprawdzić m.in. liczbę nadgodzin, składniki wynagrodzenia czy wymiar urlopu wypoczynkowego. Co ważne, platforma jest na tyle intuicyjna, że te dane można wyklikać już po pierwszym zalogowaniu się – bez specjalnego szkolenia.

Uproszczony onboarding i łatwiejsza komunikacja dzięki profilom pracowników

„Cześć, podasz mi numer do Konrada?”, „Hej, kto jest ich liderką, Ania czy Hania?”, „Masz chwilę? Nie pamiętam, czy w tej sprawie miałem napisać do Grzegorza, czy do Miłosza”…

Takie pytania, zwłaszcza od nowo zatrudnionych osób, są na porządku dziennym w firmach, w których dane kontaktowe pracowników i struktura działów nie są dostępne w jednym miejscu. Portal pracowniczy z funkcją zespołów ułatwia i komunikację wewnętrzną, i etap onboardingu. Co więcej, team leaderzy mogą śledzić zaplanowane nieobecności pracowników we wspólnym kalendarzu. To ułatwia m.in. organizację spotkań czy rozpatrywanie wniosków o urlop.

Paski wynagrodzeń są czytelne dla osób spoza działu kadrowo-płacowego

Paski wynagrodzeń nie są obowiązkowe, ale jeśli pracownik zażąda okazania informacji, które wpłynęły na wysokość wynagrodzenia, pracodawca musi je udostępnić. Niestety, często samo okazanie paska płacowego czy ewidencji czasu pracy nie wystarcza. Potrzebne jest dodatkowe tłumaczenie, co oznaczają skróty i skąd się wzięły poszczególne kwoty.

Zdarza się, że albo specjalistom kadrowo-płacowym brakuje czasu na skrupulatne wyjaśnienie, skąd wynika kwota netto, albo pracownik nie chce się przyznać, że nie rozumie komentarza do paska w e-mailu. Wskutek tego zanonimizowane paski wynagrodzeń są np. publikowane na grupach na Facebooku. Ich członkowie proszą o wyjaśnienie, czy wynagrodzenie zostało poprawnie naliczone. Oczywiście tak wiele czynników ma wpływ na kwotę netto, że pytający są odsyłani do działu kadrowo-płacowego, bo nie potrafią określić, czy np. złożyli oświadczenie w ramach PIT-2.

Generowanie czytelnych (!) elektronicznych pasków płacowych to podstawowa funkcja w portalu ESS. Paski, które pobiera się na platformie TribePerk, pokazują koszty ponoszone przez obie strony umowy o pracę, np. podział składek ZUS czy wpłat do PPK.

Krótsze procesy HR, w tym ścieżki akceptacji wniosków

Employee self-service sprzyja wdrożeniu elektronicznych wniosków urlopowych w firmie. O ile składanie wniosków o urlop drogą e-mailową jest lepszym rozwiązaniem w porównaniu z papierowym obiegiem dokumentacji, o tyle nie jest optymalne.

1. Pracownik musi wypełnić wzór wniosku i wysłać go jako załącznik lub skopiować treść do e-maila. W portalu pracowniczym wybiera odpowiednią zakładkę i rodzaj wolnego z listy.
2. Istnieje ryzyko, że przełożony albo zapomni rozpatrzyć wniosek, albo pominie e-maila w natłoku innych wiadomości. Na portalu pracowniczym widzi listę oczekujących wniosków.
3. Lider zespołu weryfikuje wymiar urlopu pracownika i kalendarz urlopów. W tym celu loguje się do innych aplikacji, a mógłby to sprawdzić w jednym miejscu.
4. Finalnie manager akceptuje wniosek, ale… zapomina odpowiedzieć zainteresowanemu. Albo wysłać wniosek do kadr. Gdyby rozpatrzył go na platformie kadrowo-płacowej, pracownik dostałby powiadomienie, a urlop automatycznie trafiłby do kalendarza.

Zgodność z aktualnym prawem pracy

O ile 2022 rok upłynął pod znakiem komplikacji spowodowanych Polskim Ładem, o tyle I połowa 2023 roku obfitowała w zmiany przepisów dotyczące pracy zdalnej, uprawnień rodzicielskich czy zasad zawierania i rozwiązywania umów o pracę. Portale pracownicze, podobnie jak całe oprogramowanie kadrowo-płacowe, gwarantują zgodność rozliczania płac czy udzielania urlopów z aktualnie obowiązującym prawem.

Całodobowa dostępność danych kadrowo-płacowych

Niezależnie od tego, czy Twoja firma utrzymuje wewnętrzny dział kadr i płac, czy preferuje outsourcing, portal pracowniczy online sprawia, że typowe godziny pracy pełnoetatowca nie ograniczają dostępu do danych o czasie pracy, urlopach czy wynagrodzeniach. Załóżmy, że pracownicy objęci systemem zadaniowym pracują albo wczesnym rankiem, albo późnym wieczorem. Gdyby nie samoobsługa pracownicza, musieliby czekać na odpowiedzi od specjalistów kadrowo-płacowych nawet do kolejnego dnia roboczego. Dzięki rozwiązaniom chmurowym mogą załatwiać swoje sprawy niezależnie od godzin pracy innych osób.

¹SAP Insights, HR tech trends: Shaping the future of work
²Deloitte, Global payroll benchmarking survey report
³Badanie przeprowadzone przez WiseRabbit na zlecenie RocketJobs