Elektroniczne wnioski urlopowe – jak zarządzać wnioskami o urlop online?

Czy Twoi pracownicy składają papierowe wnioski urlopowe, które krążą między kilkoma decyzyjnymi osobami, a potem są skanowane i wysyłane e-mailem do biura rachunkowego? Jeśli nie, to może zarządzacie wnioskami e-mailowo, ale zdarza się, że gubią się w natłoku wiadomości? Zobacz, jak elektroniczny obieg wniosków urlopowych na platformie kadrowo-płacowej rozwiązuje najczęstsze problemy firm – niezależnie od tego, czy utrzymują wewnętrzny dział HR, czy korzystają z outsourcingu.

E-mailowe wnioski urlopowe vs. wnioski w systemie kadrowo-płacowym online

Niestety, chociaż e-mailowe wnioski urlopowe są lepszym rozwiązaniem od papierowych, mają pewne mankamenty.

Główny problem to brak spójnego systemu, który ułatwia nie tylko zarządzanie wnioskami, ale także określanie wymiaru urlopów, monitorowanie nieobecności pracowników czy obliczanie wynagrodzeń urlopowych. Z jednej strony – pracownicy doceniają, że mogą wysyłać wnioski o dni wolne e-mailem, z drugiej strony – to wcale nie zapewnia im dostępu do ich danych kadrowo-płacowych, w tym wspomnianych wymiarów urlopów czy składników wynagrodzeń za dany miesiąc. Dlatego w ramach pełnej obsługi kadr i płac TribePerk stawia na employee self-service, który satysfakcjonuje pracowników i polepsza komunikację w firmie.

	Wnioski urlopowe wysyłane e-mailem (poza systemem kadrowo-płacowym)	Wnioski urlopowe składane w systemie kadrowo-płacowym online
Samodzielna weryfikacja wymiaru urlopu przez pracownika	Pracownik nie loguje się do systemu kadrowo-płacowego. Może sprawdzić urlop w ewidencji prowadzonej w arkuszu kalkulacyjnym lub zapisywać dni urlopowe w prywatnym kalendarzu.	Kiedy pracownik składa wniosek, widzi, ile urlopu wypoczynkowego może wykorzystać do końca roku kalendarzowego lub zakończenia umowy.
Wzór wniosku urlopowego	Pracownik musi wypełnić wniosek urlopowy i załączyć go do e-maila. W teorii – zawartość wniosku można zawrzeć w treści e-maila, w praktyce – zwykle wysyła się załącznik.	Pracownik wybiera rodzaj urlopu z listy i określa datę początkową oraz końcową urlopu.
Przechowywanie wniosku urlopowego	Wnioski można przechowywać w dokumentacji pracowniczej online (np. folderze dla każdego pracownika) lub wydrukować i włożyć do teczki.Tylko wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem lub urlop bezpłatny muszą być przechowywane w części B akt osobowych (elektronicznych lub papierowych).	System kadrowo-płacowy przechowuje historię zaakceptowanych wniosków. Pracodawca może pobrać raport z nieobecnościami pracowników. Tylko wnioski o urlopy związane z rodzicielstwem lub urlop bezpłatny muszą być przechowywane w części B akt osobowych (w tym przypadku najwygodniej prowadzić e-teczkę).
Podgląd zaplanowanych urlopów	Wymaga sprawdzenia planu urlopowego online, np. w arkuszu kalkulacyjnym online lub w papierowej wersji w dziale kadrowo-płacowym.	Tak, kiedy przełożony zaakceptuje wniosek, urlop pojawia się automatycznie w kalendarzu, który ma filtry do wyszukiwania nieobecności i legendę z oznaczeniami.
Śledzenie statusu wniosku	Istnieje ryzyko, że osoba odpowiedzialna za zaakceptowanie wniosku ominie e-maila w ferworze zadań, zapomni go podesłać do kadr czy nie da znać pracownikowi, że zaakceptowała wniosek.	Przełożony pracownika dostaje powiadomienie o oczekującym wniosku, który jest widoczny w zakładce w module urlopowym na platformie. Po zaakceptowaniu lub odrzuceniu wniosku pracownik otrzymuje powiadomienie.
Sprawdzenie, czy nieobecności pracowników kolidują ze sobą	Wymaga sprawdzenia planu urlopowego online, np. w arkuszu kalkulacyjnym, lub w papierowej wersji w dziale kadrowo-płacowym.	Wystarczy kilka kliknięć, aby przejść do kalendarza nieobecności wszystkich pracowników lub danego zespołu.

Dlaczego warto wdrożyć elektroniczny obieg wniosków urlopowych zarówno w outsourcingu, jak i w wewnętrznym dziale kadr?

Jedna z licznych korzyści outsourcingu kadrowo-płacowego to nowoczesne oprogramowanie. Dzięki niemu wdrożysz elektroniczny obieg wniosków urlopowych, nie ponosząc dodatkowych kosztów. Platforma w chmurze, którą rozwija TribePerk, nie wymaga ani płatnego szkolenia dla użytkowników, ani odnawiania płatnej licencji.

Jedyną opłatą dla pracodawcy jest stały abonament za pracownika, obejmujący kluczowe usługi kadrowo-płacowe, w tym:

• sporządzanie list płac z wynagrodzeniem urlopowym,
• zarządzanie urlopami pracowniczymi, w tym przysługującym rodzicom,
• obliczanie ekwiwalentu za niewykorzystany urlop dla pracownika, który odchodzi z firmy.

Jeżeli wolisz prowadzić kadry i płace wewnętrznie, możesz zastąpić tradycyjny program kadrowo-płacowy offline naszą platformą kadrowo-płacową online. Uwolnisz czas działu HR, który marnuje się na najprostsze, powtarzalne zadania, a zatrudnieni zyskają dostęp do portalu pracowniczego – w tym własnych danych o urlopach.

Ułatwisz składanie wniosków urlopowych

Intuicyjna platforma kadrowo-płacowa jest na tyle przyjazna użytkownikom, że mogą składać wnioski urlopowe już po pierwszym zalogowaniu się. Nie muszą instalować żadnej aplikacji – wystarczy, że mają dostęp do sieci, używając laptopa, tabletu czy smartfona. Jedyne, co trzeba zrobić, to wybrać rodzaj nieobecności (np. urlop wypoczynkowy) i podać jej okres (np. 7.08.2023-20.08.2023). Tak samo pracownicy mogą zgłaszać chęć pracy zdalnej – kiedy pracują hybrydowo lub wyłącznie w oddziale firmy, ale zamierzają skorzystać z pracy zdalnej okazjonalnej.

Wniosek urlopowy nie zaginie na ścieżce od pracownika do działu kadrowo-płacowego

Tradycyjne wnioski urlopowe zwykle krążą między co najmniej kilkoma osobami. Najpierw pracownik składa wniosek bezpośredniemu przełożonemu, np. team leaderowi, który musi nie tylko go rozpatrzyć, ale także przekazać do działu HR (o ile zaakceptuje termin we wniosku). Jeśli firma współpracuje z biurem rachunkowym, taki wniosek trafia przeważnie do pracownika administracyjnego, który wysyła komplet dokumentacji do biura na koniec miesiąca. To oznacza skanowanie papierowych wniosków – o ile nie zgubią się po drodze. Co więcej, tak wydłużony proces rodzi więcej ryzyk.

Pechowo zdarza się, że:

• osoba, która odpowiada za rozpatrzenie wniosku urlopowego, zapomina albo odpowiedzieć pracownikowi, albo przekazać dokument działowi kadrowo-płacowemu,
• urlop pracownika nie zostaje wpisany do wspólnego kalendarza, np. na dysku Google, więc współpracownicy dowiadują się o tej nieobecności z opóźnieniem, co może dezorganizować ich pracę,
• dochodzi do pomyłki na etapie przepisywania wniosku urlopowego do programu kadrowo-płacowego, przez co wynagrodzenie zostaje źle naliczone.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych na platformie kadrowo-płacowej eliminuje te nieporozumienia. Kiedy pracownik złoży wniosek o urlop, zgłoszenie trafi na listę oczekujących, a przełożony otrzyma powiadomienie. Wystarczy kliknąć Akceptuj lub Odrzuć, aby pracownik dostał alert o rozpatrzeniu wniosku.

Zatwierdzony urlop po pierwsze – pojawi się w kalendarzu nieobecności, a po drugie – zostanie uwzględniony w wynagrodzeniu za dany miesiąc. Moduł płacowy, który pozwala na wygenerowanie listy płac kilkoma kliknięciami, pobiera niezbędne dane z innych modułów, w tym sekcji Nieobecności i urlopy.

Zautomatyzujesz układanie planu urlopów i prościej ustalisz bezkolizyjne nieobecności pracowników

Mimo że plan urlopów nie jest obowiązkowy dla każdej firmy, warto go układać, biorąc pod uwagę chociaż najdłuższe urlopy w okresie letnim. Pracownicy, którzy wiedzą o np. 3-tygodniowej nieobecności innego pracownika z dużym wyprzedzeniem, mogą zorganizować swoją pracę tak, aby skorzystać ze wsparcia tej osoby, zanim wyjedzie na wakacje.

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa ułatwia zaplanowanie urlopów wypoczynkowych. Wystarczy poprosić pracowników, aby zgłosili, kiedy chcieliby skorzystać z urlopów, np. w okresie od czerwca do sierpnia. Wnioski oczekujące na zatwierdzenie pojawią się na jednej liście, więc z łatwością je przejrzysz, nie przerzucając papierowych egzemplarzy czy nie gubiąc się w e-mailach. Dzięki filtrom szybko sprawdzisz, czy pracownicy złożyli wnioski o urlop w tych samych lub podobnych terminach.

Jeśli nieobecności kolidują ze sobą, możesz porozmawiać z pracownikami o innych datach, aby osiągnąć kompromis zadowalający wszystkie strony. W efekcie ustrzeżesz się przed sytuacją, w której zmiana terminu urlopu jest utrudniona, bo zatrudnieni zarezerwowali już noclegi czy loty samolotem.

Pracownicy działu kadr nie będą rozpraszani pytaniami o urlopy

Czy wiesz, że zaledwie jeden wniosek urlopowy – nawet o jeden dzień wolnego – może sprawić, że co najmniej kilku pracowników straci czas na czynności idealne do zautomatyzowania?

Połączenie papierowego obiegu dokumentów z tradycyjnym prowadzeniem kadr i płac, czyli za pomocą programu, do którego nie mają dostępu wszyscy pracownicy, to przepis na nieoptymalne zarządzanie organizacją pracy w firmie.

W takim modelu pracownicy – o ile sobie tego nie zapisują – muszą dopytywać dział kadrowo-płacowy, ile dni urlopu wypoczynkowego, urlopu na żądanie czy bezpłatnego urlopu opiekuńczego im zostało do końca roku. W firmie zatrudniającej co najmniej kilkadziesiąt osób oznacza to zmarnowanie nawet kilku godzin pracy w miesiącu. Jeśli przedsiębiorstwo współpracuje z biurem rachunkowym, takie dane mogą nie być dostępne od ręki. Ponadto firma zewnętrzna może doliczyć koszt dodatkowej komunikacji z pracownikami firmy do faktury za dany miesiąc.

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych na platformie kadrowo-płacowej, która pełni funkcję portalu pracowniczego, eliminuje te nadprogramowe koszty rozmów o wymiarze urlopów.

Po pierwsze – kiedy pracownik składa wniosek o urlop wypoczynkowy, widzi, ile zostało mu dni wolnych do końca roku.

Po drugie – jeśli pracownik złoży np. wniosek o zwolnienie z powodu siły wyższej, którego limit już wykorzystał, system automatycznie odrzuci zgłoszenie, wyświetlając odpowiedni komunikat. W innym przypadku to np. specjalista ds. kadr i płac musiałby uzasadnić, dlaczego wzięcie wolnego jest niemożliwe, i podać, kiedy pracownik wykorzystywał zwolnienie. Dzięki portalowi pracowniczemu takie dane można „wyklikać” na własną rękę.

👉 Zobacz inne zalety samoobsługi pracowniczej dla HR, pracodawców i pracowników.

Zyskasz dostęp do historii wniosków urlopowych w jednym miejscu

Jeśli Twoja firma bazuje na papierowym lub e-mailowym obiegu wniosków urlopowych, nie masz dostępu do historii zarządzania tymi wnioskami – chyba że stworzysz ją na własną rękę w Excelu. Jaki cel ma takie zestawienie, skoro urlopy są zaznaczone chociażby w ewidencji czasu pracy? Czy to nie nadmierna formalizacja? Niekoniecznie, zwłaszcza jeśli wnioski są rozpatrywane przez managerów poszczególnych działów. W tym przypadku warto, aby pracodawca miał dostęp do historii wniosków urlopowych, w której może sprawdzić, kto i kiedy zaakceptował dany urlop.

Zakładka Zaakceptowane w module Nieobecności i urlopy na platformie kadrowo-płacowej TribePerk zawiera listę zatwierdzonych wniosków urlopowych, a zakładka Oczekujące – listę nierozpatrzonych.

Każda pozycja uwzględnia:

• osobę, która złożyła wniosek,
• przełożonego rozpatrującego wniosek,
• rodzaj i okres nieobecności (datę początkową, datę końcową i łączną liczbę dni),
• pozostałą liczbę dni wolnych (np. wymiar urlopu wypoczynkowego do końca roku kalendarzowego).

Jeśli przełożony lub pracownik postanowią zmienić termin urlopu ze względu np. na szczególne potrzeby pracodawcy lub chorobę dziecka pracownika, wystarczy kliknąć Anuluj, aby odwołać udzielony urlop.

Dzięki filtrom administrator może szybko odszukać wnioski, które:

• złożył wybrany pracownik lub wysłały osoby należące do jednego zespołu, np. marketingu,
• dotyczą konkretnej nieobecności, np. urlopu na żądanie,
• obejmują dni wolne we wskazanym zakresie dat.

Wnioski są na bieżąco dostosowywane do zmieniających się przepisów

E-mailowy i papierowy obieg wniosków urlopowych mają wspólną wadę. Pracownicy wypełniają formularze, które dostają w dziale kadr i płac lub pobierają z dysku online. Kiedy zmienia się Kodeks pracy, baza wniosków wymaga uaktualnienia, co oznacza dodatkową, manualną pracę.

Nowelizacje przepisów w 2023 roku wymusiły zarówno wprowadzenie nowych wniosków, np. o bezpłatny urlop opiekuńczy, jak i skorygowanie starych, np. o urlop rodzicielski. Trzeba też podkreślić, że zmieniły się zasady udzielania niektórych urlopów, np. ojcowskiego. Jeśli Twoja firma skorzysta z outsourcingu kadr i płac, w ramach którego otrzymasz dostęp do platformy online z elektronicznymi wnioskami, będziesz mieć pewność, że udzielasz urlopów zgodnie z aktualnym prawem.

Co jeszcze zyskasz, zarządzając urlopami online?

Elektroniczny obieg wniosków urlopowych nie tylko udoskonala zarządzanie wnioskami, ale także przyspiesza i upraszcza określanie wymiarów urlopów wypoczynkowych czy naliczanie płac.

Przyspieszysz naliczanie wynagrodzeń urlopowych

Kiedy zatwierdzasz wniosek urlopowy pracownika na platformie kadrowo-płacowej TribePerk, nieobecność trafia do kalendarza nieobecności i modułu płacowego. Listę płac generuje się kilkoma kliknięciami – bez przepisywania danych z ewidencji czasu pracy oraz innych źródeł. Co więcej, pracownik może pobrać elektroniczny pasek płacowy, na którym zobaczy, jakie składniki złożyły się na wynagrodzenie za dany miesiąc.

System bezbłędnie określa wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika

Wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika zależy od wielu czynników, w tym:

• okresu nauki,
• stażu pracy,
• wymiaru czasu pracy,
• pierwszego lub kolejnego zatrudnienia w życiu danej osoby,
• zmiany pracodawcy w ciągu roku kalendarzowego,
• liczby dni urlopowych wykorzystanych u pracodawcy przed zmianą zatrudnienia,
• podpisania umowy o pracę w połowie miesiąca,
• wymiaru urlopu bezpłatnego w ciągu roku kalendarzowego.

Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa wyznacza urlop proporcjonalny na podstawie danych z umowy o pracę i świadectwa pracy. Kiedy przełożony zaakceptuje wniosek pracownika o urlop, jego wymiar od razu się zmniejszy. System wyliczy także, ile dni urlopu powinien wykorzystać pracownik w okresie wypowiedzenia. Jeśli tego nie zrobi, moduł płacowy wyznaczy ekwiwalent urlopowy.

Wygenerujesz informacje o nieobecnościach uwzględnianych na świadectwie pracy

Dzięki świadectwie pracy kolejny pracodawca wie, ile urlopu udzielić nowo zatrudnionej osobie. Informacje, których potrzebujesz, aby przygotować świadectwo, sprawdzisz kilkoma kliknięciami na platformie kadrowo-płacowej. 

Funkcja Raportu rocznego w zakładce Nieobecności i urlopy podsumowuje bieżący i zaległy urlop wypoczynkowy oraz wykorzystane dni urlopowe i zwolnienia chorobowe od początku roku kalendarzowego. Z kolei w zakładce Zaakceptowane pobierzesz raport dotyczący wszystkich nieobecności danego pracownika w wybranym okresie.