Czy pasek wynagrodzenia jest obowiązkowy? Sprawdź przewagi elektronicznych pasków płacowych nad papierowymi

Czy Twoi pracownicy wiedzą, dlaczego ich wynagrodzenia netto mogą się wahać z miesiąca na miesiąc? Niestety, osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę często nie mają pojęcia, co wpływa na wysokość pensji. W efekcie wątpiący pracownicy dopytują dział kadr i płac, co zwiększa ich (i tak duże) obciążenie w okresie wypłaty wynagrodzeń. Specjaliści generują tzw. paski z wypłaty dla pracowników, ale zdarza się, że to nie rozwiązuje problemu, bo… dokumenty są niezrozumiałe. Wyjaśniamy, dlaczego elektroniczne paski płacowe ułatwiają komunikację w firmie, a nawet zapobiegają wątpliwościom pracowników wobec wynagrodzeń.

Czy pracownicy powinni dostawać paski wynagrodzeń co miesiąc?

Co do zasady, paski płacowe nie są obligatoryjne, więc pracodawca nie musi ich wydawać wszystkim pracownikom w każdym miesiącu. Taki obowiązek istnieje, jeśli:

• pracownik zgłosi się po pasek wynagrodzenia (obojętnie jak – pisemnie lub ustnie),
• akt wewnątrzzakładowy, np. regulamin wynagradzania, stanowi, że firma przekazuje pracownikom paski wynagrodzeń co miesiąc (to możliwe, bo to zapis korzystny dla pracownika).

Zgodnie z art. 85 § 5 Kodeksu pracy każdy pracownik może zażądać wglądu do dokumentów, na podstawie których obliczono wynagrodzenie. Wniosek pracownika może dotyczyć dowolnego okresu, np. ostatniego miesiąca, kwartału czy półrocza.

Pamiętaj też, że pracownik może domagać się wglądu do ewidencji czasu pracy (art. 149 § 1 k.p.) i regulaminu wynagradzania (art. 77² § 5 k.p. odwołuje się do art. 241¹² § 2 pkt 3 k.p., na podstawie którego pracodawca udostępnia regulamin na żądanie pracownika i wyjaśnia jego treść).

Ewidencja czasu pracy, która zawiera informacje o m.in. nieobecnościach pracownika, jak i regulamin wynagradzania, który opisuje np. zasady przyznawania premii regulaminowej, wpływają na wysokość wynagrodzenia.

Czym się różni pasek płacowy od listy płac?

O ile możesz prowadzić listę płac w formie wieloosobowej, czyli rozliczać co najmniej kilku pracowników na jednym arkuszu, o tyle pasek płacowy to indywidualny wyciąg ze zbiorczej listy płac. Co ważne, pracownik nie musi podpisywać ani pierwszego, ani drugiego dokumentu, chyba że otrzymuje wynagrodzenie w gotówce. Pracodawca wypłacający pensję do ręki powinien zadbać, aby pracownik pokwitował, że odebrał pieniądze.

👉 Pobierz darmowy wzór listy płac do uzupełnienia w Excelu. Przy okazji dowiesz się, co zyskasz dzięki zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej, na której wygenerujesz listę płac w kilka kliknięć.

Co zawiera pasek wynagrodzenia?

Na pasku wynagrodzenia widać, co złożyło się na wynagrodzenie pracownika za dany okres. Gdyby wynagrodzenie zasadnicze z umowy o pracę było jedynym składnikiem pensji pracownika, dokument pokazywałby przede wszystkim:

• podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• ile wynoszą składki ZUS za pracownika (finansowane przez osobę zatrudnioną i szefa),
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• koszty uzyskania przychodu i koszty autorskie,
• kwotę zmniejszającą podatek dochodowy.

Niestety, pasek płacowy jest zwykle bardziej rozbudowany. To rozpiska pokazująca wszystkie stałe i zmienne składniki wynagrodzenia, zarówno te podwyższające kwotę do wypłaty (np. premię), jak i obniżające wynagrodzenie (np. potrącenia komornicze). Część zmiennych składników pensji pracownika jest obowiązkowa (np. wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych), a część – dobrowolna (np. premia uznaniowa). Pierwsze nazywa się obligatoryjnymi, a drugie – fakultatywnymi.

Jeśli weźmiemy pod uwagę, jak wiele czynników wpływa na wysokość wynagrodzenia pracownika, nic dziwnego, że przeciętny pasek płacowy – z licznymi skrótami – bywa zrozumiały wyłącznie dla specjalistów ds. kadr i płac. W efekcie szybka prośba o przesłanie paska wynagrodzenia skutkuje czasochłonnym, indywidualnym tłumaczeniem zagwozdek pracownika.

Jak czytać pasek płacowy? Przykładowe objaśnienie

Przepisy prawa pracy nie określają jednolitego wzoru paska płacowego. Struktura dokumentu wynika przede wszystkim ze sposobu prowadzenia kadr i płac w firmie. Niektóre przedsiębiorstwa bazują na Excelu, inne – na tradycyjnych programach kadrowo-płacowych, które wymagają ręcznego przepisywania danych z różnych źródeł.

👉 TribePerk świadczy usługi kadrowo-płacowe dla MŚP, stawiając na automatyzację naliczania wynagrodzeń i employee self-service, czyli samoobsługę pracowników, która uwalnia czas działu kadrowo-płacowego. Intuicyjna platforma kadrowo-płacowa online umożliwia samodzielne pobranie czytelnych pasków płacowych przez osoby na umowie o pracę i wygenerowanie rachunków przez zleceniobiorców oraz wykonawców dzieł.

Każdy pasek wynagrodzenia, który wygeneruje pracownik na platformie kadrowo-płacowej TribePerk, zawiera kilka kolumn, w których podano:

• nazwę danej pozycji,
• wartość procentową,
• kwoty pokrywane przez pracownika i pracodawcę.

Na początku elektronicznego paska płacowego widać:

• wysokość wynagrodzenia zasadniczego brutto (za miesiąc i za rok – w tym przypadku dla pracownika zatrudnionego od 2 miesięcy),
• podstawę wymiaru składek emerytalnych i rentowych, ich wysokość procentową oraz podział między pracodawcę i pracownika (kwoty finansowane przez pracownika pomniejszają wynagrodzenie brutto),
• wysokość tzw. honorarium autorskiego za prace twórcze (ta kwota jest objęta 50% kosztami autorskimi).

Dalej ukazano:

• koszty uzyskania przychodu, które obniżają podstawę opodatkowania (250 zł lub 300 zł w zależności od miejsca zamieszkania pracownika),
• koszty autorskie, które również zmniejszają podstawę opodatkowania, więc zwiększają wynagrodzenie netto (opcjonalne, ponieważ nie każda praca kwalifikuje się jako twórcza, aczkolwiek z 50% kosztów mogą korzystać nawet programiści),
• podstawę opodatkowania po zaokrągleniu do pełnych złotych (wynagrodzenie brutto minus suma składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika minus koszty uzyskania przychodu, czyli 8000 zł – 1096,80 zł – 250 zł = 6653,20 zł ≈ 6653 zł)
• zaliczkę na podatek dochodowy,
• kwotę zmniejszającą podatek (w zależności od wniosku pracownika na PIT-2, maksymalnie 300 zł miesięcznie),
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne (wynagrodzenie brutto minus suma składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, czyli 8000 zł – 1096,80 zł = 6903,20 zł),
• składkę na ubezpieczenie zdrowotne.

Na końcu elektronicznego paska płacowego można poznać:

• wpłaty do PPK (w tym przypadku pracownik zrezygnował z PPK),
• podatek dochodowy po zaokrągleniu zaliczki,
• sumę wszystkich potrąceń pracowniczych,
• składkę na ubezpieczenie wypadkowe, Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych,
• wynagrodzenie netto, czyli kwotę na rękę.

Zalety elektronicznych pasków wynagrodzeń na zautomatyzowanej platformie kadrowo-płacowej

• Pracownicy, którzy samodzielnie generują paski płacowe na platformie online, nie muszą dopytywać specjalistów, skąd wynika ich wynagrodzenie. Zyskują natychmiastowy dostęp do przejrzystej rozpiski składników pensji – z czytelnym podziałem składek ZUS, wpłat do PPK czy kosztu benefitu między pracodawcę i pracownika. W tradycyjnym systemie naliczania płac trzeba czekać na odpowiedź od działu kadr i płac – nawet do kilku dni.

• Elektroniczne paski płacowe pozwalają zaoszczędzić na wielu kosztach w firmie, także tych niedostrzegalnych na pierwszy rzut oka. Jeśli zrezygnujesz z drukowanych pasków, ograniczysz zużycie papieru, a pracownicy nie będą tracić czasu, prosząc o wytłumaczenie nieczytelnych rubryk.

• Im mniej pytań o składniki wynagrodzeń dostanie dział kadrowo-płacowy, tym więcej czasu przeznaczy na strategiczne procesy, np. optymalizację kosztów zatrudnienia.

• Jeśli przedsiębiorstwo korzysta z tradycyjnego outsourcingu kadrowo-płacowego, w którym pracownicy nie mają dostępu do danych o wynagrodzeniach, zewnętrzna firma może obciążać pracodawcę dodatkowym kosztem korespondencji z zatrudnionymi. Zautomatyzowana platforma kadrowo-płacowa TribePerk z elektronicznymi paskami płacowymi zapobiega powstawaniu takich niekontrolowanych kosztów.

• Niektóre biura rachunkowe naliczają dodatkową opłatę za wystawianie pasków płacowych. Zdarza się, że ta usługa jest wliczona w cenę, ale dostępna wyłącznie w (naj)droższym pakiecie. TribePerk oferuje abonament all-in-one – nie naliczamy dodatkowych opłat za liczbę wygenerowanych pasków czy rachunków do umów cywilnoprawnych.

• Elektroniczne paski wynagrodzeń na żądanie pracownika na platformie kadrowo-płacowej są przechowywane w jednym miejscu – w chmurze. Nie grozi im „zaginięcie” w komunikacji e-mailowej, a pracownik nie angażuje specjalisty ds. kadr i płac, nawet jeśli chce sprawdzić składniki wynagrodzenia sprzed kilku miesięcy.

• Pasek wynagrodzenia online można wygenerować z dowolnego miejsca, o dowolnej porze. Pracownicy zdalni i hybrydowi nie są ograniczeni np. godzinami pracy biura rachunkowego czy dostępnością specjalisty ds. kadr i płac, który obsługuje program kadrowo-płacowy offline (zainstalowany wyłącznie na jednym stanowisku).

👉 Poznaj zalety outsourcingu kadrowo-płacowego. Wyjaśniamy, co zyskasz oprócz łatwiejszego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów, w tym pasków płacowych.

Czy pasek wynagrodzeń zastępuje ZUS IMIR (dawniej ZUS RMUA) lub odwrotnie?

Imienny raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej (dawniej: ZUS RMUA, aktualnie: ZUS IMIR) pokazuje, ile wyniosły składki na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne oraz ewentualne zasiłki, np. chorobowy czy opiekuńczy, w danym miesiącu. Pracodawca ma wybór – może dostarczać pracownikowi miesięczny raport lub roczną informację o składkach ZUS. Comiesięczny raport dla pracownika nie jest obowiązkowy, informacja roczna – tak. Jeżeli przedsiębiorca wybierze pierwsze rozwiązanie, nie będzie musiał przekazać pracownikowi informacji rocznej, chyba że dostanie taką prośbę.

Pasek płacowy może zastąpić comiesięczny druk ZUS IMIR pod jednym warunkiem – musi zawierać dane określone w art. 41 ust. 3-5 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych. Niemniej ten druk nie zastąpi paska wynagrodzeń, ponieważ skupia się na składkach i zasiłkach. Jak już wyjaśniliśmy, pasek wypłaty zawiera więcej danych, np. o benefitach, podatku, wpłatach do PPK.

Uwaga – pracodawca może wysłać pracownikowi pasek płacowy e-mailem w każdej chwili. Jednak elektroniczna wysyłka ZUS IMIR lub informacji rocznej o składkach jest możliwa tylko za zgodą pracownika.

Paski wynagrodzeń a ochrona danych pracownika

Udostępniając pracownikowi pasek płacowy, pamiętaj, aby zainteresowany otrzymał dane dotyczące wyłącznie jego wynagrodzenia. Nie jest dopuszczalna sytuacja, w której pracownik np. przegląda grupową listę płac lub dostaje chwilowy dostęp do programu kadrowo-płacowego z poziomu administratora.

Czy trzeba udostępnić pasek wynagrodzenia byłemu pracownikowi?

Tak, zgodnie z art. 94¹² ust. 1 Kodeksu pracy pracodawca musi wydać kopię części lub całości dokumentacji pracowniczej na wniosek byłego pracownika. Według § 6 pkt 3 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej w jej skład wchodzi karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca ma 30 dni na przekazanie byłemu pracownikowi dokumentacji (licząc od dnia otrzymania wniosku).